В статье я буду в основном рассматривать расчеты с покупателями. Однако, механизмы реализованные в системе очень похожи как для покупателей, так и для поставщиков. Так что все, о чем я буду писать, справедливо и для расчетов с поставщиками.
Главное, что сподвигло меня на написание данной статьи – это реализация нового режима расчетов «Онлайн» в типовых конфигурациях УТ, КА, ЕРП. Тем не менее, часть материала, например детализация расчетов, справедлива как для нового, так и для старого режимов расчетов.
Оглавление
- Режимы расчетов «Офлайн» и «Онлайн»
- Планируемая и фактическая задолженность
- Порядок зачета документов в режиме расчетов «Онлайн»
- Детализация расчетов с клиентами (поставщиками)
- Расчеты с детализацией по договорам
- Расчеты с детализацией по заказам
- Расчеты с детализацией по договорам и заказам
- Расчеты с детализацией по накладным
- Расчеты с детализацией по договорам и накладным
Режимы расчетов «Офлайн» и «Онлайн»
В более ранних версиях УТ 11, КА, ЕРП существовала возможность вести расчет только «Офлайн». Это означало, что движения по регистрам: «Расчеты с клиентами по документам» и «Расчеты с поставщиками по документам» происходило отложено, при выполнении регламентного задания «Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами\поставщиками». Напомню, выше указанные регистры необходимы для анализа задолженности по срокам, с разбивкой по интервалам.
В текущих релизах, начиная с версий КА 2.4.6, УТ 11.4.6, ЕРП 2.4.6 появилась возможность ведения расчетов в режиме «Онлайн». Настройка выполняется в разделе «Казначейство и взаиморасчеты», в группе «Взаиморасчеты»:
В режиме «Онлайн» необходимости в выполнении регламентного задания больше нет, так как все необходимые действия выполняются в момент проведения документов. Вместо регистров: «Расчеты с клиентами по документам» и «Расчеты с поставщиками по документам» появились новые: «Расчеты с клиентами по срокам», «Расчеты с поставщиками по срокам». Также добавились новые регистры для учета планируемой задолженности. Соответственно, доработаны все основные отчеты: «Ведомость расчетов», «Задолженность», «Задолженность по срокам» и другие.
Планируемая и фактическая задолженность
Как было написано выше, при применении режима расчетов «Онлайн», появляется возможность фиксировать как фактическую, так и планируемую задолженность. Для учета планируемой задолженности применяются новые регистры накопления: «Плановые отгрузки клиентам», «Плановые оплаты клиентов», «Плановые поставки», «Плановые оплаты поставщикам». Движение «Приход» формирует увеличение плана, движение «Расход» - уменьшение. Все движения в планируемых регистрах формируются по данным фактических.
Документами, которые могут формировать планируемую задолженность являются заказы. Соответственно, документами, закрывающими планируемую задолженность выступают документы оплаты, товародвижения и корректировки. Одним словом, все документы, которые формируют фактическую задолженность.
Для анализа планируемой задолженности используются отчеты: «Задолженность клиентов по срокам» и «Задолженность поставщикам по срокам». В указанных отчетах существует возможность формировать отдельно плановую задолженность, отдельно фактическую и ту и другую одновременно:
Реализованы изменения в настройках графиков оплаты по заказу. Вариант оплаты «Кредит» разбит на два новых: «Кредит (Плановый)» и «Кредит (после отгрузки)». Дата поступления денежных средств по плановому кредиту фиксированная, и не зависит от даты отгрузки. Дата поступления денежных средств по кредиту «после отгрузки», привязана к дате отгрузки. Она указывается как сдвиг (количество дней) после отгрузки. По умолчанию, дата рассчитывается относительно желаемой даты отгрузки по заказу:
После формирования документа товародвижения по заказу, график оплаты корректируется. Рассчитывается максимальная дата оплаты по всем строкам графика, указанных в заказе, и добавляется в накладную одной строкой:
Причем, если максимальная дата оплаты рассчитывается путем сдвига относительно отгрузки, расчет будет выполнен исходя из реальной даты отгрузки по накладной. Накладная формирует соответствующие корректирующие движения в регистре плановых оплат.
Порядок зачета документов в режиме расчетов «Онлайн»
В режиме расчетов «Онлайн», существенно изменен порядок зачета документов.
Появилась возможность выстраивать последовательность накладных для зачета авансов не только по дате документа, но и по плановой дате оплаты. Например, если в более поздней накладной планируемая дата оплаты меньше, чем в более ранних, по этой накладной будут зачтены более ранние авансы.
