Возможность учета ГСМ по топливным картам и путевым листам реализована в конфигурации Бухгалтерия 3.0 уже несколько лет назад. Однако реализованный учет имеет ряд ограничений и неудобств, а именно:
- В документе «Поступление товаров» с видом операции «Топливо» в табличной части прописывается транспортное средство, а в документах от топливной компании, осуществляющей заправку, фигуририрует номер топливной карты, а не транспортное средство.
- В справочнике «Транспортные средства» для каждого автомобиля прописывается только один вид топлива, хотя в реальности возможна заправка разными видами ( например Бензин АИ-92, АИ-95, АИ-95 Евро).
В данной публикации представлено и описано расширение, позволяющее с одной стороны учитывать заправку разными видами топлива по одной топливной карте, а с другой стороны автоматизировать создание документов в базе на основании файлов Excel от топливной компании.
Поехали!
В конце месяца от топливной компании поступают закрывающие документы и файл Excel о всех произведенных заправках (Рис.1). Основными показателями в этом файле являются дата заправки, номер топливной карты, вид топлива, количество, сумма. Но для заполнения документа «Поступление …» необходимо транспортное средство. Анализ существующей технологии показал, что обычно каждая топливная карта хранится в определенном автомобиле. В связи с этим в расширение добавлен периодический регистр сведений «Топливные карты транспортных средств» (Рис. 2) в котором определенная топливная карта связана с определенным автомобилем. Таким образом на основании файла Excel и регистра сведений заполняется табличная часть документа «Поступление товаров». Далее, конечно, надо будет вручную заполнить остальные реквизиты документа.
Аналогичным образом заполняется табличная часть «Топливо», после автоматического создания документа «Путевой лист» по каждому автомобилю. В расширении в табличную часть «Топливо» добавлен реквизит «Вид топлива» (Справочник Номенклатура), который заполняется из файла. Добавление этого реквизита потребовало изменения алгоритма формирования проводок приобретения топлива в документе «Путевой лист». Если раньше вид топлива в проводках брался из карточки транспортного средства и был единым для всех проводок, то теперь вид топлива берется из табличной части «Топливо» (Рис.3) и соответственно может быть различным в разных проводках (см. модуль менеджера в расширении).
Соответствующим образом изменился алгоритм формирования проводок расхода топлива. Составляется таблица (топлива) в которую записываются остатки топлива по видам топлива на начало месяца ( для упрощения без учета даты приобретения). Затем в эту таблицу добавляются заправки текущего месяца (Дата, Вид топлива, количество). Далее эта таблица используется при формировании проводок расхода топлива (по методу FIFO) (см. модуль менеджера в расширении).
Теперь некоторые особенности реализации:
- Заполнение документа «Поступление товаров … » и формирование путевых листов производится по кнопке «Заполнение из файла», при этом печать таблицы загрузки (которая используется для контроля см. Рис. 4) и формирование путевых листов являются опциональными. (Рис. 5)
- Предполагается, что для каждого транспортного средства норма расхода одинакова для разных видов топлива.
- В тексте модуля формы «Топливо» документа «Поступление товаров …» жестко зафиксированы (через коды справочников) счет и подразделение затрат, статья затрат, коды видов топлива. Их надо изменить на Ваши коды.
- Поскольку в расширении в некоторых модулях используется аннотация «&Вместо» необходимо тщательно проверять изменения при обновлении конфигурации.
Теперь еще несколько замечаний о технологии работы (возможно кому-нибудь пригодится).
В нашей организации по топливной карте закупается также дизельное топливо в бочках для автопогрузчиков и прочей спецтехники. Для такой карты запись в новый регистр сведений не делается, в таблице загрузки столбец «Транспортное средство» остается пустым, в документ «Поступление товаров » информация не заносится. Для такой закупки используется старый алгоритм учета ГСМ через документы «Поступление товаров» с видом операции «Товары», Перемещение товаров и Расход материалов.
Сложный вопрос с технологией перехода на новую систему. Мы опробовали несколько вариантов и остановились на следующем. У нас переход осуществлялся в апреле 2021 года. Поэтому остатки топлива на 01.04.2021 по каждому автомобилю мы израсходовали по старой технологии (Расход материалов), а новое поступление (с 01.04.2021) расходовали через путевые листы по новой технологии.
Отмечу, что в расширении в модуле менеджера документа Путевой лист осталась проверка (на всякий случай) на дату перехода на новую систему учета (по счету 10.03.2), если будут использоваться документы ввода остатков от 01.04.2021.
Работа расширения проверялась на платформе 8.3.20.1674 конфигурация Бухгалтерия предприятия 3.0.108.31.
