Минтруд утвердил единые требования к документам для КЭДО

28.10.2022      10679

С 1 марта 2023 года вступают в силу положения ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ в части стандартизации электронных документов, в связи с чем Минтруд утвердил единые требования к составу и форматам документов КЭДО.

Рассказываем, какой должен быть состав документов, как перейти на КЭДО, и какая информационная система подходит для кадрового электронного документооборота.

Основные требования к документам КЭДО

По приказу Минтруда электронный документ должен состоять:

  • из основной части – файла в формате PDF/A-1A;
  • приложения (при наличии) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
  • одной или нескольких электронных подписей (при наличии) для 1 и 2 пунктов;
  • машиночитаемой доверенности для подписи;
  • описания документа в формате XML.

В рамках КЭДО могут применяться любые документы, которые, согласно ТК РФ, оформляются на бумажном носителе, и которые работник должен подписать, или с которыми его нужно ознакомить в письменной форме (трудовой договор, заявление на отпуск, заявление на перевод, и пр.).

В КЭДО не могут участвовать:

  • трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности;
  • акты о несчастном случае на производстве по форме Н-1;
  • приказы об увольнении;
  • документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.

Документальное оформление перехода на КЭДО

Ведение КЭДО – это право работодателя, а не обязанность. Если организация примет решение о переходе на КЭДО, она должна:

Во-первых, издать локальный нормативный акт о начале ведения кадрового электронного документооборота.

Во-вторых, утвердить порядок ведения КЭДО. Порядок должен содержать в себе подробное описание взаимодействия подразделений и программ, ответственных лиц, сроков и прочих показателей. Дополнительно в порядке можно указать:

  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними;
  • исключительные случаи, когда возможно оформление на бумажном носителе документов, в отношении которых применяется КЭДО;
  • порядок информирования работников по вопросам взаимодействия в рамках КЭДО;
  • порядок коммуникации работодателя с выборным органом первичной профсоюзной организации и (или) представительным органом работников с комиссией по трудовым спорам.

В-третьих, в срок, установленный в локальном нормативном акте, сообщить работникам о переходе на кадровых электронный документооборот и об их праве дать согласие на переход.

Сотрудник должен выразить свое согласие в письменной форме. Отсутствие документа о согласии означает отказ работника переходить на взаимодействие через КЭДО. Согласие сотрудника не требуется, если он был принят на работу после 31 декабря 2021 года и у него нет трудового стажа.

Информационная система для КЭДО

Информационная система КЭДО должна обладать возможностями: подписывать электронный документ, фиксировать факт подписания и хранить документ в течение срока, установленного по закону.

Для решения поставленных задач работодатели могут выбрать:

  • Государственную систему – цифровую платформу «Работа в России». Доступ к платформе можно получить через портал госуслуг.
  • Информационную систему работодателя – коммерческие продукты, которые можно выбрать с учетом имеющейся учетной системы, удобства, функциональности и стоимости.

Расходы на создание и эксплуатацию собственных информационных систем несет работодатель.

16 ноября на Инфостарте состоится онлайн-вебинар, где мы расскажем, как внедрить КЭДО без затрат на внедрение и сопровождение.


Автор:
Обозреватель


См. также

Новость Единый налоговый платеж (ЕНП) ИТ и 1С ФНС

Федеральная налоговая служба России утвердила новую форму справки о сальдо единого налогового счета, которая вступит в силу 10 февраля 2025 года. В ней появилось 4 новых приложения, в числе которых расчет пеней и детализация отрицательного сальдо.

07.02.2025    170    eeldldl    0       

2

Новость ИТ и 1С Кадры Минтруд

Министерство труда России утвердило новую форму справки о среднем заработке, исчисленном работодателем. Приказ вступил в силу с 1 января 2025 года. Оформлять справки по-новому кадровые специалисты должны начать с 11 февраля 2025 года.

05.02.2025    299    Alisa_Brineva    0       

3

Новость ИТ и 1С

Фирма «1С» сообщила, что готова отказаться от бумажной версии регистрационной анкеты как обязательного элемента регистрации своих программных продуктов, и перевести эту процедуру в электронный формат даже для неэлектронных вариантов поставки.

05.02.2025    406    ЕленаЧерепнева    0       

2

Новость 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Управление производственным предприятием ИТ и 1С

В 2026 году фирма «1С» снимет с поддержки 1С:УПП. Переход на новую систему – процесс трудозатратный и требует тщательной подготовки. Рассказываем, сколько времени занимает переход с 1С:УПП, какие есть варианты и о плюсах и минусах каждого из них.

31.01.2025    1286    AnastasiaKl    1       

17

Новость Зазеркалье ИТ и 1С

Разработчики платформы пообещали реализовать для хранилища двоичных данных автоматическое распределение данных по серверам на основании частоты обращения к ним. Изменения позволят оптимизировать производительность систем на платформе 1С.

29.01.2025    4606    ЕленаЧерепнева    0       

4

Новость EDT ИТ и 1С

Фирма «1С» выпустила релиз-кандидат 1C:Enterprise Development Tools 2024.2.0, в состав которого вошли новые возможности 1С:EDT CLI, улучшения для мобильной разработки, поддержка новых версий платформы и другие улучшения для разработчиков.

16.01.2025    1082    ЕленаЧерепнева    0       

5

Новость Платформа 1С v8.3 Зазеркалье ИТ и 1С

Фирма «1С» опубликовала сообщение о выпуске бета-версии технологической платформы 1С:Предприятие 8.5. Скачать дистрибутив 8.5 можно уже сейчас. Главное нововведение, о котором говорят сами разработчики – это обновленный интерфейс.

26.12.2024    25101    ЕленаЧерепнева    66       

24

Новость ИТ и 1С

China Hi-Tech Fair – одно из самых значимых мероприятий в сфере информационных технологий в Восточной Азии. Рассказываем, какие компании и какие технологии были представлены российской делегацией в этом году.

25.11.2024    974    ЕленаЧерепнева    1       

4
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
Оставьте свое сообщение