Таблица для финансиста. Решение на стыке технологий

Меня зовут Сергей Тангатаров, я называю себя немного нестандартным айтишником. 

Мой общий опыт работы – больше 20 лет. Но так получилось, что первые 10 лет я работал по специальности – я финансист, прошел путь от экономиста до финансового директора и перепробовал все должности, которые есть между ними. Сам на себе все это испытал.

По истечение 10 лет я понял, что не получаю от этого удовлетворения. И, поскольку на всех этапах пути меня объединяла тяга к компьютерам и к автоматизации, постоянная потребность как-то улучшить программы, с которыми приходилось иметь дело, я решил сменить профессиональную ориентацию.

Поэтому в последние 10 лет я занимаюсь ИТ-проектами, руковожу разработкой продуктов, руковожу проектами и всем, что с этим связано.

Мой доклад будет состоять из двух частей. 

• Сначала я расскажу про идею, которую мы реализовали, и что у нас в итоге получилось. 

• А потом поговорим, как это работает.

Теоретические аспекты бюджетирования

Хорошо ли вы себе представляете, что такое бюджетирование?

У меня всегда была проблема – я еще в университете не мог запомнить все эти академические определения, нагроможденные понятиями. 

Поэтому сам для себя я сформулировал это определение проще, и разделил его на две части – бюджет и бюджетирование.

• Бюджет, если совсем по-простому, – это набор связанных табличек, где есть плановые, фактические данные, их смесь с какими-то разрезами за какой-то период с определенной периодичностью. 

• Бюджетирование, в свою очередь, – это процесс работы с этими табличками. Организация персонала, чтобы он вовремя заполнил плановые данные, фактические данные, организовал план-фактный анализ, выяснил какие-то причинно-следственные связи. Для чего? Чтобы менеджеры компании могли понять в итоге, что делать с бизнесом дальше. По сути, для управления.

Идея – как отказаться от Excel, не отказываясь от него?

Перейдем к нашей идее. Все прекрасно знают, что Excel сейчас везде – в нем ведут свой учет и анализируют данные 100% малого бизнеса и около 30% крупного бизнеса. Excel используется повсеместно.

Я догадываюсь, что вы часто сталкивались с запросами – сделайте мне так же, как в Excel. Я сам через это прошел, ощутил это на себе. 

Преимущества Excel – это гибкость, моделируемость и скорость. Действительно, финансист может себе экстренно посчитать что угодно – внести цифры, рассчитать какие-то данные и принять решение. Генеральному директору отдать, отчитаться – это будет здорово и быстро.

Но в Excel есть и недостатки, которые появляются, когда модель растет. 

Бюджетирование, управленческий учет – это вообще как живой организм. Когда растет бизнес, количество используемых таблиц растет, между ними ставят какие-то связи, ссылки. Появляется большой монстр-франкенштейн, который требует очень много времени для его поддержания в корректном состоянии. 

Появляются ошибки: 

• там у нас различные форматы в формуле вместе не сложились; 

• там ссылка упала;

• тут вообще непонятно, кто это исправил, 

• неясно, какие были фактические данные – мы не можем расшифровать до первичных документов и т.д.

Знакомо?

Ручная связь с базой учета – это отдельный вопрос. Готовых сервисов по загрузке факта в Excel нет, всегда нужно что-то приделывать.

Возникает вопрос – как отказаться от Excel, не отказываясь от него? Меня этот вопрос очень волновал и раньше, но в последние два года я посвятил его решению большое количество времени.

По сути, хочется уйти от Excel, но продолжить использовать все его прелести в том решении, в которое мы перейдем.

Два года мы задавали себе такой вопрос и проделали большой путь, чтобы его решить.

В целом, этот проект был нелинейный. Иногда он ускорялся, а иногда – замедлялся. Я выделил этапы, которые мы прошли, когда мы что-то конкретное уже делали.

Этапы пути к реализации идеи

Начали мы с того, что решили встроить Excel в 1С. 

Попробовали встроить Excel во фрейм, который работает внутри формы 1С. Потихоньку развивали это решение, программировали на Visual Basic. И, когда уже накопилось довольно много функциональности, я предложил перенести то, что сделано, в нашу продуктовую базу на сервере. 

Но почему-то когда мы это перенесли на сервер, ничего не заработало. Оказалось, что за эту проблему ответственные – компания Microsoft. Оказалось, что за встраивание Excel во фрейм отвечает библиотека со странным названием owc11.dll. Что самое интересное, компания Microsoft решила после Windows 7 ее не поддерживать. На ноутбуке стояла Windows 7, которую не коснулось это изменение. А на сервере стоял Windows 10. А мы надеялись на хорошее.

Пришлось отказаться от этого. 

