Выявление ошибок выплаты по документам начисления (может влиять на 6-НДФЛ)

16.09.20

Учетные задачи - Зарплата

Не все знают, что некорректное заполнение расшифровки суммы к выплате в ведомости может влиять на заполнение 6-НДФЛ. Этот отчет помогает навести порядок в ведомостях на выплату зарплаты, и тем самым исключить проблемы, которые могут возникнуть в следующих месяцах. Работает на всех версиях ЗУП 3.1 и ЗУП 3.1 государственного учреждения, начиная с версии 3.1.10.

Скачать исходный код

Наименование Файл Версия Размер
Выявление ошибок выплаты по документам начисления (может влиять на 6-НДФЛ):
.erf 16,52Kb
137
.erf 1.0 16,52Kb 137 Скачать

Сам я работаю программистом в организации, которая занимается ведением бухучета для сторонних организаций (аутсорс). Также консультирую бухгалтеров, которые считают зарплату у себя на предприятии. 

Вопросы, связанные с заполнением ведомостей, и с проверкой 6-НДФЛ я получаю постоянно, а разбираться в каждой ситуации вручную  просто нереально. Поэтому я разработал комплект отчетов по проверке выплаты и НДФЛ, часть из которых выкладываю здесь, чтобы поделиться опытом, и, возможно, облегчить кому-то жизнь.

Частично эту статью можно считать продолжением публикации Выявление переносов дат получения незарплатных доходов, т.к. рассматривается пример - из-за чего такой перенос может возникнуть. Рассмотрим также и другие ситуации, которые приводят к проблемам при следующей выплате и соответственно, к неверному (или непонятному для бухгалтера) заполнению 6-НДФЛ.


Сначала нужно разобраться, как заполняется сумма в ведомости на выплату, и какие последствия возникнут, если ведомость будет заполнена с ошибками. Наберитесь терпения, текст будет довольно объемным.

Основанием для выплаты является документ начисления ("Начисление зарплаты и взносов", "Отпуск", "Увольнение", "Разовое начисление" и т.п.). Сумма к выплате складывается из суммы начисления, за минусом суммы удержания, плюс корректировка выплаты. Что такое корректировка выплаты - сейчас углубляться не буду, это также тема для отдельной статьи. Для упрощения можем считать, что сумма к выплате по документу начисления равна сумме начисления минус сумма удержания по этому документу.

Ведомость на выплату собирает суммы к выплате по документам начисления, минусует ранее выплаченный аванс и ограничивает сумму остатком по регистру накопления "Зарплата к выплате". В зависимости от способа выплаты этот алгоритм может выглядеть немного иначе, например, при выплате отпускных остаток может не учитываться, тогда в выплату попадет вся сумма по документу "Отпуск".

В итоге в ведомости на выплату бухгалтер видит таблицу в разрезе физических лиц: по каждому указана сумма к выплате. Чтобы посмотреть, из чего сложилась итоговая сумма, нужно нажать кнопку "Изменить зарплату".

 

По картинке видим, что сумма, которую сотрудник получит на руки, сложилась из двух сумм: из начисления зарплаты за август за минусом ранее выплаченного аванса (зарплаты за первую половину месяца). Если сумма к выплате по каждому из документов, вошедших в расшифровку, заполнена правильно, то и проблем в дальнейшем не возникнет.

Но в жизни все идеально не бывает. Вот две ситуации, которые приводят к ошибочному заполнению суммы к выплате:
1. Бухгалтер не согласился с суммой к выплате по физическому лицу в целом и исправил ее вручную, прямо в строке ведомости, не заморачиваясь открытием расшифровки. Что после этого будет в расшифровке суммы к выплате? Скорее всего, все суммы пересчитаются пропорционально соотношению новой суммы и старой.
2. После проведения ведомости на выплату бухгалтер пересчитал документ начисления, и сумма в нем изменилась.

В настройке расчета зарплаты есть флажок "Проверять соответствие начислений и выплат", и она не позволяет выплатить больше, чем есть по документу начисления. Но в ситуации № 2 сумма начисления может увеличиться, и тогда сумма в ведомости станет неверной.

Теперь посмотрим, что происходит, если сумма по документу начисления была выплачена неполностью, или было выплачено больше (при отключенном контроле начислений и выплат). Очередная ведомость на выплату будет содержать остаток по этому документу начисления (положительный или отрицательный). Казалось бы, это хорошо, но есть один нюанс - итоговая сумма к выплате будет ограничена остатком к выплате по физлицу. А это означает, что сумма к выплате по текущим документам начисления также будет откорректирована, и эта корректировка перетечет на следующую выплату, и так далее.

