Длительный цикл производства для ERP 2.4
Входные условия.
Есть теплицы. В одной теплице есть выпуск разной готовой продукции (огурцы, помидоры, перец, баклажаны). Для каждой готовой продукции есть свой цикл плодоношения. До цикла плодоношения есть период накопления затрат. Накопленные затраты необходимо распределить на все выпуски цикла плодоношения. Начало и окончания цикла плодоношения может быть в любое число месяца. Цикл может длиться 2-7 месяцев. Накопление затрат может длиться 0,5-3 месяца.
Типовое решение длительного цикла производства от ERP.
Типовое решение от ERP в лабораторных условиях позволяет собрать демо пример с нужным распределением затрат, но при попытке увеличить пример до нужного количества продукции, подразделений, статей затрат, циклов плодоношения и периодов накопления затрат, типовые механизмы ERP становятся сложно настраиваемы. И администратор должен знать все хитросплетения настроек. Одним словом типовой механизм длительного производства с частичным выпуском готовой продукции был признан неудобным, и не применимым к нашему предприятию.
Типовое решение длительного цикла производства на базе ERP.
В процессе лабораторных исследований, было принято решение, что длительный цикл производства будем реализовывать на типовых документах ERP. Управление типовыми документами будем осуществлять через внешнюю обработку, без изменения конфигурации ERP.
Используемые документы:
Производство без заказа. В данном документе отражается только выпуск ГП. Готовую продукцию отправляем на склад. Отражение затрат на выплату заработной платы или материалов в документе не производится. (в нашем случае используется не сдельная заработная плата)
Передача материалов в кладовую. В данном документе отражается передача материалов в кладовую, которая привязана к выпускающему подразделению. Планировалось что передавать материалы будут по факту (чуть позже станет понятно, почему это было важно), но оказалось что передачу материалов оформляют один или два раза в месяц.
Списание на расходы. В данной документе отражается перевод материальных затрат в постатейные. В этом случае после расчета себестоимости у нас есть накопление сумм затрат в разрезе подразделения и статьи расходов.
В каком случае используется передача материалов, а в каком списание на расходы? Если материал может быть отнесен на выпуск конкретной продукции, то его оформляют передачей в нужную цеховую кладовую, если материал относится на теплицу в целом и потом требуется распределить затрату, то используется списание на расходы.
Реклассификация расходов. В данном документе мы делаем передачу затраты с одного подразделения на другие подразделения. В нашем примере, если затрата висит на головной теплице, а потребить ее нужно на выпускающих теплицах, то при оформлении реклассификации расходов мы можем одну затрату распределить на несколько подразделений получателей в нужной пропорции, с сохранением статьи затраты и если нужно аналитики (аналитикой часто выступает источник затраты, что бы при анализе затраты знать откуда она появилась)
Множество обычных документов, типа поступление товаров и услуг, доп. расходы, приобретение услуг и прочих активов, начисление заработной платы, отражение зарплаты в фин учете, амортизация, и другие типовые документы, которые используются всеми для отражения хозяйственных операций в учете (о них мы будем либо говорить вскользь, либо вообще пропускать как не относящиеся к теме длительного цикла производства).
Используемые справочники и настройки:
Ключевым решением для сбора затрат явилось принятие решения, что теплицы будут поделены на два вида. Головные теплицы и выпускающие.
Теплицей выступает Структура предприятия / Подразделение. Остальные подразделения носят условный характер, что бы понимать на каком подразделении появилась затрата.
В результате мы получаем следующую структуру предприятия.
Подразделения (типа Агроном, Администрация, Ремонтный цех и т. д.)
Теплицы (Теплица 1, Теплица 2 и т. д.)
Выпускающие подразделения (Т1 Томат, Т1 Баклажан, Т1 Огурец, Т2 Томат, Т2 Перец и т. д.). Выпускающие подразделения находятся по иерархии внутри головных теплиц
У выпускающих подразделений стоит признак Производственное подразделение (Производит продукцию без заказов на производство). У остальных подразделений такого признака нет.
Статьи расходов настроены одинаково. Правило распределение указано «На текущее подразделение / распределять по Вес продукции.
У каждой продукции указан вес (или справочно или выход в кг).
Общий концепт учета затрат и длительный цикл производства.
Когда в системе отражаются затраты, то ERP требует указать подразделение затрат и статью расходов. Пользователь указывает подразделение и статью. Выбирается подразделение на котором данная затрата появилась. Это позволило не перегружать первичные документы правилами распределения, а учитывая что первичная затрата скорее всего должна быть распределена по какой то базе на выпуски, то у пользователей нет возможности сразу выбрать правильное/ные подразделения, но в свете нашего концепта это теперь не важно (а в типовом решении это было критическим ограничением.
