Часть 1. Введение
Цель методики:
Сделать очередность выполнения задач ранжируемой автоматически, понятной, управляемой и самое главное справедливой. Отказаться от классических приоритетов по «Важности», «Срочности». Поскольку ни один сотрудник в здравом уме и памяти не назначит свою задачу как «Не важная» или «Не срочная». Особенно когда IT-отдел не успевает удовлетворить потребности всех сотрудников.
Суть методики:
С помощью специально подобранных критериев, рассчитать приоритет каждой задачи, упорядочить их по приоритету и выполнять строго по очереди. От самых приоритетных к самым менее приоритетным. Таким образом задачи сами расслоятся на первоочередные, основные и «хотелки».
Польза IT-отделу:
Полностью снимется бремя ответственности за просроченные задачи. Понятия просроченности в классическом понимании не будет. Накапливающийся долг в виде нерешенных задач перестанет быть долгом. Это будут задачи, которые вся компания официально считает «хотелками». Исполнителям не придется объяснять низкий приоритет задачи и всячески оправдываться перед заказчиками. Исполнители смогут больше времени, сил и энергии тратить непосредственно на работу. А переживания из-за накопленных просроченных задач и постоянного давления со стороны заказчиков будут в прошлом.
Польза рядовым сотрудникам:
Ясность в понимании что такое «бантик» и «хотелка», чем они отличаются от важных для компании от задач. Сотрудники смогут опосредованно влиять на приоритет и те критерии из которых он складывается. Не нужно будет уговаривать, просить, кричать или любым другим способом влиять на скорость IT-отдела.
Польза руководителям:
Возможность управлять потоком задач. Акцентировать IT-отдел не на том, что они хорошо умеют делать или им нравится, а на том, что требуется компании. Отпадет потребность соревноваться в выяснении вопроса «А какой же отдел самый важный для компании».
Где применима методика:
В любой средней и крупной компании, главное условие — это ограничения ресурсов IT-отдела. Методику можно применить к любой системе учета задач. От гугл-таблиц до специализированных сервис-деск систем со сложными маршрутизациями.
Часть 2. Пару слов о внедрении
Прежде чем описать концепцию и механику, дам простые рекомендации по внедрению методики в вашей компании.
- Воспользуйтесь подготовленной мной таблицей Excel для прототипирования. Настройте классификаторы, настройте баллы, загрузите свои задачи в таблицу. Оцените на сколько методика отвечает требованиям вашей компании.
- При доработке вашей системы учета задач предусмотрите проверку корректности заполняемых полей их достоверность. Например, с помощью процессов согласования задач руководителями.
- Методика предполагает отказ от сроков задач. Если в вашей компании без сроков работать нет возможности, тогда поставьте цель. Во время перехода постепенно добиться, что бы сроки вытекали из рассчитанного приоритета.
Эти рекомендации помогут внедрению!
Сокращения и определения:
Приоритет – итоговое числовое значение условного веса задачи, которое складывается из баллов (от 0 до ~30).
Критерий – характеристика задачи, которая должна учитываться для достижения максимально справедливого значения приоритета. Каждому критерию соответствует один или несколько классификаторов.
Классификатор - систематизированный перечень значений, каждому значению присваивается балл.
Балл – целое, не отрицательное число.
Поле для заполнения – реквизит на форме задачи, который нужно заполнить заказчику или исполнителю из списка значений классификатора. На Рис. 1. иллюстрация связи критериев, классификаторов и полей для заполнения.
Часть 3. «Критерии», что это такое и почему они нужны
Для расчета приоритета будут использоваться пять критериев: «Важность», «Проблемность», «Мультипликативность», «Сложность», «Просроченность».
Методика не предполагает строго ограниченного перечня критериев, но выбранные мной критерии максимально хорошо балансируют между собой и помогают придерживаться принципа «Парето».
Первый критерий «Важность»
Это базовый критерий оценки задачи. С его помощью определяется на сколько область деятельности для которой создана задача важна для бизнеса относительно других областей деятельности. В качестве классификатора критерия могут выступать: описанные бизнес-процессы, структура организации, функциональные блоки, направления деятельности и т.п.
Рекомендуется выбрать классификатор, который понятен сотрудникам и по нему можно ранжировать деятельность компании по степени важности. От самых основных (приносящих прибыль) до самых второстепенных (обслуживающих основную деятельность).
