Ввод остатков НЗП в 1С:ERP Управление предприятием

Автор статьи: Пикурен Вера Александровна

Работает в ВЦ «Раздолье» с 2005 года. В настоящее время – руководитель проектов. Начинала с внедрения конфигурации «1С:УПП», с 2015 года занимается внедрением 1С:ERP. За это время успешно запустила на 1С:ERP 6 заводов. Последний проект (АО НПО ЛЭМЗ) стал победителем Конкурса корпоративной автоматизации «1С:Проект года» в номинации «Лучший проект года в предметной области Бухгалтерский и налоговый учет» (https://eawards.1c.ru/projects/1200-rabochih-mest-na-1s-erp-41612/ ).

Статья дополняет онлайн-курс «Практические аспекты внедрения регламентированного учета и расчета себестоимости в 1С:ERP на крупных промышленных предприятиях» - //infostart.ru/public/1216732/

Настоящую статью я написала в связи с тем, что и на наших проектах, и на проектах, которые мы видим на рынке внедрения 1С:ERP я часто сталкиваюсь с вопросами корректного ввода начальных остатков, особенно в сложных ситуациях. В настоящее время фирма «1С» выпустила много методических материалов по вводу начальных остатков, в том числе и довольно удобную таблицу со сводной информацией по тому, каким документом надо завести тот или иной вид входящих остатков:

https://its.1c.ru/db/erp24doc#bookmark:remnanttypes:RemnantTypes.

Однако, некоторые разделы учета содержат в себе ряд нюансов, которые знают не все консультанты.

В связи с этим мы подготовили цикл статей по вводу остатков, где будем разбирать их более подробно.

Примеры я буду рассматривать на базе конфигурации 1С:ERP 2.4.10.93.

Начнем с самого сложного блока – незавершенного производства.

Вот, что написано в таблице на ИТС:

На самом деле технология ввода начальных остатков будет зависеть от двух вещей: того, что именно клиент сможет вам дать из старой системы и того, какая схема работы с блоком затрат выбрана на текущем проекте.

Первый вопрос – ключевой. Его часто оставляют на старт ОПЭ, а на самом деле вопрос остатков должен прорабатываться консультантами еще на самом начальном этапе проекта (функциональном моделировании, концептуальном проектировании и т.д., в разных фирмах он называется по-разному).

Начнем с материальных затрат, а именно – остатков в кладовых. Очень редко, у кого они есть в нужном 1С:ERP виде: наименование материалов, их количество и стоимость. Обычно это все-таки некий «котел» с какими-то вариантами ведения дополнительного учета мастерами в Excel.

Идеальный вариант для проекта – если заказчик согласится провести инвентаризацию НЗП, и соберет нужные данные. Но это решение является большим риском для проекта, которые консультанты должны со своей стороны очень четко планировать и отслеживать. Что я имею в виду: инвентаризация производства – процесс сложный и небыстрый. Никто не будет останавливать завод только для того, чтобы у нас легко запустилась программа. Хорошая инвентаризация занимает несколько недель (а иногда и месяцев), и обычно проводится по цехам: какой-то цех останавливается на несколько дней и пересчитывается. Вам, как ИТ специалистам, надо взять начальника производства буквально за руку и вместе с ним по шагам обсудить процедуру по каждому цеху, и ее сроки. Донести до него, что нужно будет не просто оценить НЗП по процентам выполнения заказов, а именно пересчитать материалы и полуфабрикаты в цехах.

Особенность инвентаризации НЗП в том, что обычно члены комиссии не всегда могут самостоятельно определить, что именно лежит перед ними в цехе. Это не склад, тут обычно уже нет упаковок с названиями. Таким образом, сначала сами производственные рабочие пересчитывают НЗП, пишут на материалах и полуфабрикатах ярлыки с артикулом, наименованием и количеством, что тоже занимает определенное время. Дальше члены комиссии проходят по цеху, собирают эти ярлыки, выборочно пересчитывая детали. А потом эту информацию еще надо будет вручную внести сразу в программу или в Excel для загрузки.

