О компании
Компания «ВХМ24» занимается производством и продажей металлических конструкций для предприятий, в сферу деятельности которых входит хранение и переработка зерновых культур. На производстве изготавливают оборудование на заказ, учитывая разнообразные требования Заказчика.
«ВХМ24» принимает участие в работах по монтажу, наладке и поставки оборудования на элеваторы Воронежской, Липецкой, Белгородской, Курской областей и других регионов страны. Компания участвуют в международных проектах в Германии, Иране, Ираке, Монголии.
Толчок для старта автоматизации
Руководители компании «ВХМ24» обратились к нам с запросом минимизировать работу с бумажными носителями, сократить ручной труд сотрудников.
На момент обращения в компании использовалась только база бухгалтерии для оформления первичных документов.
В остальном учёт вёлся на бумаге и в Excel, часть информации по производству нигде не отображалась, вследствие чего, сотрудники начали допускать ошибки в некоторых бизнес-процессах.
Не видели остатки сырья, полуфабрикатов и готовой продукции на складе, что негативно отражалось на скорости работы.
Отсутствовала корректная отчётность по продажам, закупкам и денежным средствам, из-за чего были трудности в расчёте маржинального дохода и в контроле сроков выполнения заказов покупателя и заказов поставщиков.
Главная цель проекта: Сократить время на обработку документов продажи, закупок, производства и документов оплаты, за счёт автоматизации оперативного учёта.
Исследование бизнес-процессов компании.
Прежде, чем приступить к внедрению инструментов автоматизации, мы провели обследование бизнеса, выявили «слабые» места в бизнес-процессах, так же произвели оценку сквозного процесса продажи от обращения клиента до доставки клиенту по критериям затрат времени и стоимости процесса. Минимальная стоимость данного процесса обходилась компании 205 019 руб. в месяц.
Бизнес-процессы предприятия описали в моделе AS IS (как есть сейчас).
Несколько примеров проблемных ситуаций:
Пример 1:
Начальные действия менеджера от момента, когда клиент обратился в компанию
Уже на этом этапе видим, что в процессе менеджер использовал несколько информационных ресурсов - необходимо было уходить от такого подхода. Данные хранились на различных информационных носителях, они разрознены и не связаны между собой, что вело к увеличению затрачиваемого времени менеджера на заполнение каждого из файлов.
Пример 2:
Действия менеджера после того, как оплачен счёт
Менеджер вручную готовит бланки в работу и физически относит в цех, что тоже занимает время.
Пример 3:
Действия Начальника производства
Начальник производства вручную сортировал бланки, анализировал каждый распечатанный счёт на наличие готовых чертежей на продукцию.
Вся информация хранилась на бумажных носителях.
Ход проекта
Мы внедрили информационную базу «1С: УНФ 8» и подключили к работе в системе 15 сотрудников, так же комплексно поменяли бизнес-процессы, которые описали в модуле TO BE (как должно быть).
Процесс внедрения систем автоматизации мы выполняли пошагово:
Шаг 1. Настройка нормативно-справочной информации
На этом этапе мы настроили справочник. Всю номенклатуру разбили по категориям. Сотрудник выбирает необходимую категорию в журнале и видит все относящиеся к ней позиции.
Категории номенклатуры
Так как поступают нестандартные заказы, у сотрудников должна быть возможность создать позицию по своим параметрам, но структура формирования наименования позиции для каждой категории должны быть едина, это необходимо для удобства дальнейшего использования, и так исключается вероятность пропустить какой-либо важный параметр позиции, например мощность изделия.
Для каждой категории номенклатуры есть свой набор свойств. Были настроены поля для каждой категории, которые являются обязательными при создании номенклатуры.
Поля, выделенные красным, необходимо заполнить
Поля «Наименование» и «Наименование для печати» заполняются
автоматически при заполнении набора свойств
В случае если нужного товара нет на складе, а клиент не хочет ждать. И также можно предлагать клиенту сопутствующие товары.
Настройка отображения аналогов и сопутствующих товаров
Шаг 2. Ввод начальных остатков
Вносим в систему остатки по товарам, остатки расчётов с контрагентами и остатки денежных средств. С этого момента сотрудники могут видеть данные в режиме реального времени.
Шаг 3. Автоматизация процесса продаж
Ранее сотрудник отдела продаж обращался к нескольким информационным источникам, готовил вручную документы: договора, спецификации, расходные накладные.
Это занимало время, к тому же наличие человеческого фактора не исключало ошибок.
После автоматизации ситуация поменялась, менеджер все данные ведёт в одной системе, от формирования заказа до полной отгрузки.
Форма для ввода данных
Сотрудники других отделов также видят ситуацию по заказам. На каждом этапе заказ имеет свой статус.
Статусы заказа
Шаг 4. Автоматизация процесса закупок
Заказ поставщику так же формируется из 1С.
Формирование заказа поставщику
Благодаря тому, что мы видим свободные остатки на складе, резервируем в заказ, то что есть на складе, а недостающие позиции заказываем поставщику.
Появилась возможность отслеживать ценообразование от поставщика, сроки поставок, обеспечения заказов.
Шаг 5. Автоматизация работы склада
Совместно с сотрудниками компании мы провели инвентаризацию склада, внесли актуальные остатки в базу.
Шаг 6. Автоматизация производства
На данном этапе бизнес-процесса мы упростили работу сотрудникам отдела производства.
БП Автоматизация производства
На ежедневной основе начальник производства смотрит в 1С, какие позиции необходимо изготовить и формирует Заказ на производство.
Оформленный Заказ на производство
После изготовления необходимых позиций, данные вносятся в программу. Заказ на производство меняет статус на ЗАВЕРШЕН.
Шаг 7. Учёт финансов
Все денежные операции проходят через программу 1С. По сформированным отчётам можно отследить, сколько денежных средств поступило, сколько было расходов, остатки по денежным средствам.
Шаг 8. Обучение персонала
По завершении внедрения системы мы обучили персонал и провели проверку по чек-листам. Очень важно, чтобы после внедрения новшеств, все сотрудники понимали, для чего изменили прежний уклад их работы.
Результаты
Сейчас каждый бизнес-процесс компании проходит в «1С: УНФ 8». База рассчитана на 15 человек. Мы добились поставленных целей:
- Сотрудники видят актуальную информацию по заказам, свободным остаткам, денежным средствам в режиме текущего времени;
- Минимизирован ручной труд, данные хранятся в электроном виде, не нужно заполнять бумаги;
- Сократили время и стоимость обработки заказов с 205 019 до 56 404 руб. в месяц по стоимости бизнес-процесса в рублях.
