Контроль возврата оригиналов первичных документов в типовых конфигурациях (для бухгалтеров)

15.07.15

Функциональные - Документооборот и делопроизводство (СЭД)

Очень часто перед рядовым (и не очень) бухгалтером встает вопрос о том, как контролировать получение оригиналов документов от покупателей/поставщиков на примере типовой бухгалтерии.
В статье опишем несколько методик учета и попытаемся раскрыть все плюсы и минусы каждой из них. Опытным бухгалтерам и программистам в статье может показаться все банальным, но я думаю, все равно будет полезно ее прочесть и, возможно, кому-то это поможет.

Конечно, очень странно, что фирма 1С в типовых конфигурациях БП 2.0/3.0 не предусмотрела возможность контролировать получения оригиналов документов. В версии БП 3.0.41 вроде как появилась робкая попытка, да и то только по покупкам, но я все равно напишу эту статью. Так как неизвестно, когда сделают и для продаж, да и тема актуальная и если покупателям выдается еще что-то отличное от типового функционала, например, всякие акты сверок, или какие-нибудь реестры, то и типовая реализация не подойдет.

Мы тоже столкнулись с необходимостью контролировать получение отправленных оригиналов. Проблемы в том, что комплекты документов для контрагентов могут отличаться (где-то услуги, где-то продажа ПО), также контрагент может первым прислать проект договора, согласованный, подписанный со своей стороны, потом мы высылаем им их подписанный экземпляр, а потом начинаем работу по договору. Появилась проблемы:

  • есть акт, нет договора
  • есть договор, нет акта
  • нет ничего
  • есть дубли и вариант контрагента, который он высылал и наш вариант, который мы отправили им
  • ...
Наверняка, не мы одни с таким столкнулись ;) Но мы ушли от темы. Итак,

Задача: В типовой конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0 вести учет получения/отправки оригиналов первичных документов с возможностью дальнейшего контроля кому, когда и что отправили. Была возможность контролировать, кто нам не выслал документы обратно и какие. Важное условие: конфигурация должна остаться типовой (ведь по условию задачи мы простые бухгалтеры ;) ибо делать дописки там, где можно обойтись типовым функционалом - моветон).

Есть несколько вариантов решения, рассмотрим их по порядку:

Решение 1.

Многие сразу скажут: берем и пишем в комментарий реализации, что отправили/получили. Если приходит письмо от контрагента, находим документ основание и исправляем комментарий.
Тут все просто, но это - не наш метод ;) Мы с таким подходом ничего не сможем отследить при более или менее большом документообороте.

Решение 2.

Неискушенный программист сразу скажет: "Чего проще-то? Надо использовать дополнительные реквизиты/сведения." И будет абсолютно прав.
1С позволяет почти к любому справочнику или документу добавлять дополнительные реквизиты и/или сведения.

Заходим в "Администрирование > Общие настройки" далее включаем дополнительные сведения.

Включение дополнительных реквизитов и сведений

Заполняем дополнительные сведения для документа "Реализация (акт, накладная)", ведь мы хотим контролировать возврат документов по проданным товарам/услугам.

Добавляем доп. сведения

Каждый из доп. сведений имеет тип "Дополнительное значение", где мы списком перечислим все возможные варианты. Например, реквизит "Статус" указывает, все ли мы получили или нет, в таком случае его значения могут быть следующими: "Документы отправлены частично", "Документы получены частично", "Отправлены все документы", "Получены все документы". Принимая одно из этих значений, которые выбираются из списка, можно судить о том, что с оригиналами.

В документе это выглядит так:

Пример


Ну а теперь самое главное - как отследить, что было возвращено, а что нет?

Воспользуемся типовым отчетом "Оборотно-сальдовая ведомость по счету". Счет укажем 62.
В настройках отчета в группировках укажем:

Группировки
В отборах:
Отборы
Тут вся "фишка" в том, что в отборе можно выбрать не только сам документ расчетов, но и дополнительные реквизит/сведение, которые мы указали в самом документе. Выберем вид сравнения как "не равно", а значение выберем из списка "Получены все документы"
Программа поймет, что нужны лишь движения по документам, где в доп. сведений стоит Статус не равный "Получены все документы", и выведет нам.
 
Вот результат:
 
 Оборотка

Видно, какие документы и по каким организациям выведены, а значит, мы можем их затребовать снова.

PS: В примере указаны только три доп. сведения, в вашей базе эти сведения, их типы и их количество могут кардинально отличаться. Все зависит от того, какие цели вы преследуете.

Решение 3.

Второй способ по-своему хорош и прост, но он все-таки не справится, если нас вдруг контрагент спросит, а когда вы отправили мне документы? Конечно, можно добавить еще кучу доп. сведений с датами, но если отправок документов было несколько (допустим, сначала договор, а потом акты), то будет проблема.

Предлагаю еще один способ: настоящий - бухгалтерский ;)

Добавим свой забалансовый счет в режиме предприятия Главное > Настройки > План счетов. И заполним его вот так:

Счет КОД (Контроль оригиналов документов)

Счет нужен именно забалансовый и с количественным учетом. Счет активно-пассивный (мало ли, может контрагент пришлет что-то первым). В качестве субконто мы укажем Контрагенты, Договоры и третьим субконто добавим свое, назвав "Вид первичного документа", в котором тип значения укажем "Субконто". В последнем субконто будем хранить, что отправляем: акт оказания услуг, ТОРГ-12, договор и т.п.

Теперь про то, как будем вести учет.
При каждой отправке и получении бумажного письма идем в Операции > Операции введенные вручную. Создаем новую операцию и заполняем ее:

Операция введенная вручную по счету КОД

Количество равно единице, т.к. мы ведем учет наших экземпляров.
Пойдем дальше. Мы хотим быстро заполнять документы и заносить сразу отправленные комплект документов, а не по отдельности каждый из документов. Для этого воспользуемся типовыми операциями и заведем типовую операцию, которая позволит, например, сразу отправить акт об оказании услуг и договор. Операции > Типовые операции и создадим новый элемент. Заполним его вот так:

Добавление типовой операции

В списке параметров оставим только два параметра: Контрагент и Договор.

А теперь попробуем создать не просто операцию, введенную вручную, а типовую операцию, введенную вручную. Выберем из списка наш шаблон, заполним контрагента и договор, нажмем кнопку "Заполнить" и получим полностью заполненную по типовому шаблону операцию, в которой отправляем Договор и Акт оказания услуг!

Ну и напоследок, как выглядит оборотно-сальдовая по счету КОД:

Оборотно-сальдовая ведомость по счету КОД

Все понятно: есть сальдно дебетовое - значит, нам должны прислать наши экземпляры, есть сальдо кредитовое - значит, контрагент прислал нам, мы ему должны отправить его экземпляр, нет сальдо - значит, документами обменялись.
Великолепно! То, что мы хотели!

Замечания
1) Вместо субконто: Контрагенты и Договоры можно указать одно субконто "Документы реализации", тогда всего субконто будет два, и мы сможем вести учет в разрезе документов отгрузки и видов первичных документов.
2) Можно пойти дальше и сделать счет КОД группой и запретить его выбор в проводках, добавить для него два субсчета, скажем, КОД.Р и КОД.П на которых будет вестись учет по реализации и по покупкам. Сформировали счет по КОД.Р видим все по реализации. Сформировали по КОД.П - видим все по поступлениям, кто нам чего не прислал. А если сформируем по счету КОД в целом, то увидим всех должников, которые не прислали нам оригиналы документов.
3) Кто-то меня может упрекнуть в том, что добавление своего счета - это не по фен-шую, но я не соглашусь. Забалансовый счет НИГДЕ, НИ НА ЧТО не повлияет, а нам очень сильно поможет.

Общее P.S.: Все вышеизложенное вроде бы простые и тривиальные вещи, но если кто не знал о чем-то из сказанного, буду рад, что помог. Есть еще предложения, как это лучше организовать? Прошу к обсуждению.
 
