Эксперты утверждают, что. налогоплательщик вправе учесть расходы на бензин для служебного транспорта в объеме фактических затрат. Конечно, при условии, если расходы экономически оправданы и документально подтверждены (то есть при наличии путевых листов, чеков, квитанций). Подробности для бухгалтеров тут - http://www.buhonline.ru/pub/news/2014/2/8321
Нужны путевые листы по произвольной форме, в которых четко обозначен маршрут и указаны фирмы, с которыми предприятие ведет работу. В качестве шаблона путевого листа легкового автомобиля я использовал типовую форму № 3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78.
Предполагаемая схема работы следующая – предприятие принимает на работу водителя с личным автомобилем, трудоустраивает водителя и заключает с ним договор аренды его автомобиля. Водитель часть денег получает как зарплату, другую часть как арендную плату за использование авто, и получает компенсацию за бензин. А предприятие списывает топливо на затраты на основание чеков с АЗС и заполненных путевых листов. А может, у водителя будет оплата по количеству выполненных точек.
При этом, очень часто нет необходимости как-то по серьезному, на уровне информационной системы автоматизировать деятельность логистики. Для указания водителю точек доставки может вполне хватить файла MS Excel с точками, или вообще устных указаний по телефону, а толковый водитель может и сам, используя данные о пробках, спланировать маршрут. Где в такой ситуации брать путевые листы? Вручать водителю пустые бланки путевых листов и требовать их заполнения - тоже вариант, однако это добавляет водителю ненужной суеты и отвлекает от основной работы по доставке (заполненный путевой потеряется, и что тогда?).
Водитель ведет в блокноте запись о точках – Дата, показания одометра на начало смены, показания одометра на конец смены, перечень выполненных за смену точек в виде наименование предприятия - контрагента, адрес. В конце отчетного периода водитель или секретарь заполняет файл MS Excel по шаблону и передает этот файл бухгалтеру или другому лицу, ответственному за путевые листы, далее - пользователю. Пользователь, используя обработку, загружает файл MS Excel с точками и распечатывает все путевые в интересующем его периоде, затем подписывает у тех, кто должен их подписать, и ставит нужные штампы и печати. Есть возможность создать один путевой лист, если что-то не устроило. Далее оформленные путевые хранятся сколько положено вместе с прочими первичными документами, в ожидании проверки.
Более подробную информацию о работе обработки и описание формата файла шаблона можно прочитать в документации.
