Современные СЭД: курс на упрощенчество и подмена понятий

12.05.22

Функциональные - Документооборот и делопроизводство (СЭД)

Сложившаяся практика внедрения систем электронного документооборота в виде автоматизации отдельных участков документооборота приводит к заданному эффекту ускорения, но не приводит к рационализации документных процессов, которая невозможна без знания и применения методологии предметной области (например, методов унификации и стандартизации). Рационализация подменяется упрощенческим подходом, что подтверждается позиционированием систем электронного документооборота не как инструмента для работы с документами, а как инструмента взаимодействия, обладающего в первую очередь удобным набором механизмов коммуникации.

Многие годы я решаю практическую задачу постановки системы управления документами на предприятиях и в организациях с применением информационных технологий.

Решаемая задача находится на стыке нескольких предметных областей: документоведение архивоведение, информационная безопасность, информационные технологии в области автоматизации управленческих процессов, проектное управление, риск-менеджмент, информационный менеджмент. Практическое направление деятельности – автоматизация документных процессов, внедрение систем электронного документооборота.

Если говорить о сложившихся подходах к автоматизации документооборота, то мы видим доминирующую позицию специалистов по разработке и внедрению информационных систем. Составляющая предметных областей документоведения и архивоведения значительно уступает и находится в зависимом, подчиненном состоянии.

К чему приводит такая расстановка компетенций? Разработка информационных систем управления документами происходит зачастую без участия профильных специалистов, назовем их методологами по управлению документами. Отсюда следует проблема – несоответствие функционала информационных систем законодательному, нормативно-методическому регулированию и сложившейся российской практике документационного обеспечения управления.

За разработкой информационных систем следует их практическое внедрение в управленческие системы предприятий и организаций. И здесь доминирование ИТ-специалистов приводит к тому, что автоматизация документооборота подчиняется возможностям конкретной информационной системы, технологической платформы, то есть на логику документных процессов влияет

1) набор функциональности ИС и 

2) поверхностное знание методологии документооборота участниками проекта внедрения.

Таким образом, внедрение систем электронного документооборота, автоматизация отдельных участков документооборота приводит к заданному эффекту ускорения, но при этом не дает качественного результата в виде рационализации документных процессов, которая невозможна без знания и применения методологии предметной области (например, методов унификации и стандартизации). Рационализация подменяется упрощенческим подходом, что подтверждается позиционированием систем электронного документооборота не как инструмента для работы с документами, а как инструмента взаимодействия, обладающего в первую очередь удобным набором механизмов коммуникации.

Приведу примеры такого упрощенческого подхода.

Системы электронного документооборота включают в себя только управленческую документацию, что составляет 5–10% от общего объема документооборота организации. При этом в видовом составе управленческой документации преобладают служебные записки, как один из способов внутренней коммуникации (далеко не самый удачный, об этом отдельно).

Отсюда и сложность в интеграции систем электронного документооборота в корпоративные документные системы, которые должны объединять документы всех направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, проектной, производственной и др.

Еще одна характеристика автоматизации документооборота – это подмена понятий. Под электронным документооборотом  на сегодняшний день понимается только автоматизация документных процессов: в информационной системе проходит весь жизненный цикл документа, а оригинал документа издается по-прежнему на бумажном носителе. При этом цифровизация документооборота исключает применение бумажных документов, как это уже наблюдается в процессах передачи отчетности в контролирующие органы, при обмене первичными документами с контрагентами и в межведомственном электронном документообороте. А вот во внутреннем документообороте процент использования электронных документов минимален, хотя законодательные ограничения имеют тенденцию к стремительному снижению.

Документооборот УправлениеДокументами ЦифровойДокументооборот ЭлектронныйДокумент ВнедрениеЭлектронногоДокументооборота БезбумажныйДокументооборот АвтоматизацияДокументооборота АудитДокументооборота ЦелеваяМодельДокументооборота

См. также

Анализ & Управление в ИТ-проектах, 30 мая - 1 июня 2024 г., Санкт-Петербург

Программная инженерия Управление проектом Архитектура Мероприятия Бизнес-аналитик Руководитель проекта Россия Платные (руб)

Практическая конференция для аналитиков и руководителей проектов 1С. 30 мая - 1 июня 2024 г. Санкт-Петербург, отель Cosmos Saint-Petersburg Pribaltiyskaya Hotel, ул. Кораблестроителей 14

50000 руб.

27.05.2023    22440    843    0    

305

1С:Документооборот - цена на лицензии КОРП, ПРОФ и ДГУ

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Типовые Бухгалтер Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 Управленческий учет Платные (руб)

Организуйте правильный оборот документов на вашем предприятии в 1С. Ведение учета и хранения документов. Управление потоками документации между подразделениями. Работа с договорами в компании. Автоматизация процессов подготовки, согласования и подписания документов. Сократите время и объем ошибок с 1С:ДО!

48500 руб.

19.02.2016    107647    108    5    

89

1С:Архив

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Платформа 1С v8.3 Платные (руб)

"1С:Архив" – это универсальная система, обеспечивающая надежное долговременное хранение документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. "1С:Архив" разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу, поддерживает операции хранения документов – от попадания в архив до уничтожения – и не имеет ограничений на объем хранимых данных. "1С:Архив" сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав "Комплекта нормативных документов" к "Методике управления документами и совместной работой", разработанной специалистами фирмы "1С". Использование "1С:Архива" позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива и снизить нагрузку на учетные системы. Продукт подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

90000 руб.

24.10.2022    5072    6    1    

6

RayCon® Foreign Trade - Документооборот валютного контроля и международных платежей для участников ВЭД

Операции по ВЭД Документооборот и делопроизводство (СЭД) Бухгалтер Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Программа предназначена для автоматизации внешнеторговых компаний и обеспечивает документооборот валютного контроля: присвоение Уникального номера контракта (УНК), формирований сведений о валютных операциях (СВО) и справок о подтверждающих документах (СПД), прочих необходимых форм учета и отчетности по валютным операциям согласно действующему валютному законодательству Российской Федерации, документооборот валютных платежей согласно международным стандартам и документооборот купли-продажи валюты, а также выгрузку любых документов 1С в любую систему клиент-банк.

30000 руб.

13.05.2009    67230    3    29    

42

Таймлист (1С:Совещание, Таймлист Лайт)

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Конфигурации 1cv8

«Таймлист» – экосистема сервисов («Таймлист Лайт», «1C:Совещание», «Таймлист Recorder»), основанная на искусственном интеллекте Таймлист, который позволяет эффективно работать с легкими поручениями за счет фиксации всех важных идей при расшифровке и последующем формировании автопротокола встречи. Сервисы, в которые интегрирован ИИ, позволяют работать с задачами (поручениями), полученными из автопротокола.

10000 руб.

06.12.2023    1767    0    0    

10

ЭДО: организация архива оригиналов первичных документов, комплексный отчет по ошибкам

Документооборот и делопроизводство (СЭД) ЭДО и ОФД Учет документов Платформа 1С v8.3 Конфигурации 1cv8 Россия Платные (руб)

Мощный, единый инструмент для решения всех проблем, связанных с переходом на ЭДО. Экономит бумагу и время - организует архив оригиналов первичных документов прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. С помощью комплексного отчета по ошибкам в ЭДО позволяет выявить и исправить все возможные ошибки - ошибочно сопоставленные документы, не подписанные документы, подписанные, но не загруженные в 1С документы. Автоматически сопоставляет не сопоставленные между собой документы. Может работать по расписанию и присылать отчет о состоянии архива/по ошибкам на почту. Взаимодействует напрямую с сервисами Диадок/СБИС, имеет интуитивно понятный интерфейс и учитывает 3-х летний опыт 40+ клиентов.

