Авторы статьи:
Кокушева Светлана – Имеет опыт работы с программными продуктами 1С на платформах 1С 7.7, 8.х с 2002г. С 2006 г. руководитель проектов автоматизации промышленных предприятий на базе 1С:УПП и 1С:ERP. К настоящему моменту успешно завершила как архитектор систем и РП проекты внедрения 1С:ERP на 5 крупных промышленных предприятиях, один из которых победил в конкурсе «1С: Проект года».
Малышев Дмитрий – Разработчик 1С с 2004 года на платформах 1С 7.7, 8.1, 8.2, 8.3. Сертификат 1С:Эксперт по технологическим вопросам. Участвовал в 30-ти проектах внедрения 1С:УПП и 1С:ERP. Автор Инфостарт - //infostart.ru/profile/84644/
Для кого данная статья?
В первую очередь, статья будет интересна предприятиям, автоматизация деятельности которых была осуществлена на базе «1С:ERP Управление предприятием», редакции 2.0 и 2.1, и:
- имеющим на конец каждого отчетного периода (месяц) большие остатки незавершенного производства,
- применяющие позаказный метод учета затрат,
- применяющие режим управления производством 2.1 и партионный учет 2.1 с использованием следующих видов оперативных производственных документов: Заказ на производство 2.1, Маршрутный лист, Передача материалов в производство, Выпуск продукции работ.
Каждый раз, с выходом новой редакции 1С:ERP, мы очень взвешенно и индивидуально по каждому клиенту принимаем решение: стоит ли именно сейчас «бросаться в омут с головой» и переводить Систему Заказчика на новый функционал.
К концу весны 2019 г в портфеле наших внедренных проектов оказалось несколько крупных клиентов, перевод которых на новые режимы мы оттягивали по ряду причин, а именно:
- Большая численность активных пользователей как в целом по системе, так и именно в производственном контуре (500/100 – средний показатель).
- Общее с Заказчиком понимание, что физически он не готов к еще одному проекту, а значит такой переход нужно выполнить безболезненно для пользователей.
- Недостаточная практика с нашей стороны (да, и со стороны партнёрского сообщества фирмы 1С, в целом) в части нового функционала на таких же объемах и масштабах, а значит, как следствие, высокая вероятность встречи «с подводными камнями» уже на этапе промышленной эксплуатации Системы в новых режимах.
- Ну, и самое главное – не было представления о методике перевода, как управляемом и прозрачном процессе для нас (Исполнителя проекта перевода) и Заказчика.
Причины перехода на режимы 2.2
Основной причиной для запуска работ по переводу Систем Заказчиков на режимы версии 2.2 является информация, анонсированная фирмой «1С», о завершении поддержки неактуальных режимов в «1C:ERP Управление предприятием 2».
С версии 2.6 программы «1С:ERP Управление предприятием 2», выход которой запланирован в 2021г., планируется завершение поддержки следующих режимов оперативного учета:
- Партионный учет 2.1.
- Внеоборотные активы 2.2.
- Производство 2.1.
- Учетная политика - ФИФО (взвешенная оценка).
- Офлайн взаиморасчеты.
Документы и сама функциональность этих режимов останутся в «1С:ERP Управление предприятием» в версиях 2.4 и 2.5 в полном объеме.
Дальнейший переход на версию 2.6 с версии 2.5 будет осуществляться только при активации использования новых режимов. Функциональность снимаемых с поддержки режимов в «1С:ERP Управление предприятием» версии 2.6 будет иметь сокращенный характер.
Требования к переходу на новые режимы
За два с не большим года работы с 1С:ERP редакций 2.2 и выше (к концу 2019 года), у нас накопилась хорошая практика работы с новыми режимами, а главное, мы сформулировали для себя четкие критерии и требования к реализации процесса перехода для вышеописанного пула клиентов.
Главными требованиями, которые мы поставили перед собой:
- Необходимо организовать одномоментный переход на режимы управления производством 2.2 и партионный учет версии 2.2, что означает:
- Все открытые производственные заказы на дату перехода должны быть сконвертированы в документы вида «Заказ на производство 2.2» и «Этапы производства».
- Все остатки незавершенного производства на дату перехода должны быть переведены на новые ключи аналитики по соответствующим регистрам.
