В нашем стремительном 21 веке никак не хочет сдавать свои позиции одно из древнейших изобретений человечества - бумажное письмо.
Мессенджеры, электронная почта, электронный документооборот - без этого мы уже не можем обойтись, но бумажный документ с синей печатью все еще играет важную роль.
Как не забыть отправить и получить подписанные документы? Очень просто, если у вас есть 1С. А 1C у вас скорее всего есть, если вы читаете эту статью.
К каждому документу, который вы отправляете по почте, нужно прицепить статус письма: Надо отправить, Отправлено, Получены подписанные документы.
Дальше 1С запомнит за вас практически все что надо.
Как это сделать?
Во всех новых конфигурациях 1С на управляемых формах есть механизм дополнительных сведений.
Для всех документов / справочников, которые нужно печатать и отправлять по почте, заводим общее дополнительное сведение: Статус письма. Название должно быть именно такое, буква в букву, без точки в конце.
Тип значения: Дополнительное значение, значения: Надо отправить, Отправлено, Получены подписанные документы.
Можете добавить любые свои варианты: Отправлено DHL, EMS, получено получателем и т.д.
Скачиваем отчет "Учет почтовых отправлений", добавляем в Дополнительные отчеты, указываем размещение отчета (Продажи, CRM, Закупки и т.д.).
Готово!
Как этим пользоваться?
Во всех документах. которые вам нужно отправить по почте, в Дополнительных сведениях ставим Статус письма --> Надо отправить.
Еженедельно или в конце месяца формируем отчет "Учет почтовых отправлений".
Видим все документы, которые нам надо отправить.
Желтым отмечены контрагенты, у которых в 1С не занесен Почтовый адрес.
Готовим документы, печатаем конверты, запечатываем письма.
По мере подготовки писем открываем каждый документ прямо из отчета, меняем статус письма на "Отправлено".
Идем на почту, отправляем письма, радуемся своей предусмотрительности.
Когда получаем от контрагентов письма с подписанными документами, опять формируем отчет "Учет почтовых отправлений".
Прямо из отчета открываем документ, ставим "Статус письма" --> Получены подписанные документы.
Все!
Также отчет можно использовать для обзвона клиентов, которые не возвращают вам подписанные документы.
Есть вариант отчета "По контрагентам", там документы группируются по клиентам. В основном варианте документы отсортированы по дате.
Кнопку "Дополнительные сведения" можно вытащить из меню "Еще" на панель кнопок (Изменить форму...).
Кому это подойдет?
Конфигурации: Управление нашей фирмой 1.х, Управление торговлей 11.х, Бухгалтерия предприятия 3, ERP 2.х, Комплексная автоматизация 2.х, отраслевые конфигурации на базе перечисленных конфигураций.
В Базовых версиях тоже будет работать.
Не подойдет для Розницы 2.х, потому что в ней нет справочника "Договоры контрагентов".
Проверено на УНФ 1.6.13.58, УТ 11.4.5.71
P.S. А если вы отправляете документы целыми пакетами, вот тут есть обработка печати наклеек на почтовые пакеты: Печать наклеек на почтовые пакеты