Я описываю процесс только для того, чтобы была понятна его трудоемкость и, как следствие, длительность. Сразу весь завод не охватить, поэтому по каким-то цехам у вас будут остатки, к примеру, на 20е декабря, а по каким-то – на 15е января. И, соответственно, вам, как консультантам, надо будет придумать схему работы в ERP с учетом таких вот отклонений. 

И надо понимать, что в итоге на выходе вы получите только количество номенклатуры, по которой надо еще будет определить стоимость. И стоимость эта должна будет совпасть с остатками по регламентированному учету, которые вам дадут бухгалтера. Вам с экономистами или бухгалтерами необходимо придумать схему, как полученную извне сумму «размазать» по посчитанному количеству. При этом не стоит забывать, что сумма будет скорее всего разной для бухгалтерского и налогового учета, что надо обязательно учитывать в правилах распределения. И потом, в марте, когда бухгалтерия закроет год, вам надо будет проделать это упражнение еще раз, со скорректированной суммой.

Любая схема, будь то «распределять по плановой себестоимости» или «распределять по цене последней закупки» будет основываться на определенных допущениях, которые могут привести к перекосам по стоимости, когда вы из цеховых кладовых начнете списывать ТМЦ в производство. Таким образом, чтобы обезопасить проект, я рекомендую по переносу остатков НЗП написать отдельное техническое задание, которое согласовать со всеми службами. В числе прочего ТЗ должно включать в себя и график проведения инвентаризации.

Уже после получения количественно-суммовых остатков в системе надо обязательно совместно с экономистами провести аудит 20% позиций номенклатуры с самой большой стоимостью на предмет адекватности их цены.

Дополнительно стоит обратить внимание, что со 100-процентной точностью НЗП вряд ли будет пересчитана. Всегда будут отклонения, и вам еще перед запуском надо решить, что вы будете делать в случае, когда рабочие в цехе будут пытаться в программе списать то, чего в учете на кладовой не числится. Обязательно нужен простой и быстрый механизм реакции, иначе старт проекта захлебнется в непроведенных документах «этап на производство». Плохая идея – удалять то, что мешает провестись документу, потому что потом проблему будет уже не отловить, и в результате первого расчета себестоимости вы можете получить деталь стоимостью 100 рублей вместо 10 тысяч, что подорвет доверие к программе.

Мы обычно временно даем возможность начальникам цехов приходовать ТМЦ на свои кладовые (1м числом месяца запуска). Это, во-первых, дает нам конкретные количественные данные по качеству входящих остатков, в во-вторых, предоставляет нам какое-то время, чтобы с ними разобраться, не останавливая процесс.

Мысль, которую я пытаюсь донести: хотя формально выдача входящих остатков для загрузки в новую систему – это задача заказчика, но она легко может загубить весь проект, поэтому позаботиться об этой проблеме нужно обеим сторонам.

Для предприятий, которые выполняют госзаказ, дополнительно следует проработать вопрос с отнесением остатков ТМЦ в кладовых к номерам контрактов. Тут тоже возможны различные варианты, в зависимости от предприятия. Обычно, если в учете у клиента не было такого деления, то мы на входе в новую систему все материалы в кладовых считаем остатками организации, а нормальный раздельный учет уже делаем с момента запуска программы в работу.

Более адекватный вариант для проекта – это если у начальников цехов где-то все-таки ведутся номенклатурные остатки, на которые можно опереться при получении остатков. Но проблема с суммой БУ и НУ, которые нужно будет по ним распределить, все равно останется.

