В данной статье речь пойдет о проблемах сдачи нашими любимыми бухгалтерами регламентированных отчетов «Расчет по страховым взносам» и «2-НДФЛ» в части т.н. "отрицательного дохода". Формируются и сдаются эти отчеты через 1С, а, значит, проблемы бухгалтеров касаются и нас, специалистов по техподдержке и сопровождению 1С.
Вкратце напомним, что это за отчеты. Отчет «Расчет по страховым взносам» формируется 1 раз в квартал (т.е. сдается 4 раза в год) и в общем содержит в себе сводные и персонифицированные (т.е. по людям) сведения о суммах доходов сотрудников и сумме рассчитанных с них страховых взносов (во главе угла – взносы в Пенсионный фонд). Отчет «2-НДФЛ» сдается 1 раз в год за предыдущий год, и является сводной огромной справкой о доходах сотрудников, суммах НДФЛ с этих доходов, и вычетах.
Как нетрудно заметить, общим в этих отчетах является «доход» (хоть и трактуется он в этих отчетах немного по-разному), т.е. суммы, начисленные сотруднику в виде заработной платы, а также сумма страховых взносов и налога НДФЛ с них. Основное внимание будет уделено такой проблеме, как «отрицательные суммы» в этих отчетах.
В реальной ежедневной практической работе многие бухгалтеры, работающие с зарплатой, не раз и не два сталкивались с такой ситуацией, как «отрицательные доходы сотрудника» или «отрицательный налог». А раз с такой ситуацией столкнулись бухгалтера, то с ней же столкнулись и мы, специалисты и аналитики технической поддержки 1С, когда эти суммы попали в отчеты.»
«- А что это за ситуация такая?» - спросят меня. Это когда по стечению обстоятельств (чаще всего, объективных), у сотрудника в данном бухгалтерском месяце оказалась начисленная зарплата и(или) НДФЛ с нее – меньше нуля (отрицательны). А раз доход меньше нуля, то и страховые взносы с него меньше нуля. В 1С все сделано «по-честному» - в случае обнаружения отрицательной суммы дохода, программа арифметически и невозмутимо считает с нее отрицательный же НДФЛ и страховые взносы.
Подобные «фокусы» не такие уж редкие. Чаще всего они возникнут, если по какой-то причине с сотрудника снимаются (сторнируются) его прошлые начисления (НЕ ПУТАТЬ с удержаниями!). Из практики автора статьи – это обычно сторно командировки или отпуска, если во время этого отпуска или командировки, сотрудник заболел или прервал отпуск. Опять-таки, из опыта, замечено, что такие казусы возникают тем чаще, чем больше сотрудников в организации, и случаются в среднем 1 раз в год на несколько десятков сотрудников. Бывают и «махинаторы»-сотрудники, которые нарочно берут отпуск, потом «болеют» (ОРВИ симулировать хитрое ли дело, особенно если врач-терапевт знакомый), и тем «продлевают» себе отпуск. Автор статьи встречал и такие случаи, но они редкие. Как правило, повторимся, подобная ситуация ни в коем случае не является виной бухгалтера или сотрудника, а вызвана объективными обстоятельствами (заболеть всякий может).
Чтобы всем всё было понятно, подробно опишем такую ситуацию на примере:
Пусть сотрудник ООО «Рога и Копыта» - Иванов И.И., ушел в отпуск с 28 августа по 24 сентября (28 дней), и получил за эти 28 дней отпуска отпускные 28 000 рублей (т.е. среднедневной заработок – 1 000 рублей). Эта выплата прошла ему 25 августа (отпускные перечисляются не позже чем за 3 дня до отпуска), и потому отразилась в бухгалтерском месяце «Август 2020».
Однако 4 сентября Иванов заболел, и проболел он долго, до 28 сентября. Как и положено, сумма отпускных с 4 по 24 сентября была бухгалтером из «Рога и Копыта» снята с него («сторнирована»), т.к. эти дни болезни Иванов в отпуске не был. Т.е. минус 20 000 рублей. Это уже было в сентябре, и потому отразилась в бухгалтерском месяце «Сентябрь 2020».
За период с 4 по 28 сентября Иванов принес больничный лист (принес 28 сентября). По закону, за счет работодателя оплачиваются первые 3 дня болезни (у нас - 6-8 сентября), все прочие дни оплачивает Фонд Социального Страхования (ФСС), работодатель НЕ начисляет ничего на эти дни (лишь высылает больничный с расчетом в ФСС). Для простоты примем, что среднедневной заработок для больничного листа такой же как для отпуска, и равен 1000 рублей. Т.е. Иванову начислили 3 000 рублей в ООО «Рога и Копыта» больничному листу, перечислили их Иванову, а также отправили лист в ФСС 30 сентября. Это было в сентябре, и потому эти суммы отразились в бухгалтерском месяце «Сентябрь 2020».
Период 29-30 сентября Иванов решил отработать (но мог и продлить отпуск), за 2 рабочих дня он получил оклад в 1800 рублей. Это также отразилась в бухгалтерском месяце «Сентябрь 2020».