При этом бухгалтер анализирует расчетный листок, видит правильные остатки по взаиморасчетам и пребывает в полной уверенности, что зарплата выплачивается верно. А в конце квартала вручную сводит форму 6-НДФЛ, ругаясь, что эта ваша 1С правильно не работает...

К сожалению, не все знают, что есть прямая взаимосвязь между правильным заполнением ведомостей на выплату и заполнением 6-НДФЛ. Рассказываю, как эта связь работает в ЗУП 3.1:

  1. Сумма НДФЛ, удержанного при выплате, может быть неполной;
  2. Дата получения незарплатного дохода может быть перенесена.


В ведомости на выплату есть еще колонка "НДФЛ", и в ней записана сумма НДФЛ, удержанная у сотрудника при выплате. Это сумма, которую в дальнейшем необходимо перечислить в бюджет в оговоренные законом сроки.

Расчет этой суммы выполняется также в разрезе документов начисления, которые вошли в ведомость на выплату. Более того, если в ведомости выплачена не вся сумма по документу начисления, то и в удержанный при выплате НДФЛ также войдет не весь НДФЛ, который был начислен в документе начисления.

В следующей ведомости на выплату документ начисления будет оплачен полностью, и НДФЛ будет доудержан также полностью. Если при этом выплачивается не зарплата, а отпускные (больничный, любой другой незарплатный доход) - то часть начисленного дохода переедет с исходной даты получения дохода на дату последней выплаты, что соответствует требованиям статьи 223 НК РФ.

В итоге может возникнуть ситуация, когда бухгалтер ожидает увидеть в 6-НДФЛ одни суммы, а видит другие, и не понимает при этом, почему так получилось - ведь по ведомостям на выплату в целом по физлицу все выплачено верно.

Можно посоветовать бухгалтеру анализировать расшифровку суммы к выплате, но свести суммы вручную и проанализировать, насколько корректно заполнена эта расшифровка - означает просто издеваться над человеком. Особенно трудно, когда организация большая.

Поэтому я разработал отчет, который помогает выявлять такие ситуации:

  1. по документу начисления нет ведомости на выплату;
  2. ведомость на выплату есть, но выплачено не всё;
  3. выплачено всё, но двумя или более ведомостями, в разные даты.


Дальше рассмотрим работу отчета на конкретном примере. Работаем в Зарплате Государственного учреждения 3.1, средний заработок разбит на три статьи финансирования.

Сотруднику начислили отпускные, сумма начисления 7380,25, НДФЛ 777, сумма к выплате по этому отпуску 6603.25, плановая дата выплаты 27.08.2020. Из-за ошибок в заполнении предыдущих ведомостей на дату 27.08.2020 выплатили не всю сумму, а только 5000. Остаток вошел в ведомости на выплату зарплаты за сентябрь, дата выплаты 12.10.2020.

Вот так эту ситуацию выявляет отчет по ошибкам выплаты (см. картинку ниже). По статье финансирования бюджет, КОСГУ 211, мы видим, что сумма к выплате составляет 3 912,28, при этом выплачено 3 000 на дату 27.08, и остаток 912,28 на дату 12.10.

 

Так как выплачиваются отпускные, то можно предположить, что часть дохода по отпускным переедет на 12 октября. Используя отчет по выявлению переносов дат получения дохода из публикации выявление переносов дат получения дохода видим, что так оно и есть:

 

Статья получилась длиннее, чем ожидал, поэтому я не стал включать в нее другие примеры. Переходу к выводам и рекомендациям относительно того, как нужно проверять ведомости на выплату:

  1. Проверку нужно выполнять после того, как ведомость на выплату создана и проведена. Но ДО того, как выплата проведена фактически. Это позволяет исправить ошибки вовремя.
  2. Есть ситуации, когда документ начисления не вошел в ведомость на выплату или вошел не полностью, но ошибки нет. Так получается, если сотруднику ранее выплатили больше, чем положено. Например, выплатили аванс и не учли, что сотрудник в первую половину месяца болел. Необходим дополнительный анализ. На эту тему также планирую в будущем написать статью - как проверить сумму к выплате.
  3. Отчет по ошибкам выплаты в разрезе документов начисления учитывает не только документ начисления, а еще и табельный номер сотрудника, подразделение. Если отчет работает в ЗГУ, или в обычном ЗУП, где включены статьи финансирования - учитывает еще и статью финансирования. Это помогает выявить ошибки выплаты, если сменилось распределение по подразделениям, статьям финансирования, табельным номерам одного физлица.


Этот отчет применяю постоянно, в составе комплекта других отчетов по контролю НДФЛ и выплат, и могу со всей ответственностью заявить - что если контролировать заполнение ведомостей постоянно, то к моменту подачи отчета 6-НДФЛ вам не придется в авральном режиме разбираться, что же пошло не так.

Вопросы, предложения, обоснованную критику можно писать в комментарии.

