На медосмотре врач спрашивает:
— Вискарь пьешь?
— Да пью
— Колу пьешь?
— Ну да с вискарем только
— Колу не пей, она вредная!
Оглавление
1. Определение мед осмотров сотрудников, правовые рамки
3. Варианты условных обозначений мед осмотра в табеле учета рабочего времени
4. Редактирование регистра «Журнал учета прохождения мед осмотров»
5. Отчет «Журнал учета прохождения мед осмотров»
6. Расчет мед осмотров сотрудников в «1С:ЗУП»
6.1 Настройка вида расчета «Оплата за время прохождения медицинского осмотра (целодневная)»
6.2 Настройка вида расчета «Оплата за время прохождения медицинского осмотра (внутрисменная)»
6.3 Расчет мед осмотров в пределах нормы времени («МО»)
7. Использование обработки «Расчет мед осмотров» для группового создания расчетных документов
8. Влияние расходов на мед осмотры на бюджет ФОТ
Весь описанный в статье типовой функционал точно работает в конфигурации "1С:Зарплата и Управление персоналом" релизов от 2.5.50 до 2.5.102.2. (есть мнение, что все изложенное будет работать и в более новых релизах редакции 2.5). Нетиповой функционал описывается в главах 4, 5 и 7. Минимальная версия платформы 8.2.14.540, тестировалось на платформе 8.3.8. Статья оформлена так, чтобы ее можно было сразу распечатать прямо из браузера (сделаны разрывы страниц).
1. Определение мед осмотров сотрудников, правовые рамки
Медицинские осмотры работников – это лечебно-профилактические мероприятия, проводимые в целях выявления нарушений состояния здоровья работников и медицинских противопоказаний к работе, а также в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний.
Медицинские осмотры работников подразделяются на следующие виды:
- предварительные – проводятся при поступлении работника на работу с целью определения соответствия состояния здоровья работника поручаемой ему работе;
- периодические – проводятся в процессе трудовой деятельности работника с целью определения соответствия состояния его здоровья выполняемой работе и предупреждения профессиональных заболеваний. Периодичность осмотров устанавливается законодательством с учетом выполняемой работы или среды, в которой работник исполняет свои обязанности, и зависит от времени, необходимого для наблюдения за изменениями в состоянии здоровья работника, от цели осмотров, а в отдельных случаях и от возраста обследуемого;
- внеочередные (внеплановые) – проводятся по просьбам работников или в соответствии с медицинскими рекомендациями с целью выяснения наличия профессиональных заболеваний.
Согласно ч. 2 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать и организовывать за счет собственных средств проведение предварительных, периодических, внеочередных медицинских осмотров работников с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения медицинских осмотров, психиатрических освидетельствований (ст. 185 ТК РФ). Средний заработок исчисляется в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 992. Кроме того, для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены обязательные медицинские осмотры в начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены). Время прохождения таких медицинских осмотров включается в рабочее время (ч. 3 ст. 213 ТК РФ).
Проходить обязательные медицинские осмотры по направлению работодателя в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, является обязанностью работника, а не его правом (ст. 214 ТК РФ). Если работник уклоняется от прохождения медицинских осмотров, то работодатель обязан отстранить его от работы (не допускать к работе). В период отстранения от работы (недопущения к работе) заработная плата работнику не начисляется (ст. 76 ТК РФ).
Из смысла закона ст. 69 213 ТК РФ, а для учреждений ж/д транспорта и Приложения 6 к указанию МПС от 08.10.1999 №Л-2257-у, вытекает необходимость ведения «Журнала учета истории прохождения мед осмотров», см. в п. 4.
Более подробно по ссылке: http://its.1c.ru/db/staff1c#content:34590:hdoc
2. Последовательность процессов для отражения учета мед осмотров работников, взаимодействие участвующих подразделений.
Ниже я привожу примерную последовательность взаимодействия подразделений, которая вероятнее всего будет иметь место в компаниях численностью 1000 сотрудников и больше. Названия отделов и управлений могут буквенно отличаться в различных предприятиях, что не уменьшает смысла их взаимодействия.
1.1 Отдел охраны труда и промышленной безопасности составляет списки сотрудников и график прохождения периодического медицинского осмотра и направлет их в Управление по работе с персоналом.
