Управление электронным архивом в 1С: PLM

22.08.24

Функциональные - Документооборот и делопроизводство (СЭД)

В данной статье мы рассмотрим учет электронных документов в архиве в 1С: Предприятие PLM.

Отслеживание и проведение бумажной документации – одни из самых важных задач на производственном предприятии. «Управление электронным архивом» – подсистема типовой конфигурации программного продукта 1С:PLM «Управление жизненным циклом», которая позволяет вести учет в разрезе системы конструкторской и технологической документации (копии, подлинники и дубликаты).

 

Подсистема «Управление электронным архивом»   

 

 Функционал реестра документов в 1С

 

В «Реестре документов» находится список конструкторских и технологических документов, хранящихся в системе. При открытии двойным нажатием отдельного документа можно просмотреть основную информацию, привязанные к документу файлы, версии и другие сведения.

 

Элемент справочника «Реестр документов»   

 

  Извещение об изменении в 1С: PLM

 

Редактирование архивных изделий и технологий изготовления происходит с помощью подчиненного состава «Извещение об изменении». Для того, чтобы изменения вступили в силу и получили статус «В архиве», требуется также оформлять документы «Извещение об изменении» и согласовывать их. Эти документы хранятся в справочнике «Извещения об изменении» в подсистеме «Управление электронным архивом».

 

Справочник документов «Извещения об изменении»   

 

    Функционал инвентарных книг в системе 1C:PLM

 

Инвентарные книги в системе 1C:PLM используются для группировки карточек учета и имеют иерархическую структуру. В системе изначально предусмотрены инвентарные книги «Конструкторская документация» и «Технологическая документация». По команде «Создать группу» можно определить новую инвентарную книгу, указать ее номер, группу и закрепленное за ней изделие.

 

«Инвентарные книги»  

 

   Как создать карточки учета в конфигурации системы 1С

 

Для того, чтобы иметь возможность контролировать выдачу или возврат документации, необходимо создавать карточки учета. Их можно создать в форме «Инвентарные книги» по кнопке «Создать» или открыть форму «Карточка учета» в подсистеме «Управление электронным архивом».

 

«Карточка учета»

 

В карточке учета документа содержится информация о:

• Типе (подлинник, дубликат или копия)

• Наименовании закрепленного за ним изделия

• Подразделении

• Истории изменения статуса и версии документа

• Держателе подлинника в другом предприятии (доступно, если выбран тип документа подлинник)

• Месте хранения

• Количестве документов в наличии, выданных и возвращенных.

 

Заявки на тиражирование

Отслеживание движения документов начинается с заявки на тиражирование. По команде «Создать на основании» в карточке учета или из справочника «Заявки на тиражирование» можно запустить процесс передачи документов запросившему их абоненту.

Обязательно проведите заявку, если хотите отобразить в карточке документа информацию из заявки! Команда «Записать» просто создаст новый документ в справочнике «Заявки на тиражирование».

 

«Заявка на тиражирование»   

 

    Выдача документов в конфигурации системы 1С: Предприятие

 

Выдача документов создается на основании заявки на тиражирование.

 

Карточка «Выдача документов»

 

После проведения выдачи документов в карточке учета обновляется информация о документах в наличии.

 

Изменение количества документов в карточке учета после выдачи документов   

 

    Возврат документов в 1С: PLM

 

После выдачи на ее основании есть возможность организовать возврат документации с аналогичным заполнением полей.

 

Карточка «Возврат документов»

 

Видим новую информацию о количестве документов в карточке учета после проведения заявки на возврат.

 

Изменение количества документов в карточке учета после возврата документов  

 

   Функционал списания документов в 1C:PLM

 

Документ «Списание документов» позволяет провести списание копий либо уничтожение документа при выборе соответствующего вида. В первом варианте, как следствие, происходит сокращение количества копий в наличии, а во втором – документ (элемент справочника «Реестр документов») получает признак «Уничтожен» и запрет на добавление его в состав и технологию изготовления изделий, формирование на его основании заявок на тиражирование, выдачу и так далее.

