Пару месяцев назад мы вынужденно начали учиться работать в удаленном режиме, нащупывая свой путь среди множества вебинаров, книг, статей, мнений друзей, коллег и совершенно сторонних людей. Сегодня кажется, что вот-вот откроется дорога в офис и все вернется к привычным очертаниям. И я искренне в это верю, но при этом, понимаю, что мы долго еще будем восстанавливать «обычный» режим. Много много времени я посвятила навыку работы в дистанционном формате, собственной организации и реализации проектов, своевременному решению задач и в этой статье поделюсь некоторыми "шишками" и решениями, которые пригодятся не только сегодня, но и после окончания известных ограничений.
Как сохранить продуктивность в это непростое время?
Итак,
1. Удаленка или круглосутка
Ошибка номер один связана с большим объемом задач и переработкой. Во время работы в офисе или проводя встречи с клиентами в «живом» формате мы планировали по 4-5 встреч в день. Расчет: 1 час на встречу и один час на дорогу. Сейчас, при проведении встреч в онлайн формате при помощи различных коммуникаторов и платформ, мы решили: раз нет времени на дорогу, то можно ставить больше встреч, количество их увеличилось до 8-9 встреч в день.
Но что происходило раньше и что происходит сейчас с нашим мозгом? Во время перерывов или «дороги» наш мозг перезагружался, то есть принимал решения, заканчивал мысль, отдыхал, переключался на других задачи, созерцал общую картину происходящего, анализировал решение задач. Сейчас же ему приходится отодвинуть все эти «перезагрузки» и подряд проводить 100% времени в тотальной концентрации. Вы устаете, переключится в конце дня сложно, да еще накопилось сотни писем и сообщений, которые ждут ответа.
Ключик №1: сократите число встреч и звонков, конференций и т.п.
Вернитесь к вашему графику 4-5 встреч. Оставьте время для анализа результатов встреч, постановки или записи мыслей. Ответа на сообщения или письма. Разбор других вопросов и, конечно, планирование. Таким образом, вам не придется делать все это после завершения рабочего дня и не чувствовать себя «разбитым корытом».
Напомню, занятость руководителя должна иметь 50% буферного времени в течение дня.
2.Время для сотрудников
Ошибка номер два концентрируется вокруг размывания и расплывания в неопределенности целей бизнеса и проектов. Информационные каналы с сотрудниками истончились, невербальные сигналы недоступны, мы видим, что наши сотрудники устали и чувствуют свою растерянность, но инструментов влияния у нас меньше, чем раньше. Нас и персонал пугает ситуация, мы не чувствуем стабильности и многое другое. Наши тактические задачи смещаются к подбадриванию сотрудников и созданию лишних совместных зарядок, обедов, кофе по конференц-связи и т.д.
Ключик №2: сохраняйте акцент на целях бизнеса.
Каждый сотрудник должен получать от руководителя 4 часа времени в неделю, это время на постановку целей и анализ результатов, а также на фактическую обратную связь.
Эти 4 часа включают в себя: общая планерка отдела или подразделения на 2 часа в неделю и 2 индивидуальных часа по ключевым вопросам относительно цели бизнеса: какие результаты за прошедшую неделю? Какие цели на следующий период? Какая личная помощь или поддержка от руководителя нужна?
Не плодите встречи и конференции без конкретной цели. Сохраняйте свое время и энергию.
3. Информационный шум
Уже излишне говорить о том, сколько же вокруг нас собирается информационного шума. Ленты социальных сетей и сообщения друзей, праздники, 1000 одинаковых открыток и многое другое. Все это отвлекает вас от нужного информационного потока. Приводит к «мысленной жвачке» и переживаниям не только по стоящим внимания ситуациям, а также по чужим «ложным» гипотезам.
Ключик №3: составьте собственный план развития, исходя из личных и профессиональных целей на ближайшие полгода-год.
Самое время сконцентрироваться на своей зоне роста! Выключите ненужные новости, отпишитесь от лишних рассылок, перестаньте поддерживать беседы и чужие посты не относящиеся к вашему ИПР. Пусть ваше информационное поле расчиститься от всего шума и вы сможете лучше использовать нужную информацию.
И подарок для тех, кто хочет научится разгружаться вечером и переходит на эффективный отдых.
Упражнение «Завершение внутренних диалогов»
В конце рабочего дня в нашей голове крутится большое количество мыслей и диалогов, которые, в связи с большой загрузкой, не получили завершение в течение дня. Чтобы вы научились выключаться вечером, необходимо научиться завершать эти диалоги.
Процесс: прямо выбираете конкретный диалог, представляете человека перед собой, выговариваете ему свою мысль, представляете его ответ, создаете с ним итоговую мысль (следующее действие, встречу, задачу себе или ему), записываете этот итог и «закрываете» диалог. «Всё! Договорились!»
Далее берете следующий активный диалог и тд.
Если связать с Ключиком №1 – когда научитесь в течение дня завершать диалоги, у вас их будет меньше вечером. Научитесь завершать диалоги - с каждым днем все меньше их к вам будет приставать.
Классный инструмент! Рекомендую к собственной разгрузке!
Реально проверено все на себе за столько лет. Сейчас ситуация сложилась так, что все все попали на удаленку принудительно и без подготовки. Удаленка – это навык, как и все другие формы работы. Коллеги, будьте уверены в себе и своих силах и потихоньку учитесь новым инструментам. А если вам нужна помощь, смело обращайтесь к своему наставнику и проработайте важные вопросы. Желаю всем успеха и добра!
Искренне Ваша, Елена Дуюн
P.S.: Дорогие коллеги, руководители! Приглашаю вас к обсуждению важных вопросов управления персоналом, секретов собственной эффективности и повышения удовлетворения от работы.
Пишите в комментарии интересные темы или вопросы, которые вас беспокоят и волнуют. Все разберем и ответим!
Приятного всем дня!
