Отслеживание и проведение бумажной документации – одни из самых важных задач на производственном предприятии. «Управление электронным архивом» – подсистема типовой конфигурации программного продукта 1С:PLM «Управление жизненным циклом», которая позволяет вести учет в разрезе системы конструкторской и технологической документации (копии, подлинники и дубликаты).
Подсистема «Управление электронным архивом»
Функционал реестра документов в 1С
В «Реестре документов» находится список конструкторских и технологических документов, хранящихся в системе. При открытии двойным нажатием отдельного документа можно просмотреть основную информацию, привязанные к документу файлы, версии и другие сведения.
Элемент справочника «Реестр документов»
Извещение об изменении в 1С: PLM
Редактирование архивных изделий и технологий изготовления происходит с помощью подчиненного состава «Извещение об изменении». Для того, чтобы изменения вступили в силу и получили статус «В архиве», требуется также оформлять документы «Извещение об изменении» и согласовывать их. Эти документы хранятся в справочнике «Извещения об изменении» в подсистеме «Управление электронным архивом».
Справочник документов «Извещения об изменении»
Функционал инвентарных книг в системе 1C:PLM
Инвентарные книги в системе 1C:PLM используются для группировки карточек учета и имеют иерархическую структуру. В системе изначально предусмотрены инвентарные книги «Конструкторская документация» и «Технологическая документация». По команде «Создать группу» можно определить новую инвентарную книгу, указать ее номер, группу и закрепленное за ней изделие.
«Инвентарные книги»
Как создать карточки учета в конфигурации системы 1С
Для того, чтобы иметь возможность контролировать выдачу или возврат документации, необходимо создавать карточки учета. Их можно создать в форме «Инвентарные книги» по кнопке «Создать» или открыть форму «Карточка учета» в подсистеме «Управление электронным архивом».
«Карточка учета»
В карточке учета документа содержится информация о:
• Типе (подлинник, дубликат или копия)
• Наименовании закрепленного за ним изделия
• Подразделении
• Истории изменения статуса и версии документа
• Держателе подлинника в другом предприятии (доступно, если выбран тип документа подлинник)
• Месте хранения
• Количестве документов в наличии, выданных и возвращенных.
Заявки на тиражирование
Отслеживание движения документов начинается с заявки на тиражирование. По команде «Создать на основании» в карточке учета или из справочника «Заявки на тиражирование» можно запустить процесс передачи документов запросившему их абоненту.
Обязательно проведите заявку, если хотите отобразить в карточке документа информацию из заявки! Команда «Записать» просто создаст новый документ в справочнике «Заявки на тиражирование».
«Заявка на тиражирование»
Выдача документов в конфигурации системы 1С: Предприятие
Выдача документов создается на основании заявки на тиражирование.
Карточка «Выдача документов»
После проведения выдачи документов в карточке учета обновляется информация о документах в наличии.
Изменение количества документов в карточке учета после выдачи документов
Возврат документов в 1С: PLM
После выдачи на ее основании есть возможность организовать возврат документации с аналогичным заполнением полей.
Карточка «Возврат документов»
Видим новую информацию о количестве документов в карточке учета после проведения заявки на возврат.
Изменение количества документов в карточке учета после возврата документов
Функционал списания документов в 1C:PLM
Документ «Списание документов» позволяет провести списание копий либо уничтожение документа при выборе соответствующего вида. В первом варианте, как следствие, происходит сокращение количества копий в наличии, а во втором – документ (элемент справочника «Реестр документов») получает признак «Уничтожен» и запрет на добавление его в состав и технологию изготовления изделий, формирование на его основании заявок на тиражирование, выдачу и так далее.
Карточка «Списание документов»
Изменение количества документов в карточке учета после списания копий документов
Отображение статуса «Уничтожен»
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт