Как автоматизация на базе 1С: УНФ помогла сократить расходы на производство в 4 раза

11.01.23

Бизнес-анализ

Кейс реальной автоматизации.

О компании

Компания «ВХМ24» занимается производством и продажей металлических конструкций для предприятий, в сферу деятельности которых входит хранение и переработка зерновых культур. На производстве изготавливают оборудование на заказ, учитывая разнообразные требования Заказчика.

 

 

«ВХМ24» принимает участие в работах по монтажу, наладке и поставки оборудования на элеваторы Воронежской, Липецкой, Белгородской, Курской областей и других регионов страны. Компания участвуют в международных проектах в Германии, Иране, Ираке, Монголии.

Толчок для старта автоматизации

Руководители компании «ВХМ24» обратились к нам с запросом минимизировать работу с бумажными носителями, сократить ручной труд сотрудников.

На момент обращения в компании использовалась только база бухгалтерии для оформления первичных документов.

В остальном учёт вёлся на бумаге и в Excel, часть информации по производству нигде не отображалась, вследствие чего, сотрудники начали допускать ошибки в некоторых бизнес-процессах.

Не видели остатки сырья, полуфабрикатов и готовой продукции на складе, что негативно отражалось на скорости работы.

Отсутствовала корректная отчётность по продажам, закупкам и денежным средствам, из-за чего были трудности в расчёте маржинального дохода и в контроле сроков выполнения заказов покупателя и заказов поставщиков.

Главная цель проекта: Сократить время на обработку документов продажи, закупок, производства и документов оплаты, за счёт автоматизации оперативного учёта.

Исследование бизнес-процессов компании.

Прежде, чем приступить к внедрению инструментов автоматизации, мы провели обследование бизнеса, выявили «слабые» места в бизнес-процессах, так же произвели оценку сквозного процесса продажи от обращения клиента до доставки клиенту по критериям затрат времени и стоимости процесса. Минимальная стоимость данного процесса обходилась компании 205 019 руб. в месяц.

Бизнес-процессы предприятия описали в моделе AS IS (как есть сейчас).

Несколько примеров проблемных ситуаций:

Пример 1:

 

Начальные действия менеджера от момента, когда клиент обратился в компанию

 

Уже на этом этапе видим, что в процессе менеджер использовал несколько информационных ресурсов - необходимо было уходить от такого подхода. Данные хранились на различных информационных носителях, они разрознены и не связаны между собой, что вело к увеличению затрачиваемого времени менеджера на заполнение каждого из файлов.

Пример 2:

 

Действия менеджера после того, как оплачен счёт

 

Менеджер вручную готовит бланки в работу и физически относит в цех, что тоже занимает время.

Пример 3:

 

Действия Начальника производства

 

Начальник производства вручную сортировал бланки, анализировал каждый распечатанный счёт на наличие готовых чертежей на продукцию.

Вся информация хранилась на бумажных носителях.

Ход проекта

Мы внедрили информационную базу «1С: УНФ 8» и подключили к работе в системе 15 сотрудников, так же комплексно поменяли бизнес-процессы, которые описали в модуле TO BE (как должно быть).

Процесс внедрения систем автоматизации мы выполняли пошагово:

Шаг 1. Настройка нормативно-справочной информации

На этом этапе мы настроили справочник. Всю номенклатуру разбили по категориям. Сотрудник выбирает необходимую категорию в журнале и видит все относящиеся к ней позиции.

 

Категории номенклатуры

 

Так как поступают нестандартные заказы, у сотрудников должна быть возможность создать позицию по своим параметрам, но структура формирования наименования позиции для каждой категории должны быть едина, это необходимо для удобства дальнейшего использования, и так исключается вероятность пропустить какой-либо важный параметр позиции, например мощность изделия.

Для каждой категории номенклатуры есть свой набор свойств. Были настроены поля для каждой категории, которые являются обязательными при создании номенклатуры.

 

Поля, выделенные красным, необходимо заполнить

 

Поля «Наименование» и «Наименование для печати» заполняются

автоматически при заполнении набора свойств

 

В случае если нужного товара нет на складе, а клиент не хочет ждать. И также можно предлагать клиенту сопутствующие товары.

 

Настройка отображения аналогов и сопутствующих товаров

 

Шаг 2. Ввод начальных остатков

Вносим в систему остатки по товарам, остатки расчётов с контрагентами и остатки денежных средств. С этого момента сотрудники могут видеть данные в режиме реального времени.

Шаг 3. Автоматизация процесса продаж

Ранее сотрудник отдела продаж обращался к нескольким информационным источникам, готовил вручную документы: договора, спецификации, расходные накладные.

Это занимало время, к тому же наличие человеческого фактора не исключало ошибок.

После автоматизации ситуация поменялась, менеджер все данные ведёт в одной системе, от формирования заказа до полной отгрузки.

 

Форма для ввода данных

 

Сотрудники других отделов также видят ситуацию по заказам. На каждом этапе заказ имеет свой статус.

 

Статусы заказа

 

Шаг 4. Автоматизация процесса закупок

Заказ поставщику так же формируется из 1С.

 

Формирование заказа поставщику

 

Благодаря тому, что мы видим свободные остатки на складе, резервируем в заказ, то что есть на складе, а недостающие позиции заказываем поставщику.

Появилась возможность отслеживать ценообразование от поставщика, сроки поставок, обеспечения заказов.

Шаг 5. Автоматизация работы склада

Совместно с сотрудниками компании мы провели инвентаризацию склада, внесли актуальные остатки в базу.

Шаг 6. Автоматизация производства

На данном этапе бизнес-процесса мы упростили работу сотрудникам отдела производства.

 

БП Автоматизация производства

 

На ежедневной основе начальник производства смотрит в 1С, какие позиции необходимо изготовить и формирует Заказ на производство.

 

Оформленный Заказ на производство

 

После изготовления необходимых позиций, данные вносятся в программу. Заказ на производство меняет статус на ЗАВЕРШЕН.

Шаг 7. Учёт финансов

Все денежные операции проходят через программу 1С. По сформированным отчётам можно отследить, сколько денежных средств поступило, сколько было расходов, остатки по денежным средствам.

Шаг 8. Обучение персонала

По завершении внедрения системы мы обучили персонал и провели проверку по чек-листам. Очень важно, чтобы после внедрения новшеств, все сотрудники понимали, для чего изменили прежний уклад их работы.

Результаты

Сейчас каждый бизнес-процесс компании проходит в «1С: УНФ 8». База рассчитана на 15 человек. Мы добились поставленных целей:

  • Сотрудники видят актуальную информацию по заказам, свободным остаткам, денежным средствам в режиме текущего времени;
  • Минимизирован ручной труд, данные хранятся в электроном виде, не нужно заполнять бумаги;
  • Сократили время и стоимость обработки заказов с 205 019 до 56 404 руб. в месяц по стоимости бизнес-процесса в рублях.

автоматизация бизнес-процессы системный бизнес

См. также

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Россия Бесплатно (free)

В основном мы встречаем бравурные отчеты о внедрении, трудности описываются реже. Может, будет полезно для оценки, с чем можно столкнуться. Пояснение: не является критикой или жалобами на людей, с которыми пришлось работать, со всеми были установлены хорошие деловые отношения, не подвергается сомнению их профессионализм, просто описывается внедрение как есть. Более того, сотрудники франчайзи, оказались лучше чем все с кем приходилось общаться за последние годы, и их работа не нуждалась в переделывании, как было раньше.

04.12.2024    879    0    bolikov    13    

8

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Россия Бесплатно (free)

В данной статье рассматриваются задачи, которые необходимо решить при поэтапном внедрении 1С: ERP на крупном предприятии. Рассмотрен вариант перехода с успешно функционирующей 1С: УПП. Предлагается обсудить правильность принятых решений.

29.10.2024    739    0    VicCva    1    

4

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Россия Бесплатно (free)

Мы провели опрос заказчиков с целью определить степень удовлетворенности внедрением 1С: ERP. Опрос проводился по случайной выборке из списка внедренных решений на сайте 1С. Обработали 121 интервью от 97 компаний. Из выборки мы исключали "показательные внедрения" и крупнейшие холдинги, старались получить срез по "средним" массовым заказчикам. Статья будет интересна сотрудникам отделов продаж и отделов качества фирм, внедряющих 1С, потенциальным заказчикам и всем, кто интересуется статистикой внедрения 1С: ERP. Текст статьи довольно большой, в некоторой степени наукообразный.

16.10.2024    1538    0    Soliton    8    

8

Agile Внедрение изменений Бесплатно (free)

Тенденции последнего времени заставляют пересматривать привычные инструменты, менять подходы, подстраиваться под рынок труда. Расскажем об импортозамещении инструментария внедренцев, отличиях Agile от почасовки и рисках дефицита специалистов 1С.

13.09.2024    2600    0    glebushka    5    

8

Анализ предметной области Анализ бизнес-процессов Работа с заинтересованными сторонами Бесплатно (free)

Успех системы закладывается на предпроекте. Именно на обследовании мы анализируем потребности, перекладываем их в затраты, просчитываем нужное для разработки время и закладываем те функции, что будут в системе. От результатов предпроекта зависит, насколько система будет удовлетворять заказчика и насколько успешно мы систему сдадим. Расскажем о том, как за семь шагов провести обследование, построить концепцию и определить границы системы/проекта.

02.09.2024    1361    0    user1669221    2    

7

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Когда при внедрении систем 1С всплывает слово «ГОСТ» – практически всегда речь идёт о документе «Техническое задание». И у большинства внедренцев падает настроение, как только им говорят, что надо «написать ТЗ по ГОСТу». Но опытные кулинары знают, как готовить это блюдо так, чтобы оно оставило после себя приятное послевкусие, а не горькое разочарование. О собственных рецептах приготовления документации по ГОСТу пойдет речь в статье.

21.08.2024    2891    56    Laya    3    

22

Анализ предметной области Анализ потребностей и поиск решений Бизнес-аналитик Руководитель проекта Управленческий учет Бесплатно (free)

Для точной оценки проекта входящей информации часто недостаточно, но оценку нужно дать и потом за нее отвечать. О различных подходах к оценке проектов и многоуровневой схеме оценки проекта от пресейла до сдачи работ, расскажем в статье.

19.08.2024    1697    0    SergeyN    0    

6

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Проект по переходу SAP на 1С – это не только перенос в 1С бизнес-процессов, которые ранее отражались в SAP. Системы отличаются кардинально – и подходом к внедрению, и работой в системе, и готовыми функциональными блоками, и интерфейсами. Расскажем о том, какие подводные камни ждут внедренцев на проектах перехода с SAP на 1С.

19.08.2024    9747    0    vladshelshel    7    

4
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. user635667 11.01.23 12:05 Сейчас в теме
А с БП синхронизацию настроили? Или бухгалтеры сами по себе.
2. systembiz 7 12.01.23 14:07 Сейчас в теме
Добрый день. Да, с бухгалтерией обмен настроили.
3. RustIG 1752 08.02.23 14:25 Сейчас в теме
Сколько стоило внедрение? И в какие сроки уложились? Сколько человек участвовало во внедрении со стороны Исполнителя?
Оставьте свое сообщение