- Переход на партионный режим версии 2.2 не должен быть отражен в проводках БУ и НУ (только по регистрам).
- Переход должен быть осуществлен в рабочей базе:
- Без её обрезания.
- Без разворачивания новой базы для переноса в нее новых объектов, указанных в пп.1.1 и 1.2.
- Для пользователей, не задействованных в производственном контуре, после перехода на новые режимы ничего не должно измениться. Должен сохранится неизменным весь их документооборот с момента запуска Системы в промышленную эксплуатацию.
- Пользователи, работающие в производственном контуре, должны быть обучены работе с новым производственным документооборотом и инструментами анализа и отчетности, и использовать его с момента перехода на новые режимы.
- В Системе должны быть инструменты консолидированного анализа незавершенного производства по всем возможным аналитикам (заказ, продукция, статья калькуляции, элемент затрат (материал/статья расходов) за период, в который попадают старый и новый режимы. Данное требование особенно актуально для Заказчиков, выполняющих Государственный оборонный заказ (ГОЗ).
Типовые механизмы перехода от фирмы 1С
У многих наших коллег может возникнут вопрос: «Но ведь в «1С:ERP Управление предприятием» уже есть встроенные инструменты перехода на режим управления производством версии 2.2. Зачем изобретать велосипед?». Поэтому, сделаем небольшое отступление:
- Встроенный в 1С:ERP механизм перехода подразумевает физическую конвертацию производственных заказов 2.1 в «Заказы на производство 2.2», и создание по ним «Этапов производства».
- Инструментов переноса остатков НЗП на новые ключи аналитики нет, т.к. методология 1С подразумевает, что Заказы на производство 2.1 мы так и продолжаем вести через производственный документооборот 2.1 до момента полного выпуска и их закрытия, а новые производственные заказы открываем и ведем в них учет уже по новому производственному документообороту Системы.
- Механизмы закрытия месяца при расчете себестоимости будут поддерживать и осуществлять расчет НЗП по заказам на производство 2.1 и 2.2.
- После окончательного закрытия всех заказов на производство 2.1 в настойках системы мы можем отключить использование производства 2.1.
Таким образом, типовая методология 1С в части финансового контура (расчета себестоимости и НЗП) подразумевает одновременное использование обоих режимов до момента полного выполнения всех Заказов на производство версии 2.1.
Мы же изначально, поставили себе другие вышеописанные требования по переходу на режимы 2.2, поэтому и запустили «свой путь развития».
План перехода на новые режимы
Итак, исходя из поставленных себе задач, у нас определился следующий план (этапность) работ.:
|
№ п\п |
Этап |
Длительность (в мес) |
|
1 |
Актуализация модели производственного контура Заказчика в 1С:ERP на версии использования производства 2.2 и партионного учета 2.2 |
2-3 |
|
|
На данном этапе выполнялись следующие виды работ:
|
|
|
2 |
Подготовка к переносу остатков НЗП с версии 2.1 на версию 2.2. |
0,5 |
|
|
На данном этапе выполнялись следующие виды работ: 2.1. Создание обработки по конвертации Заказов на производство 2.1 в Заказы на производство 2.2. Здесь мы воспользовались встроенной в 1С:ERP конвертацией, адаптировав под свою специфику. 2.2. Создание механизма сторнирования остатков НЗП по соответствующим регистрам по старым ключам аналитики. 2.3. Создание механизмов ввода остатков НЗП на новые ключи аналитики. Здесь мы воспользовались типовым документов «Ввод остатков НЗП по партиям производства», настроив групповое автосоздание без дальнейшего отражения в БУ и НУ, только по регистрам. 2.4. Внутреннее тестирование. |
|
|
3 |
Обучение и тестирование производственного документооборота версии 2.2 пользователями Заказчика. |
1-2 |
|
|
На данном этапе выполнялись следующие виды работ: 3.1. Осуществление в копии рабочей базы перехода на версию 2.2 и перенос остатков НЗП при помощи инструментов, созданных на этапе 2. 3.2. Создание инструкции по работе с новым производственным документооборотом. 3.3. Обучение пользователей производственного контура на копии рабочей базы. Ввод ими части производственных документов (каждый пользователь по каждому виду документа: от 2 до 5 документов). 3.4. Закрытие месяца в режиме 2.2. 3.5. Совместный анализ с пользователями результатов закрытия. 3.6. Исправление и корректировка тестовой модели по результатам разбора вопросов от пользователей. Хотим обратить внимание: основные задачи этапа - обучить пользователей работе с новым документооборотом, и оттестировать - все ли специфичные доработки клиента были перенесены и корректно работают. Поэтому, этот этап минимально отвлекает пользователей от основной работы, т.к. они не дублируют ввод полного объема данных за период. |
|
|
4 |
Непосредственный переход в рабочей базе на использование производства 2.2 и партионного учета версии 2.2. |
2-4 |
|
|
На данном этапе выполнялись непосредственно работы в рабочей базе Заказчика (подробнее – смотри ниже в статье). Так же оказывалась консультационная поддержка пользователей Заказчика. |
|
По вышеописанной этапности работ указана примерная длительность этапов. Эти данные опираются на наш практический опыт, полученный на завершенном проекте. Конечно же, все здесь будет зависит от нескольких факторов, например:
- Привлекаются ли к работе те же специалисты (консультанты, методологи), которые принимали участие и в первоначальном проекте автоматизации Заказчика, и которые погружены в специфику его учета. В нашем случае – да.