Какие сложности возникли в этом вопросе при использовании типового решения? Предположим, у нас есть следующая структура
- ОП Комплекс теплиц
- Ремонтный цех
-Теплица 1
- Т1 Томаты
- Т1 Баклажаны
В типовом решении при настройке правила распределения нет возможности указать настройку, что бы затрата которая оказалась на Ремонтном цехе вначале проверила, есть ли подчиненные производственные подразделения вниз по иерархии, если есть разнести затрату на них, если нет, то поднялась на один уровень выше, и проверила, а есть ли на этом уровне производственные подразделения внизу по иерархии, если есть, отнесла на выпуск на эти подразделения, если нет — то поднялась на еще одни уровень вверх, и снова посмотрела на выпуски внизу.
Да, можно указать получателей в статей расходов вручную (в ERP есть такая возможность, и при первичном тесте мы так и делали, но для реальных запусков очень не удобно), но это требовало настройки каждой статьи и при появлении нового подразделения, требовал переделки всех правил распределения в которых данное подразделение может быть.
Мы решили, что для типового механизма расчета себестоимости для статей расходов мы оставим правило Текущее подразделение / Вес. А это значит, что нам нужно что бы затрата, которая оказалась на Ремонтном цехе оказалась на Т1 Томаты и Т1 Баклажаны. Причем разделение должно быть по площади отведенное под культуру.
Чтобы это промоделировать, нужно сделать документ «Отражение прочих доходов и расходов» с видом операции «Реклассификации». В этом документе мы можем сказать, что бы затрата с ремонтного цеха была разделена на получатели Т1 Томаты и Т1 Баклажаны в таких то суммах. А потом, когда будет выполняться типовой механизм расчета себестоимости, затрата уже сможет быть распределена на выпуск, потому что на данных подразделениях есть выпуск. Правило Текущее подразделение / Вес, отрабатывает как нужно.
Однако есть одна сложность.
До того как теплица начнет выпускать готовую продукцию, у нас есть подготовительный период. В этот период формируются грядки, высаживается рассада, убирается стебли прошлого периода, проходит ремонт оборудования, тележек, рельсов, и прочие работы.
Если использовать типовое решение, то если по каким то подразделениям у нас нет выпуска а по каким то есть, то система будет пытаться затраты распределить на подразделения по которым есть выпуск. А если затраты сразу складывать на выпускающем подразделении, то первый месяц заберет все затраты. Особенно страшная себестоимость получается, если было три месяца подготовительного периода, а первый выпуск получился на 100 кг. пробной партии 31 числа месяца. Помидоры в этом случае получаются дороже золота. Зато в следующем месяце они практически даром. Конечно, такой перекос нам не нужен.
Чтобы выровнять такую ситуацию, был разработан внешний механизм «План ЗПП» (ЗПП — затраты подготовительного периода). В плане пользователь указывает подразделение, Дата начала и окончания цикла плодоношения, Площадь подразделения, Плановый выход ГП по месяцам внутри цикла плодоношения.
Данный план является ключевым для работы всей системы длительного цикла производства.
Если подразделение указано в плане и для подразделения указана площадь, то система при распределении затрат учитывает данную площадь, и при оформлении реклассификации данное подразделение получает часть затрат.
Если цикл плодоношения еще не начался, то данные затраты являются ЗПП
Если цикл начался, то на выпуск текущего месяца относятся часть затрат текущего месяца и часть затрат из ЗПП
Если цикл идет, то на выпуск текущего месяца относятся все затраты текущего месяца и часть затрат из ЗПП.
Если цикл заканчивается, то на выпуск текущего месяца относятся оставшиеся затраты ЗПП, и часть затрат текущего месяца. Остальные затраты текущего месяца, которые за датой окончания, формируют ЗПП следующего цикла плодоношения.
Как мы понимаем какую долю ЗПП нужно отнести на текущий выпуск?. Для этого есть плановый выпуск. К примеру у нас 4-ре месяца. Выход ГП (предположение) 25% 30% 30% 15% Следовательно все затраты ЗПП мы разделим на четыре части и 25% отнесем на первый месяц, 30% на второй, 30% на третий и 15% на четвертый.
Конечно, погрешность небольшая есть — это же сельское хозяйство. И данное поведение предусмотрено. Поэтому что бы приступить к распределению ЗПП на текущий месяц, вначале заполняется факт выпуска, сравнивается с планом, и если отклонение существенно, то пересчитывается доля распределения ЗПП текущего и последующих месяцев. Поэтому перекос получается не значительный, и влияния на колебания себестоимости — минимальны.
Получается, что «план ЗПП» это инструмент управления текущей ситуацией для корректного расчета и распределения доли распределения затрат подготовительного периода.
Что мы в результате получили.
Нам не пришлось для каждого цикла плодоношения создавать отдельное подразделение (типа Т1 Томаты цикл1, Т1 Томаты цикла2). Потому что типовой механизм ERP вообще ни как, внутри одного подразделения, не может учесть окончание цикла плодоношения и начала накопление затрат, и часть затрат отнести на выпуск, а часть затрат оставить в НЗП. При лабораторных исследований, для такого разделения мы вынуждены были на циклы вводить подразделения.