Самый хороший вариант – это если в старой информационной системе велись цеховые кладовые в виде складов на 10ке. То есть все, что нам нужно, уже есть: и номенклатура, и количество, и стоимость. Если клиент готов перевести их в новую систему на 20ку для удобства работы, то остатки сначала вводятся именно как остатки на вспомогательный склад на 10ке 31м декабря по схеме, которая будет описана ниже, а 1-ым января создается документ «Перемещение товаров», который переведет остатки со вспомогательного склада на цеховые кладовые. Сумма на 20ке появится уже после закрытия января.

Итак, допустим, что нужные остатки по материалам вы все-таки получили. Теперь давайте рассмотрим технологию, как именно их ввести в программу.

Остатки на складах (обычных и кладовых) вводятся документом «Ввод начальных остатков». Они находятся в разделе «НСИ и администрирование» - «Начальное заполнение» - «Документы ввода начальных остатков». Документы вводятся с типом операции «Собственные товары».

В шапке документа указывается склад и подразделение. Подразделение указывается справочно. В том случае, если остатки вводятся на цеховую кладовую, то в движения подразделение будет вставать именно из реквизита кладовой, а не из того подразделения, которое вы указали в шапке документа.

Также в документе указывается вид деятельности для целей НДС и партия. Если с первым понятно, то партию давайте рассмотрим более подробно.

Партией может выступать либо внутренняя накладная, либо накладная поставщика.

Если организация ведет учет по FIFO, тогда назначение партии понятно – она определяет дату поступления ТМЦ на склад. Если в старой системе есть откуда взять эту информацию, тогда на каждый приход надо будет создавать отдельный документ ввода начальных остатков. Если же мы имеем дело с кладовыми, то там обычно информации о партии уже потеряны, и тогда в принципе можно «посадить» остатки на одну партию, предварительно оговорив это с главным бухгалтером.

Если организация ведет учет по средней, тогда вопрос указания партий будет зависеть от того, ведет ли она раздельный учет НДС.

Для целей учета себестоимости в случае средней партия не нужна, можно ввести остатки одной партией. А вот для целей раздельного учета НДС данные по партии пишутся в регистр накопления «Детализация партий товаров для НДС и УСН», на основании которого будет восстанавливаться НДС в том случае, если ТМЦ будут переводиться между разными видами деятельности. Если такая ситуация возможна, тогда надо заводить остатки в разрезе накладных даже в случае учета по средней. Более подробно ввод остатков для целей НДС мы будем рассматривать в отдельной статье.

Теперь рассмотрим вариант, когда предприятие не готово провести инвентаризацию. Все, что у вас есть на входе – это несколько статей затрат с суммами. Для ERP это очень сложная ситуация, которая требует пошаговой проработки не столько с точки зрения технологии ввода остатков, сколько с точки зрения дальнейшей работы системы.

Хорошо, если материальные затраты уже отнесены к какому-то заказу на 20ке. Тогда остатки по ним вводятся как обычный постатейный расход, о чем я буду рассказывать позднее. В этом случае работа с этапами в новой системе выстраивается уже только по новой номенклатуре, которая начнет передаваться в кладовые, а постатейные расходы висят на заказе, ожидая выпусков. При этом необходимо понимать, что в реальности суммовая 20ка в учете – это конкретные ТМЦ, которые лежат в цехе. И вряд ли рабочий, который будет отражать в 1С потребление материалов производственным этапом, сможет отличить то, что ему пришло по новой схеме от начального остатка. Таким образом, вам совместно с экономистами и производственниками надо сразу договориться, что оператор будет делать в программе, когда каких-то ТМЦ в кладовых в учете не будет хватать, хотя по факту они есть. Здесь можно рассмотреть вариант с удалением таких строк (считая, что потребленные ТМЦ реально уже списаны на затраты в прошлой ИБ), но надо понимать, что это решение неизбежно приведет к большим перекосам между стоимостью этапов. Если производственный цикл короткий, и в течении нескольких месяцев переходящие этапы закроются, то можно и потерпеть такую ситуацию.