- Сама квалификация специалистов Исполнителя.
- Степень организованности специалистов Заказчика на этапах 3 и 4.
Таким образом, как мы видим, первые три этапа являются подготовительными, и начинать мы их рекомендуем за 5-6 месяцев до даты перехода на новые режимы.
Что касается самой даты перехода, то, изначально мы были нацелены на начало нового отчетного периода – года. Но методика, которую мы применяем, показывает, что, за счет созданных инструментов консолидированного анализа незавершенного производства за период, в который попадают старый и новый режимы партионного учета, начинать можно с начала любого месяца.
Инструменты перехода
Теперь расскажем и покажем, какие конкретно в 1С:ERP были созданы инструменты по переходу на режимы использования производства 2.2 и партионный учет версии 2.2
- Для удобства навигации в интерфейсе программы был создан новый раздел «Переход 2.2», в котором размещены:
- Все типовые объекты, которые задействованы (создаются, дополняются, изменяются) при переходе на 2.2.
- Инструменты конвертации Заказов на производство 2.1 в Заказы на производство 2.2 (напоминаю, мы адаптировали встроенную в 1С:ERP конвертацию в части генерации одинаковых номеров заказов, заполнения дополнительных реквизитов).
- Капсулы перехода и инструменты их создания (новый объект).
- Инструменты анализа НЗП и отчетности по НЗП: визуализирует движение НЗП с 3-х регистров «Себестоимость товаров», «Трудозатраты НЗП», «Прочие расходы НЗП», в том числе одновременно по 2-м режимам.
- Новый объект «Капсула перехода» представляет из себя документ, который создается на каждый документ вида «Заказ на производство 2.1» и хранит в себе все типовые объекты, которые были созданы по переводу данного заказа в режимы 2.2, а именно:
- Сконвертированный Заказ на производство 2.2.
- Документ сторнирования остатков НЗП на конец периода по старым ключам аналитики – Корректировка регистров.
- Типовые документы ввода начальных остатков НЗП по партиям производства на новые ключи аналитики.
При перепроведении данного документа документы сторно НЗП и ввода остатков НЗП по новым ключам аналитики очищаются, и заполняются заново. Это очень удобно, когда нужно переконвертировать какие-то отдельные выборочные производственные заказы.
- Инструменты развернутого анализа НЗП: набор отчетов, который консолидирует в себе:
- Данные 3-х регистров НЗП: Себестоимость товаров разделы учета «Производственные затраты» и «Незавершенное производство», Трудозатраты НЗП, Прочие расходы НЗП, в разрезе основных необходимых Заказчику аналитик.
- Данные режимов 2.1 и 2.2
- План-фактные отклонения в разрезе статей калькуляции, если используются в системе плановые калькуляции.