Подведем небольшой итог. Плана ЗПП оказалось достаточно, что бы запустить типовыми средствами ERP длительный цикл производства, с распределением подготовительных затрат на все выпуски в течении длительного цикла.
Как это работает.
Мы создали обработку, которая смотрит на план и делает следующие действия.
1. шаг. Все затраты распределяются по выпускающим подразделениям которые указаны в плане (делим по площади). Если выпускающие подразделения в иерархии есть, а в плане нет, то обработка такие затраты пропускает, но сообщает пользователю о потенциальной ошибке.
Затраты распределяются с учетом иерархии. Это позволяет не перемешивать затраты одной ветки теплиц с другой веткой теплиц. А подразделения которые находятся в параллельных ветках получают справедливое разделение затрат между выпускающими подразделениями.
2. шаг. По всем подразделениям, которые есть в Плане ЗПП мы создаем документ «Распределение расходов», и (! здесь важно) если есть входящие остатки затрат (именно то самое накопления ЗПП которое у нас было ранее) то алгоритм высчитывает какую долю оставить в НЗП для следующих месяце, а какую долю отнести на текущий выпуск.
3. шаг. По всем подразделениям, у которых есть выпуск, заполняется документ «Распределение материалов и работ». Если подразделение есть в плане ЗПП, то заполняется количество материалов с учетом доли ЗПП и часть материалов остается в НЗП для следующих месяцев.
При первом закрытии месяца (запускаем только расчет себестоимости без отражения документов в регламентированном учете (для экономии времени)), мы получаем новый список затрат, которые формируются из материальных затрат, которые перевели в постатейные.
Мы снова запускаем реклассификацию расходов, чтобы затраты были отнесены с не производственных подразделений на производственные. Распределение затрат в этом случае мы не делаем, т. к. влияние таких затрат минимально. Это затраты типа Списание ГСМ, Списание хоз инвентаря, Лабораторные исследования и прочие затраты, которые влияют на себестоимость менее 1%.
Второе закрытие месяца уже делается окончательное.
Далее типовое поведение ERP.
В этот момент в системе происходит следующие действия. По тем затратам, по которым мы создали документы, система их не переделывает, и использует указанным нами %НЗП. По материальным затратам, которые перешли в постатейные, система снова получает теже суммы, что и в первый раз, и через реклассификацию они оказываются на нужных подразделениях. По тем статьям затрат, по которым нет документов распределения, расчет себестоимости создает свои документ распределения без %НЗП, относя затраты на выпуски.
По тем подразделениям, по которым выпуска нет, а затраты есть, система ничего не делает, и затраты остаются в НЗП.
Выводы.
1.Мы получили максимально соответствующий нашим требованиям, учет длительного цикла производства в ERP с учетом затрат подготовительного периода, с последующим корректным распределение на выпуски.
2. Ежемесячный расчет себестоимости дает нам 100% информацию о текущей себестоимости, которая может изменяться от месяца к месяцу, если к примеру мы половину цикла выпускали одни томаты, а потом пошло заражение, и было использовано лекарственное опрыскивание, которое отразилось на себестоимости последующего выпуска, причем выпуска именно этой теплицы, именно этой продукции.
3. Используются типовые базовые механизмы ERP. Управление происходит несколькими внешними обработками, следовательно обновление системы не конфликтует с инструментарием.
4. Управление системой (настройка справочников, подразделений, статей расходов) идет по одной схеме. Для распределения используется иерархия, признак производственного подразделения, и площадь теплицы (площадь, это тоже типовой механизм который находится в правилах распределения статей расходов). Все статьи расходов настроены одинаково.
5. Корректно заполненный план ЗПП (внешняя обработка) полностью обеспечивает систему информацией, как нужно проводить распределение затрат по длительному циклу производства.
Небольшие сложности с закрытием 25 счета. ERP может оставлять 25 счет на НЗП. Бухгалтера у нас нервничали. Пришлось для них сделать механизм закрытия 25 счета на 20 счет. И самое интересное, ни один бухгалтер не дал юридическое обоснование, зачем мы используем 25 счет. А почему бы не пойти по методологии ERP и задействовать 20 счет.? (рекомендации ведомств, это не закон, на них нет штрафа, а положения ФСБУ 5/2019: разрешает нам использовать 20 счет везде). Предлагали 25 счет оставить только для вспомогательного производства, но ответом было всегда так: «Мы так привыкли а вы IT делайте как мы привыкли». Одним словом, административное требование заставило нас сделать небольшой костыль по 25 счету.
p.s. Предприятие большое (одних теплиц на 10 млрд руб.)
Если статья будет интересна, и будут вопросы, которые нужно осветить подробнее, то скорее всего мы ее доработаем. Предполагаю, что она кому то поможет при построении концепта длительного цикла производства в ERP, мы пока нашли данное решение испробовали кучу разных моделей от типового длительного цикла на ИТС до ERP АПК от интеко. Все оказалось не подходящим под наши требования.