Второй критерий «Проблемность»
С его помощью определяется на сколько область деятельности для которой создана задача проблемная, требующая внимания или помощи относительно других областей деятельности на текущий момент. Это «живой» критерий на который могут и должны влиять руководители отделов. В качестве классификатора используется то же, что и для «Важности».
Пример:
Выберем классификатор «Функциональный блок». В задаче данное поле назовем «Категория»:
|
Категория |
Балл (Важность) |
Балл (Проблемность) |
|
Продажи |
8 |
7 |
|
Казначейство |
7 |
8 |
|
Закупки |
6 |
5 |
|
Логистика |
5 |
3 |
|
Производство |
4 |
6 |
|
Бухгалтерия |
3 |
4 |
|
Зарплата и кадры |
2 |
2 |
|
Бюджетирование |
1 |
1 |
Для классификатора «Проблемность» следует регулярно пересматривать баллы в отличие от «Важности». Например, раз в неделю на регулярных собраниях руководителей. Пересмотр баллов «Важности» как правило не требуется.
Важно! Если задачи исполняются разными сотрудниками (структурными единицами), например, задачи блока «Зарплата и кадры» решает отдельный сотрудник. Тогда следует этот блок детализировать (расчет зарплаты, учет кадровых документов, расчет отпуска и т.п.) и ранжировать его независимо от других блоков.
Третий критерий «Мультипликативность»
Данный критерий призван определить, на сколько быстро окупятся затраты на решение задачи. Т.е. определяет экономический эффект от решения задачи. Для соблюдения принципа «Парето» важно учитывать данный критерий.
Для его расчета следует использовать два классификатора «Время», «Повторяемость».
«Время» - это рабочее время, которое высвободится у сотрудника(ов) если задача будет решена. Т.к. у классификатора не стоит задача с точностью до минуты посчитать экономию времени, то и значений должно быть не много, а их формулировки должны быть понятны.
Пример:
Классификатор «Время». В задаче данное поле назовем «Экономия»:
|
Экономия |
Балл |
Описание |
|
«не могу выполнять свою работу» |
5 |
Сотруднику не удается выполнить свою работу, сделать новую поставленную ему задачу |
|
«более 1 часа в день» |
4 |
Делается много рутинной, объемной работы |
|
«от 30 минут до 1 часа в день» |
3 |
Производится лишняя работа (перепроверка своей работы, поиск и анализ возможных ошибок и т.п.) |
|
«от 5 до 30 минут в день» |
2 |
Работа не оптимизирована, много лишних телодвижений (работа в нескольких программах, двойной ввод данных и т.п.) |
|
«до 5 минут в день» |
1 |
Делаются лишние клики, телодвижения, которые избыточны и могут быть оптимизированы |
«Повторяемость» - это круг лиц, у которых произойдет предполагаемая экономия времени. В задаче данное поле для заполнения можно назвать «Полезность».
Пример:
Классификатор «Повторяемость». В задаче данное поле назовем «Полезность»:
|
Полезность |
Балл |
Описание |
|
Всей компании |
5 |
более 30% от численности штата |
|
Нескольким отделам |
4 |
~ 15-30% от численности штата |
|
Моему отделу |
3 |
~ 5% от численности штата |
|
Мне и моим коллегам |
2 |
~ 1% от численности штата |
|
Только мне |
1 |
Только для 1 сотрудника |
Важно! Для расчета значения критерия «Эффект от решения» следует брать среднее значение описанных выше классификаторов. Например, если «Экономия» 2 балла, а «Полезность» 3 балла, то итоговый балл критерия равен 3. Вычисляется как (2+3)/2=2,5 округляем в большую сторону получим 3.
Четвертый критерий «Сложность»
Это особенный критерий. При расчете приоритета он должен вычитаться из суммы. Его смысл в том, чтобы скомпенсировать амбиции компании ограниченностью ресурсов IT службы. Из этого следует, что мультипликативная и сложная задача равноценны не мультипликативной и легкой. Для его расчета следует использовать классификатор «Степени сложности». В задаче данное поле для заполнения можно назвать, как и сам критерий «Сложность».
Пример:
Классификатор «Степени сложности». В задаче данное поле назовем «Сложность»:
|
Сложность |
Балл |
Описание |
|
Очень сложная |
5 |
Требуется серьезная переработка функционала |
|
Сложная |
4 |
Требует анализа, предполагает множество итераций |
|
Не сложная |
3 |
Требует анализа, не предполагает множество итераций |
|
Требует анализ |
2 |
Отсутствует понимание в чем суть задачи |
|
Простая |
1 |
Не требует анализа, минимум итераций |
|
Очень простая |
0 |
Выполняется на ходу, в одну итерацию |
В целях определения приоритета не рекомендуется усложнять логику оценки сложности задачи.