- Все доработки, которые касались блоков производства и затрат, в конфигурации Заказчика были заблаговременно подготовлены к работе с составными типами данных, код доработок переконфигурирован под работу в режиме 2.1 и 2.2. Т.е. если ранее доработки поддерживали типы {Документ.ЗаказНаПроизводство}, {Документ.МаршрутныйЛистПроизводства} и документы первички схемы 2.1, то теперь они стали поддерживать составные типы {Документ.ЗаказНаПроизводство, Документ.ЗаказНаПроизводство2_2}, {Документ.МаршрутныйЛистПроизводства, Документ.ЭтапПроизводства2_2} документы первички 2.2. Также в нетиповые доработки была внедрена типовая аналитика схемы 2.2 Партия производства с типом {Справочник.ПартииПроизводства}.
- Были модифицированы интеграции с другими системами: Учета зарплаты, Казначейства, Выгрузки корпоративной отчетности.
- Дополнительно использовались такие инструменты как
- Обработка Выгрузка загрузка данных XML
- Обработка Универсальный редактор реквизитов
- Обработка Групповое изменение реквизитов
Методика перехода
Длительность этапа 4 «Непосредственный переход в рабочей базе на использование производства 2.2 и партионного учета версии 2.2.» в 2-4 месяца, зависит от:
- Количества отчетных периодов (месяцев), которые Заказчик хочет закрыть с привлечением консультационных услуг Исполнителя.
- С каким отставанием Заказчик закрывает месяцы. В большинстве случаев, наши клиенты входят в холдинги или корпорации, где существует четкий регламент по предоставлению ежемесячной отчетности: в промежутке с 5 до 25 числа следующего месяца (у всех свои deadline) прошлый месяц должен быть закрыт и сформирована финансовая отчетность. Поэтому, минимальная длительность данного этапа, которую мы закладываем – это 2 месяца. В результате мы получаем совместно с Заказчиком один закрытый период (месяц). Максимальная длительность этапа – 4 месяца, когда Заказчик с нашим участием закрывает один квартал в новом режиме партионного учета версии 2.2 и использования производства 2.2, и формирует всю бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Уникальность данного этапа заключается в том, что на данном этапе основной акцент ложится на четкую координацию работы специалистов Исполнителя и пользователей Заказчика, т.к. нужно:
- В день перехода (оперативно) включить использование партионного режима версии 2.2 и использование производства 2.2, сконвертировать все открытые производственные «Заказы на производство 2.1» и открытые к ним «Маршрутные листы» в документы вида «Заказы на производство 2.2» и «Этапы производства».
Если документ «Маршрутный лист» использовался не только как этап для сбора затрат по производственному заказу, но в нем отражались нормативы трудозатрат и материалов, необходимо при конвертации предусмотреть корректное заполнение соответствующих Этапов производства. Все, что было израсходовано и выполнено в маршрутных листах на момент перехода, мы оставляем в 2.1, в Этапы производства переносим только то, что запланировано, но еще не израсходовано. Но также понимаем, что пользователи будут закрывать еще предыдущий месяц, и после его закрытия, информацию в этапах по неизрасходованным или невыполненным нормативам надо будет повторно актуализировать.
На момент конвертации пользователи производственного контура могут довводить и обрабатывать только первичку прошлого месяца. Открывать новые производственные заказы нельзя. Поэтому, если производственный контур работает, действительно, как система оперативного учета, очень важно как можно быстрее, без простоев сотрудников Заказчика, осуществить данную конвертацию.
На этапе 3 «Обучение и тестирование» конвертация производственных заказов в копии рабочей базы осуществляется на всем объеме заказов на мощностях Заказчика, в том числе и с целью определения фактического времени на конвертацию. На текущий момент на объемах порядка 2000-2500 производственных заказов на наших клиентах мы укладываемся в «ночную смену».
- После конвертации производственных заказов, пользователи могут в полном объеме вводить документы за уже текущий месяц по новому производственному документообороту версии 2.2: отражать факт выработки и расход материалов по Заказам на производство, перешедшим на новые режимы 2.2 в составе НЗП, а так же открывать новые производственные заказы 2.2.
- Важно! Обычно первые 2 декады месяца (минимум), в котором осуществляется переход на режимы 2.2, часть пользователей Заказчика параллельно работают в 2-х месяцах: закрывают прошлый месяц в старом режиме 2.1, и вводят оперативно первичные производственные документы текущего месяца в режиме 2.2.