За месяц «Сентябрь 2020» у Иванова:
- 20 000 рублей - сторно отпускных выплат
+ 3000 рублей – оплата 3-х дней больничного листа за счет работодателя
+ 1800 рублей - оплата оклада за 29-30 сентября
Всего: - 15200 рублей (минус 15200 рублей)
С этой суммы дохода программой 1С был подсчитан отрицательный НДФЛ (13%): - 1976 рублей
С этой суммы дохода программой 1С также были подсчитаны отрицательные страховые взносы, например в ПФР (22%): - 2750 рублей
Можно добавить, что несчастный Иванов по итогам сентября остался «должен» организации (у него к выплате сумма меньше нуля!), хотя ни в чем не виноват, он же болел. Чтобы получить на руки хоть что-то от организации «Рога и Копыта», ему придется работать весь октябрь (или «догуливать» прерванный отпуск, чтобы снова получить эти снятые отпускные). Ни в чем не виновато и ООО «Рога и копыта», оно все сделало правильно и по закону. 1С также все сделал «правильно». Однако теперь из-за всеобщей честности сложился неприятный факт для организации «Рога и копыта» - у Иванова в справке 2-НДФЛ за сентябрь 2020 года, а также в квартальном отчете «Расчет по страховым взносам» в строке за сентябрь 2020 года, теперь ярко светятся отрицательные суммы.
«- Ну и что?» – спросит кто-то. А то, мой дорогой друг, что с отрицательными суммами дохода, налогов и взносов, регламентированные отчеты «Расчет по страховым взносам» и «2-НДФЛ» НЕ проходят встроенные проверки 1С, не говоря уже о проверках в ПФР и ИФНС. Еще раз – ОТЧЕТ НЕ ПРОЙДЕТ ПРОВЕРКИ. Его не примут. При этом бесполезно звонить в принимающие органы. Наши горячо любимые друзья из Пенсионного фонда России (ПФР) и Налоговой инспекции (ИФНС) вообще НЕ признают того факта, что у сотрудника может быть отрицательный доход, а, следовательно, отрицательные суммы страховых взносов и налогов.
Не будем вдаваться в юридические тонкости, достаточно сказать, что обычно эту свою позицию ПФР и ИФНС обосновывают тем, что любой налог в принципе не бывает «отрицательный» (ну ладно, отрицательный на прибыль бывает, но это отдельная история). Считается что таких понятий как «минусовой доход» или «отрицательный удержанный налог» в бухгалтерском учете и законодательстве РФ просто нет. Кому интересно, может найти в Интернете богатую историю споров, толкований и переписок на эту тему, и этой истории уже много лет, я же ограничусь констатацией факта неприема отчетности (автор статьи лично проходил это много раз).
Что касаемо программ 1С, то они как бы на стороне «реальной» жизни, и потому если вы им предлагаете отрицательные суммы дохода, то и налоги с них тоже отрицательные (1С следует чисто арифметическому смыслу расчета). Затем он также невозмутимо помещает эти отрицательные суммы в отчеты (правда, проверки отчетов все-таки ругаются). Реалии жизни сталкиваются с реалиями законодательства. Получается тупик – отрицательный доход есть, а отчет с ним не сдается.
«- Ну хорошо, проблема есть, это все уже поняли, а что же делать для ее исправления?» – спросят меня нетерпеливые читатели. Терпение, мы переходим к этому.
Общепринятого набора рекомендаций и четких указаний от ПРФ и ИФНС, что делать (а также кто виноват, и кого за это расстрелять) – нет. Все ограничивается туманными фразами вроде «каждый отдельный случай требуется рассматривать индивидуально и с учетом требований законодательства», а также общие рекомендации избегать сторно. Хм… легко сказать, труднее сделать. Все же, автор статьи, опираясь на личную практику работы с клиентами, может составить несколько советов.
«Избегать сторно»
Избежать сторно можно, если сотрудник получил отпускные, затем заболел, и принес больничный лист в рамках ОДНОГО И ТОГО ЖЕ бухгалтерского месяца (например, все это прошло в сентябре 2020 года). Тогда в рамках 1С бухгалтер может рассчитать больничный лист, а затем просто пересчитать документ начисления отпуска («Начисление отпуска» в ЗУП 2.5., или «Отпуск» в ЗУП 3.1.) – все, опять-таки, в рамках одного бухгалтерского месяца. В этом случае, 1С просто уменьшит сумму начисленных отпускных – оставит только за те дни, которые не оказались «перекрыты» больничным листом, и сторно не будет вообще. К сожалению, данный совет не всегда можно реализовать (не всегда можно подгадать так с датами и документами).
В нашем примере с Ивановым, в рамках месяца «Сентябрь 2020»:
+ 28 000 рублей отпускных
+ 3000 рублей – оплата 3-х дней больничного листа за счет работодателя
Затем в 1С бухгалтер проводит пересчет отпускных, после пересчета останется сумма только за 8 дней, которые Иванов реально «отгулял», т.е. 8000 рублей.
