UmBu Умная сверка

Выявленные ошибки

Решения

Сверка проводилась только по номерам документов путем перебора всех строк табличной части «По данным организации». По каждой строке происходил перебор всех строк табличной части «По данным контрагента» и поиск номера документа в текстовом поле «Представление». Такой способ при большом количестве сверяемых данных проводил огромное число итераций (переборов цикла), например, в акте сверки с 1000 строками будет 1000Х1000=1 млн итераций. Это приводило к тому, что программа проводила сверку более получаса.

Алгоритм был полностью переработан, от циклов отказались, данные теперь сверяются сразу в запросе. Теперь на сверку 1000 строк уходит около минуты.

Короткие номера документов, например, «20» могут быть найдены в датах или других фрагментах текста, не являющихся номерами.

Алгоритм поиска был усложнен, создана база данных фрагментов текста предшествующих номерам документов, для чего были проанализированы несколько тысяч актов сверки за несколько лет. Это позволило получать из текста именно номер документа без другой информации и исключить ошибки.

Многие контрагенты у себя заносят номер входящего документа без префиксов и лидирующих нулей. Например, вместо ЦБ-0001451 заносят 1451. Также некоторые документы в информационной базе имели нестандартный формат, префикс от основной части номера не отделялся дефисом, после основного номера мог быть суффикс, например, ЦБ-000142РЦ. В акте сверки контрагента отражалось 142.

В настройки сверки по номеру документов добавлен флажок «Удалять префиксы и лидирующие нули». Его можно установить или снять в зависимости от ситуации.

Также добавлена возможность ручной настройки поиска по номеру. В таблице ручной настройки можно выбрать какую часть номера брать для сверки отдельных видов документов.

Перед каждым запуском необходимо было выбрать формат колонок таблицы Excel. Например, дата у нас во второй колонке, представление в колонке 4, дебет 5, кредит 6. Формат можно было сохранить как настройку задав для него имя. На практике выяснилось, что это совсем не удобно, каждый раз нужно искать номера колонок и вносить эти цифры вручную. Сохраненные настройки бухгалтер забывал и каждый раз вбивал формат заново.

Добавлена возможность автоматического определения формата на основе наиболее распространенных заголовков таблиц из актов сверки контрагентов. Если автоматически определить формат все же не получается, его необходимо будет внести вручную. От системы списка настроек с именами отказались. Формат введенный вручную теперь привязывается к контрагенту. При следующих сверках с этим контрагентом ручной формат будет загружен автоматически. Если для контрагента ручной формат не настраивался, но вы знаете что такой же формат настраивался для другого контрагента, можно воспользоваться кнопкой «Скопировать формат».

Во время сверки часто возникают неоднозначные ситуации, когда имеется несколько документов с одинаковым номером. Такие ситуации мы назвали «коллизии». Программа в таких случаях сопоставляла первые попавшиеся строки с одинаковыми номерами, что иногда приводило к совершенно неправильным результатам. Например, у нас №177 от 15.10.17 а у контрагента 2 документа с таким номером от 05.03.17 и от 18.10.17. Сопоставлялись документы от 15.10.17 и от 05.03.17, что совсем неправильно. Если перенаправить порядок сверки в данной ситуации сверка пройдет правильно, но в обратной ситуации результаты будут неправильными. Коллизии могут содержать 3-4 и более документов с обоих сторон, что приводит к большому количеству вариантов сверки. Также ближние по дате документы могут очень сильно отличаться по сумме.

В настройки сверки по номерам документов был добавлен параметр «Интервал дат в днях». Если этот параметр установлен 30 (по умолчанию), то документы которые различаются по дате на более чем 30 дней сопоставлены не будут. Настройка этого параметра позволяет повысить точность сверки при наличии коллизий.

Также, была добавлена настройка, позволяющая выбрать какой критерий важнее при разрешении коллизий – дата документа или сумма документа. Причем можно настроить промежуточные значения, в таком случае на основе настройки будет рассчитан весовой показатель и сопоставляться будут строки с наименьшим весовым показателем. Чем ближе передвинуть ползунок настройки к дате или к сумме, тем меньшее влияние на весовой показатель будут оказывать соответствующие критерии. Например, если передвинуть на четверть ближе к дате, то интервал дат будет более важным критерием, но разница сумм будет все-таки иметь значение.

Контрагенты не всегда отражают в своем учете номера входящих документов.

Была добавлена сверка по сумме документов.

Иногда нужно сначала загрузить данные из Excel, а сверку провести позднее

Процесс сверки был разделен на отдельные операции, добавлена таблица настройки операций, где с помощью флажков и стрелочек можно настроить какие операции выполнять или нет и очередность выполнения. Настройки для каждой операции выделены на отдельные вкладки, которые скрываются если операция выполняться не будет.

Некоторые контрагенты ведут учет в разных базах, например, для каждого из своих подразделений. Соответственно предоставляют несколько актов сверки за один период. Также бывают ситуации, когда контрагент у себя задвоил нашу организацию как контрагента и также предоставил 2 акта сверки за один период.

В настройках загрузки был добавлен флажок «Очистить строки перед загрузкой». По умолчанию он установлен, но если его снять можно будет в один документ загрузить несколько актов сверки контрагентов.

Акт сверки уже обрабатывался, но сверку по номерам документов или по сумме надо выполнить снова, не очищая результаты предыдущей сверки. Как пример, это может быть случай, когда контрагент предоставил свой акт сверки, мы его сверили, было выявлено большое количество расхождений и при повторном обращении к контрагенту выяснилось, что мы у него задвоены и он отправляет второй акт сверки. И теперь нужно загрузить этот второй акт сверки не очищая результаты сверки по первому.

В настройка сверки по номеру и настройках сверки по сумме добавлены флажки «Очистить результаты сверки». По умолчанию они установлены, но в отдельных случаях их можно снять, тогда результаты предыдущей сверки останутся.

В результате сверки выявляются расхождения которые к сожалению, автоматически обработать не удалось. Например, контрагент не указал номер документа и сумму округлил, да еще и разбил документ на несколько частей. Можно конечно вывести результаты сверки в Excel или на бумагу и там до конца сверить, но в таком случае в 1С останутся не окончательные результаты сверки и при составлении сводных отчетов придется искать Excel файл или бумажный вариант, которые могут к тому моменту быть утеряны. Также, возникают ситуации, когда автоматическая сверка дала не совсем правильные результаты.

Была добавлена отдельная форма ручной сверки. На форме выводятся отдельно сопоставленные (сверенные) и не сопоставленные строки. Можно выбрать и сопоставить как по одной строке из обоих табличных частей (по данным организации и по данным контрагента), так и группу строк (имеет смысл, когда контрагент разбил наш документ на несколько или наоборот объединил несколько документов в один).

Также в этой форме можно отменить сопоставление ранее автоматически сопоставленных строк.