Когда в вашей организации много юридических лиц и вы сотрудничаете с большим количеством контрагентов, тяжело всё время держать под контролем актуальное состояние взаиморасчётов со всеми партнёрами. К тому же формирование одного общего акта сверки или нескольких актов в разрезе конкретных договоров по каждому партнёру отнимает значительную часть рабочего времени. Как правило, контрагенты запрашивают документы в самое неподходящее время - во время отчётности, когда и так есть, чем заняться, помимо механического формирования и рассылки актов сверки взаиморасчётов.
Данная обработка по групповому формированию, согласованию, печати и отправке актов сверок по электронной почте позволит сэкономить вам значительное количество своего времени, направив его на решение более важных задач, в отличие от рутинных операций, которые за вас может выполнить машина.
Предлагаемая общая схема работы с актами сверок на предприятии при помощи обработки:
- Задаём параметры формирования актов сверок.
- Формируем акты сверки и отправляем печатную форму "Акт сверки взаиморасчётов" (пока ещё без печати и подписи) на электронный адрес контрагента для ознакомления и последующего согласования.
- Получив от контрагентов ответ о согласовании, заполняем по отбору список уже сформированных актов сверки.
- Одной кнопкой устанавливаем признак согласованности сверки с контрагентом для всех актов.
- Сразу же отправляем контрагентам на электронный адрес печатную форму "Акт сверки взаиморасчётов с печатью и подписью", подтверждая с нашей стороны согласование взаиморасчётов.
- Печатаем по отбору согласованные акты сверок, подписываем у руководителя организации, ставим печать и отправляем оригинал клиенту.
Все отборы сохраняются автоматически, поэтому при необходимости дополнительного контроля можно установить признак "Только не согласованные" или "Только согласованные", получив сразу же список актов, ответ о согласовании которых нами ещё не получен. После чего можно оперативно принять решение, с кем нужно повторно связаться или принять необходимые управленческие меры.
При формировании и отправке актов сверок возможно указывать:
- Период формирования
- Любое количество организаций (если на предприятии несколько юридических лиц)
- Любое количество контрагентов
- Один или несколько видов договоров (с покупателем, с поставщиком, с комиссионером и др.)
- Список счетов бухгалтерского учёта
- Валюту сверки
- Детализацию по договорам (без детализации, с детализацией по договорам, с детализацией по отдельным договорам)
- Вид печатной формы (акт сверки взаиморасчётов, акт сверки взаиморасчётов с печатью и подписью)
- Тип формата файла при отправке по электронной почте (PDF, Word, Excel)
- Текст письма для отправки (настраивается для каждого пользователя/менеджера)
- Текст подписи письма (настраивается для каждого пользователя/менеджера)
Если у контрагента задан адрес электронной почты, то после формирования акта сверки доступна автоматическая отправка выбранных видов печатных форм в заданном формате на его электронный адрес. При необходимости отправку сформированных актов сверок можно выполнить отдельным шагом.
Обработка выполнена в виде внешней обработки, которую можно свободно подключить в свою базу с помощью функционала Библиотеки стандартных подсистем, настроив видимость в нужных разделах нужным пользователям. Конфигурацию с поддержки снимать не требуется.
Работоспособность протестирована, начиная с релиза: 3.0.50.18. С выходом каждого нового релиза Бухгалтерии предприятия обработка адаптируется под него, файл в публикации обновляется.
Обновления:
28.06.2020:
- Добавлена возможность формировать акты сверки с пустыми оборотами.
- Добавлена возможность не заполнять отбор по организациям и контрагентам. В случае незаполненного отбора считается, что выбираются все организации и контрагенты, по которым есть обороты (остатки) за указанный период (если не выбрана опция "Формировать акты с пустыми оборотами").
- Добавлена возможность сворачивать настройки формирования актов сверки, чтобы на экране оставалось больше рабочего места.
- Выполнение всех операций (создание, печать, отправка по электронной почте) вынесено в фоновый режим. Теперь можно продолжать работать с программой даже во время формирования актов сверки. Это актуально, когда в компании большое количество контрагентов и формирование актов сверки может занимать десятки минут.
29.06.2020:
- Исправлена ошибка "Не добавляется в тело письма текст письма из настроек обработки".
07.07.2020:
- Исправлена ошибка взаимной блокировки фоновых заданий на "медленных" серверах.
24.11.2020:
- Исправлена ошибка прав доступа при работе обработки в 1С:Фреш.
24.12.2020:
- Выполнена адаптация обработки под релиз Бухгалтерии предприятия 3.0.87.22.
- Обновлен список форматов сохранения файлов печатных форм при отправке писем (в т.ч. добавлен формат PDF/A).
11.04.2023:
- Выполнена адаптация под новые правила сервиса 1С-Fresh.
12.01.2024:
- Выполнена адаптация обработки под актуальный релиз бухгалтерии.
18.02.2024:
- Выполнена адаптация обработки под актуальный релиз бухгалтерии (3.0.148.41).