Всем удачи.

оригиналы документов

См. также

1С:Документооборот - цена на лицензии КОРП, ПРОФ и ДГУ

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Типовые Бухгалтер Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 Управленческий учет Платные (руб)

Организуйте правильный оборот документов на вашем предприятии в 1С. Ведение учета и хранения документов. Управление потоками документации между подразделениями. Работа с договорами в компании. Автоматизация процессов подготовки, согласования и подписания документов. Сократите время и объем ошибок с 1С:ДО!

48500 руб.

19.02.2016    107530    106    5    

89

RayCon® Foreign Trade - Документооборот валютного контроля и международных платежей для участников ВЭД

Операции по ВЭД Документооборот и делопроизводство (СЭД) Бухгалтер Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х Россия Бухгалтерский учет Платные (руб)

Программа предназначена для автоматизации внешнеторговых компаний и обеспечивает документооборот валютного контроля: присвоение Уникального номера контракта (УНК), формирований сведений о валютных операциях (СВО) и справок о подтверждающих документах (СПД), прочих необходимых форм учета и отчетности по валютным операциям согласно действующему валютному законодательству Российской Федерации, документооборот валютных платежей согласно международным стандартам и документооборот купли-продажи валюты, а также выгрузку любых документов 1С в любую систему клиент-банк.

30000 руб.

13.05.2009    67153    3    29    

42

Таймлист (1С:Совещание, Таймлист Лайт)

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Конфигурации 1cv8

«Таймлист» – экосистема сервисов («Таймлист Лайт», «1C:Совещание», «Таймлист Recorder»), основанная на искусственном интеллекте Таймлист, который позволяет эффективно работать с легкими поручениями за счет фиксации всех важных идей при расшифровке и последующем формировании автопротокола встречи. Сервисы, в которые интегрирован ИИ, позволяют работать с задачами (поручениями), полученными из автопротокола.

10000 руб.

06.12.2023    1682    0    0    

8

1С:Архив

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Платформа 1С v8.3 Платные (руб)

"1С:Архив" – это универсальная система, обеспечивающая надежное долговременное хранение документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. "1С:Архив" разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу, поддерживает операции хранения документов – от попадания в архив до уничтожения – и не имеет ограничений на объем хранимых данных. "1С:Архив" сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав "Комплекта нормативных документов" к "Методике управления документами и совместной работой", разработанной специалистами фирмы "1С". Использование "1С:Архива" позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива и снизить нагрузку на учетные системы. Продукт подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

90000 руб.

24.10.2022    5038    5    1    

5

Легкий документооборот (+чат-бот для Telegram)

Документооборот и делопроизводство (СЭД) Мессенджеры и боты Учет документов Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 Платные (руб)

Расширение для согласования справочников и документов в конфигурациях "1С: Бухгалтерия 3.0", "Управление нашей фирмой", "1С ERP Управление предприятием", "Бухгалтерия государственного учреждения". Ролевая адресация, условная маршрутизация, последовательное и параллельное согласование, уведомление о новых задачах на почту, блокировка объектов в зависимости от статуса, запрет проведения в зависимости от статуса, автозапуск процессов согласования, отчеты по исполнительской дисциплине. Не требуется снятие конфигурации с поддержки. Настройка без программирования. Версия для 1cfresh.com. Сертификат 1С-Совместимо.

14900 руб.

15.11.2018    28404    30    48    

62

ЭДО: организация архива оригиналов первичных документов, комплексный отчет по ошибкам

Документооборот и делопроизводство (СЭД) ЭДО и ОФД Учет документов Платформа 1С v8.3 Конфигурации 1cv8 Россия Платные (руб)

Мощный, единый инструмент для решения всех проблем, связанных с переходом на ЭДО. Экономит бумагу и время - организует архив оригиналов первичных документов прямо в базе 1С, в прикрепленных файлах к соответствующим документам. С помощью комплексного отчета по ошибкам в ЭДО позволяет выявить и исправить все возможные ошибки - ошибочно сопоставленные документы, не подписанные документы, подписанные, но не загруженные в 1С документы. Автоматически сопоставляет не сопоставленные между собой документы. Может работать по расписанию и присылать отчет о состоянии архива/по ошибкам на почту. Взаимодействует напрямую с сервисами Диадок/СБИС, имеет интуитивно понятный интерфейс и учитывает 3-х летний опыт 40+ клиентов.

