С 1 марта 2023 года вступают в силу положения ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ в части стандартизации электронных документов, в связи с чем Минтруд утвердил единые требования к составу и форматам документов КЭДО.
Рассказываем, какой должен быть состав документов, как перейти на КЭДО, и какая информационная система подходит для кадрового электронного документооборота.
Основные требования к документам КЭДО
По приказу Минтруда электронный документ должен состоять:
- из основной части – файла в формате PDF/A-1A;
- приложения (при наличии) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
- одной или нескольких электронных подписей (при наличии) для 1 и 2 пунктов;
- машиночитаемой доверенности для подписи;
- описания документа в формате XML.
В рамках КЭДО могут применяться любые документы, которые, согласно ТК РФ, оформляются на бумажном носителе, и которые работник должен подписать, или с которыми его нужно ознакомить в письменной форме (трудовой договор, заявление на отпуск, заявление на перевод, и пр.).
В КЭДО не могут участвовать:
- трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности;
- акты о несчастном случае на производстве по форме Н-1;
- приказы об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.
Документальное оформление перехода на КЭДО
Ведение КЭДО – это право работодателя, а не обязанность. Если организация примет решение о переходе на КЭДО, она должна:
Во-первых, издать локальный нормативный акт о начале ведения кадрового электронного документооборота.
Во-вторых, утвердить порядок ведения КЭДО. Порядок должен содержать в себе подробное описание взаимодействия подразделений и программ, ответственных лиц, сроков и прочих показателей. Дополнительно в порядке можно указать:
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними;
- исключительные случаи, когда возможно оформление на бумажном носителе документов, в отношении которых применяется КЭДО;
- порядок информирования работников по вопросам взаимодействия в рамках КЭДО;
- порядок коммуникации работодателя с выборным органом первичной профсоюзной организации и (или) представительным органом работников с комиссией по трудовым спорам.
В-третьих, в срок, установленный в локальном нормативном акте, сообщить работникам о переходе на кадровых электронный документооборот и об их праве дать согласие на переход.
Сотрудник должен выразить свое согласие в письменной форме. Отсутствие документа о согласии означает отказ работника переходить на взаимодействие через КЭДО. Согласие сотрудника не требуется, если он был принят на работу после 31 декабря 2021 года и у него нет трудового стажа.
Информационная система для КЭДО
Информационная система КЭДО должна обладать возможностями: подписывать электронный документ, фиксировать факт подписания и хранить документ в течение срока, установленного по закону.
Для решения поставленных задач работодатели могут выбрать:
- Государственную систему – цифровую платформу «Работа в России». Доступ к платформе можно получить через портал госуслуг.
- Информационную систему работодателя – коммерческие продукты, которые можно выбрать с учетом имеющейся учетной системы, удобства, функциональности и стоимости.
Расходы на создание и эксплуатацию собственных информационных систем несет работодатель.
16 ноября на Инфостарте состоится онлайн-вебинар, где мы расскажем, как внедрить КЭДО без затрат на внедрение и сопровождение.