выплаты НДФЛ

См. также

Обновление для КА 1.1, ЗУП 2.5, БУХ 2.0: НДС, ЕФС-1, Расчет страховых взносов, Мобилизация, Статистика, Электронные трудовые книжки, 2-НДФЛ, Регламентированная отчетность, Кадровый учет, Прослеживаемость импортных товаров

Зарплата Регламентированный учет и отчетность Кадровый учет Обновление 1С Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Бухгалтерия 2.0 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 Бухгалтерский учет Налоговый учет Управленческий учет Акцизы ЕНВД ЕСН Земельный налог ИП, ПБОЮЛ, КФХ Налог на имущество Налог на прибыль НДС НДФЛ ФОМС, ЕФС Транспортный налог УСН ПСН (патентная система налогообложения) Платные (руб)

Обновления для конфигураций: КА 1.1; ЗУП 2.5; БУХ 2.0; КА 1.1 Комплексная автоматизация торговли алкогольной продукцией; КА 1.1 Комплексный учет сельскохозяйственного предприятия

19900 руб.

01.04.2020    142316    670    352    

234

Анализ расхождений выручки НДС и Налога на прибыль в декларациях (БП 3.0 ПРОФ и КОРП, КА 2, ЕRP)

Анализ учета Закрытие периода Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Налоговый учет Налог на прибыль НДС Платные (руб)

Каждый бухгалтер не раз сталкивался с требованием от налоговой инспекции пояснить расхождения в показателях декларации по Налогу на прибыль («Доходы от реализации» + «Внереализационные доходы») и налоговой базой по НДС за год. Являются ли ошибкой подобные расхождения? Как пояснить налоговой их причину? Отчет «Анализ расхождений выручки НДС и Налога на прибыль в декларациях» поможет найти все расхождения.

7200 руб.

21.10.2017    85003    267    171    

262

Перенос данных из Парус 8 в ЗГУ 3

Зарплата Внешние источники данных Бюджетный учет Системный администратор Программист Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3 Государственные, бюджетные структуры Россия Бухгалтерский учет Бюджетный учет Платные (руб)

Обработка позволяет перенести кадровую информацию и данные по заработной плате, фактических удержаниях, НДФЛ, вычетах, страховых взносах из базы Парус 8 учреждений в конфигурацию 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3 (ЗГУ) и начать с ней работать с любого месяца года.

84000 руб.

19.08.2020    23054    20    1    

22

Перенос данных из Камин 3.5 (5.5) в ЗиКГУ 3.х

Перенос данных 1C Зарплата Бюджетный учет Программист Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Государственные, бюджетные структуры Россия Бюджетный учет Платные (руб)

Обработки для быстрого перехода с конфигураций «КАМИН:Расчет зарплаты для бюджетных учреждений 3.5» и «КАМИН:Зарплата для бюджетных учреждений 5.5» на конфигурацию «Зарплата и кадры государственного учреждения».

12000 руб.

28.07.2016    57826    147    141    

124

Устранение начислений прошлых периодов из ведомостей: в банк, в кассу, на счета в ЗУП 3.1, КА, ЗиКГУ 3.1

Зарплата Программист Бизнес-аналитик Бухгалтер Платформа 1С v8.3 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

При заполнении ведомости на выплату зарплаты вылазят задолженности прошлых периодов, которых быть не должно? Наша обработка позволяется убрать эти доходы прошлых периодов за пару секунд. Больше не нужно тратить часы на анализ каждого такого случая.

15600 руб.

14.09.2022    13666    66    26    

67

Запрет доступа к данным по зарплате для БП 3.0 и КА 2.5

Зарплата Роли и права Системный администратор Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет Управление правами 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Комплексная автоматизация 2.х Молдова Россия Казахстан Бухгалтерский учет Платные (руб)

Расширение позволяет максимально полно ограничить доступ пользователей к данным по заработной плате, а именно закрывает доступ к документам начисления и выплаты заработной платы, не позволяет просматривать бухгалтерские отчеты по счету учета зарплаты а также убирает зарплатные проводки из журнала проводок. Расширение запрещает просматривать платежные документы на выплату зарплаты, так же не доступны регламентные отчеты в ПФР и ИФНС. Расширение предлагает готовые настроенные профили "Бухгалтер без зарплаты", "Только просмотр без зарплаты".

5700 руб.

27.05.2021    34088    212    89    

170

Исправление в 1С:ЗУП/ЗКГУ ошибок по НДФЛ и взаиморасчетам с сотрудниками на начало расчетного года.

Корректировка данных Зарплата Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Россия Бухгалтерский учет НДФЛ Платные (руб)

Обработка исправляет технические ошибки по НДФЛ, взаиморасчетам с сотрудниками в 1С:ЗУП (1С:ЗКГУ) на начало года. Фактически все ошибки, которые проявляются в ведомостях на выплату, расчетных листках, при заполнении ведомостей на выплату и отчетах 6-НДФЛ и т.д. нужно начинать исправлять с начала расчетного года. Это позволит быть уверенными, что после завершения расчетов предыдущего года, начали работать с «чистого листа» без ошибочных остатков.

4800 руб.

06.10.2023    3207    32    17    

40
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. leosoft 166 16.09.20 11:02 Сейчас в теме
Здравствуйте!
Скачал отчет, есть вопросики:

1. Какой период задаем в шапке отчета? Я задал август 2020 - в отчете появились все периоды с января 2020.
2. Почему-то когда "Выплачено правильно двумя и более ведомостями" в некоторых
строчках сумма "К выплате" = 0? У Вас в примере (выделен красным 0, -3000)

В качестве пожелания - т.к. мы контролируем 6-НДФЛ - неплохо бы выводить и НДФЛ начисленный и удержанный.
2. VinnieThePOOH 150 16.09.20 11:55 Сейчас в теме
(1) Здравствуйте, без картинки сложно ответить.

1. Периоды с января могут появиться из-за того, что есть проблемы с января.

UPD: так как проверка выплат предполагает, что это связано с НДФЛ, проверяется весь год. К тому же, в качестве периода рассматривается и период выплаты, и период начисления. Поэтому проверяю весь год, вы совершенно правильно заметили этот момент, а я его упустил в описании. Считаю, что проверка всего года лишней не будет, особенно интересно видеть, как в выплату текущего года прилетают выплаты незарплатных доходов из прошлого.

2. По второму вопросу - такое бывает в случаях:
а) документ начисления был сторнирован, тогда сумма к выплате по нему = 0
б) был документ начисления, сделали по нему ведомость, документ начисления удалили или распровели, сумма к выплате исчезла
в) возможно, что при исправлении документа начисления другим документом - сумма по первичному стала равна нулю

Если готовы выслать картинки или дать доступ, пишите в скайп. Или выкладывайте картинку сюда,замазав фамилии.

Что касается пожелания - такой отчет у меня тоже есть. Конкретно эта публикация и предыдущая - это два варианта одного большого отчета, который, кроме всего прочего, контролирует начисленный НДФЛ, оценивает корректность взаиморасчетов, корректность выплаты по документам начисления, проверяет корректировки выплаты и даже взносы.

Пишите в скайп, обсудим.
3. leosoft 166 16.09.20 13:15 Сейчас в теме
(2) Спасибо за оперативный ответ! Пока вроде вопросов нет, если появятся - напишу.
8. scanner1980 268 13.04.22 16:03 Сейчас в теме
(2) Здравствуйте. А можно как то получить большой отчет с каким то описанием? И может есть обработки для корректировки?
4. shrek2 34 01.06.21 14:29 Сейчас в теме
Добрый день! Есть большая организация (больше 1000 сотрудников) Учет ЗП ведется в ЗУП 3.1.17.138. Есть большая проблема с некорректно удержанным НДФЛ из-за ручных корректировок НДФЛ в документе "Ведомость в банк". Вопрос раз: подскажите Ваш "большой отчет" сможет помочь разобраться в ситуации? И вопрос два: есть способ единожды внеся корректировки в текущий НДФЛ затем перейти к полностью автоматическому КОРРЕКТНОМУ расчету НДФЛ? Заранее спасибо.
5. VinnieThePOOH 150 01.06.21 16:05 Сейчас в теме
(4) Здраствуйте,

""большой отчет" сможет помочь разобраться в ситуации?"

Поможет, он выполняет комплексную проверку НДФЛ. Но нужна квалификация им пользоваться. Поэтому сам отчет без понимания того, как он работает - бесполезен. Так что пока что оказываем услуги по выявлению проблем и даем рекомендации, как исправить.

"Есть ли способ единожды внеся корректировки в текущий НДФЛ затем перейти к полностью автоматическому КОРРЕКТНОМУ расчету НДФЛ?"

Есть, но надо выполнять все проверки перед каждой выплатой, как я и писал - после того, как создали ведомость и до того, как ее оплатили по факту.

Понятное дело, что пересчет документов начисления и их перепроведение после выполнения проверок ломает эту схему. Отчет не дает гарантии, что данные испортят после проверок, но помогает найти, в каком документе ошибка.

Контакты в профиле, обращайтесь в почту.
ICQ неактуален, убрать не смог..
6. shrek2 34 01.06.21 20:40 Сейчас в теме
Написал сообщение личное. Почту в профиле не обнаружил.
7. VinnieThePOOH 150 02.06.21 11:48 Сейчас в теме
(6) Ответил утром, с контактами. От вас пока ничего.
Оставьте свое сообщение