Введение
Данная обработка автоматизирует бизнес процесс уведомления менеджеров о отсутствии оригиналов документов.
Функциональные возможности
Отображение динамического списка документов которые отсутствуют.(Динамический список можно отфильтровать)
Отправка электронного письма с перечнем и кратким описанием документов.
Фиксация даты последнего уведомление, чтобы не засорять почтовый ящик адресата.
Описание алгоритма
Используется штатный механизм Дополнительный реквизитов и сведений.
Обработка не будет работать без функциональной опции "ИспользоватьДополнительныеРеквизитыИСведения" .
Шаг 1
Программа автоматически при открытии проверяет наличие и дополняет при отсутствии в карточку договора следующими дополнительными реквизитами:
Подразделение
Ответственный
+ прописывает дополнительное сведение к договору "ДатаУведомления".
ВАЖНО
если у Вас есть такие сущности договора до нужно в реквизите ПланыВидовХарактеристик.ДополнительныеРеквизитыИСведения.Имя
Их нужно перепривязать! Но лучше воспользоваться услугами специалиста.
Предопределенные значения
Ответственный , тип реквизита справочник пользователи
Подразделение , тип реквизита справочник подразделение организации
ДатаУведомления , тип реквизита дата
Пример карточки договора с доп реквизитами
Теперь в карточке договора можно привязать подразделения и пользователя.
Шаг2
Установка подразделений и ответственных по договорам.
Предполагается что в карточке пользователей у Вас прописан Емайл.
Шаг3
Создание и отправка писем.
На основном экране динамический список по ссылочному типу договора.
Используя настройки отборов можно подфильтровать перечень договоров по себя(если у Вас большой документооборот или его можно разбить по подразделениям).
Выделяем несколько строк и из подменю выбираем вариант письма для рассылки.
Программа формирует для каждого договора письмо и ставит его в очередь отправки.
Они появляються на следующей закладке.
Нажимая кнопку отправить.
Программа по одному отправляет набранные письма.
Реквизиты ящика отправления и пауза между письмами прописываются на закладке настройка почты. ее я описывать не буду там все просто.
Письмо уходит отправителю.
Адресат получает примерно такое письмо.
Реквизиты контрагента берутся из карточки контрагента. Их там хорошо бы тоже заполнить. Тогда можно по примеру добавить еще варинт писем контрагенту.
Первоначально обработка содержала несколько вариантов отправки.
поэтому создавалась методом "вырезания". просьба отнестись с пониманием.
Дополнительным бонусом (для кого то основным) стала возможность группировать по Ответственным пользователям и подразделениям все отчеты в которых есть договора .
Выводы
Используя рекомендованный бизнес процесс работы с дебиторско-кредиторкой задолженностью мы разделили пул задолженности на подразделения и ответственных лиц. Используя указанный механизм и немного административного ресурса, добились быстрейшего получения первичных документов, а значит минимизируем налоговые риски.
Спасибо за внимание.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт