На пороге эры электронного документооборота (сущность и юридические аспекты)

13.06.12

Функциональные - Документооборот и делопроизводство (СЭД)

На пороге эры электронного документооборота  (сущность и юридические аспекты)

                                На пороге эры электронного документооборота  (сущность и юридические аспекты)

В марте 2012 года произошло неизбежное событие, которое с полным правом можно назвать знаменательным, был принят приказ ФНС России от 05.03.2012 г. №ММВ-7-6/138@ "Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде". Это ключевое событие, к которому все долго шли,  открыло для нас возможности отказа от бумажных технологий и переход полностью к электронному документообороту (ЭД) между контрагентами, а так же между хозяйствующими субъектами и органами власти. 

К сожалению информации, по событию мало и для многих оно  осталось незамеченным, но среди основной массы пользователей, а так же программистов, все чаще на форумах встречаются вопросы затрагивающие правовые и технические аспекты этого события.

В этой статье я попытался собрать разрозненную информацию и представить ее в структурированном виде.

С чего все началось.

Все сделки на территории РФ сопровождаются документами, оформленными в бумажном виде. Минусы бумажных технологий видны всем, но я перечислю основные:

1)      Огромный расход бумаги, по некоторым данным около 45 млрд бумажных документов организации пересылают друг другу, налоговые орган принимают в год порядка 15 млрд счетов-фактур на бумажных носителях. НО мы все сталкивались, с огромными кипами бумажных документов в самих организациях (реестры, сф т.д).

2)      Значительные затраты на курьерские службы, почтовые услуги или самостоятельную доставку.

3)      Сроки доставки.  Ждать перед 20-м числом, придет СФ или нет, звонить контрагентам собирая недостающие сф, задача для бухгалтеров не из приятных. А что если документы некорректно заполнены и требуют переоформления? (мне могут возразить, не зачли в этом периоде, зачтете в другом, НО не всегда это находит понимание среди ГБ)

4)      Трудозатраты процесса обработки. В  бухгалтериях для работы с бумажными кипами документов всегда выделяются отдельные сотрудники, которые проводят все операции по разбору и сортировки, так же объединению бумажных документов в реестры.

5)      Хранение документов. Если организация ведет активную хозяйственную деятельность (особенно оптово-розничная торговля) то для хранения всех документов приходиться выделять отдельное помещения. 

Но лед тронулся в  2002 году, был принят Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", который заложил основы для ЭО, в нем были даны понятия «электронная цифровая подпись», «электронный документ», «сертификат», «удостоверяющий цент» и т.д. В этом законе были расписаны все взаимоотношения между субъектами обмена. Самое главное, что закон приравнял электронный документ с электронной подписью к бумажному носителя. Несмотря на прогрессивный характер документа, он не нашел широкое практическое применение. Бизнес сообщество было еще не готово для таких возможностей и закон не нашел практического применения.  Начиная с нулевых годов шли активные процессы автоматизации и информатизации бизнес-процессов. Бухгалтера только стали привыкать работать с банками с помощью ЭЦП (электронная цифровая подпись), а огромная часть компаний переходила с Excel на 1с (или другие учетные системы).  

Надо отметить, что именно бухгалтерия стала основным двигателем развития ЭО, если первый документ был инициативой властей, то по мере работы с учетными системами, бухгалтерия стала выдвигать требования которым должен соответствовать ЭО. Если менеджеры разных компаний могли пересылать друг другу сканы нужных документов, Ит-отделы могли осуществляли интеграцию в виде загрузок-выгрузок  нужных документов, то бухгалтерия при работе с налоговыми органами должна была строго придерживаться определенным требованиям.  

Поэтому именно у  бухгалтерии стали формироваться практические требования для электронного документооборота, основанные на накопленных типовых ситуациях. Среди задача можно выделить ключевые. В первую очередь возникли задачи сдачи всей отчетности, формируемой бухгалтерией. Во вторую очередь мгновенный обмен между контрагентами электронными документами (имеющими юридическую силу) с отказом от бумажных носителей.  Под эти требования  стали возникать компании, которые стали  реализовывать определенные задачи интеграции  (самые известные из них Такском и Контур).  Логичным развитием этого процесса стало бы законодательное и техническое внедрение возможности обмена первичными документами и счетами-фактурами между контрагентами и представление истребованных первичных документов в налоговую в электронном виде, без необходимости хранить и передавать означенные документы в бумажном виде. Теперь уже законодательству теперь пришлось догонять возросшие аппетиты пользователей  (для тех компаний, кто не хотел отказываться от бумажной отчетности в пользу электронной сдачи, уменьшали показатель среднесписочной численности работников предприятий). Показательно,  что в ходе работы над новыми формами счетов-фактур (утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137) руководство ФНС предложило всем желающим высказать свои пожелания на специальном интернет-форуме.

Начиная с 2006 пошел процесс внедрения ЭО для решения первой задачи. Пионером в этом деле стала ФНС, первой внедрившая системы сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). В 2007–2010 гг. к ней присоединились внебюджетные фонды – ПФР и ФСС.

В период с 2010-2011 шел активный процесс законотворчества для обеспечения решения второй ключевой задачи.  Ключевыми я считаю следующие законы:

1)      Федеральный закон N229 от 27 июля 2010 года, который обеспечивает более широкое использование в налоговых правоотношениях электронных документов.

Так, сведения об открытии и закрытии счетов, обо всех случаях участия в российских и иностранных организациях, об обособленных подразделениях, о реорганизации или ликвидации организации можно предоставить в виде электронных документов.

И самое главное, налоговая декларация, расчет авансового платежа, сбора представляют собой письменное заявление или заявление, составленное в электронном виде и переданное по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

Налоговики тоже могут передавать налогоплательщику документы в электронной форме. Например:

- акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам;

- налоговое уведомление по уплате налогов;

- требование об уплате налога и сбора;

- свидетельство (уведомление) о постановке на учет в налоговом органе, уведомление о снятии с учета в налоговом органе.

      2)  Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", который отменил Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 2002 .                Новый закон переработал понятие ЭЦП, ввел ее разграничения на простую и усиленную.                Усиленная    электронная подпись разделил  на неквалифицированную и квалифицированную.  

Согласно этому закону электронные документы, подписанные квалифицированной ЭЦП, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только в бумажном виде.

Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами.

3)      В отдельную группу необходимо выделить ключевые приказы ФНС касающиеся ЭО

Приказ ФНС от 17.02.2011 г. № ММВ-7-2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

В приказе подробно расписан порядок предоставления истребуемых документов в ФНС в электронном виде

 

Приказ ФНС бы от 9.06.2011 г. № ММВ-7-6/362@ «Об утверждении форм и форматов сообщений, предусмотренных пунктами 2 и 3 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации, а также порядка заполнения форм сообщений и порядка представления сообщений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Приказ ФНС от 21 марта 2012 г. N ММВ-7-6/172@ "Об утверждении форматов первичных учетных документов".

Приказ описывает  формат и требования  к  XML файлам (передачи   по телекоммуникационным каналам связи) электронного первичного учетного документа Товарная накладная (ТОРГ-12).

Контрагенты могут не использовать данный формат при обмене между собой. Однако в этом случае они не смогут воспользоваться правом представления в электронном виде этого документа по требованию инспекции.

Но несмотря на большой законотворческий прогресс 2010-2011, оставался нерешенным ключевой вопрос создания ЭО. Можно было обмениваться различными документами между контрагентами, но отсутствовала возможности обмениваться счетами-фактурами (сф) в электронной форме как из-за отсутствия собственно юридической возможности выставлять и вести их учет в электронном виде, так и самого электронного формата, который должен быть установлен государством. Также не был определен как порядок выставления и обмена электронными счетами-фактурами, так и порядок представления электронных счетов-фактур и их журналов по требованию в налоговые инспекции. Без решения этого вопроса говорить о ЭО не имело смысла, поскольку  несмотря на пересылку электронных сф, их необходимо было предоставлять в налоговую в бумажном виде. Решение этого вопроса включала в ЭО кроме сф, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.     

Приказ Минфина России от 25.04.2011 г. №50н "Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП" заложил правовые основы обмена сф.

Именно в нем описана схема взаимодействия участников процесса обмена сф. Описаны обязанности оператора ЭО, определена факт приема или неприема электронной сф, сроки взаимодействия. Несмотря на это ФОРМАТ обмена сф  не были указаны в этом документе. Почему не смотря на принятие приказа, всегда необходимо ориентироваться на форматы утвержденные законодательно? Форматы обмена документами утвержденные законодательно носят рекомендованный характер, и контрагенты могут утвердить между собой свои форматы и начать обмен между собой,  не ожидая утвержденных форматов. Однако необходимость  придерживаться официальных форматов вызвана, требованиями Минфина России и ФНС России  о приеме электронных документов только в утвержденных форматах(порядок обмена утвержден совместным приказом Минфина России и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@).

 

Минфин России неоднократно указывал, что при составлении электронного документа не по установленным форматам, налогоплательщик представляет его на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью или ЭЦП (см. письма Минфина России от от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1)

Наконец в марте 2012 была поставлена окончательная точка в этой истории. Был принят приказ ФНС России от 05.03.2012 г. №ММВ-7-6/138@ "Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде".

В нем были определены форматы для следующих документов:

  • формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде согласно приложению N 1 к настоящему приказу;
  • формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде согласно приложению N 2 к настоящему приказу;
  • формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде согласно приложению N 3 к настоящему приказу;
  • формат книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде согласно приложению N 4 к настоящему приказу;
  • формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде согласно приложению N 5 к настоящему приказу;
  • формат книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде согласно приложению N 6 к настоящему приказу;
  • формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде согласно приложению N 7 к настоящему приказу.

См. также

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Типовые Бухгалтер Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 Управленческий учет Платные (руб)

Организуйте правильный оборот документов на вашем предприятии в 1С. Ведение учета и хранения документов. Управление потоками документации между подразделениями. Работа с договорами в компании. Автоматизация процессов подготовки, согласования и подписания документов. Сократите время и объем ошибок с 1С:ДО!

48500 руб.

19.02.2016    107740    108    5    

89

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Платформа 1С v8.3 Платные (руб)

"1С:Архив" – это универсальная система, обеспечивающая надежное долговременное хранение документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. "1С:Архив" разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу, поддерживает операции хранения документов – от попадания в архив до уничтожения – и не имеет ограничений на объем хранимых данных. "1С:Архив" сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав "Комплекта нормативных документов" к "Методике управления документами и совместной работой", разработанной специалистами фирмы "1С". Использование "1С:Архива" позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива и снизить нагрузку на учетные системы. Продукт подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

90000 руб.

24.10.2022    5111    6    1    

6

Операции по ВЭД Документооборот и делопроизводство (СЭД) Бухгалтер Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Программа предназначена для автоматизации внешнеторговых компаний и обеспечивает документооборот валютного контроля: присвоение Уникального номера контракта (УНК), формирований сведений о валютных операциях (СВО) и справок о подтверждающих документах (СПД), прочих необходимых форм учета и отчетности по валютным операциям согласно действующему валютному законодательству Российской Федерации, документооборот валютных платежей согласно международным стандартам и документооборот купли-продажи валюты, а также выгрузку любых документов 1С в любую систему клиент-банк.

30000 руб.

13.05.2009    67297    3    29    

42

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Конфигурации 1cv8

«Таймлист» – экосистема сервисов («Таймлист Лайт», «1C:Совещание», «Таймлист Recorder»), основанная на искусственном интеллекте Таймлист, который позволяет эффективно работать с легкими поручениями за счет фиксации всех важных идей при расшифровке и последующем формировании автопротокола встречи. Сервисы, в которые интегрирован ИИ, позволяют работать с задачами (поручениями), полученными из автопротокола.

10000 руб.

06.12.2023    1864    0    0    

10

Документооборот и делопроизводство (СЭД) ЭДО и ОФД Учет документов Платформа 1С v8.3 Конфигурации 1cv8 Россия Платные (руб)

Мощный, единый инструмент для решения всех проблем, связанных с переходом на ЭДО. Экономит бумагу и время - организует архив оригиналов первичных документов прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. С помощью комплексного отчета по ошибкам в ЭДО позволяет выявить и исправить все возможные ошибки - ошибочно сопоставленные документы, не подписанные документы, подписанные, но не загруженные в 1С документы. Автоматически сопоставляет не сопоставленные между собой документы. Может работать по расписанию и присылать отчет о состоянии архива/по ошибкам на почту. Взаимодействует напрямую с сервисами Диадок/СБИС, имеет интуитивно понятный интерфейс и учитывает 3-х летний опыт 40+ клиентов.

14880 руб.

17.12.2018    44865    62    51    

75

SALE! 30%

Загрузка и выгрузка в Excel Документооборот и делопроизводство (СЭД) Учет документов Распознавание документов и образов Бухгалтер Пользователь Управляемые формы 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Бухгалтерия 2.0 1С:Управление торговлей 10 1С:Розница 2 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Бухгалтерский учет Управленческий учет Платные (руб)

Универсальная программа для распознавания ЛЮБЫХ СКАНОВ ИЛИ ФОТО ТОВАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ в 1С. Не требует указания параметров и предварительной настройки. Просто выбираете файл (PDF, JPG, DOC, XLS, HTML и т.д.) выбираете документ 1С и нажимаете кнопку "Распознать и загрузить".

6000 5520 руб.

04.06.2019    103179    300    173    

317

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Мессенджеры и боты Учет документов Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 Платные (руб)

Расширение для согласования справочников и документов в конфигурациях "1С: Бухгалтерия 3.0", "Управление нашей фирмой", "1С ERP Управление предприятием", "Бухгалтерия государственного учреждения". Ролевая адресация, условная маршрутизация, последовательное и параллельное согласование, уведомление о новых задачах на почту, блокировка объектов в зависимости от статуса, запрет проведения в зависимости от статуса, автозапуск процессов согласования, отчеты по исполнительской дисциплине. Не требуется снятие конфигурации с поддержки. Настройка без программирования. Версия для 1cfresh.com. Сертификат 1С-Совместимо.

14900 руб.

15.11.2018    28640    30    48    

63

Печатные формы Документооборот и делопроизводство (СЭД) Учет документов Бухгалтер Пользователь Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Бухгалтерский учет Управленческий учет Платные (руб)

Приложение для быстрого создания макетов печатных документов, заполняемых из 1С:Предприятие, без привлечения программистов и запуска конфигуратора. Шаблон готовится в редакторе MS Word, отлично освоенном офисными служащими. Так, на подготовку нового шаблона договора купли продажи со спецификацией потребуется 25 минут. Приложение будет полезно, если Вы работаете со множеством Word-шаблонов или если Вам надо часто создавать новые шаблоны. Есть сертификат "1С: Совместимо!". Версия ПРОФ доступна в виде расширения.

2000 руб.

05.09.2017    91216    63    82    

97
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. anig99 2846 13.06.12 16:40 Сейчас в теме
абсолютно бесполезная копипаста
2. FedorovEvg 153 13.06.12 17:54 Сейчас в теме
Если вы имеете виду название законов и приказов, то действительно нового ничего не выдумал.
Но в публикации указаны законы на которых основывается ЭДО, а так же дана расшифровка по каждому закону, что он принес для ЭДО, а так же текущая правовая ситуация и экономическая ситуация. Рекомендую прочесть публикацию, а не только заголовок.
4. anig99 2846 18.06.12 13:34 Сейчас в теме
(2) Я изначально прочитал статью. Она будет полезна юристам и немного гл. бухгалтеру. Информации, ожидаемой от статьи на портале по 1с, нет. Одна правовая теория и нет практического применения.
7. Фред 20.06.12 09:33 Сейчас в теме
(4) anig99, Любая информация полезна ограниченному кругу пользователей, и эта не исключение. За всех, говорить не могу, но лично я считаю, что данная статья при всех ее недостатках, является достаточно полезной. Еще год-другой и нам придется включаться в ЭДО уже не по нашему желанию. И знать, так сказать, врага в лицо, желательно заранее...))
Относительно ожидаемого на портале 1с- столько игр развелось и их рекламы. Поставьте им минус...)) Я не могу: фейсом пока не вышел!
8. anig99 2846 20.06.12 09:43 Сейчас в теме
(7) игры написаны или работают в 1с, реклама хоть как-то связана с 1с или её конкурентами. А минусы я ставлю...
10. Фред 20.06.12 09:59 Сейчас в теме
(8) anig99, Я понимаю, конечно программистам хочется потренироваться, но все-таки, есть, я думаю, места, где к их творчеству будет проявлено более внимательное и дружелюбное внимание. Однако, я не модератор, и мое мнение остается без последствий. А был бы модератором, возможно, шире смотрел бы на ситуацию...))
Удачи!
3. andru_dv 14.06.12 10:35 Сейчас в теме
По первому пункту полностью согласен с "Огромным расходом бумаги...". Деревья на планете не растут также быстро как работает бумажная промышленность.
5. Lara9owa 20.06.12 05:26 Сейчас в теме
Полезный материал, в сжатом виде описано движение прогресса в электронном документообороте.
6. Aleksey-29 20.06.12 08:46 Сейчас в теме
Видимо это введение. Продолжение следует...
Интересно, в сжатом виде изложено, спасибо.
12. FedorovEvg 153 20.06.12 13:30 Сейчас в теме
(6) Продолжение уже последовало, можно посмотреть в моих публикациях.
(8) Статья ориентирована на пользователей которые столкнуться с электронным документооборотом, 1с-ки одни из них.
9. sournk 27 20.06.12 09:49 Сейчас в теме
Реально в текущем состоянии реализовать ЭО для следующей схемы документооборота для поставщика:
1. Поставщик готовит документы при отгрузке: ТОРГ12, ТОРГ2, счет-фактура.
2. Клиент принимает товар по фактическому колиечеству/весу и вносит изменения вручную в ТОРГ2.
3. Поставщик готовит корректировочную счет-фактуру с учетом изменений по фактической приемке.
11. aexeel 73 20.06.12 11:49 Сейчас в теме
Нормуль. Только грамматику немного подправить.
13. sword444 153 28.06.12 19:36 Сейчас в теме
автору + за структуированное изложение материала и подборку нормативной документации
14. dour-dead 271 25.07.12 17:32 Сейчас в теме
15. Bob_26 26.09.12 13:52 Сейчас в теме
Логично и структурировано. Спасибо.
16. JohnConnor 64 10.04.14 06:42 Сейчас в теме
Оставьте свое сообщение