Сам я работаю программистом в организации, которая занимается ведением бухучета для сторонних организаций (аутсорс). Также консультирую бухгалтеров, которые считают зарплату у себя на предприятии.
Вопросы, связанные с заполнением ведомостей, и с проверкой 6-НДФЛ я получаю постоянно, а разбираться в каждой ситуации вручную просто нереально. Поэтому я разработал комплект отчетов по проверке выплаты и НДФЛ, часть из которых выкладываю здесь, чтобы поделиться опытом, и, возможно, облегчить кому-то жизнь.
Частично эту статью можно считать продолжением публикации Выявление переносов дат получения незарплатных доходов, т.к. рассматривается пример - из-за чего такой перенос может возникнуть. Рассмотрим также и другие ситуации, которые приводят к проблемам при следующей выплате и соответственно, к неверному (или непонятному для бухгалтера) заполнению 6-НДФЛ.
Сначала нужно разобраться, как заполняется сумма в ведомости на выплату, и какие последствия возникнут, если ведомость будет заполнена с ошибками. Наберитесь терпения, текст будет довольно объемным.
Основанием для выплаты является документ начисления ("Начисление зарплаты и взносов", "Отпуск", "Увольнение", "Разовое начисление" и т.п.). Сумма к выплате складывается из суммы начисления, за минусом суммы удержания, плюс корректировка выплаты. Что такое корректировка выплаты - сейчас углубляться не буду, это также тема для отдельной статьи. Для упрощения можем считать, что сумма к выплате по документу начисления равна сумме начисления минус сумма удержания по этому документу.
Ведомость на выплату собирает суммы к выплате по документам начисления, минусует ранее выплаченный аванс и ограничивает сумму остатком по регистру накопления "Зарплата к выплате". В зависимости от способа выплаты этот алгоритм может выглядеть немного иначе, например, при выплате отпускных остаток может не учитываться, тогда в выплату попадет вся сумма по документу "Отпуск".
В итоге в ведомости на выплату бухгалтер видит таблицу в разрезе физических лиц: по каждому указана сумма к выплате. Чтобы посмотреть, из чего сложилась итоговая сумма, нужно нажать кнопку "Изменить зарплату".
По картинке видим, что сумма, которую сотрудник получит на руки, сложилась из двух сумм: из начисления зарплаты за август за минусом ранее выплаченного аванса (зарплаты за первую половину месяца). Если сумма к выплате по каждому из документов, вошедших в расшифровку, заполнена правильно, то и проблем в дальнейшем не возникнет.
Но в жизни все идеально не бывает. Вот две ситуации, которые приводят к ошибочному заполнению суммы к выплате:
1. Бухгалтер не согласился с суммой к выплате по физическому лицу в целом и исправил ее вручную, прямо в строке ведомости, не заморачиваясь открытием расшифровки. Что после этого будет в расшифровке суммы к выплате? Скорее всего, все суммы пересчитаются пропорционально соотношению новой суммы и старой.
2. После проведения ведомости на выплату бухгалтер пересчитал документ начисления, и сумма в нем изменилась.
В настройке расчета зарплаты есть флажок "Проверять соответствие начислений и выплат", и она не позволяет выплатить больше, чем есть по документу начисления. Но в ситуации № 2 сумма начисления может увеличиться, и тогда сумма в ведомости станет неверной.
Теперь посмотрим, что происходит, если сумма по документу начисления была выплачена неполностью, или было выплачено больше (при отключенном контроле начислений и выплат). Очередная ведомость на выплату будет содержать остаток по этому документу начисления (положительный или отрицательный). Казалось бы, это хорошо, но есть один нюанс - итоговая сумма к выплате будет ограничена остатком к выплате по физлицу. А это означает, что сумма к выплате по текущим документам начисления также будет откорректирована, и эта корректировка перетечет на следующую выплату, и так далее.
При этом бухгалтер анализирует расчетный листок, видит правильные остатки по взаиморасчетам и пребывает в полной уверенности, что зарплата выплачивается верно. А в конце квартала вручную сводит форму 6-НДФЛ, ругаясь, что эта ваша 1С правильно не работает...
К сожалению, не все знают, что есть прямая взаимосвязь между правильным заполнением ведомостей на выплату и заполнением 6-НДФЛ. Рассказываю, как эта связь работает в ЗУП 3.1:
- Сумма НДФЛ, удержанного при выплате, может быть неполной;
- Дата получения незарплатного дохода может быть перенесена.
