Как подружить заказчика и исполнителя с помощью MAKER-STUDIO и двух правильных букв?

28.03.25

Управление проектом - Взгляд со стороны Заказчика

В этой статье я поделюсь своим личным опытом оптимизации работы по составлению технических заданий с последующей реализацией проектов. Расскажу о том, с какими проблемами и неудобствами приходилось сталкиваться, и какие выводы позволили сократить временные и трудовые затраты при взаимодействии с заказчиками и исполнителями.

Не буду ходить вокруг да около и томить в ожиданиях. Те самые две важные и полезные буквы, на которые возлагается огромная роль при взаимодействии «тех, кому надо сделать» и «тех, кто умеет делать, как надо» - это ТЗ. Вот только не надо закатывать глаза, всем своим видом демонстрируя свою «любовь» писать и составлять технические задания. Конечно, этот процесс трудоёмкий и порой отнимает, как нам кажется, слишком много времени. Тем более, почти никогда в жизни не бывает такого сценария, при котором заказчик всё подробно расписал, а подрядчик с первого раза всё правильно понял и сделал без единой правки или корректировки. Постоянно реальность в той или иной степени отличается от ожиданий.

 

 

Проблема, как мне кажется, заключается в том, что все прекрасно понимают, ЧТО такое ТЗ, но далеко не все умеют использовать его с максимальной эффективностью. Как результат, тратятся лишнее время, нервы и, самое главное, деньги. В связи с этим хочу поделиться своим опытом составления технических заданий и рассказать о пути, который привел меня к способности быстро и точно находить взаимопонимание с подрядчиками с помощью этих двух волшебных букв.

Однажды мне окончательно надоело постоянно тонуть в бесконечных обсуждениях и переписках, отнимающих непростительное количество рабочего времени. Тогда я начал задавать себе вопросы. Почему мои четкие указания могут понимать неправильно или искаженно? Как писать требования так, чтобы не появлялось лишних уточнений? В каком виде подрядчик может предоставлять промежуточные результаты, чтобы мы оба понимали, в том ли направлении двигаемся? Как, в конце концов, избавится от накапливающихся скриншотов, горы заметок в ежедневнике и «отмазок» в стиле «вы это написали в таком-то ответе на такое-то сообщение от такого-то числа»?

Руководствуясь правилом, что лечить надо не симптомы, а причину, я решил отложить конкретные рабочие инструменты в сторону и порыться в базовых настройках человеческой сути. Первое, что пришло в голову – это память.

 

 

Память у всех разная. Кто-то прекрасно помнит каждое слово, сказанное месяц назад, а кто-то забывает важные детали уже через минуту. Более того, в определенных обстоятельствах (устал, не выспался, забили голову разными задачами, переживания из-за личных проблем) даже обладатель феноменальной памяти может что-то забыть, не услышать, упустить.

Первый вывод напрашивается сам: Требуется единое место, которое всё будет помнить за нас во всех деталях.

Ещё один камень преткновения в общении между заказчиком и исполнителем кроется в восприятии. Например, если составляешь техническое задание для мобильного приложения, нельзя описывать кнопку авторизации такими словами, как «лаконичная, среднего размера, в пастельных тонах, читаемым шрифтом, немного ниже поля для пароля». Ведь не факт, что у твоего собеседника визуальное представление этой кнопки в точности совпадет с тем, что ты нарисовал в своей голове. В этом случае тебе придется точно расписывать оттенок цвета по пантону, размер в пикселях или в процентах относительно поля пароля, накидать варианты приемлемых шрифтов и в каких-нибудь единицах уточнить своё «немного ниже».

 

 

Можно, конечно, накидать подрядчику примеров из интернета с комментариями взять шрифт отсюда, а кнопку оттуда и т.п. Но намного проще и быстрее самому сделать что-то вроде наглядного прототипа. Причем, желательно, не только для отдельной кнопки, но и для всего проекта, чтобы сразу смотреть, как будет выглядеть готовое приложение в финальной сборке.

Но что делать, если я не дизайнер и специальным программам не обучен? Нанимать сотрудника, который это сделает? Значит, ещё и ему всё то же самое объяснять, и, между прочим, деньги платить? Могу и сам попробовать хоть в Paint, хоть Фотошопе, но это тоже время.

Вывод второй: Нужна возможность составления ТЗ с наглядной визуализацией, но не требующее глубоких навыков работы в графических редакторах.

Представим, что прототип интерфейса готов. Теперь для исполнителя необходимо донести информацию о том, как всё будет работать на практике. То есть, ТЗ должно включать в себя все возможные сценарии интерактивности будущего приложения. Это значит, что мне необходимо не только расписать алгоритмы отклика программы на те или иные действия пользователя, но и учесть различные условия (кнопка не активна, если заполнены не все поля; переход через «плюсик» к форме с нужным каталогом; возвращение в меню, в которое автоматически добавлена новая строка; ошибка при отсутствии позиции на остатках, изменение цвета кнопок; разные выплывающие списки подменю при выборе разных ролей и т.п.)

Благо, есть прекрасный инструмент моделирования бизнес-процессов с помощью нотаций BPMN, избавляющий от необходимости тратить много букв и слов, в которых ты и сам можешь запутаться. Что уж говорить про не погруженного в тему человека со стороны? Поэтому BPMN-диаграммы – это самое настоящее спасение, особенно для наглядной демонстрации сложных и многоуровневых схем. Кажется, если человеку, который до сих пор строчит безумные полотна текста или устраивает танцы с бубном в Word или Exel, показать BPMN, для него это станет таким же открытием, как переход от калькулятора к персональному компьютеру.

 

 

Конечно, диаграмма бизнес-процессов со всеми возможными сценариями – это отличное дополнение к техническому заданию. Но ещё более удобным и понятным было бы наделение интерактивностью и самого прототипа. А именно, сделать нарисованный интерфейс кликабельным, чтобы при нажатии на определенный элемент или кнопку, можно было перейти на соответствующую форму или раздел меню. То есть превратить прототип в своего рода рабочую демо-версию будущего приложения. Как вариант, чтобы исполнитель это сделал на основании предоставленной нотации BPMN, а мне останется только проверить и принять все заложенные алгоритмы и переходы.

Вывод №3: Минимизируем время описания сценариев работы будущего приложения за счёт готовых и давно популярных инструментов.

Что это мы всё про себя да про себя? Было бы для всех полезным оптимизировать и всё то, что касается обратной связи исполнителя. Да, он всё прекрасно понял, соорудил, нарисовал и оживил. Но нет предела совершенству, поэтому всегда по ходу разработки появятся новые ещё более гениальные идеи, обнаружатся неудобные или нелогичные места, или подрядчик проявил инициативу и предложил несколько отличных решений. В такие моменты можно снова прибегнуть к «любимому» текстовому описанию, что и где поправить, или делать скриншоты, обводя элементы, требующие внимания. И вновь здравствуй почта с чатом и старая добрая неуверенность в точности человеческого взаимопонимания.

 

 

Однако, решается данный вопрос быстро, легко и элегантно. Если мы вместе с исполнителем пользуемся одним сервисом прототипирования, который обладает функцией интерактивности, то логично привнести эту самую интерактивность и в диалог между сторонами. Просто выбираем любой нужный элемент интерфейса и пишем к нему персональный комментарий (заменить иконку, сделать по всей ширине экрана, поднять выше, перекрасить и т.п.) Ровно то же самое может делать и исполнитель, отвечая на мои комментарии или обращая внимание на свои правки и предложения. В последствии, когда одна из форм разработки будет согласована и принята, у меня, как заказчика, есть возможность её заблокировать в одностороннем порядке, чтобы никто случайно всё не испортил.  

Вывод четвертый: Делаем обсуждение прототипа неотъемлемой частью прототипа.

А теперь должен признаться, что лихо и с энтузиазмом я забежал немного вперед и пропустил ещё одну часть любого технического задания. Коллеги, работающие в крупных организациях, меня поймут и, возможно, тяжело вздохнут. Речь о «воде» - той самой части ТЗ, состоящей из плана, вступления, целей, задач, позиционирования, описаний и прочего важного словесного наполнения, которое вместе со скриншотами прототипа и BPMN-диаграмм надо распечатать, подписать и приложить к договору.

Процесс такого сочинительства часто бывает одним из самых время затратных. И, даже, если вы являетесь тем человеком, для которого данный вид технической «литературы» - это призвание и любимое творческое занятие, то даже обычный набор текста на клавиатуре съедает драгоценные минуты и часы. Поэтому я отдал всю подобную рутину нейросетям. Я тоже считаю, что не совсем корректно называть «искусственный интеллект» интеллектом. Нет в GPT ничего подобного, по крайней мере, сейчас. Но, как шустрый обработчик больших массивов данных и инструмент для их дальнейшей генерации в готовый результат, ИИ вне конкуренции. Конечно, сочинить сюжет для драматической повести о корпоративных интригах я бы ему не доверил. Но с такими задачами, как составить подробный план ТЗ или написать 3000 знаков теоретической части, нейросети справляются буквально за считанные секунды. Обязательно приходится немного править и корректировать выданный результат, но в основном это касается только адаптации текста под индивидуальные особенности конкретного проекта. В любом случае, экономия времени в моём случае составила порядка 80%. А, если нет никакой существенной разницы, то зачем тратить больше?

Пятый вывод: Не брезговать нейросетями. Корректировать - намного быстрее, чем писать с нуля.

 

 

А теперь давайте соберем все пять выводов, которые мы успели сделать…, но сначала проверьте себя и свою память. Не листая статью обратно вверх, сможете вспомнить, какой тезис был выделен первым? А какой был вторым, третьим? На самом деле, результат не важен, но, если вы справились, то поздравляю. У вас либо всё прекрасно с памятью, либо вы конспектировали))

 

Итак, собираем наши пять путей к оптимизации ТЗ в единое целое:

  1. Место, которое будет хранить всю информацию о проекте
  2. Возможность делать наглядные ТЗ, не требующее особых навыков
  3. Интерактивность и BPMN-схемы всех процессов и сценариев
  4. Обсуждение проекта должно быть частью проекта
  5. Нейросети в помощь для наполнения структурой и «водой»

Ну, а теперь, соблюдая правила драматургии, мне остается только взмахнуть волшебной палочкой и достать из шляпы… нет, не кролика, а ожидаемое решение, которое должно предоставлять возможность исполнить все указанные выше тезисы. И это мой старый друг, которым я когда-то пользовался только для одной единственной цели – создания прототипов форм и приложений, в основном на базе 1С. В своё время он назывался MAKER, но ключевое слово здесь «назывался».

В начале 2025 года сервис претерпел серьезные изменения. Во-первых, теперь это MAKER-STUDIO. А, во-вторых, это реально целая студия, которая больше не ограничивается одним лишь конструктором форм. И вот, как в нём всё компактно собирается.

- В инструментах прототипирования быстро из готовых элементов собираю нужную мне форму или набор форм, хоть для десктопа, хоть для мобилки, хоть для того и другого сразу. Недавно появилась новая панель с дизайном 1С:Элемент, который уже набирает особую популярность и востребованность. Не буду вдаваться в подробности изменения и редактирования отдельных элементов прототипа. Там всё интуитивно понятно и осваивается за первые 10 минут знакомства. Меняй цвет, размер, шрифт, иконки, наполнение… И не придется словами описывать, что, где и как должно располагаться. Всё уже видно более, чем наглядно.

 

 

- Сделал я несколько форм, которые по требуемому сценарию связываю с помощью кнопки… та-дам!!!... «СВЯЗАТЬ с ФОРМОЙ». И вот тут уже могу начинать пользоваться тумблером «Режим PLAY». Нетрудно догадаться, что в активном состоянии это и позволяет сделать прототип интерактивным. Нажимаю, допустим, на иконку «добавить» и выскакивает форма для «добавления», которую я заранее нарисовал и связал с соответствующей иконкой. Главное, не забыть добавить сценарий для связи и перехода в обратную сторону.

- На данном этапе уже можно всё отправлять разработчику при помощи функции «поделиться». На той стороне тоже пользуются MAKER-STUDIO, поэтому коллега откроет мою ссылку и увидит всё, что я сделал с прототипом. Но самое главное, что он может не только редактировать, но и оставлять комментарии к каждому отдельному элементу. И я на своей стороне тоже таким образом имею возможность точечно указывать на места для доработки или изменений и в дополнительном окошке пояснять подробности.

Подобное наглядное, точное и оперативное взаимодействие друг с другом сокращает не меньше половины временных затрат и снимает до 100% головной боли из-за того, что «тебя снова неправильно поняли».

 

 

- Далее, не выходя из сервиса, просто в отдельной вкладке при необходимости могу воспользоваться отдельным конструктором для построения BPMN-нотаций и детально прорисовать любую схему бизнес-процессов в форме диаграммы. Пользуюсь, кстати, не только, когда проект подразумевает сложные и насыщенные сценарии. Порой бывает полезно наглядно показать даже некий просто алгоритм в три-четыре действия, чтобы всё всем было ясно и понятно. Но самое главное, что инструмент BPMN-диаграмм – это не какой-то отдельный сервис, а часть одного проекта внутри одной программы, которым я точно так же могу «поделиться», просто поставив галочку.

- И снова, не выходя из сервиса, перехожу в раздел «Документации», где меня ждет полноценный текстовый редактор, который я буду использовать для создания подробного технического задания. Заголовки, списки, таблицы, картинки, ссылки на конкретные формы проекта – всё на месте. А, чтобы сократить самый большой кусок своего драгоценного времени, делегирую наполнение массивом текстовой «воды» нашему верному другу и помощнику – Искусственному интеллекту. Тем более, что таковой тоже имеется на борту программы. Есть один нюанс, на момент написания этой статьи MAKER-GPT работает в отдельной браузерной версии и в виде телеграмм-бота. Но разработчики уже анонсировали в ближайших релизах внедрить нейросеть в сервис, чтобы вообще никогда не сворачивать «окно» студии и делать всё, что требуется внутри. Из важных особенностей MAKER-GPT хотел бы выделить выбор определенных ролей и сохранение контекста. Да, так умеют делать и любые другие ИИ-ассистенты, но речь не о выборе GPT-помощника, а о том, что таковой присутствует в MAKER-STUDIIO, как одна из полноценных функций. Грубо говоря, если бы я был механиком, лично мне удобнее, когда все нужные гаечные ключи, молотки, отвертки и прочие инструменты аккуратно лежали бы в одном удобном чемодане, чем таскать с собой пять разных сумок.

 

 

- Итак, в рамках проекта я имею готовые прототипы, BPMN-диаграммы и текстовое наполнение. Пришло время для последнего «фокуса». Ловким движением руки проект превращается… проект превращается… превращается проект… в элегантное готовое ТЗ. Двумя кликами я выгружаю все перечисленные выше элементы проекта в файл PDF или WORD. Алгоритм сервиса сам автоматически собирает все заготовки и верстает их в документ А4, который можно сразу пускать на печать или отправлять по почте. При этом, можно выгрузить готовое ТЗ как полностью, так и выборочно, проставляя галочки только на нужных мне формах, документах и схемах.

- Ну, и ещё один приятный штрих, который появился буквально на днях вместе с новым релизом MAKER-STUDIO – Канбан-доска, которая позволяет не только организовывать, делегировать и контролировать все описанные выше процессы, но и в дальнейшем руководить непосредственной реализацией проекта, все необходимые составляющие которого ловко умещаются в одном сервисе и в одном окне браузера.

 

 

 

Вместо заключения

Признаюсь честно, я пытался посчитать, сколько времени и сил я стал экономить, когда перешел на MAKER-STUDIO. Думаю, что не менее 50, а то и 70 процентов. Но затем понял, что мои подсчеты не будут отражать всю картину целиком, если я не учту, насколько быстрее и точнее стала работа подрядчика. Знаю точно, что каждый час консультаций, обсуждений и разработки я оплачиваю по тарифу. А, значит, я вынужден следовать формуле «время - деньги» в буквальном коммерческом смысле. Вы спросите, значит ли, что сокращение времени в половину привело к соответствующей экономии затрат? Не могу ответить однозначно. Ведь бюджет проекта складывается не только из одного лишь технического задания. Бывает по-разному. Иногда общие часы трудозатрат снижаются на четверть, а порой сразу в два или в три раза. Всё зависит от проекта. Но на 100% готов утверждать, что никогда раньше меня и моих партнеров так крепко не сплачивали две волшебные буквы ТЗ.

бизнес аналитик прототипирование ии тз техническое задание maker maker studio канбан bpmn разработка GPT проект менеджмент концепт конырев

См. также

Взгляд со стороны Заказчика Внедрение изменений Кейсы автоматизации Бесплатно (free)

Всем участникам проектов внедрения знакомы пять главных «НЕ»: НЕправильно просчитанный бюджет; НЕзаинтересованность руководства; НЕпрочное целеполагание; НЕреализованные ожидания заказчика; НЕжелание пользователей сотрудничать. Расскажем о том, какие инструменты помогут обойти эти препятствия и не похоронить проект.

21.02.2025    814    0    KrisSh    0    

7

Взгляд со стороны Заказчика Бесплатно (free)

Подходы к оценке проекта у разных подрядчиков существенно отличаются. А заказчик не понимает принципов ценообразования в коммерческих предложениях и без сравнения ожидаемых результатов на выходе не может принять верное решение. Из-за этого самый частый вопрос на предпроекте: «а можно подешевле?». Можно, но просто так дешевле ничего не бывает. Расскажем о том, на какие факторы оценки проекта стоит обращать внимание обеим сторонам на этапе предпродажи.

12.02.2025    646    0    user1923656    0    

4

Оптимизация бизнес-процессов Взгляд со стороны Заказчика Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 Бесплатно (free)

Проекты перехода с SAP на 1С неизбежно связаны с различиями в терминологии, изменением привычных подходов, перестройке и унификации бизнес-процессов. О том, как найти ключи к успеху реализации такого проекта на реальном примере перехода с SAP на 1С, пойдет речь в статье.

13.08.2024    1449    0    avermakov1986    5    

6

Взгляд со стороны Заказчика Бесплатно (free)

В каждой компании и на каждом проекте есть свои критерии оценки эффективности ИТ-аналитиков. И за формальными методами оценки часто скрываются неочевидные ожидания заказчиков и проектных менеджеров. Расскажем о задачах аналитика на проектах внедрения и возможных способах оценки эффективности аналитиков.

01.08.2024    1809    0    user623528_vergazov    1    

1

Компетенции и навыки РП Взгляд со стороны Заказчика Бесплатно (free)

Самый важный человек на проекте – это РП со стороны заказчика. Он принимает все решения и за эти решения зачастую отвечает головой. О том, кого выбрать руководителем проекта со стороны заказчика, как работать с заинтересованными сторонами, собрать рабочую группу, экономно расходовать бюджет и бороться с саботажем, расскажем в статье.

26.02.2024    3700    0    user1270271    0    

13

Взгляд со стороны Заказчика Бесплатно (free)

Не всегда достижение целей проекта делает заказчика счастливым. Ситуацию усугубляет то, что разные заказчики представляют себе цели ИТ-проекта по-разному. И ключевой секрет успешной сдачи проекта заказчику – достижение баланса между важно\не важно для заказчика и сложно\просто для ИТ-команды. О том, как с помощью понимания задач и целей заказчика выстроить ход проекта и коммуникацию внутри него, пойдет речь в статье.

05.12.2023    1913    0    user1851969    0    

4

Взгляд со стороны Заказчика Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

При переходе на новую систему руководитель проекта со стороны заказчика должен взять на себя множество функций: по организации проектной команды, назначению встреч с руководителями подразделений, сбору информации по проекту, регулированию конфликтов и управлению ожиданиями. Рассмотрим, как решать проблемы внедрения, выбирать подрядчиков и управлять ожиданиями пользователей.

22.08.2023    2238    0    user1642712    0    

13

Взгляд со стороны Заказчика Бесплатно (free)

Успех автоматизации или перехода на новую систему зависит не только от подрядчика. Важна слаженная работа по организации внутренних процессов, проработка рисков, работа над ошибками и управление ожиданиями пользователей на стороне самого заказчика.

20.07.2023    1704    0    user1642712    0    

6
Оставьте свое сообщение