1.1. Исходные данные и выбор алгоритма внедрения
Предприятие использует программу 1С: УПП 8.1, которая является наиболее распространенным и полным программным продуктом, представленным на рынке, который позволяет автоматизировать и бухгалтерский, и управленческий учет, систему управления персоналом, а также систему бюджетирования.
Управленческий учет необходим для управления оперативной деятельностью всего предприятия. Однако, на момент внедрения управленческого учета общая база предприятия в 1С уже была разбита на отдельные базы для каждой организации, которые соответствуют крупным подразделениям предприятия (по различным видам деятельности), и осуществлено внедрение бухгалтерского учета в 1С:УПП во всех базах.
Рассматривались варианты: 1. слияние всех баз в одну целую для ведения управленческого учета, 2. выгрузка отчетных данных в документы Excel, 3. объединение сводных данных бюджетирования в отдельной базе. и другие. Именно по этому, третьему пути и осуществлено внедрение системы.
В связи с этим, внедрение управленческого учета по организациям было организовано в каждой из бухгалтерских (далее - основных) баз.
Управление денежными средствами также построено в основных базах по организациям, что позволило формировать сводный Платежный календарь по каждому банковскому счету и кассе на основании введенных заявок на расходование денежных средств.
Расчеты по планированию и бюджетированию создаются в Сводной базе Бюджетирования. Фактические данные объединены путем автоматической выгрузки документов бюджетирования.
По сравнению с вариантом объединения путем периодического слияния баз в одну, где осуществлялся бы управленческий учет, данный вариант имеет следующие преимущества:
1.Позволяет использовать существующие рабочие базы по организациям в том виде, который существовал до внедрения управленческого учет;
2. Единое информационное поле организации в части управленческого и бухгалтерского учета находится в одной базе, т.е. соответствующие документы заказов и отгрузок, заявки и оплаты - взаимосвязаны;
3. Вхождение пользователей каждого подразделения в конкретную необходимую базу. Не требует одновременного входа большого количества пользователей в одну базу, что сохраняет коммерческую тайну других подразделений;
4. Оптимизация по времени выполнения операций в небольших базах, не требуется времени на синхронизацию данных;
5. При ликвидации или продаже одной из фирм нет необходимости изменения всей базы предприятия;
6. Позволяет использовать блок Бюджетирования в программе УПП без специальных доработок, т.е. не требуется изменений конфигурации, можно применять стандартные обновления без специального сопровождения программистов;
7. Возможно производить изменения как в бюджетной политике (добавление бюджетов, выделении новых статей затрат или статей движения денежных средств), так и осуществлять простые добавления проектов, подразделений, т.е. система может легко совершенствоваться;
Особенности:
1. Требует времени (максимум по 5 мин. на каждую базу) для объединения фактических данных в сводной базе;
2. Осуществление контроля за денежными средствами осуществляется в каждой отдельной базе;
3. Объединенные сводные данные по предприятию существуют только в блоке бюджетирования;
Таким образом, при внедрении управленческого учета и бюджетирования в 1С :УПП 8.1. были задействованы следующие блоки в базах:
Управление заказами – в основных базах,
Управление денежными средствами – в основных базах,
Планирование - в Сводной базе (подготовка в основных базах),
Бюджетирование – в Сводной базе.