 

Карточка «Списание документов»

 

Изменение количества документов в карточке учета после списания копий документов

 

Отображение статуса «Уничтожен»

См. также

Бухгалтер Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 Управленческий учет Платные (руб)

Организуйте правильный оборот документов на вашем предприятии в 1С. Ведение учета и хранения документов. Управление потоками документации между подразделениями. Работа с договорами в компании. Автоматизация процессов подготовки, согласования и подписания документов. Сократите время и объем ошибок с 1С:ДО!

55300 руб.

19.02.2016    110181    135    5    

107

Бизнес-аналитик Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет Налоговый учет Управленческий учет Платные (руб)

Прикладное решение «1С:Комплексная автоматизация 2» позволяет построить современную систему учета с высокой степенью детализации затрат, определить показатели управления и ответственности пользователей в рамках единого информационного пространства.

94700 руб.

19.02.2016    83760    114    0    

112

Рабочее место Производство готовой продукции (работ, услуг) Перенос данных 1C Пользователь Платформа 1С v8.3 1С:Управление производственным предприятием 1С:Документооборот 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:КА 1С:ДО Платные (руб)

Продукт "Интеграция с 1С:Документооборот" позволяет использовать функции программы "1С:Документооборот 8" напрямую из учетной системы (1С:УПП; 1С:КА, 1С:УТ 10.3, 1С:БГУ 1.0, 1С:ЗБУ 1.0, 1С:УПП для Казахстана и отраслевых решений, разработанных на их основе) на платформе "1С:Предприятие 8": выполнять и ставить задачи, просматривать документы, скан-копии и прочие файлы, штрих-кодировать документы отправлять письма, вести учет рабочего времени - не входя в "1С:Документооборот 8", работая в одной программе, что значительно сокращает время и делает работу более комфортной и эффективной. Продукт прошел сертификацию 1С-Совместимо

110400 руб.

11.06.2015    58711    36    20    

45

ЭДО и ОФД Учет документов Платформа 1С v8.3 1C:Бухгалтерия Россия Платные (руб)

Мощный, единый инструмент для решения всех проблем, связанных с переходом на ЭДО. Экономит бумагу и время - организует архив оригиналов первичных документов прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам.

14880 руб.

17.12.2018    46981    73    63    

80

Мессенджеры и боты Учет документов Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 Платные (руб)

Расширение для согласования справочников и документов в основных типовых конфигурациях. Ролевая адресация, условная маршрутизация, чат-бот telegram, интеграция с n8n, последовательное и параллельное согласование, уведомление о новых задачах на почту, блокировка объектов в зависимости от статуса, запрет проведения в зависимости от статуса, автозапуск процессов согласования, отчеты по исполнительской дисциплине. Не требуется снятие конфигурации с поддержки. Настройка без программирования. Версия для 1cfresh.com. Сертификат 1С-Совместимо.

14900 руб.

15.11.2018    33323    40    49    

73

Печатные формы Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Управление нашей фирмой 3.0 1С:Розница 3.0 Бухгалтерский учет Управленческий учет Платные (руб)

Расширение для печати договоров с приложением из шаблонов. Быстрая подготовка заполненных договоров без ручного заполнения. Возможность использования дополнительных реквизитов контрагентов и номенклатуры Быстрое сохранение файлов договоров и отправка по электронной почте. Решение в Реестре отечественного ПО.

15000 руб.

20.04.2016    64110    189    107    

103

Роли и права Системный администратор Платформа 1С v8.3 1С:Документооборот Управленческий учет Платные (руб)

Внешняя обработка позволит быстро добавить участников в любое количество документов, заменить целиком набор участников или удалить лишь некоторых из них для одного объекта или группы документов.

3500 руб.

23.10.2015    64495    116    25    

129
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. nado-inessa 7 21.03.25 10:48 Сейчас в теме
Спасибо большое! Внедряем этот продукт на предприятии. Любая информация, тем более поэтапная от создания до уничтожения документа интересна и всегда пригодиться. Вставим это в инструкцию.
Оставьте свое сообщение