Как вариант, можно предложить разрешить все недостающие ТМЦ приходовать начальникам цехов, а по итогам месяца уже разбираться, из каких этапов надо убирать «лишние» ТМЦ – тут уже все зависит от конкретного предприятия. Но в любом случае данный вопрос лучше начать прорабатывать на самом старте проекта, чтобы у операторов в цехе было сразу две инструкции: на переходный период и постоянная.

Самый сложный вариант для проекта – это когда на НЗП на входе именно пресловутый «котел», который теперь как-то надо переложить на логику программы. Здесь я бы пошла по такому пути (в части именно материальных затрат):

• Внести всю стоимость материалов как постатейные расходы ручной операцией Дт 20 <Статья ввод остатков материалов> КТ 000.
• Разрешить начальникам цехов оприходовать ТМЦ, которых не хватает в учете. Приходовать ТМЦ по цене последней закупки или средней стоимости по старой программе. В документе «Оприходования» вручную установить проводки Дт 20 <кладовая, номенклатура> Кт 20 <Статья ввода остатков материалов>, потому что автоматически программа приходовать материалы за счет НЗП, конечно же, не дает.

Такая схема требует еще дополнительной проработки с точки зрения ведения управленческого учета (управленческого баланса и т.д.), но тут уже все будет зависеть от типа предприятия и проекта.

В дополнении напомню об отчетах. Надо не забыть обсудить с заказчиком, что нормальный план-фактный анализ себестоимости он сможет получить только после того, как в системе закроются переходящие этапы. До этого момента часть материальных затрат можно будет сравнить со спецификацией, а часть будут показаны системой в виде постатейных расходов. Обычно заказчики относятся к этому нормально, иначе им пришлось бы давать нам не просто материалы, которые лежат в производстве, а те, которые были установлены на изделия в НЗП. Мне пока не встречались заводы, которые вели такой учет. Но если вдруг вам они попадутся, то в ERP есть возможность ввести и такие остатки тоже:

Такие остатки в 1С:ERP вводятся в программу документом «Начальные остатки НЗП по партиям производства» на вкладке «Материалы и работы».

В документе указывается партия, номенклатура, ее количество и стоимость.

Документ формирует движения по регистру «Себестоимость товаров» по разделу учета «Незавершенное производство».

Документ вводится отдельно на каждое подразделение и направление деятельности. Так как я обычно внедряю ERP на заводах, которые выполняют гособоронзаказ, то там направление деятельности – это Контракт с заказчиком. Этапы производства обычно делаются под определенные Контракты, и, соответственно принадлежат какому-то направлению деятельности. То есть у меня ввод начальных остатков будет разбит не только на подразделения, но и на контракты.

Документ пишет задания в РС «Задания к расчету себестоимости» и «Задания к закрытию месяца. Формирование финансового результата». Последнее надо удалить, а вот расчет себестоимости за декабрь необходимо будет выполнить.

При выполнении закрытия месяца задание по формированию финансового результата все равно появится после выполнения отражения начальных остатков в регламентированном учете. Надо будет зайти в список документов «Регламентная операция», пометить декабрьские на удаление и потом снова очистить записи в РС «Задания к закрытию месяца».

Теперь вернемся к документу, а именно – партии производства. Для 1С:ERP – это документ «Этап», сформированный на основании Заказа на производства. Одна из самых творческих задач при вводе остатков НЗП – это придумать, как переложить объект сбора затрат в старой системе в наши этапы. Тут невозможно дать каких-то универсальных решений. Основная рекомендация – сделать эту перекладку как можно более прозрачной и простой. Лучше избегать каких-то сложных распределений входящих сумм между этапами, потому что любые распределения приведут к перекосам себестоимости между этапами, которые потом заказчику будет сложно объяснить. Гораздо проще отнести входящее НЗП, например, на последний этап (на саму готовую продукцию), а полуфабрикаты оставить без НЗП, выделив их в учете сериями. Но, повторюсь, тут все зависит от конкретного предприятия.

