Организующая схема — карта вашего бизнеса. Как использовать для автоматизации

07.05.19

Бизнес-процессы - Анализ бизнес-процессов

Статья для руководителей и собственников о том, как может помочь оргсхема компании для правильной автоматизации бизнес-процессов. С чего начинать автоматизацию, от каких рисков убережет организующая схема.

«У нас всего один бизнес-процесс, от размещения рекламы до отгрузки клиенту» — так иногда говорят те, кто начинает заниматься автоматизацией бизнес-процессов. И, действительно, в первом приближении все правильно — сначала привлекли клиента, затем работаем с ним, совершаем продажу, закупаем товар, отгружаем, доставляем… Получается огромный процесс из 999 блоков. Закрадываются первые сомнения, что этим будет трудно управлять, ну да ладно. В ходе работы выяснятся, что:

  • Заказы  клиентов мы иногда обрабатываем по схеме закупки, но, бывает, отгружаем из запасов. Нужно поменять схему. Точнее, ее часть — вот тут, тут, тут и тут… Главное, ничего не забыть!
  • Бизнес-процесс есть, но вот ответственным за него никто становится не хочет — ни маркетолог, ни закупщик. Отбрыкиваются и переводят стрелки друг на друга.
  • Говорят, что в процессе нужно мерить какие-то показатели. У нас их получается примерно 30-40 — и «скорость выполнения задач», и «количество задач в работе», и «просроченные задачи» и т.д. Причем, общая статистика по задачам довольно спорная — количество просроченных задач «Разместить рекламу» в сумме с просроченными задачами «Позвонить клиенту» дают какое-то значение сомнительной полезности.

Это не совсем еще ужастик про «Автоматизированный хаос», но близко к нему. Разбираемся, как не допустить состояния «выглядит круто, но по факту бесполезно»

 

Из этой ситуации можно вывести несколько эффектов, которые мы хотим получить от автоматизации процессов:

  1. Процесс должно быть можно изменить без особых последствий
  2. Бизнес-процессом кто-то должен управлять (и это не только генеральный директор)
  3. Процесс должно быть можно в чем-то измерить и этот показатель должен дать объективную оценку

 

Не будем изобретать велосипед

В этом случае как всегда не нужно придумывать велосипед, достаточно сначала расставить бизнес-процессы по карте вашей компании. И вот если процесс никуда в схеме не влезает, значит, будут проблемы с его управлением. Для такой «правильной» расстановки уже давно придумали интересный инструмент, который называется «Организующая схема». Это такой элемент админтехнологий, который примерно лет 50 существует и доступен для использования.

Общий порядок применения оргсхемы для определения бизнес-процессов следующий:

  1. Ваша компания производит продукт, за который клиент вам платит — нужно сформулировать этот продукт и внести его на схему. Это ответственность генерального директора.
  2. Производимый продукт — сложный. Он состоит из подпродуктов. Эти продукты — результат деятельности подразделений (отделов, офисов) вашей компании
  3. Продукт каждого отделения генерируется вашими сотрудниками. Генерация продукта происходит с помощью определённых инструкций — регламентов и бизнес-процессов.
  4. Каждый регламент обладает какими-либо показателями. Эти показатели и есть то, что вы требуете от ваших сотрудников на каждом участке бизнес-процессов

Сама по себе оргсхема немного сложнее в использовании и применении, но мы же с вами учимся, поэтому не будем усложнять сразу.

 

пример работы с оргсхемой в "Простые регламенты"

 

Рассмотрим на примере

Есть компания, которая производит окна и устанавливает их клиентам. Ее конечный продукт — клиент, которому поставили качественное окно в оговорённый срок с соблюдением условий сделки. Мы собираемся описать регламент «Поставка товаров клиенту» для этой компании. В нем участвуют:

  • Менеджеры по продажам — оформляют сделку и контролируют оплату
  • Кураторы по производству — общаются с цехами по выпуску товара
  • Логисты — обеспечивают доставку до клиента
  • Отдел сервиса — отвечают за установку

Нам в этом процессе важно:

  • Вовремя оплаченные счета — долг клиента должен быть минимальным
  • Сроки производства должны быть выполнены — дней просрочек быть не должно
  • Сроки установки должны быть выполнены
  • Окно должно быть установлено по технологии производителя

Вот мы создали довольно массивный регламент и пытаемся его в оргсхему втиснуть. Так-с, результат этого процесса — как раз качественно установленное клиенту окно. Тогда логично, что за этот результат будет ответственным руководитель службы сервиса, чьи сотрудники и выполняют установку. Размещаем в отдел сервиса этот процесс и смотрим на схему. У нас получается, что если этот процесс в ведомстве сервиса, то:

  • Руководитель отдела сервиса отвечает за оплаченные счета, сроки поставки, сроки установки, качество сборки
  • Для производства продукта отдела сервиса задействованы сотрудники других отделений
  • Руководитель отдела сервиса может изменять всю схему процесса (даже часть с оплатами и циклом производства) так, как он считает нужным — он ведь ответственный за результат процесса.

Скорее всего, ваш руководитель отдела сервиса не выполняет таких функций и отвечает только за свою часть процесса. Контролировать прочих у него нет ни полномочий, ни желания. Даже если вы уговорите его отвечать за весь процесс, то, скорее всего, руководитель отдела продаж будет против изменения «продажной» части схемы процесса другими сотрудниками, а такие полномочия у владельца (главный по сервису в этом примере) процесса всегда есть.

Получается ситуация — «регламент процесса как бы есть на бумаге, но за него в жизни никто ответственность не несет».

 

Итого 

Чтобы процесс был не только на бумаге, а еще и работал, нужно, чтобы у него:

  • Был владелец — ответственный за результат
  • Были показатели, по которым можно судить о результате процесса

Эти условия будут соблюдаться, только если процесс ограничен одним отделением вашей компании. Для контроля такого ограничения прекрасно подходит инструмент «Организующая схема» — она наглядно покажет слабые места в распределении ответственности.

Настройка оргсхемы уже несколько релизов есть в «Простых процессах», а теперь мы добавили ее и в бесплатные «Простые регламенты». Скачивайте, настраивайте и пользуйтесь — начинайте автоматизацию бизнес-процессов правильно.

оргсхема организующая схема бизнес-процесс орг-схема управление црм crm согласование поручение документооборот утверждение

См. также

Анализ бизнес-процессов Архитектура решений Работа с требованиями Бесплатно (free)

Технология системного подхода упрощает сбор требований и проектирование архитектуры будущей системы. Расскажем о том, как использовать цикл управления, работу с ролями, формирование информационных результатов и проектирование интерфейсов рабочих мест в реальной автоматизации работы с обращениями.

04.08.2025    672    0    user1754524    0    

2

Работа с требованиями Анализ бизнес-процессов Моделирование бизнес-процессов Анализ предметной области Бесплатно (free)

В этой части хочу поговорить про работу с информацией, полученной из различных источников, для понимания общей картины, и поделиться своими любимыми подходами.

09.06.2025    1074    0    SerjoginaMaria    0    

1

Моделирование бизнес-процессов Бесплатно (free)

Собрали для вас 10 приятных и удобных функций работы с BPMN-диаграммами в сервисе MAKER-STUDIO, которые могут стать приятным открытием даже для опытных пользователей.

04.06.2025    967    0    1Concept    0    

3

Анализ бизнес-процессов Оптимизация бизнес-процессов Руководитель проекта 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Россия Управленческий учет Бесплатно (free)

Расскажу про собственный опыт цифровой трансформации IT компании на базе продукта ERP-Tools. Как можно автоматизировать основные и вспомогательные бизнес-процессы IT компании, как взять под контроль десятки и сотни информационных систем и сервисов

27.05.2025    1230    0    DenisErmolaev    0    

3

Анализ бизнес-процессов Анализ предметной области Внедрение изменений Бесплатно (free)

В восемнадцатом выпуске третьего сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, что из себя представляет организационный дизайн, для чего он необходим и почему каждый аналитик должен про него знать.

08.05.2025    666    0    Radio_Analyst    0    

3

Работа с требованиями Анализ бизнес-процессов Работа с заинтересованными сторонами Бесплатно (free)

Грамотный старт проекта с учетом всех вопросов, которые могут возникнуть, определяет и его успешное завершение. Чтобы ИТ-проекты были полезны бизнесу и приносили конкретные результаты, при рассмотрении требований важно развивать мышление через бизнес-цели. Расскажем о «факторах влияния», которые нужно проанализировать для каждого бизнес-требования и о том, как мышление через бизнес-цели помогает удерживать рамки проекта от раздувания требований.

28.04.2025    1532    0    chavalah    0    

6

Моделирование бизнес-процессов Бесплатно (free)

В шестнадцатом выпуске третьего сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, что такое BPM, как начать применять BPMN и в каких случаях это будет действительно полезно, узнали историю создания и развития сервиса для моделирования Stormbpmn.

08.04.2025    578    0    Radio_Analyst    0    

3

Моделирование бизнес-процессов Внедрение изменений Бесплатно (free)

До старта проекта автоматизации необходимо все тщательно продумать, провести предпроектное обследование, составить дорожную карту этапов, определить промежуточные результаты каждого этапа и совместно с заказчиком смоделировать текущие и будущие бизнес-процессы. Расскажем о том, какие ожидания от проекта нужно проработать на этапе подготовки к внедрению, и как в этом может помочь моделирование процессов.

28.03.2025    1319    0    rush52    0    

3