На момент начала проекта в Группе компаний применялись следующие правила работы:
- договор фиксируется в системе с заполнением необходимых для учета и анализа параметров (в том числе заполняется Плановый график работы, который содержит плановые даты и суммы этапов поставки и оплат);
- карточка договора проходит согласование, после которого она закрывается для редактирования и недоступна для изменения;
- в случае изменения параметров договора, при заключении дополнительных соглашений к договору, заполняется новая версия соглашения, которая после согласования становится действующей/актуальной и также блокируется для изменения;
- по мере фактического выполнения обязательств в системе отражается фактическое исполнение договора с указанием этапов планового графика работы, фактической даты и суммы исполнения.
Для целей управления дебиторской задолженностью предприятия необходимо получать информацию о сроках ее погашения в соответствии с заявленными в договоре условиями. Фиксированная система плановых графиков, которые применялись ранее, не могла удовлетворить данную потребность. Например, условие «Оплата выполняется через 5 рабочих дней после отгрузки товара» не определяет точную дату оплаты. Если отгрузка будет выполнена с опозданием, то и дату оплаты нужно перенести на более позднюю (т.е. через 5 рабочих дней). Кроме того, при построении Планового графика работ должны учитываться дополнительные условия, заявленные в договоре (зависимость сроков исполнения от прочих факторов). Пример подобного условия: «Оплата аванса в размере 30% через 5 дней после получения счета, остальные 70% через 5 дней после получения уведомления о готовности; отгрузка готовой продукции выполняется через 10 дней после 100% предоплаты».
Применение «плавающего» графика, в котором автоматически пересчитываются плановые даты исполнения обязательств (в соответствии с заявленными условиями договора) позволит получать достоверную информацию.
Построение Цепочки событий
Для выполнения поставленной задачи был разработан конструктор с рабочим названием «Цепочка событий». Конструктор стал гибким инструментом для определения различных условий договоров. Основные принципы построения Цепочки событий:
- в таблице определяется перечень событий исполнения договора в виде строк таблицы;
- для событий устанавливается зависимость (т.е. указывается номер «Инициирующего события», после которого наступит текущее);
- для каждого события (кроме первого) определяются условия отсрочки;
- для событий «Поставка» и «Оплата» указываются условия определения сумм (база расчета и процент);
- для договора задается детализация расчетов, определяющая виды объектов расчетов, в разрезе которых будет учитываться задолженность.
Для определения видов событий создан классификатор с основными значениями «Оплата» и «Поставка», которые влияют на задолженность по договору, и они должны иметь суммовое выражение. Вид события «Поставка» подразумевает выполнение своих обязательств поставщиком в виде отгрузки товаров/ выполнения работ/оказания услуг, при котором увеличивается задолженность покупателя за товары или услуги. Классификатор может быть расширен прочими событиями, которые не влияют на задолженность, но являются отправными точками для выполнения основных событий («Оплата» или «Поставка»). Примеры прочих событий: «Получение уведомления о готовности», «Получение гарантии/обеспечения» «Поступление оплаты от генерального заказчика», «Поставка давальческого сырья».
В зависимости от выбранной детализации расчетов в цепочке событий для каждой строки заполняется объект расчетов, к которому относится данное событие:
- для детализации «По договору» все строки маркируются объектом расчетов «Договор»;
- для детализации «По поставкам» каждая строка с поставкой должна иметь свое значение объекта расчетов «Поставка 1», «Поставка 2» и т.д.;
- для детализации «По группе поставок» несколько строк с поставками объединяются и маркируются общим объектом расчетов «Группа поставок 1», «Группа поставок 2» и т.д.
Формирование цепочки событий выполняется с соблюдением правила: «Для каждого объекта расчетов сумма оплаты должна быть равна сумме поставок», т.е. Плановый график работ должен быть заполнен с полным погашением задолженности по каждому объекту расчетов.
Примеры построения Цепочки событий
Ниже приведены примеры построения Цепочки событий для некоторых условий договора.
Условие 1. Аванс в размере 100%; отгрузка через 10 рабочих дней после оплаты. Детализация расчетов «По договору».
Рис. 1 Пример построения Цепочки событий
Условие 2. Аванс 30% через 5 дней после подписания договора; отгрузка через 10 дней после оплаты; оставшаяся сумма договора должна быть оплачена в течении 5 дней после получения товара. Детализация расчетов «По договору».
Рис. 2 Цепочка событий при авансе в 30%
Условие 3. В рамках договора должны быть выполнены две поставки: первая 40% суммы договора, вторая – 60% от суммы договора. Каждая поставка оплачивается обособленно: аванс 30% суммы поставки выплачивается через 5 рабочих дней после выставления счета; оставшиеся 70% суммы поставки оплачиваются через 5 рабочих дней после получения товара. Товар отгружается через месяц после получения аванса.
Рис. 3 Пример Цепочки событий с двумя поставками
Условие 4. Отгрузка производится в течение 15 дней после аванса в размере 100%. Условия оплаты: первый платеж – 20% от общей суммы перечисляется в течение 10 рабочих дней с момента выставления счета «Подрядчиком». Счет выставляется в течение трех дней с даты подписания спецификации заказчиком. Второй платеж – 80% от цены продукции перечисляется в течение 10 дней с даты выставления счета. Счет выставляется вместе с уведомлением заказчика о готовности продукции к отгрузке.
Рис. 4 Цепочка событий при отгрузке после 100% оплаты
Использование конструктора «Цепочка событий» позволило формализовать условия договора, которые далее использовались для построения Планового графика к договору. Плановый график работ к договору содержит перечисление этапов исполнения договора сторонами с указанием Вида события, суммы и даты. Первоначальная версия Планового графика имеет фиксированные даты, рассчитанные от плановой даты первого этапа цепочки событий.
В дальнейшем даты выполнения этапов Планового графика автоматически актуализируются (пересчитываются по условиям, заданным в Цепочке событий) по мере отражения в системе фактического выполнения каждого этапа. Т.е. новая дата рассчитывается от фактической даты отражения инициирующего события, прибавляя условия отсрочки. По цепочке пересчитываются плановые даты исполнения всех зависимых событий.
