Система БИТ.Финанс – это комплекс алгоритмов по внедрению автоматизации в управленческий учёт для организаций, которые используют казначейство и управленческий учёт. В первую очередь, конечно, БИТ.Финанс – это про решение задач относительно бюджетов. Система помогает организации качественно контролировать и планировать доходы и расходы, отслеживать движения по денежным средствам, создавать отчётность относительно различных сумм, сверять исполнительность по договорам, проверять казначейство и многое другое.
К главным возможностям системы БИТ.Финанс можно отнести следующие:
• Платёжный календарь в 1С – помогает управлять финансами, в моменте согласовывать платежи, учитывать бюджетные остатки;
• Казначейство 1С – отвечает за быстрый контроль входящих и исходящих финансов в организации, именно это помогает понизить риски и количество расходуемых средств;
• Бюджетирование в 1С – отвечает за алгоритм по созданию финансовых планов и за проведение учёта по расходам и доходам организации; основная функция – это создание планов и прогнозов по денежным средствам;
• МСФО 1С – способствует проверке соответствия учёта относительно международных стандартов для отчётов по финансам;
• Консолидация 1С – помогает автоматизировать действия по контролю операций и активов организации;
• Управленческий учёт в 1С – реализует быстрое предоставление данных и создание подробной отчётности по разнообразным запросам.
Действия для внедрения системы БИТ.Финанс
Когда организацией было принято решение внедрить систему БИТ.Финанс – необходимо выполнить набор определённых проверочных действий, относительно различных систем в таком порядке:
1. Статьи затрат и движения денежных средств в 1С. Для начала, создаём перечень по статьям затрат, а также по ДДС. Важно, что б этот перечень был актуальным и элементы в нём не дублировались. Пример такого перечня представлен на скриншоте ниже:
Перечень по статьям затрат, а также по ДДС
2. Структура центров финансовой ответственности. Тут будет необходимо чётко выявить структуру ЦФО внутри организации. От того, насколько качественно будет создана структура, ведь это повлияет на то, как распределяться права и ответственность по сотрудникам-юзерам;
3. Учёт по проектам. Этот пункт не является обязательным, но создав его, можно будет намного более чётко предварительно определять себестоимость и разделять траты;
4. Структура бюджетов. Для этого пункта требуется прописать перечень и структурировать виды бюджетов 1С. Ниже показан пример распределения бюджетов в коммерческой организации внутри системы 1С: БИТ.Финанс:
Пример распределения бюджетов в коммерческой организации внутри системы 1С: БИТ.Финанс
5. Процесс согласования бюджетов. Этот этап отвечает за регламент проведения бюджетирования, важно разграничивать этапы подготовки, корректировки, утверждения бюджетов;
6. Процесс согласования заявок 1С. Здесь важно выявить структуру того, как будет поэтапно двигаться заявка, начиная с её появления;
7. Выбор подрядчика. Последний этап, на котором следует избрать компетентного человека, который задаст в системе конфигурации 1С: БИТ.Финанс верные настройки, учитывая все предыдущие пункты.
Внедрение казначейства в системе конфигурации БИТ.Финанс
Важно понимать, что полное внедрение системы БИТ.Финанс может занять около года. Рассмотрим конкретно момент внедрения структуры казначейства. Этот этап является вторым по счёту, после бюджетирования.
Казначейство будет отвечать и за планы по затратам денежных средств, и за прогнозы в разделах бюджета, и за понимание количества трат и прибыли в некий временной промежуток. При этом, из всех этапов внедрения, внедрить казначейство 1С проще всего.
Здесь важно, в первую очередь, выявить траты, которые будут внесены в бюджет. Но бюджет отвечает за долгосрочное планирование, в разрезе годов, а казначейство планирует на месяцы или даже дни наперёд.
Также, при внедрении казначейства 1С, важно учесть правила работы с договорами: как происходит их оплата, как принимать платёжные заявки и определять вероятность успеха сделки.
Этот этап полностью убирает необходимость бумажной работы и переводит все сделки и заявки в электронный вид.
Казначейство 1С, по времени, внедряется около двух месяцев. На сроки внедрения, в сторону увеличения, влияют такие факторы:
• Адаптация юзеров в работе с программой;
• Число инициаторов;
• Присутствие удалённых регионов.
Но, в будущем, у руководителя сократится количество временных затрат из-за отсутствия повторяющихся действий.