Массовая рассылка печатных форм любых документов + расчетные листки по Email, MAX, Telegram, WhatsApp, FTP, в каталог или том

Внешняя обработка добавляет возможность централизованно рассылать получателям документы/отчеты в любой конфигурации, основанной на Библиотеке стандартных подсистем. Функционально представляет собой отдельное рабочее место с возможностью автозаполнения списка документов/получателей с использованием произвольных отборов и формирование списка вложений к электронным письмам.

Возможные способы рассылки:

• посредством встроенной электронной почты 1С:Предприятия
• через бота мессенджера Telegram
• через мессенджер МАХ по номеру телефона
• в WhatsApp по номеру телефона
• отправка в каталог файловой системы или том на диске

Возможные сценарии использования:

• ежемесячные рассылки счетов на оплату
• актов об оказании услуг
• Отправка расчетных листков работникам
• отчетов комитенту о продажах
• актов сверки взаимных расчетов, квитанций на оплату и др. 

Массовые электронные рассылки в три простых шага!

Требования и ограничения

Релиз платформы 8.3.16 и выше. Версия БСП вашей конфигурации 3.1.3 и выше. На более ранних версиях не проверялось. Проверено на основных современных типовых конфигурациях, таких как ERP, КА, УТ, ЗУП, БП, БГУ, ЗГУ, УНФ. Никаких препятствий в работе, кроме наличия БСП, на самописных конфигурациях нет.

Для получения данных пользователь должен обладать правами на чтение документов и справочников. Для отправки писем – правом на использование учетных записей эл. почты.

Для хранения справочных данных используется справочник «Варианты отчетов». Для хранения признака отправки документа – дополнительные реквизиты и сведения. Соответственно нужны права на изменение этих объектов.

Заполнение шаблонов реквизитов происходит с помощью СКД. Это значит, что выбирать можно любые поля документа, но корректность выбора лежит на пользователе. Нюанс выбора реквизитов табличных частей состоит в том, что они выводятся в виде перечисляемого списка.

При формировании печатных форм клиентские обработчики печати игнорируются, выводятся только серверные.

Для отправки данных через Telegram на сервере должен быть открыт доступ по https к серверу Telegram по порту 443, возможно потребуется настройка брандмауэра.

Для отправки через мессенджеры МАХ/WhatsApp требуется учетная запись в сервисе green-api.com

Факсимиле добавляется только там, где эта возможность заложена поставщиком печатной формы.

Разработка и проверка проводилась на компьютере с ОС Windows 10х64, в файловом и веб-режиме работы 1С, с учетом клиент-серверного взаимодействия.

Код открыт, предложения по доработке принимаются.

Подключение

Расширение подключается в режиме предприятия в разделе Администрирование -> Печатные формы -> Дополнительные отчеты и обработки. Добавить элемент, указав скачанный файл, разместить в нужных разделах по выбору пользователей. Либо можно использовать через Файл -> Открыть, если позволяют права.

Порядок работы

Предварительно нужно настроить шаблоны рассылки, с помощью которых будут рассылаться письма контрагентам. Шаблоны представляют собой иерархический справочник, в элементах которого будут храниться настройки рассылки, связанные с определенным видом документов. В шаблоне следует задать тему письма и его текст (с оформлением или без) с использованием любых реквизитов документа.

Поля добавляются перетаскиванием или двойным щелчком из доступных реквизитов документа. Для использования допускается выбирать любой документ, у которого есть реквизит Контрагент или ему подобный (Покупатель, Грузополучатель и т. п.). Допускается использование произвольных реквизитов документа, в том числе и любого уровня вложенности, и его табличных частей. Доступны выбору общие параметры, не зависящие от вида документа: период рассылки, подпись "Отписаться от рассылки" и список прилагаемых печатных форм.

Также следует указать печатные формы, которые будут приложены к письму, и форматы файлов вложения. Есть возможность добавить к вложениям произвольные файлы. Для печатных форм, которые поддерживают механизм добавления факсимиле, можно указать такую необходимость. Можно также упаковать письмо в архив, транслитерировать имена файлов вложений.

После конструирования шаблона можно проверить его корректность. Для этого служит соответствующая команда, которая в режиме отдельного окна покажет, как будет выглядеть письмо в почтовом клиенте. Ошибки шаблона будут выделены, ошибки формирования печатных форм – выведены в окно сообщений.

Использование

Настроенный шаблон выбирается в основной форме рассылки и служит для первоначального заполнения параметров рассылки, после чего можно их подкорректировать.

Далее выбирается период, организацию (необязательно), и, при необходимости, задаются произвольные отборы. Дополнительно к отборам можно использовать списки рассылок. По кнопке «Заполнить» в форму попадают проведенные не помеченные на удаление документы выбранного вида, к которым автоматически или, по выбору пользователя в ручном режиме, прикрепляются выбранные печатные формы с указанными параметрами (факсимиле, транслит, архивация). Общие параметры можно переопределить на уровне конкретного документа. При наличии указанной в карточке контрагента электронной почты она заполняется автоматически. Это значение можно указать или подкорректировать вручную, при необходимости добавив дополнительные адреса, добавив их в список.