1.2 Управление по работе с персоналом готовит Приказ «Об освобождении сотрудников от работы для прохождения медицинского осмотра» и производит его рассылку на ознакомление руководителям структурных подразделений.
1.3 Руководители структурных подразделений знакомят сотрудников с Приказом Управления по работе с персоналом, после чего работники проходят медицинский осмотр.
1.4 Табельщики структурных подразделений формируют форму Т13, в котором отмечают часы, затраченные на мед осмотр с помощью утвержденного условного обозначения МО и других при необходимости (см. п. 2), табель сдается кадровикам.
1.5 Кадровики (табельщики) проверяют табель и могут на основании данных Т13 создать записи в регистре «Журнал учета прохождения мед осмотров», с указанием дня, затраченных часов и буквенного обозначения мед осмотра. Информация о прохождении мед осмотров после заполнения регистра будет доступна в специальном отчете «Журнал учета прохождения мед осмотров».
1.6 Работники Отдела по расчетам с персоналом на основании переданных им табелей и заполненных записей «Журнал учета прохождения мед осмотров» с помощью обработки «Расчет мед осмотров» создают, рассчитывают и проводят документы «Оплата по среднему заработку» индивидуально по каждому сотруднику.
1.7 Управление IT (или любой другой отдел занимающийся поддержкой 1С:ЗУП) на всех этапах обеспечивает техническую поддержку учета мед осмотров в рамках программного продукта «1С:Зарплата и Управление персоналом».
3. Варианты условных обозначений мед осмотра в табеле учета рабочего времени
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником компании, в табеле учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
В унифицированной форме табеля не предусмотрено условное обозначение для времени прохождения работниками медицинского осмотра. Работодатель может самостоятельно ввести дополнительные условные обозначения. Это нестандартное обозначение нужно утвердить приказом руководителя организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
В программе «1С:ЗУП» ред. 2.5 в справочнике «Классификатор использования рабочего времени» кадровику создать 3 элемента, которые будут описывать все случаи отражения прохождения мед осмотра.
1) МО – мед осмотр в пределах нормы времени, флаг «рабочее время» не надо включать. Под МО понимается как целодневный мед осмотр, так и внутрисменный (несколько часов).
Пример 1: работник в обычный рабочий день был отправлен на мед осмотр, который занял 2 часа, при этом он смог прийти на работу и доработать остаток дня по графику без превышения плановой нормы с учетом времени мед осмотра.
Пример 2: работник два дня проходил мед осмотр. В этом случае табельщик заполнит табель следующим образом:
Расчет: МО рассчитывается так же как командировки – по среднему заработку 100% с периодом расчета среднего заработка за последние 12 месяцев, более подробно в см. в п.6.
2) МС – мед осмотр сверх нормы времени, флаг «рабочее время» не надо включать.
Пример: работник идет на мед осмотр к 08:00, а рабочий день его по графику с 09:00 до 18:00, период с 08:00 утра до 09:00 – может отмечаться в табеле как МС;
если работник был на мед осмотре с 08 до 12 и сразу вернулся на рабочее место, то в табеле ставятся 3 отметки: с 08 до 09 =МС; с 09 до 12 = МО; с 12 до 19 = Явка.
Расчет: МС рассчитывается по принципу сверх нормативных выплат, более подробно в см. в п.6.
Рекомендация: если работник начал мед осмотр в 08:00, а по графику этот рабочий день заканчивается в 18:00, то, чтобы не было превышения нормы времени, желательно прийти к совместой договоренности между работником и работодателем, чтобы закончить рабочий день раньше как, чтобы отработанное время и время, затраченное на мед осмотр, не превысило норму по графику. Тогда все время мед осмотра в табеле отметить как МО.
3) МВ – мед осмотр в нерабочий по графику (праздничный/выходной) день, флаг «рабочее время» не включать.
Пример: работник М. Слободин в связи с производственной необходимостью не может пройти мед осмотр в рабочий день, в этом случае кадровик готовит Приказ на работу в выходной день (или его «модификацию») и в этот день сотрудник М. Слободин проходит мед осмотр, а потом табельщик ставит в Т13 отметку МВ.
Расчет: МО рассчитывается так же как работа в выходной день (в двойном размере) или работнику предоставляется право взять отгул, более подробно в см. в п.6.
4. Редактирование регистра «Журнал учета прохождения мед осмотров»
Нетиповой функционал.
Из смысла закона ст. 69 213 ТК РФ, а для учреждений ж/д транспорта и Приложения 6 к указанию МПС от 08.10.1999 №Л-2257-у, вытекает необходимость ведения «Журнала учета истории прохождения мед осмотров»
В программе «1С:ЗУП» ред. 2.5 реализована нетиповая возможность, позволяющая вести регистр «Журнал учета истории прохождения мед осмотров».
Данные о дате и времени прохождения мед осмотра, его вид, заполняются на основании табеля учета рабочего времени, который заполняется табельщиками структурных подразделений.
Для отражения даты прохождения сотрудником мед осмотра, его вида и потраченных часов необходимо выполнить следующие действия.
Интерфейс «Полный» -> Предприятие -> Медицинское страхование. Или Интерфейс «Кадровый учет» -> Предприятие -> Медицинское страхование
Открыть форму списка сотрудников в режиме редактирования данных медицинского страхования.
Для фильтрации сотрудников по группам/подразделениям/видам договоров в верхней панели нажимаем кнопку «Использовать иерархию».
В общем списке находим сотрудника по ФИО. Для этого выделяем колонку «наименование» и либо сразу вводим ФИО с клавиатуры, либо нажимаем сочетание «Ctrl+F».
Выделяем строку с найденным сотрудником в списке, и в нижней части окна переключаемся на закладку «Прохождение мед осмотров». С помощью кнопок «Добавить» или «Редактировать» корректируем журнал учета прохождения медицинских осомтров: вводим дату прохождения осмотра, вид осмотра, его обозначение в табеле, и включаем фалаг «Целый день» если осмотр занял полный рабочий день сотрудника, или не ставим его и заполняем сколько часов занял осмотр от рабочего дня сотрудника.
5. Отчет «Журнал учета прохождения мед осмотров»
Нетиповой функционал.
Для контроля заполненных в регистре данных о прохождении мед осмотров создан отчет «Журнал учета прохождения мед осмотров».
Данные отчета использует Управление по работе с персоналом совместно с Отделом охраны труда и промышленной безопасности.
Отчет доступен из ветки интерфейса «Кадровый учет».
Создана настройка отчета «Журнал за период», к которой настроен доступ на редактирование для кадровиков. Заполняем периоды, за которые необходимо сформировать журнал учета прохождения мед осмотров и нажимаем кнопку «Сформировать».
Отчет показывает следующие поля: дата мед осмотра, обозначение мед осмотра в табеле (буквы МО или МС или МВ), флаг «мед осмотр занял целый день», часов мед осмотра (если мед осмотр занял несколько часов и сотрудник вернулся на работу). Кроме того отчет позволяет увидеть расчетный документ (без сумм), если время мед осмотра уже рассчитали (открыть расчетный документ могут пользователи у которых есть на это право). Доступны все данные кадрового учета по каждому сотруднику: подразделение, должность, график работы и т.п.
Отчет типовым способом сохраняется в форматах MS Excel, pdf, xml и других по комбинации: Файл->Сохранить как.
6. Расчет мед осмотров сотрудников
На основании заполненных табелей и записей регистра «Журнал учета прохождения мед осмотров» расчетчики заполняют, рассчитывают и проводят соответствующие расчетные документы.
Поскольку размер начисления мед осмотра зависит от затраченных на него часов, расчетчику необходимо создать соответствующие основные начисления организации (а не дополнительные) и настроить их.
Исходя из изложенного в п.3, мед осмотр может отражаться в табеле буквами МО, МС и МВ. Для каждого случая создадим один или несколько видов расчета согласно таблице.
|
Условное обозначение мед осмотра в Т13 |
Вид расчета |
Расчетный документ |
|
МО - мед осмотр в пределах нормы времени |
|
|
|
МС – мед осмотр сверх нормы времени |
Создать новый ВР копированием типового «Оплата сверхурочных часов» |
по аналогии с документом «Оплата сверхурочных часов» |
|
МВ – мед осмотр в нерабочий по графику |
Создать новый ВР копированием типового «Оплата праздничных и выходных дней» |
по аналогии с документом «Оплата праздничных и выходных дней» |
Для правильной установке параметров налогообложения необходимо свериться с действующими нормами НК РФ.
6.1 Настройка вида расчета «Оплата за время прохождения медицинского осмотра (целодневная)»
Вид расчета легче всего создать копированием типового «Оплата по среднему заработку». Более детально на ресурсе 1С:ИТС: http://its.1c.ru/db/staff1c#content:34590:zup25
Начисление первичное, способ расчета регламентный по среднему заработку, раздел Расчетный период среднего заработка - стандартно, согласно трудовому законодательству (составляет 12 календарных месяцев, предшествующих началу события).
На закладке Время в разделе Вид времени установите переключатель Неотработанные полные смены, а также. В разделе Вид времени по классификатору использования рабочего времени выберите МО.
В разделе Вид стажа для целей персонифицированного учета ПФР вид стажа – Отражается в РСВ-1 как: Исполнение государственных или общественных обязанностей. При формировании Расчета по форме РСВ-1 ПФР стаж в период прохождения медицинского осмотра будет сформирован с кодом ОБЩЕСТ.
На закладке Бухучет и ЕНВД настраиваются особенности отражения начисления в регламентированном учете. В нашем примере установите переключатель в положение по состоянию на дату события.
Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель Учитывается в расходах на оплату труда по и выберите пп.7, ст.255.
На закладке Взносы настраивается порядок обложения начисления страховыми взносами: в разделе Страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС в поле Вид дохода выберите Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ); положение переключателя в разделе ФСС, страхование от несчастных случаев (до 2011 года) на исчисление взносов в ФСС от НС и ПЗ с 2011 г. не влияет. С 2011 г. полеВид дохода в разделе Страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС используется и для настройки обложения начисления взносами на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
На закладке Прочее укажите виды расчета, которые будут вытеснять этот вид расчета, если период их действия будет совпадать.
Вид расчета необходимо включить в список вытесняющих для видов начислений за отработанное время: Оклад по дням, Оклад по часам,Оплата по дневному тарифу и т.д. (меню Расчет зарплаты по организациям – Настройка расчета зарплаты – Основные начисления организаций). А также новый вид расчета необходимо включить в расчетную базу удержаний: Удержание по исп. листу процентом, Удержание по исп. листу процентом без учета БЛ, Удержание по исп. листу процентом до предела, Удержание по исп. листу процентом до предела без учета БЛ (пп. "к" п. 1 постановления Правительства РФ от 18.07.1996 № 841) (менюРасчет зарплаты по организациям – Настройка расчета зарплаты – Удержания организаций).
6.2 Настройка вида расчета «Оплата за время прохождения медицинского осмотра (внутрисменная)»
Опиание этого случая почти не встречается в открытых источниках, в том числе нет его на сайте http://its.1c.ru
Создавать вид расчета удобнее копированием типового «Оплата по среднему заработку» или «Оплата за время прохождения медицинского осмотра (внутрисменная)». Этот вид расчета надо настроить точно также как описано в п. 6.1, кроме:
Вид времени задать «неотработанные неполные смены». Задать список вытесняющих начислений, который отвечает «внутрисменной» логике. Включить этот вид расчета в список вытесняющих видов расчета так же как в п.6.1 с учетом «внутрисменной» логике.
6.3 Расчет мед осмотров в пределах нормы времени («МО»)
Для расчета оплаты времени, которое работник потратил на прохождение мед осмотра в пределах своей нормы времни по графику, расчетчику необходимо создать документ «Оплата по среднему заработку».
Переключатель «Период оплачиваемого времени» нужно переключить в зависимости от ситуации в значения «Внутрисменный» или «Целодневный».
Для «внутрисменной» оплаты по среднему заполнить дату и количество затраченных на мед осмотр часов, вид расчета указать «Оплата за время прохождения медицинского осмотра (внутрисменная)». Заполнить остальные реквизиты, рассчитать и провести документ.
Заполнение и расчет документов «Оплата по среднему заработку» производить по каждому сотруднику индивидуально.
Расчет НДФЛ производится с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций (меню Расчет зарплаты по организациям – Начисление зарплаты сотрудникам). Начисление страховых взносов производится с помощью документа Начисление страховых взносов (меню Расчет зарплаты по организациям – Налоги и взносы – Начисление страховых взносов).
7. Использование обработки «Расчет мед осмотров» для группового создания расчетных документов
Для облегчения создания и расчета документов оплаты по среднему заработку была создана обработка «Расчет мед осмотров», которая позволяет на основании записей регистра «Истории мед осмотров» массово создавать, рассчитывать и проводить документы «Оплата по среднему заработку». Принцип действия обработки схож с типовой обработкой «Анализ неявок» и быстро понравится опытным расчетчикам.
7.1 Заполняем реквизиты шапки обработки.
При открытии обработки автоматически заполняются поля Организация (основная организация пользователя), даты периода заполнения (от текущий даты) и период регистрации.
Зеленым цветом подсвечены колонки, данные которых будут браться из журнала прохождения мед осмотров.
Реквизит шапки «Подразделение» заполняем в том случае, если хотим рассчитать только сотрудников входящих в состав этого подразделения (фильтр в иерархии).
7.2 Заполняем табличную часть обработки
После нажатия на кнопку «Заполнить» таблица заполняется всеми записями журнала прохождения мед осмотров, которые удовлетворяют отборам. Если заполнилось значение в колонке «Расчетный документ», заначит ранее этому сотруднику уже было рассчитано время мед осмотра.
7.3 Отмечаем флажками те строки, которые надо рассчитать
Помечаем флажками те строки, по которым нужно создать расчетный документ «Оплата по среднему». Для отмеченных флажками строк заполняем колонку «Вид расчета». Для этого в командной панели нажимаем: Действия со списком->Заполнить вид расчета в отмеченных строчках. В открывшемся окне выбираем основной вид расчета для оплаты мед осмотра выбранных сотрудников.
7.4 Создаем и рассчитываем документы
В подвале обработки заполняем реквизит «Месяц начисления» - это месяц в котором будут отражены начисления мед осмотров отмеченных сотрудников. После чего последовательно нажимайте кнопки «Создать документы», «Рассчитать», «Провести».
В отмеченных строках таблицы в колонке «Расчетный документ» будут заполнены ячейки посчитанными документами.
Обработка позволяет производить массовые рассчеты мед осмотров, экономить время работников расчетного отдела и исключать ошибки связанные с монотонным ручным созданием расчетных документов в отдельности по каждому сотруднику.
8. Влияние расходов на мед осмотры на бюджет ФОТ
Бюджет ФОТ - часть общего бюджета компании, поэтому обязательно согласуйте с финансово-экономическим управлением включение в состав расходов на ФОТ расходы на оплату времни прохождения мед осмотров сотрудниками. Если экономистам не нужна отдельная строчка с суммой расходов на мед осмотры и они хотят увидеть их внутри общей строки ФОТ, то рекомендуется сопроводить бюджет пояснительной запиской с расшифровкой полученных сумм мед осмотров. Если применяется более детализированный бюджет ФОТ, то рекомендуется расходы на мед осмотры включить в строку «Расчет доплаты за дни, фактически не отрабатываемые, но за которые сохраняется средний заработок/ дневная тарифная ставка» или аналогичные.
Мед осмотры облагаются: 1) страховыми взносами; 2) взносами в ФСС на обязательное соц страхование от несчастных случаев и проф заболеваний - эти увелечение затрат так же нужно включить в бюджет.
Прогноз влияния видов мед осмотров на бюджет:
- Затраты на оплату мед осмотров в пределах нормы времени, МО: в общем случае ожидается незначительное увеличение расходов на ФОТ по Обществу, поскольку оплата времени МО будет чуть больше просто оклада за этоже время,если кроме оклада сотрудники получают другие выплаты.
- Затраты на оплату мед осмотров с превышением нормы времени, МС: сверхнормативные выплаты МС будут более существенно увеличивать бюджет ФОТ, чем МО, по этому рекомендуем внести МС в бюджет расходов Общества и предпринять комплекс мер по минимизации возникновения случаев МС.
- Затраты на оплату мед осмотров в нерабочие (праздничные, выходные) дни, МВ: оплата времени прохождения мед осмотра в выходные дни еще больше будет увиличивать ФОТ, чем МО и МС, рекомендуем предпринять все организационные меры для минимизации случаев МВ в реальной практике или ограничить его применение узким гругом должностных лиц, если избежать МВ не получается - корректировать бюджет.
Вопросы и замечания по статье пишите в комментариях, в личку или по адресу Panteleevi@inbox.ru.
Резюме автора: //infostart.ru/job/resume/537490/
Если статья принесла Вам пользу, то поддержите развитие публикации и автора:
1) Яндекс кошелек. Ссылка для перевода: https://money.yandex.ru/to/410013251875401
2) Visa Qiwi Wallet. № карты: 4890494119349181 (действует до 11/17)