Подбор документов для зачета выполняется в порядке следующих приоритетов:
- Зачет авансов по дате документа: по дате документов > по виду документов > по времени документов > по номеру документов
- Зачет авансов по плановой дате оплаты: по дате документов > по виду документов > по номеру документов
Виды документов имеют следующий приоритет:
Заказы > Накладные > Платежи
Вся эта информация зашифрована в специальные новые реквизиты регистров накопления: «Порядок операции», «Порядок зачета», «Порядок зачета по дате платежа». Формат данных полей следующий:
- Год - 4 символа
- Месяц - 2 символа
- День - 2 символа
- ТипЗаписи - 1 символ (1-заказы, 2-реализации, 3-сторно реализаций, 4-оплаты)
- Час - 2 символа
- Минута - 2 символа
- Секунда - 2 символа
- ТипДокумента - 2 символа – номер документа по порядку
- НомерДокумента - 11 символов
После изменения какого-либо документа «задним числом», происходит автоматическое перераспределение всех последующих документов начиная с момента измененного документа.
Детализация расчетов с клиентами (поставщиками)
Расчеты могут вестись с детализацией по следующим элементам:
- По договорам – используются соглашения, в которых указано ведение расчетов по договорам, или не используются соглашения и включен учет по договорам. Детализация расчетов в договорах – «По договорам».
- По заказам - используются соглашения, в которых не указано ведение расчетов по договорам. Детализация расчетов в соглашениях – «По заказам».
- По договорам и по заказам - используются соглашения, в которых указано ведение расчетов по договорам, или не используются соглашения и включен учет по договорам. Детализация расчетов в договорах – «По заказам».
- По накладным - используются соглашения, в которых не указано ведение расчетов по договорам. Детализация расчетов в соглашениях – «По заказам» или «По накладным». Или не используются соглашения и отключен учет по договорам.
- По договорам и по накладным - используются соглашения, в которых указано ведение расчетов по договорам, или не используются соглашения и включен учет по договорам. Детализация расчетов в договорах – «По заказам» или «По накладным».
Данные настройки указываются в соглашениях или в договорах, если соглашения не используются, или в соглашениях указано использование договоров. Также настройки могут быть переопределены непосредственно в заказах и документах товародвижения. В зависимости от настройки соглашений или договоров, в документах доступны для выбора следующие значения:
- По договорам - по договорам, по заказам, по накладным,
- По заказам – по заказам, по накладным,
- По накладным – по накладным.
В платежных документах, настройка расчетов «По договорам» позволяет использовать детализацию по договорам. Детализация «По заказам» – по заказам и по накладным. Детализация «По накладным» - только по накладным.
Рассмотрим более подробно использование различных вариантов детализации в документах системы.
Расчеты с детализацией по договорам
Для использования данной детализации, в общих настройках должно быть указано использование договоров. В элементы справочника «Ключи учета по партнерам» будет добавлена дополнительная аналитика «Договор». Напомню, элементы данного справочника является основной аналитикой учета с партнерами.
В платежных документах, в качестве объекта расчетов будет фигурировать договор. Он же будет указан в регистрах учета с партнерами в качестве объекта расчетов:
В документах товародвижения авансы в рамках текущего договора зачитываются автоматически. Существует возможность зачесть авансы, оформленные по другим договорам текущего контрагента. Такие авансы доступны на закладке «Не использованные авансы» помощника зачета оплаты с отключенным отбором по текущему договору:
При зачете таких авансов, автоматически будет создан документ «Взаимозачет задолженности».
Расчеты с детализацией по заказам
Использование соглашений в данном случае, является обязательным.
Платежные документы могут быть введены на основании заказов или на основании документов товародвижения. В этом случае объект расчетов в платежных документах заполняется автоматически. Если платежный документ создан не на основании заказа или документа товародвижения (например загружен из Клиент-банка), необходимо подбирать заказы в ручную, на которые распределятся оплата:
При таком варианте расчетов, если документ товародвижения введен на основание заказа, зачет оплаты происходит автоматически. Повлиять на процесс зачета авансов, в данном случае нельзя. Помощник «Зачет оплаты» - не доступен.
В регистрах расчетов с партнерами в качестве объекта расчетов будет указан заказ покупателя (поставщика).
Расчеты с детализацией по договорам и заказам
В данном случае обязательно должен быть включен учет по договорам в общих настройках системы. Соглашения могут как использоваться, так и нет.
Все действия аналогичны предыдущему варианту. Отличие только в том, что в элементы справочника «Ключи учета по партнерам» добавляется дополнительная аналитика «Договор»:
Расчеты с детализацией по накладным
Напомню, что если детализация расчетов указана «По заказам», но заказы не используются, все механизмы работают как будто детализация указана - «По накладным». То-есть, детализация «По заказам» позволяет вести расчеты как по заказам так и по накладным.
В регистрах расчетов с партнерами в качестве объекта расчетов будут указаны непосредственно платежные документы и документы товародвижения.
Если платежный документ введен на основании документа товародвижения, объект расчетов проставляется автоматически. Если же он создан не на основании, можно подобрать документы, которые будут закрыты данным платежным документом. Если объект расчетов не указан, то сам платежный документ будет являться объектом расчетов, на котором будет находиться аванс:
В документах товародвижения при таком варианте расчетов автоматического зачета аванса не происходит. Для подбора необходимого авансового документа, требуется воспользоваться помощником «Зачет оплаты»:
На закладке «Нераспределенные платежи» будут доступны все документы по которым существуют авансы (платежные документы, возвраты). Это все авансы кроме авансов с объектом расчетов «Заказ покупателя». Данные авансы могут быть зачтены без создания дополнительного документа «Взаимозачет задолженности».
На закладке «Неиспользуемые авансы» будут доступны авансовые документы с объектом расчетов «Заказ покупателя». При зачете таких авансов, автоматически будет создан документ «Взаимозачет задолженности» для переноса аванса с другого заказа.
Если платежный документ распределен документом товародвижения или взаимозачетом задолженности, система запрещает отмену его проведения. Исключением из этого правила является документа возврата. Система позволяет отменять его проведение, даже в том случае, если сформированные им авансы распределены.
На заметку. Необходимо иметь в виду, что если документ, по которому происходит зачет аванса, имеет такую же или более позднюю дату, чем текущий документ, корректирующие движения будут созданы не в текущем документе, а в том, аванс по которому зачитывается. Другими словами зачет происходит всегда в более позднем документе.
Расчеты с детализацией по договорам и накладным
К варианту, описанному выше, добавляется аналитика по договорам.
В платежных документах можно указать нужный договор, на котором будет находиться аванс:
Это позволит в документах товародвижения в которых указан этот же договор зачесть данный аванс без создания дополнительного документ «Взаимозачет задолженности».
В документах товародвижения, при подборе авансов на закладке «Нераспределенные платежи» будут доступны все документы оплаты с таким же договором, который указан в самой накладной, кроме авансов с объектом расчетов «Заказ покупателя».
На закладке «Неиспользуемые авансы» есть возможность использовать авансы, оформленные по другим договорам текущего контрагента, или по этому же договору но с указанием заказа в качестве объекта расчетов. При зачете таких авансов, автоматически будет создан документ «Взаимозачет задолженности» для переноса аванса с другого договора или заказа.
Ошибки и недочеты, найденные в режиме расчетов «Онлайн»
Вообще, не очень понятно, зачем разработчики системы решили создать столько новых регистров накопления, когда можно было обойтись двумя для расчетов с поставщиками и двумя - для расчетов с клиентам. Также, избыточные движения по плановым регистрам формируют документы товародвижения. По своей сути они должны только закрывать планируемую задолженность, так как формируют фактическую. По факту, они дополнительно создают движения по формированию скорректированного плана, который в последствии будет закрыт документом оплаты.
При формировании движений документом «Заказ покупателя» по регистру «Плановые отгрузки клиентам» не корректно заполняется плановая дата погашения. Указывается дата заказа, а должна - планируемая дата отгрузки по заказу:
Сами движения по регистру «Плановые отгрузки клиентам» появляются только в момент указания действия по товарам - «Отгрузить». На мой взгляд, более корректно формировать их раньше, когда действия по товарам - «К обеспечению». Все это влияет на корректное формирования планируемой задолженности.
Еще один неприятный момент - при проведении нового документа, не формируются движения по регистру активов и пассивов в части взаиморасчетов. При повторном перепроведении этих документов, движения создаются корректно. Надеюсь, этот недочет будет исправлен в ближайшее время.
На этом все, cпасибо за внимание.
Другие мои статьи из серии «Механизмы учета в типовых конфигурациях УТ 11, КА 2, ЕРП 2»
-
Сложные схемы поступления ТМЦ
-
Партионный учет товаров в конфигурациях УТ, КА, ЕРП
-
Интеркампани, новая методика учета
-
Учет товаров по сериям
-
Контроль отрицательных остатков
-
Новая концепция учета по видам запасов