14880 руб.

17.12.2018    44801    62    51    

75

Легкий документооборот (+чат-бот для Telegram)

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Мессенджеры и боты Учет документов Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 Платные (руб)

Расширение для согласования справочников и документов в конфигурациях "1С: Бухгалтерия 3.0", "Управление нашей фирмой", "1С ERP Управление предприятием", "Бухгалтерия государственного учреждения". Ролевая адресация, условная маршрутизация, последовательное и параллельное согласование, уведомление о новых задачах на почту, блокировка объектов в зависимости от статуса, запрет проведения в зависимости от статуса, автозапуск процессов согласования, отчеты по исполнительской дисциплине. Не требуется снятие конфигурации с поддержки. Настройка без программирования. Версия для 1cfresh.com. Сертификат 1С-Совместимо.

14900 руб.

15.11.2018    28532    30    48    

63

SALE! 30%

Распознавание и загрузка сканов в 1С "одним нажатием": УПД, ТОРГ-12, накладные, счета, номенклатура, заказы и т.д.

Загрузка и выгрузка в Excel Документооборот и делопроизводство (СЭД) Учет документов Распознавание документов и образов Бухгалтер Пользователь Управляемые формы 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Бухгалтерия 2.0 1С:Управление торговлей 10 1С:Розница 2 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Бухгалтерский учет Управленческий учет Платные (руб)

Универсальная программа для распознавания ЛЮБЫХ СКАНОВ ИЛИ ФОТО ТОВАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ в 1С. Не требует указания параметров и предварительной настройки. Просто выбираете файл (PDF, JPG, DOC, XLS, HTML и т.д.) выбираете документ 1С и нажимаете кнопку "Распознать и загрузить".

6000 5520 руб.

04.06.2019    103017    300    173    

316
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. chng 12.05.22 11:42 Сейчас в теме
Это попытка развернуть дискуссию?
sapervodichka; +1 Ответить
2. sapervodichka 6838 12.05.22 13:11 Сейчас в теме
(1) о том как сэкономить бумагу *)
3. EliasShy 48 12.05.22 13:17 Сейчас в теме
Отрасль документооборота, и постановки учета в данной области с методической точки зрения - конечно же деградировала.
Каждый пользователь сам знает как документы "перекладывает". Но заслуга этой деградации не ИТ-специалистов и вендора - а непосредственно самих архивариусов, методологов - которые до последнего не вникают в потребность бизнеса. Бизнес находит то решение, которое он понимает (на своем уровне).

Такая ситуация в большинстве отраслей - логистика, производство, бухучет.

В чем посыл статьи? Вернуть архивариусов в университеты? По данной специальности учились последние десятилетия люди, которым нужна была вышка для галочки.
CheBurator; sapervodichka; +2 Ответить
4. CheBurator 3123 15.05.22 16:01 Сейчас в теме
"А вот во внутреннем документообороте процент использования электронных документов минимален". А вы попробуйте без ИТ-специалиста запустить внутренний электронный документооборот, да еще - во избежание отмазок - с ЭЦП.
5. capitan 2506 15.05.22 18:45 Сейчас в теме
Мы на техническом ресурсе, поэтому лучше не публиковать статьи в стиле "если где то кое где у нас порой..."
Во первых если вы имеете великий опыт внедрения СЭД
Во вторых для эпистолярного жанра на сайте уже имеется персонаж и вам его не перешибить.
В третьих людей с посылом все плохо хватает, не хватает людей говорящих что делать. Не считая конечно Николая Чернышевского
Приводите примеры и публикация будет читабельнее и люди к вам потянутся.
Мой невеликий опыт общения с 1С ДО говорит как раз об обратном.
Его проектировали методисты ДО и само его появление уже позволяет привести ДО в некоторое подобие ГОСТу.
Если у есть обратное мнение с удовольствием его выслушаю, а иначе поставлю минус.
Оставьте свое сообщение