Для целей исключения ошибок ввода, во все производственные документы обоих режимов включаем проверку на корректность ввода документа данного вида в соответствующих периодах. Так же на этапе обучения пользователей, в инструкцию включается памятка по использованию документов в старом и новом режимах (см. таблицу ниже)
|
№ п\п |
Наименование документа при использовании |
Комментарий |
|
|
режима производства 2.1 |
режима производства 2.2 |
||
|
1 |
Заказ на производство |
Заказ на производство (2.2) |
|
|
2 |
Маршрутный лист |
Этап производства |
|
|
3 |
Выпуск продукции и работ (по заказу) |
Этап производства (На закладке «Выпуск» устанавливается признак «Произведено», указывается дата производства), если выпуск на склад на основании Этапа производства вводится документ «Движение продукции и материалов» - операция «Передача продукции из производства» |
|
|
4 |
Передача материалов в производство |
Движение продукции и материалов - операция «Передача материалов в кладовую» |
|
|
5 |
Распределение материалов и работ (подсистема - Производственные затраты) |
Распределение материалов и работ (подсистема - Внутрицеховой учет) |
Внимание! Новое и старое рабочие места имеют одинаковое название в меню, но старое рабочее место при открытии имеет название «Распределение материалов и работ на себестоимость продукции». |
|
6 |
Выпуск продукции и работ (без заказа) |
Производство без заказа |
|
- После закрытия предыдущего месяца бухгалтерскими службами Заказчика, специалисты Исполнителя начинают при помощи инструментов «Капсула перехода» и обработки по групповому созданию капсул, переводить остатки НЗП со старых ключей аналитики на новые ключи аналитики. Технически процесс занимает около 5-6 часов на тех же объемах в 2000-2500 производственных заказов и уже не мешает работе пользователей системы. С учетом выверки данных переноса и, при необходимости повторных итераций с целью устранения обнаруженных ошибок, весь процесс занимает около одной недели.
- Далее начинается обычный процесс консультирования пользователей по вопросам работы в программе в новом режиме, и оказание консультационной поддержки в периода закрытия месяца.
Ниже предствлен пример план-графика работ по Этапу 4 «Непосредственный переход в рабочей базе на использование производства 2.2 и партионного учета версии 2.2.»
|
№ п\п |
Выполняемые работы |
Период |
Ответственный |
|
1 |
В разделе "НСИ и администрирование" включить настройки по Управлению производством 2.2 и Партионный учет 2.2 |
01.02.2020-02.02.2020 |
Раздолье |
|
2 |
По незакрытым Заказам на производство 2.1 создать Заказы на производство 2.2 и Этапы на производство |
01.02.2020-02.02.2020 |
Раздолье |
|
3 |
Создать новые статьи расходов 20,25 счетов с доп аналитикой Заказ на производство 2.2 и 26 счета с вариантом распределения = На финансовый результат |
01.02.2020-02.02.2020 |
Раздолье |
|
4 |
Ввод первичных документов до января 2020 включительно по старому документообороту и закрытие 2019 года и января 2020 |
До 15.02.2020 |
Заказчик |
|
5 |
Ввод первичных документов за февраль 2020 года и далее по новому документообороту |
с 03.02.2020 |
Заказчик, Раздолье консультирует |
|
6 |
Перевод НЗП на конец 31.01.2020 со старых ключей аналитик (Заказы 2.1) на новые ключи аналитики (Заказы 2.2). «Чистка сконвертированных Заказов на производство с учетом закрытия месяца и расчета НЗП предыдущего месяца. |
16.02.2020-29.02.2020 |
Раздолье, Заказчик проверяет |
|
7 |
Консультационная поддержка закрытие февраля 2020 в новых режимах 2.2 |
с 01.03.2020 |
Заказчик/Раздолье |
Как видно из вышеописанного графика работы, мы полностью уложились в регламенты работы Заказчика по закрытию периодов и предоставлению финансовой отчетности без задержки сроков и без дополнительной нагрузки пользователей по работе в рабочей базе. Их привлекали только на этапе 3 «Обучение и тестирование производственного документооборота версии 2.2 пользователями Заказчика».
В конечном итоге, все поставленные выше требования по переходу на режимы 2.2 были полностью реализованы.
Данная методика в части ее технической реализации и организации работ, после апробации на первом клиенте, успешно масштабируется сейчас на всех последующих задачах по переводу 1С:ERP-систем Заказчиков на режимы 2.2.
