Переход на 1С в середине года: ликбез для заказчиков

15.09.22

Бизнес-анализ

Заказчик обращается с запросом на перевод регламентированной отчётности и перенос данных в 1С в середине года. Частый вопрос: «Почему так дорого? Просто запрограммируйте выгрузку и загрузку, пусть всё сделается автоматически». Чтобы объяснить нюансы и обосновать стоимость работ было проще, мы подготовили статью и набор карточек, которые можно показать клиенту.

Когда можно переходить на 1С?

 

В начале года

В каких случаях? При переносе данных расчёта зарплаты и регламентированного учёта, когда есть строгая привязка к срокам сдачи отчётности. Такой сценарий помогает сократить количество рутинных операций, сопряжённых с переносом и упорядочиванием документов.

С управленческой отчётностью дело обстоит проще, но и её многие стремятся перенести в начале календарного года. Срабатывает психологический эффект — желание начать «новую жизнь» именно 1-го января.

Как реализуется? Достаточно корректно загрузить нормативно-справочную информацию и заполнить остатки на конец периода. После фактического закрытия года начальные остатки переносятся задним числом, старые документы по остаткам удаляются. Дальше можно спокойно работать.

 

После закрытия года

В каких случаях? Иногда компания сознательно откладывает переход до фактического закрытия года — вплоть до середины марта. В этом есть свой резон: в первые месяцы года бухгалтерия очень загружена, и времени на внедрение не хватает.

Как реализуется? В январе сотрудники продолжают работать в старой системе. После закрытия остатки переносятся, а пользователи «переезжают» в новую программу. И в первом, и во втором случае в остатки на конец года может потребоваться внести изменения. Это придётся делать вручную или, если корректировок много, перегружать данные повторно.

 

В середине года

В каких случаях? При реализации проектов по управленческому учёту (управленческая отчётность, склад, CRM и всё остальное, что не привязано к срокам уплаты налогов и не подразумевает необходимости отчитываться перед государством).

Бывает, переход на 1С в середине года осуществляется в «аварийном» режиме. Например, компания запланировала его на январь, но исполнители не успели подготовить систему и обучить пользователей. Из-за этого старт эксплуатации был отложен. Чтобы не терять ещё больше времени, клиент может инициировать переход в середине года.

Другая ситуация — миграция на отечественное ПО с иностранного, поддержка которого прекратилась (например, SAP). В этом случае клиент вынужден решиться на экстренный переход — иначе работа в компании встанет.

Ещё одна причина — свежие законодательные нормы, которым невозможно следовать в старой программе (например, обмен данными с онлайн-кассами или обязательная маркировка товаров).

Как реализуется? Если компания переходит на другую программу с середины года, для формирования годовой отчётности (баланс, НДС и пр.) ей нужно переместить всю историю с первого месяца года до текущего момента. В некоторых случаях клиент хочет перенести и часть данных, необходимых для принятия управленческих решений. Скажем, всю информацию по продажам, причём сразу за несколько лет. Технически это возможно, но требует много времени и трудозатрат. Следовательно, обходится дороже.

 

В чём сложность с переходом в середине года?

 

Для большей предметности рассмотрим один из самых частых сценариев, с которыми к нам обращаются клиенты, — переход с «1С:ЗУП» редакции 2.5 на более новую редакцию 3.1.
 

Выбор варианта переноса данных на примере «1С:ЗУП» 3.1

 

Программа предлагает два типа переноса данных.

  • С остатками (рекомендованный). В новую программу переносится только срез данных на дату начала учёта. Плюс — минимизация ошибок: в программу не «переезжает» лишняя информация и неправильные настройки. Сам переход осуществляется быстро. Минус в том, что теряется история — соответственно, нет отчётов за предыдущий период. Например, при таком варианте перехода с «1С:ЗУП» версии 2.5 на версию 3.1 вместо кадровой истории по актуальным сотрудникам сохраняется только срез кадровых данных на момент перехода, вместо всех данных по взаиморасчётам — остатки на выбранную дату. Также исчезают результаты начислений и удержаний. Нечто похожее происходит и с другими конфигурациями и контурами учёта.
  • С документами. В новую программу переносится история данных. Преимущество этого — возможность отслеживать отчётность в динамике с учётом предыдущих периодов. Недостаток — большой объём передаваемой информации и мигрирующие ошибки. Чем больше компания, тем выше вероятность их появления.

 

Трудности при переносе с документами

  • Перенос документов — крайне кропотливая работа. Все передаваемые документы нужно проверить и перепроверить: само наличие документов, правильность заполнения, правильность распределения по счетам и распределения расходов, правильность формирования отчётов и пр. — всё это должно стать предметом пристального внимания. Глубина проверки — вплоть до каждого отдельного дня в разрезе всех видов данных.
  • Старые данные не переносятся в новую систему «as is». У программ (даже если это версии одной и той же конфигурации) может быть совершенно разное концептуальное, структурное и технологическое устройство. Различные подходы к контролю уникальности элементов справочника (договоры, номенклатура, контрагенты, ИНН), различные логики формирования НСИ, реквизиты, число знаков после запятой, способы округления и прочие механизмы расчёта. Так, например, в версиях 2.5 и 3.2 «1С:ЗУП» могут не сойтись расчёты среднего заработка, поскольку поздняя редакция иначе учитывает премии. Все эти моменты следует проанализировать и проработать, и это лишь часть возможных расхождений.
  • Старые ошибки всплывают на поверхность. В прежней системе почти всегда есть погрешности, которые либо пока незаметны (не контролировались программой), либо правились руками. Скажем, в тот же «1С:ЗУП» 3.1 из 2.5 могут попасть ошибки учёта НДФЛ. Если по какой-то причине налог был исчислен, но не удержан, в новой программе он отобразится в виде задолженности. Также могут обнаружиться суммы без количества, количества без сумм и другие очевидные неточности. Важно: для нормальной «работы над ошибками» понадобится участие ключевых сотрудников, хорошо знающих внутренние процессы. Только они способны помочь исполнителю разобраться в происхождении несостыковок и принять решение о дальнейших действиях.

 

Как осуществляется переход в середине года?

 

  1. Сбор требований и обследование. В числе прочего исполнитель уточняет требования к переносу данных, исходя из пожеланий заказчика, технических возможностей системы и вида, в котором данные можно извлечь.
  2. Моделирование. Аналитики моделируют процессы заказчика и проектируют предварительные решения. Пока без учёта накопленной в предыдущей системе информации.
  3. Разработка. Программисты готовят инструменты переноса данных и правила обмена.
  4. Перенос данных. Осуществляется подготовка и перенос исторических данных из унаследованных систем — итеративно, с доработками и проверками.
  5. Обучение. Пользователей обучают работе в новой системе.
  6. Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию. Функциональные блоки со всеми перенесёнными данными тестируются в условиях, приближенных к реальным, систему запускают в эксплуатацию.
  7. Сопровождение. Ведётся анализ корректности учёта, поиск и исправление ошибок, дальнейшая настройка и доработка.

 

 

Обязательно ли переносить историю?

 

Нет, необязательно. Если в середине года вы переходите на комплексный продукт (например, с «1С:УПП» на «1С:ERP»), сначала можно запустить подсистемы торговли, склада, производственного учёта и пр., настроив интеграцию старой и новой системы. А расчёт зарплаты, бухгалтерию и налоговый учёт отложить до начала года. В таком случае переносить большие объёмы данных не понадобится.

Кроме того, если старые данные нужны не на постоянной основе, а несколько раз в год, можно обращаться к прежней базе и выгружать из неё необходимые отчёты вручную.

перенос данных переход середина года регламентированный управленческий учёт история

См. также

Кейсы проектов Работа с заинтересованными сторонами Бесплатно (free)

Бывают ситуации, когда обновление изрядно измененной 1С с большой базой не составляет особых трудностей — до определенного момента. Таким моментом становится, например, переход на новую подредакцию. После чего приходит понимание, что обновлять, как раньше — уже не получается и нужно что-то менять.

вчера в 14:30    200    0    1c-izh    1    

3

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Большинство бухгалтеров привыкли вести учет в конфигурации 1С:Бухгалтерия. Но что бывает, если такого бухгалтера перевести с 1С:Бухгалтерии на ERP? Об основных ошибках бухгалтера после перехода и роли аналитика в том, чтобы помочь бухгалтеру преодолеть трудности и изменить привычные паттерны, пойдет речь в статье.

15.05.2024    4241    0    TanyaRi    69    

26

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Эта статья о том, как за годы практики мы в компании выстроили систему проектных подходов по корпоративным внедрениям 1C, и зачем она вообще нужна. Выделю основные проблемы этого процесса, подскажу решения и раскрою внутреннюю кухню нашего подразделения.

15.05.2024    5553    0    cesar    15    

49

Проектирование Анализ предметной области Бесплатно (free)

В девятнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, как и для чего применяют DDD, и почему аналитиком важно знать об этом подходе.

13.05.2024    429    0    Radio_Analyst    0    

3

Анализ предметной области Бесплатно (free)

В этой части статьи обсуждается идея о том, что бухгалтерская реальность (AR) строится как научная (математическая) модель хозяйственной реальности (ER), а также рассмотрены общие принципы построения научных моделей.

03.05.2024    861    0    Polav62    9    

4

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Статья об основных зонах внимания и часто допускаемых ошибках при внедрении современных ERP-систем – «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:ERP.Управление холдингом».

27.04.2024    2139    0    user893825    0    

17

Лидерство Личная эффективность Agile Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

В семнадцатом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ обсудили, что из себя представляет модель Кеневин, чем и в каких ситуациях она может быть полезна тем, кто работает в сфере ИТ и не только.

19.04.2024    571    0    Radio_Analyst    0    

5

Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

Расскажем о Customer Development (CustDev) в заказной разработке, методиках исследования и проверке гипотез при создании MVP. Восстановим справедливость в отношении CustDev: рассмотрим, что это такое, и поделимся практикой применения.

18.04.2024    693    0    tachenkov    0    

4
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. capitan 2545 15.09.22 20:24 Сейчас в теме
У вас есть реальные примеры перехода в середине отчетного периода или вам поручили написать такую статью?
Вы замотаетесь сводить учет в таком варианте перехода.
Никому не советую и минусану заодно.
Robbi; zyuzja; biimmap; +3 1 Ответить
2. VKuser24804875 99 15.09.22 21:41 Сейчас в теме
(1) поддерживаю.

ЗУП может быть примером только для ЗУП и БП, остальные системы имеют другие цели и решают задачи иначе.
Учить надо ДО сбора требований, иначе требования к чему вы собираете? Требования будут "сделайте мне так же".
Перенос в середине года, если очень сильно повезло, это перенос остатков на начало года и все документы за год, иначе нормально не закрыться в регучете.
Статья дает ложный подход к переносу, который, из моего опыта, удачно и легко не проходит :(
Robbi; capitan; +2 1 Ответить
3. biimmap 1977 15.09.22 23:19 Сейчас в теме
(1) Никому не советую - это да! Но иногда приходится! Вот говорит заказчик: "Стартуем с 17 апреля" или "с 19 августа".

К сожалению это очень реальные кейсы, тем более на ЗУП. По итогам дух стартов мне даже понравилось (это не шутка!), В этом есть плюсы.

Как на других конфигурациях, я конечно не знаю. Но на ЗУП очень реально!
vprogers_ru; +1 1 Ответить
4. capitan 2545 16.09.22 09:16 Сейчас в теме
(3)
Но на ЗУП очень реально

если 10 человек в компании то реально, а если 1010 то замахаетесь сводить сквозной учет
по сути это будет тот же ввод остатков на начало года и повторный ввод всех документов за год
(3)
Вот говорит заказчик: "Стартуем с 17 апреля" или "с 19 августа".

знаю эту песню
вы ушли а заказчик в следующем квартале встал колом
Robbi; dnikolaev; +2 Ответить
5. biimmap 1977 16.09.22 09:21 Сейчас в теме
(4)
если 10 человек в компании то реально


первый кейс был в Роснефти. 3000 человек
второй кейс сеть магазинов одежды 7000 человек.

Роснефть прошла с проблемами из-за кривых правил. Но за месяц выправили всё. Второй раз был менее проблемным.


(4)
вы ушли а заказчик в следующем квартале встал колом


все работают)
ystetsenko; +1 Ответить
6. capitan 2545 16.09.22 09:27 Сейчас в теме
(5)
первый кейс был в Роснефти. 3000 человек

Про Роснефть 3000 человек забавно
Это не те кейсы после которых вы в банк подались?
7. biimmap 1977 16.09.22 15:38 Сейчас в теме
(6) Коллега в банке ни разу в жизни не работал. Наверно с кем-то путаете.

Вам следует перестать искать в моём тексте какой-то подвох. У меня нет незапущенных проектов.
Из Роснефти ушёл из-за разногласий с мои прямым руководителем. Как показало время не зря. Сейчас там бардак, против которого как раз и выступал.
8. biimmap 1977 16.09.22 18:07 Сейчас в теме
(6)
Про Роснефть 3000 человек забавно


Наверно нужно пояснить почему 3000...

Это одно общество группы, которое на момент перехода объединялось с другим и в итоге из 2-х одно получилось. Одно ОГ было на ЗУП 3, второе на ЗУП 2.5.

А дата 17 апреля - это дата слияния обществ. Установлена налоговой инспекцией, нас поставили перед фактом.
9. capitan 2545 16.09.22 21:09 Сейчас в теме
(8)
Т.е. неожиданно мы узнаем, что это вовсе и не переход на 3.1, а вливание в существующую 3.1, смекаете?
На самом деле чтобы не разводить демагогию в которой вы явно сильнее подведу итог

Если рассудок и жизнь вам дороги, держитесь подальше от торфяных болот и перехода с одной учетной системы в другую в середине отчетного года.Copyright ©

Со скрипом можно переходить на новую редакцию, если это делается обновлением существующей базы, но никогда не переносом в новую чистую, вы потеряете непрерывность учета с вероятностью 99,99%

Но и от такой бестолковой статьи можно извлечь выгоду.
А именно - полезным рецептом от Капитана.
Если вас послали подальше с идеей перехода на половине года 12 франчей, а 13-й неожиданно согласился, то вам нужно сделать простой шаг
Пропишите в договоре гарантии сторон, а именно - сдачу годовой отчетности при участии специалистов компании, с соответствующими штрафными санкциями
И вы тут же увидите как меняется в энтузиазме ваш 13-й франч.
Потому что одно дело перетащить справочник физ лиц, а другое перенести ваш кривой учет.
10. biimmap 1977 16.09.22 22:53 Сейчас в теме
(9)
что это вовсе и не переход на 3.1, а вливание в существующую 3.1


неверный вывод! Всё не переносилось. В Роснефти есть концепция перехода и под неё делались правила. Тем более конфа сильно отличалась.


(9)
Если рассудок и жизнь вам дороги, держитесь подальше от торфяных болот и перехода с одной учетной системы в другую в середине отчетного года


Ваше право! Но я уже писал, что в этом варианте минусов МЕНЬШЕ, чем плюсов. Проводился анализ.


(9)
сдачу годовой отчетности при участии специалистов компании


это неизбежно) Ибо Сибинтек принадлежит Роснефти)

Вам просто не верится и сами не пробовали. Но на самом деле при правильном подходе всё нормально.
11. biimmap 1977 16.09.22 22:55 Сейчас в теме
(9)
это вовсе и не переход на 3.1


Ещё я писал в (8), что часть данных из 2.5 переносилось. Переносилось именно в чистую базу, т.к. есть понятие НСИ и мастер-базы, в которой собственно и настраивались все НСИ.

Так что именно переход!
12. biimmap 1977 16.09.22 22:56 Сейчас в теме
Своими комментариями никого не уговариваю переходить в середине периода. Просто делюсь опытом, это возможно! даже с середины месяца, а с середины квартала в этом вообще нет проблем.
ystetsenko; +1 Ответить
Оставьте свое сообщение