Теперь перейдем к трудозатратам. Мы обычно вводим их как постатейные расходы. Даже если у заказчика есть в старой системе информация о том, сколько и каких видов работ было уже потрачено на выполнение того или иного заказа, то эти данные редко совпадают с остатками НЗП по регламентированному учету.

Однако, если вам попалось предприятие с идеальным учетом, то ввести трудозатраты, потраченные на заказ, можно тоже с помощью документа «Начальные остатки НЗП по партиям производства» на вкладке «Трудозатраты».

В документе указывается партия, вид работ, их количество, расценка, фактическая стоимость.

На каждое подразделение, а также на каждое направление деятельности вводится отдельный документ.

Документ пишет задания в РС «Задания к расчету себестоимости» и «Задания к закрытию месяца. Формирование финансового результата». Последнее надо удалить, а вот расчет себестоимости за декабрь необходимо будет выполнить.

Документ при проведении формирует записи в РН «Трудозатраты НЗП» с заполнением количества, нормативной и фактической стоимости.

Проводки по дебету в документ устанавливаются по счету учета подразделения с детализацией по видам работ.

Последний блок затрат – это постатейные расходы. И здесь снова в учете заказчика возможно два разных варианта: у него могут быть затраты, уже привязанные к номерам заказов. Либо снова непонятный «котел», который необходимо как-то заставить работать в системе.

У нас на проектах, к счастью, в основном встречается первый вариант.

Постатейные расходы, которые уже отнесены на заказы, тоже вводятся с помощью документа «Начальные остатки НЗП по партиям производства» на вкладке «Прочие расходы».

На каждое подразделение, а также на каждое направление деятельности вводится отдельный документ.

Документ пишет задания в РС «Задания к расчету себестоимости» и «Задания к закрытию месяца. Формирование финансового результата». Последнее надо удалить, а вот расчет себестоимости за декабрь необходимо будет выполнить.

При проведении формируются движения в РН «Прочие расходы незавершенного производства»

Проводки по дебету в документ устанавливаются по счету учета подразделения, а не по статье расходов.

Если же вы столкнулись с «котлом», тогда самый лучший вариант – это все-таки предварительно «раскидать» затраты по открытым заказам. Тут варианты развития событий зависят от предприятия. Например, мы на одном из проектов пошли следующим путем: собрали весь список заказов, которые числились в НЗП, посчитали их стоимость на основании плановой себестоимости. Запросили с начальника производства процент выполнения по каждому заказу. На основании него и плановой стоимости посчитали текущую оценочную стоимость заказа, и пропорционально ей распределили НЗП. Тут отмечу, что так как данная процедура является довольно неочевидной с точки зрения регламентированного учета, консультанту разумно запросить такие остатки НЗП еще и в бумажном виде, подписанные каким-нибудь ответственным лицом.

Еще один вариант разбора «котла», который может встретиться, тоже основан на плановой себестоимости: мы в системе начинаем работать с переходящими заказами, как обычно. А в момент выпуска продукции этапа происходит сравнение накопленных затрат с плановой себестоимостью. И если сумма по каким-то статьям расходов меньше, то она забирается из входящего котла. Сразу отмечу, что этот вариант реализуется через доработку 1С:ERP, и в принципе мной не рекомендуется, потому что является подгонкой фактической себестоимости продукции под плановую.

Итак, надеюсь, что данная статья дала вам представление о том, как работать с начальными остатками 1С:ERP, с какими проблемами вам, возможно, придется столкнуться, и о том, почему данный вопрос надо прорабатывать с самого начала проекта.

Дальше мы планируем продолжить цикл статей другими проблемными счетами: НДС, резервы и т.д.  

Многие другие сложные вопросы внедрения регламентированного учета и расчета себестоимости на промышленных предприятиях мы подробно разбираем в курсе: «Практические аспекты внедрения регламентированного учета и расчета себестоимости в 1С:ERP на крупных промышленных предприятиях» - //infostart.ru/public/1216732/