Отдельно отмечу, что при решении задач важную роль играет именно субъективная оценка задачи исполнителем. Т.е. одна и та же задача может быть по-разному оценена руководителем исполнителя, консультантом, программистом. Окончательная оценка за тем сотрудником, чей вклад наибольший при решении задачи.
Пятый критерий «Просроченность»
Данный критерий призван увеличить приоритет задачи по мере нахождения ее в очереди. Устанавливается автоматически системой. Каждый сотрудник ждет решения своей задачи, он должен быть уверен, что приближается момент ее решения и не происходит «бесконечного» вытеснения его задачи. Это критерий вносит дополнительную справедливость для отделов с наименьшим приоритетом. Для его расчета следует использовать классификатор «Просроченные дни». В задаче данное поле для заполнения можно назвать «Просрочка».
Пример:
Классификатор «Просроченные дни». В задаче данное поле назовем «Просрочка»:
|
Названия значений поля «Просрочка» |
Балл |
|
10 и более дней |
5 |
|
9 дней |
5 |
|
8 дней |
4 |
|
7 дней |
4 |
|
6 дней |
3 |
|
5 дней |
3 |
|
4 дня |
2 |
|
3 дня |
2 |
|
2 дня |
1 |
|
1 день |
1 |
Описанные критерии являются своего рода средствами сдержек и противовесов. Далее покажу связь между сущностями и обсудим, как можно решать цели компании с помощью критериев.
Рис. 1. Иллюстрация пропорции веса критериев в приоритете. А также связь между критериями, классификаторами и полями для заполнения.
Важно! На иллюстрации наглядно видно, что основной вес имеют критерии «Важность» и «Проблемность». Это предпочтительный подход при штатной работе компании.
Но методика предполагает максимальную гибкость при которой критерии нужные именно вашей компании будут иметь наибольший вес.
Примеры:
Мультипликативность – увеличение баллов этого критерия обеспечивает максимальный «выхлоп» от деятельности IT-отдела. Это может требоваться, если ожидается сокращение штата IT-отдела. Или завершается проект автоматизации и подрядчик скоро покинет компанию.
Просроченность – увеличение баллов этого критерия обеспечивает максимальную лояльность к сотрудникам. Произойдет некоторое пренебрежение интересам компании в сторону уравнивания интересов сотрудников компании. Это может требоваться в крупных компаниях для минимизации недовольства сотрудников или при спокойном развитии ваших систем.
Сложность – увеличение баллов этого критерия обеспечивает максимальную скорость работы IT-отдела. Наиболее сложные задачи будут браться в работу в последнюю очередь. Это может требоваться при потере компетенций сотрудниками IT (текучка кадров, расформирование отдела и т.п.).
Часть 4. Подход к выполнению задач
Что бы методика работала, необходимо придерживаться определенного порядка работы с задачами. Идеально, если работа представляет из себя замкнутый цикл, учитывающий непрерывную работу как по взятым в работу задачам, так и по новым. Для удобства работы с задачами используется статус задачи. Их перечень может сильно варьироваться. Для упрощения я выделю только четыре статуса «Открытые», «В работе», «На уточнении», «Завершенные».
Что бы упорядочить задачи с одинаковым баллом приоритета нужно их упорядочить по дате от старых к новым.
Если слишком много задач с одинаковыми баллами приоритета или все задачи находятся в узком диапазоне баллов, тогда пересмотрите используемый шаг баллов для значений классификаторов.
Рис. 2. Иллюстрация последовательности обработки задачи.
Важно! Придерживайтесь принципа обособленности списка задач со статусом «Открытые» и «В работе». Ключевой смысл в том, что в каждом из этих списков будет своя очередность выполнения задач.
Независимо от изменения балла приоритета, взятые в работу задачи должны доделываться даже если их приоритет снизился относительно новых задач.
Рис. 3. Иллюстрация примерного процесса обработки задачи исполнителем.
Рис. 4. Иллюстрация формы задачи.
Рис. 5. Иллюстрация формы списка со статусом «Открытые».
Рис. 6. Иллюстрация формы списка задач со статусом «В работе».
На этом все. Желаю вам успехов!
П.С. в экселе используется макрос для автоупорядочивания строк, бояться его не нужно.