Если по какой-то причине нужные документы не попадают в список, их можно добавить с помощью команды Подбор. Для подбора открывается форма списка документов, в которой уже выбранные документы подсвечены серым цветом. При открытии формы подбора в неё переносятся установленные в основной форме отборы (период, организация, произвольные отборы), которые можно в пользовательском режиме отключить. При переносе документов к отправке установленные отборы игнорируются, и переносятся все выбранные документы.

После этого необходимо выбрать один из возможных способов рассылки. При изменении типа рассылки требуется обновить контактную информацию, для чего служит специальная команда.

На данном этапе, если все корректно, можно разослать вложения. Отправка производится с помощью механизма встроенной электронной почты. Учетная запись почты может быть любой, главное, чтобы она была предварительно настроена. Для облегчения миграции учетных записей между информационными базами добавлена специальная команда - "Экспорт/импорт учетных записей электронной почты". Для того, чтобы почтовый сервер не воспринял рассылку за спам, отправка писем может быть разбита на порции произвольного размера, а между порциями и отдельными письмами можно задать паузу. Данные параметры зависят от провайдера почтового сервиса и определяются эмпирическим путем.

Telegram

При выполнении рассылки через Telegram необходимо создать и настроить бота (или несколько ботов, их количество не ограничено), попросить заинтересованных клиентов подключиться к нему и узнать или загрузить идентификаторы их чатов. Для автоматической загрузки идентификаторов служит специализированная форма. Также можно вручную вносить идентификаторы в карточку получателя рассылки. Можно добавить неограниченное количество получателей с указанием принадлежности к определенному боту и виду справочника. Добавление идентификаторов доступна в любой справочник, подключенный к подсистеме "Контактная информация".

Файловая система

Доступна рассылка печатных форм в локальный или сетевой каталог файловой системы. Для этого выбирается способ рассылки "Каталог" или "Том", которые идентичны по смыслу, но позволяют пользователям с ограниченными правами заводить свои "Тома хранения файлов". Доступна опция сортировки вложений по подкаталогам для каждого получателя.

МАХ, WhatsApp

Доступна рассылка печатных форм через мессенджерs MAX/WhatsApp по номеру мобильного телефона. Для этого подключается дополнительный способ рассылки "WhatsApp" или "МАХ" в разделе "Подключаемые модули". Рассылка осуществляется с помощью сервиса GreenApi, потребуется регистрация в данном сервисе.

FTP

Доступна рассылка печатных форм посредством отправки печатных форм на ftp-сервер организации. Для этого подключается дополнительный способ рассылки "FTP" в разделе "Подключаемые модули". Доступна сортировка писем по подкаталогам с наименованием получателя. Реализована транслитерация имен файлов для серверов, не умеющих обрабатывать кириллицу.

По окончании рассылки будут выданы диагностические уведомления и, при их наличии, ошибки. Также в отосланном документе, при успешной отправке, будет установлен признак того, что он уже отправлен по электронной почте. Этот признак можно вывести в журналы с помощью команды «Изменить форму» и отслеживать статус отправки документа, в том числе с помощью отборов. Дополнительно можно записывать результаты рассылки в журналы:

• регистрации
• взаимодействий (БСП)
• событий (УНФ)
• присоединенные файлы

Списки рассылок

Бывают ситуации, когда приходится периодически отправлять сообщения одной и той же группе адресатов. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей/компании в список получателей, есть возможность создавать Списки рассылок. По сути является дополнительной возможностью фильтрации получателей.

Различается два вида списков:

1. Фиксированные. Содержат статичный перечень получателей, который фиксируется в момент создания списка.
2. Динамические. Позволяют фильтровать список адресатов в зависимости от наложенного отбора.

Оба вида списков одновременно позволяют фильтровать как виды получателей, так и используемые для рассылки виды контактной информации.

Рассылка отчетов

Решение позволяет осуществлять прозрачную, настраиваемую рассылку расчетных листков работникам организации. Доступны два варианта рассылки:

1. Динамическая: с помощью отборов заполняется список получателей (физических лиц) и формируются вложения в виде расчетных листков за выбранный период, как если бы пользователь нажал кнопку "Сформировать" в форме отчета.
2. Статическая: список получателей и вложения загружаются из файла на диске, заранее сохраненного из отчета "Расчетные листки" в формате MXL. Данный вариант будет полезен, если перед отправкой необходимо подредактировать результат формирования типового отчета, либо в рабочей базе недоступно добавление внешних обработок (как, например, в сервисе 1С:Фреш) и тогда отправка может происходить в любой другой базе по данным сохраненного файла.

Такой вариант требует совпадения физических лиц исходной и текущей базы по уникальному идентификатору, наименованию или табельному номеру, также должна быть указана их контактная информация.

Преимущество перед типовой рассылкой в том, что пользователь контролирует состав отправляемых данных (список получателей и вложений), доступен богатый конструктор шаблонов писем, можно добавить произвольные вложения к расчетному листку как всем получателям, так и точечно. Также нет необходимости постоянно актуализировать контактную информацию в настройках рассылки, она автоматически подтягивается из карточки получателя. Немалым плюсом может служить возможность рассылать информацию не только посредством электронной почты, но и через мессенджеры МАХ/Telegram/WhatsApp, FTP-сервер, либо в папку на диске / в сети.

Остались вопросы?

Для получения дополнительной информации и помощи в настройке модуля под нужды вашего бизнеса оставьте заявку.

Подробнее