+ 1800 рублей - оплата оклада за 29-30 сентября
Всего: 3000 + 8000 + 1800 = 12800 рублей (плюсовой доход)
«Перенести отрицательный доход в другой бухгалтерский месяц зарплаты»
Суть данного совета – при начислении зарплаты изменить в начислении бухгалтерский месяц с текущего на другой (обычно следующий), чтобы отрицательные доходы попали в тот месяц, когда у сотрудника уже будет «нормальная» зарплата, и положительный доход перекроет отрицательный. В нашем примере с Ивановым, например, можно попытаться перенести сторно отпускных в -20000 рублей с сентября на октябрь, ведь в октябре Иванов решит «догулять» прерванный из-за болезни отпуск, например, с 5 по 25 октября, и тогда бухгалтер ООО «Рога и копыта» снова начислит ему отпускные за те же 20 дней (+ 20000 рублей). С окладом за оставшиеся рабочие дни октября, Иванов даже окажется в плюсе.
Т.е. в сентябре сторно не будет, а будет в октябре.
- 20 000 рублей – сторно, перенесенное с сентября на октябрь
+ 20 000 рублей – заново начисленные отпускные за отпуск с 5 по 25 октября
+ 7000 рублей – оплата по окладу за 1-2 и 26-30 октября (рабочие дни)
Итого: 7 000 рублей в октябре.
К сожалению, это не всегда можно успеть сделать во время начисления зарплаты из-за большого вала работы, и не всегда это разрешают главные бухгалтера по каким-то бухгалтерским соображениям. В этом случае следует прибегнуть к следующему совету.
«Перенести отрицательный доход в другой месяц регламентированного отчета»
Здесь предлагается поправить не начисление зарплаты, а уже непосредственно регламентированный отчет. Минус данного совета без сомнения в том, что отчет «разойдется» с бухгалтерскими начислениями, и при следующем перезаполнении отчета, все наши ручные правки, конечно, потеряются. Однако иногда и к такому способу приходится прибегать, когда все предыдущие советы не срабатывают.
Суть совета по НДФЛ: в отчете «2-НДФЛ» найти справку по Иванову, зайти в нее, найти месяц (сентябрь), где стоит отрицательный доход, и вместо этого дохода поставить небольшую положительную сумму. Отрицательный доход и нашу «положительную сумму» затем нужно «спрятать» в другом месяце, т.е. отнять от какого-нить месяца с большим доходом. Общая сумма дохода за год и сумма НДФЛ от этого не меняется (арифметически), и т.к. сумма НДФЛ (годовая) в справке всегда внесена одной суммой (за весь год), то никаких расхождений отчет «не заметит». Однако при проверке ошибки «найден отрицательный доход» уже не будет. Сроку с доходом сентября (где стоял отрицательный доход) важно не занулить (поставить 0), иначе тоже будет предупреждение, а поставить положительную сумму, желательно в пределах МРОТ (тогда точно проблем не будет). Все это, конечно, соблюдая коды доходов (2000, 2002, 2020 и т.п.)
Суть совета по страховым взносам: в отчете «Расчет по страховым взносам» найти в разделе 3 карточку по Иванову, зайти в нее, найти месяц (сентябрь), где стоит отрицательный доход, и вместо этого дохода поставить небольшую положительную сумму (крайне желательно в размере МРОТ или более). Отрицательный доход и нашу «положительную сумму» затем нужно «спрятать» в другом месяце, т.е. отнять от какого-нить месяца с большим доходом. Тоже самое следует проделать и с отрицательной суммой страховых взносов.
Здесь все несколько сложнее чем с «2-НДФЛ». Дело в том, что проверка отчета по страховым взносам проверяет не только карточки по каждому отдельному сотруднику за каждый месяц, но и за весь квартал тоже. При этом проверяется и арифметический расчет (например, что сумма пенсионных взносов – 22% от суммы облагаемого взносами дохода) и заполненность месяцев. Однако кроме этого, отчет проверяет и итоговые суммы всего за месяцы и отчетным квартал (т.е. раздел 1 с подразделами). Если изменить у Иванова в сентябре сумму дохода, например, поставить вместо -12500 – сумму в +14000 рублей, то нужно не забыть также исправить графу с взносами, вместо -2750 рублей поставить арифметически верную сумму взносов в +3080 рублей (22%).
Теперь нам нужно найти соседний месяц у Иванова (например, август), и из его суммы дохода и взносов вычесть соответственно (14000 + 12500) рублей дохода и (2750 + 3080) рублей взносов. Причем чтобы оставшаяся сумма все еще была бы выше нуля. Но и это еще не все. Поскольку мы перенесли суммы из одного месяца в другой, то придется выйти в раздел 1 и также там изменить на те же цифры суммы доходов и взносов в ячейках сентября и августа. В противном случае, проверка выдаст ошибку.