В ведомости на выплату есть еще колонка "НДФЛ", и в ней записана сумма НДФЛ, удержанная у сотрудника при выплате. Это сумма, которую в дальнейшем необходимо перечислить в бюджет в оговоренные законом сроки.
Расчет этой суммы выполняется также в разрезе документов начисления, которые вошли в ведомость на выплату. Более того, если в ведомости выплачена не вся сумма по документу начисления, то и в удержанный при выплате НДФЛ также войдет не весь НДФЛ, который был начислен в документе начисления.
В следующей ведомости на выплату документ начисления будет оплачен полностью, и НДФЛ будет доудержан также полностью. Если при этом выплачивается не зарплата, а отпускные (больничный, любой другой незарплатный доход) - то часть начисленного дохода переедет с исходной даты получения дохода на дату последней выплаты, что соответствует требованиям статьи 223 НК РФ.
В итоге может возникнуть ситуация, когда бухгалтер ожидает увидеть в 6-НДФЛ одни суммы, а видит другие, и не понимает при этом, почему так получилось - ведь по ведомостям на выплату в целом по физлицу все выплачено верно.
Можно посоветовать бухгалтеру анализировать расшифровку суммы к выплате, но свести суммы вручную и проанализировать, насколько корректно заполнена эта расшифровка - означает просто издеваться над человеком. Особенно трудно, когда организация большая.
Поэтому я разработал отчет, который помогает выявлять такие ситуации:
- по документу начисления нет ведомости на выплату;
- ведомость на выплату есть, но выплачено не всё;
- выплачено всё, но двумя или более ведомостями, в разные даты.
Дальше рассмотрим работу отчета на конкретном примере. Работаем в Зарплате Государственного учреждения 3.1, средний заработок разбит на три статьи финансирования.
Сотруднику начислили отпускные, сумма начисления 7380,25, НДФЛ 777, сумма к выплате по этому отпуску 6603.25, плановая дата выплаты 27.08.2020. Из-за ошибок в заполнении предыдущих ведомостей на дату 27.08.2020 выплатили не всю сумму, а только 5000. Остаток вошел в ведомости на выплату зарплаты за сентябрь, дата выплаты 12.10.2020.
Вот так эту ситуацию выявляет отчет по ошибкам выплаты (см. картинку ниже). По статье финансирования бюджет, КОСГУ 211, мы видим, что сумма к выплате составляет 3 912,28, при этом выплачено 3 000 на дату 27.08, и остаток 912,28 на дату 12.10.
Так как выплачиваются отпускные, то можно предположить, что часть дохода по отпускным переедет на 12 октября. Используя отчет по выявлению переносов дат получения дохода из публикации выявление переносов дат получения дохода видим, что так оно и есть:
Статья получилась длиннее, чем ожидал, поэтому я не стал включать в нее другие примеры. Переходу к выводам и рекомендациям относительно того, как нужно проверять ведомости на выплату:
- Проверку нужно выполнять после того, как ведомость на выплату создана и проведена. Но ДО того, как выплата проведена фактически. Это позволяет исправить ошибки вовремя.
- Есть ситуации, когда документ начисления не вошел в ведомость на выплату или вошел не полностью, но ошибки нет. Так получается, если сотруднику ранее выплатили больше, чем положено. Например, выплатили аванс и не учли, что сотрудник в первую половину месяца болел. Необходим дополнительный анализ. На эту тему также планирую в будущем написать статью - как проверить сумму к выплате.
- Отчет по ошибкам выплаты в разрезе документов начисления учитывает не только документ начисления, а еще и табельный номер сотрудника, подразделение. Если отчет работает в ЗГУ, или в обычном ЗУП, где включены статьи финансирования - учитывает еще и статью финансирования. Это помогает выявить ошибки выплаты, если сменилось распределение по подразделениям, статьям финансирования, табельным номерам одного физлица.
Этот отчет применяю постоянно, в составе комплекта других отчетов по контролю НДФЛ и выплат, и могу со всей ответственностью заявить - что если контролировать заполнение ведомостей постоянно, то к моменту подачи отчета 6-НДФЛ вам не придется в авральном режиме разбираться, что же пошло не так.
Вопросы, предложения, обоснованную критику можно писать в комментарии.