Проект впал в ступор. Думали, что делать, куда двигаться. Но останавливаться не хотелось – понятно, что куда-то мы идем и где-то оно недалеко. Один из программистов сказал – я тут с Linux работаю сейчас, давай я то, что вы пробовали с Excel, сделаю с помощью OpenSource-решения.

И мы начали двигаться в таком варианте – взяли веб-версию продукта Calc (Libre office) и пытались ее также скрестить с 1С. Потратили почти три месяца и поняли, что это получится такой франкенштейн с виртуальной машиной, на которой постоянно что-то компилируется.

Бюджет такого решения был очень большой, а специалистов было очень мало.

Поэтому от этого мы тоже отказались. Кучу ресурсов потратили за три месяца, и тоже отказались.

Снова проект заглох, мы загрустили. Думали, что больше ничего уже не получится. Хотелось, но не получается. 

Тут еще один программист вызвался и показал наработки, которые показывают, что в 1С тоже можно настроить расчеты, как в Excel.

И действительно, мы начали разрабатывать собственный табличный редактор с формулами – такими же, как в Excel.

Основное требование к этому продукту было – разрешить пользователю работать с таблицами и формулами как в Excel. Не просто похоже, а буквально – вы берете, ставите ячейкам тип данных и настраиваете любую формулу.

Проект «задышал». Я не могу сказать, что после этого он прямо «взлетел», потому что оставалось еще очень много похожего на «шаг вперед и два назад». Тем не менее на третьем этапе он «задышал».

Т.е. когда от первоначального этапа прошло почти два года, мы сделали продукт Табула. 

Табула – возможности Excel, встроенные внутрь 1С

Вот так выглядит Табула. На слайде показана простая табличка из демобазы и график. В этой табличке поддерживаются возможности, практически аналогичные Excel. 

С точки зрения 1С, это документ. Но идеологически – это книга Excel, у которой четыре листа.

Здесь нет ничего, что выходит за рамки 1С – никаких библиотек мы не используем.

А здесь уже табличка из серьезной модели. 

Обратите внимание на номер документа – 915. Это табула из модели, где табул более 2000.

Вот такие в табулах могут использоваться формулы – я про них расскажу позже.

Итак, что такое Табула, что у нас получилось? 

• По сути, нам удалось сделать табличный редактор, сочетающий возможности работы с таблицами и формулами как в Excel. При этом обеспечивается прямая связь с базой данных. Т.е. в строках таблицы выводятся данные в разрезе элементов справочников системы. А те данные, которые получаются в ячейках, напрямую берутся из регистра и из других мест, из которых вы захотите.

• Изначально цели были гораздо скромнее. Мы просто хотели сделать удобные формы для бюджетирования, потому что в Excel бюджетирование всегда выигрывало. И действительно, получился инструмент, обеспечивающий широкие возможности для финансового моделирования. 

• И с технической точки зрения, это – универсальный модуль, который может работать в любой конфигурации 1С:Предприятие 8 с режимом совместимости 8.3.12. У нас есть клиенты даже на УПП. Если УПП доработано и работает с таким режимом совместимости, наша система в нем тоже запустится.

От начала задумки проекта уже прошло четыре года. За два года использования сложилась такая статистика применения:

• 60% – в области бюджетирования, как мы и хотели. Там могут быть несколько маленьких таблиц, когда клиент их настраивает сам. Либо самая большая модель сегодня – это 2000 табул. Единственное отличие от Excel-книг в том, что в Табуле есть ограничение на количество листов – 4 листа. Т.е. 2000 табул эквивалентно 800 книг Excel, у которых по 10 листов.

• 30% – это построение консолидированной отчетности. Любую, которую хочет клиент. Просто берем Excel и рисуем точно такую же отчетность с такими же формулами. Точно так же, как и с моделями. Берем просто как ТЗ саму модель и там рисуем формулы. Они эквивалентны. Мы сделали их такими же.

• И 10% – это остается эксклюзив, когда рисуется какая-то таблица, которую ты видишь только один раз у одного клиента. Такие таблички тоже бывают.

Как работает Табула?

Поговорим, как работает Табула, на чем все это основывается.

Сначала я сделал такую картинку, назвал ее «Коммуникации Табулы». В верхнем прямоугольнике – способы внесения данных в ячейку.

Принцип очень простой. В одну ячейку вы можете внести данные только одним способом. 

• Самый очевидный способ – это ручное внесение данных, как в Excel.

• Второй способ – это Reg-формулы, которые позволяют настроить получение данных по оборотам бухгалтерского учета, регистров и т.д.

• Третий способ – это Sub-формулы. Если вам в таблице нужно использовать какие-то реквизиты для объекта в строке (например, ставка НДС либо единица измерения) – вы также можете их вывести. 

• И уже формулы F(x) – это, по сути, Excel-образные формулы. Вы можете уже манипулировать этими данными – одно умножить на другое, написать ЕСЛИ и т.д. И оно будет на все это реагировать.

Потом, например, вы все это посчитали и какую-то часть таблицы решили записать в регистры 1С. Для этого необходимо настроить шаблон операции. После этого мы можем записать Табулу в регистр как обычный документ. В большинстве случаев это просто требует каких-то настроек.

Схема работы выглядит вот так. У нас с вами есть база данных и таблица – В часть ячеек мы данные вносим вручную или из Excel загружаем, а в часть ячеек мы Reg-формулами подтягиваем факт бюджета за прошлые годы. Как-то его умножаем, новый план рисуем, настраиваем шаблоны операций и записываем обратно в 1С – в отдельный регистр.

Дальше я хочу показать, как каждая ячейка взаимодействует с базой данных, потому что просто таблички с ячейками есть и в других решениях, я ничего нового не говорю. Но здесь фишка в том, что вы интерактивно настраиваете таблицу, она сама понимает, что от нее хотят.

Основа коммуникации Табулы при получении и записи данных – это аналитики ячеек. Пусть это будут складские остатки. Обратите внимание на аналитики ячейки R6C3 (452 кг):

• Барбарис (справочник Номенклатура)

• Основной склад (справочник Склады). Видите, у элемента Барбарис есть некий отступ. Это не просто какая-то декоративная фишка, это способ задания подчиненности в табуле. Если я уберу этот отступ и перемещу Барбарис до конца влево, я увижу другую цифру – количество Барбариса по всем складам. Он не будет знать, что он теперь на основном складе. Для него складов не будет. Он будет считать, что нужно вернуть цифру по всем складам.

• Январь 2021 (период)

• Торговый дом Комплексный (справочник Организации)

Здесь изображена простая структура с аналитиками. На самом деле, есть механизм, который читает аналитики для каждой ячейки в автоматическом режиме. Неважно, где вы расположите шапку. Здесь нет никаких условий, которые вы должны соблюдать. Точнее они есть, но их очень мало. Вы шапку можете расположить вдоль:

• в третьей колонке Организация;

• в четвертой – Сценарий;

• потом можете пропуск сделать;

• и дальше продолжить выводить еще какую-то аналитику в шестой колонке и т.д. 

Вы можете сделать как хотите. Механизм прочитает аналитики ячеек, а дальше передает их либо в Reg-формулы, если вы получаете фактические данные. Допустим, если бы мы настраивали эту таблицу и хотели получить данные, то в Reg-формулу передались бы эти аналитики, как отборы.

А если вы хотите записывать какую-то операцию, то он также эти аналитики передаст и 452 кг Барбариса по «Основному складу» за Январь по организации «Торговый дом Комплексный» запишет в регистр. Это все делается автоматически и очень гибко.

Здесь я привел таблицу, где можно увидеть все три вида формул.

Смотрите – ячейка R12C5, 124 559 817,40 по группе номенклатуры Товары. Здесь настроена Reg-формула, которая подтягивает сюда оборот по 90-му счету. Сюда эти данные попадают автоматически.

Дальше – с помощью Sub-формулы мы вывели единицу измерения для конкретного товара группы Конфеты. В данной случае эта формула работает для дополнительной информации. Хотя это могла быть, например, ставка НДС или еще что-то – что мы могли бы использовать в качестве показателя какой-то другой формулы в этой таблице.

И внизу используется простая формула F(x), которая считает прибыль как доходы минус расходы. Естественно, тут точно так же во всех колонках доходы минус расходы. Это все настраивается очень быстро интерактивно. Синтаксис почти такой же, как в Excel. Единственное, в начале ссылки на ячейку «1_» – это номер листа. Листов в табуле всего четыре.

На слайде показаны формулы F(x) из реальной рабочей базы. Это – реальный проект. Таких формул очень много. Тут есть и вложенные формулы ЕСЛИ и СМЕЩ и т.д. 

Все формулы мы делаем по аналогии с Excel – анализируем их и реализуем в Табуле. Табула при этом может конвертироваться в Excel-книгу с работающими формулами.

Пока формул у Табулы около 40.

Табула версии КОРП

В апреле 2021 года мы выпустили КОРП-версию Табулы и добавили там возможность групповой работы с таблицами. То, что я вам показывал – это простые таблички статичного характера. Вы ее нарисовали и все, у вас поменялся справочник – как в Excel – зашли, вставили строку, написали что-то новое, суммировали и т.д.

Однако у крупных клиентов очень много табул – допустим, по бюджетированию может быть 200-300 табул. И когда у них меняется структура статей бюджета – а она у них может меняться раз в квартал. Даже если одна статья поменяется, то заходить в 200 табул, чтобы изменить формулу расчета значения по статье – это не очень быстро получается. Мы добавили возможность отслеживать такие изменения и менять эти табулы автоматически с сохранением всех внесенных данных. 

Допустим, планировали январь, февраль, март. В апреле появились новые статьи. Либо перенеслись. Вы нажимаете кнопку – во всех табулах формула поменялась, при этом все цифры, которые были внесены ранее, остались, итоговые значения пересчитались.

Это – основное и самое простое отличие версий ПРОФ и КОРП. Кроме этого, есть особенности, связанные с запросами. А также мы добавили возможность расширения функциональности.

Заключение

Путь продукта Табула был долгим, он заставил нас много думать. 

Начало казалось очень зыбким – было непонятно, что с этим делать. Однако практика показала, что перенос возможностей Excel в 1С востребован и для финансистов, и для экономистов. Ставка на удобство оправдала себя. Мы даже сами не ожидали, какие здесь можно моделировать расчеты.

Более того, для последнего клиента мы сделали баланс без двойной записи – клиент так попросил. Естественно, мы понимаем, что такое двойная запись и баланс. Но нам клиент сказал – у нас в Excel нет двойной записи, и модель мы менять совсем не хотим. У нас есть своя математика, где актив сходится с пассивом – можете такое реализовать? Мы сделали.

Поэтому такое сочетание свойств продукта дает широкие возможности в построении финансовых моделей.

Вопросы

Как получаются формулы? Есть ли какое-то средство отладки, если закралась ошибка, не так считает. Как оно структурируется? Может быть, ее можно в код превратить? Как вы сами с этим работаете?

Мы сделали такие же средства, как в Excel – вы можете посмотреть зависимые ячейки, зависящие ячейки. Есть средства контроля цикличности. И этого хватает. Но да, приходится смотреть – откуда какая ячейка идет. 

Еще есть отчет «Расшифровка расчета» – он показывает связанные ячейки, в нем все достаточно хорошо. 

Кроме этого, когда вы пишете формулу, вы можете ветки условий сами располагать иерархично, чтобы было нагляднее. В отличие от Excel, Табуле все равно, сколько вы пробелов сделаете в формуле и переносов строк, она все это обрабатывает.

Вы не смотрели 1С:Консолидацию и 1С:Управление холдингом?

Смотрели. 

Не является дублированием?

Не является. Я вам больше скажу, мы реанимировали несколько проектов, которые начинали делать на этих продуктах, и у нас что-то не получалось. Мы приходили с Табулой и доделывали.

Все-таки почему вы выбрали для описания формул язык Excel, а не язык 1С, что было бы логичнее, по идее?

Продукт рассчитан на финансистов, и при его разработке самое главное требование было – оставить возможность работать с таблицами как в Excel. В буквальном смысле.

Финансисты лучше знают Excel, для них работа с ним более привычная. Поэтому переход сюда очень простой. Экономист, который работал в Excel, то же самое настраивает и работает. Два раза спросил, что делать, и все.

Используются ли какие-то внешние компоненты при работе Табулы?

Пока нет. Мы пока принципиально не используем. Это обеспечивает кроссплатформенность и работу на любых версиях операционных систем и версиях платформ 1С.

Как помещаются данные в 1С? При каждом изменении ячейки или только при записи?

Допустим, если вы разрабатываете в Табуле план бюджета и хотите его записать, привязывается шаблон и включается флаг «Операция», с которым при сохранении у Табулы формируются проводки. Мы проводили исследование и для экономистов слово «Операция» более понятно, поэтому мы работаем с этим словом. Они включают флаг «Операция», сохраняют табулу и данные появляются в 1С.

В формулах у вас можно использовать ссылочные типы данных в виде параметров? То, что можно вывести единицу измерения – просто отобразить ее – это понятно. А каким-то образом ссылку на объект метаданных в качестве параметра функции можно использовать? Ссылку на элемент справочника и т.д.

Вы в другой ячейке с помощью Sub-формулы выводите ссылку, а в третьей ячейке с помощью F(x) на нее ссылаетесь, как на ячейку. Мы не мешаем в одной ячейке все возможности обращения с базой данных. Иначе появляются казусы.

Если у вас остались вопросы, на которые мы не дали ответ в рамках данной статьи, обратитесь к нам удобным для вас способом:

• звоните по телефону 8 (800) 555-52-56 доб. 304
• пишите на электронную почту corp@infostart.ru
• оставляйте заявку через форму обратной связи

Оставить заявку на демонстрацию продукта Табула и других модулей ФинОфис вы можете на официальном сайте.

*************

Данная статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Infostart Event 2021 Post-Apocalypse.