14880 руб.

17.12.2018    44697    62    51    

75

SALE! 30%

Распознавание и загрузка сканов в 1С "одним нажатием": УПД, ТОРГ-12, накладные, счета, номенклатура, заказы и т.д.

Загрузка и выгрузка в Excel Документооборот и делопроизводство (СЭД) Учет документов Распознавание документов и образов Бухгалтер Пользователь Управляемые формы 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Бухгалтерия 2.0 1С:Управление торговлей 10 1С:Розница 2 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Управление торговлей 11 1С:Управление холдингом 1С:Комплексная автоматизация 2.х 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Бухгалтерский учет Управленческий учет Платные (руб)

Универсальная программа для распознавания ЛЮБЫХ СКАНОВ ИЛИ ФОТО ТОВАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ в 1С. Не требует указания параметров и предварительной настройки. Просто выбираете файл (PDF, JPG, DOC, XLS, HTML и т.д.) выбираете документ 1С и нажимаете кнопку "Распознать и загрузить".

6000 5520 руб.

04.06.2019    102776    299    173    

315

Бесшовная интеграция 1С:Бухгалтерия 3.0 ПРОФ + 1С:Документооборот. Модуль интеграции 1С:БП и 1С:ДО (ПРОФ или КОРП)

Перенос данных 1C Документооборот и делопроизводство (СЭД) Учет документов Системный администратор Программист Бухгалтер Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Платные (руб)

Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот (КОРП или ПРОФ) - вот что обеспечит Вам и Вашим сотрудникам оперативный доступ и продуктивную работу с документами в учётной системе 1С на базе "1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 ПРОФ". Бесшовный обмен и связь позволяют экономить до 60% времени на поиск и согласование первичной документации (актов, счетов-фактур, накладных), не говоря уже о других полезных функциональных возможностях: создании и запуске бизнес-процессов, работе с электронной почтой, штрихкодировании документов и многом другом.

30000 руб.

23.05.2017    54488    34    67    

41
Комментарии
Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. cleaner_it 221 15.07.15 11:21 Сейчас в теме
Мы тоже так делали) Я имею в виду второй и третий вариант. Правда, в третьем варианте не стали пользоваться типовыми операциями - сделали отдельный документ.
3. Bassgood 1431 15.07.15 13:09 Сейчас в теме
(1) cleaner_it, а можно еще создать соответствующие шаблоны операций и использовать их для быстрого заполнения бух. справок.
4. TMV 14 16.07.15 00:31 Сейчас в теме
(3) Bassgood, так 3 пункт и 1 комментарий как раз об этом.
5. Bassgood 1431 16.07.15 00:53 Сейчас в теме
(4) TMV, Извиняюсь, поторопился, тупанул =)
2. Famza 85 15.07.15 11:41 Сейчас в теме
Улыбнуло. Документооборот своими руками.
6. max61 16.07.15 12:11 Сейчас в теме
Добрый день!
А кто подскажет, как быть в конфигурации Бухгалтерия 2.0. Создал допреквизит для документа Реализация товаров и услуг "Наличие оригиналов". Пытаюсь найти этот допреквизит в Отборе при формировании оборотки по 62 сч. для Документов расчетов с контрагентами - его там нет.
7. Diversus 2314 16.07.15 12:57 Сейчас в теме
(6) max61, должно быть все аналогично. Доп. сведения, надо искать внутри Субконто "Документы реализации" развернув его.
9. max61 16.07.15 15:40 Сейчас в теме
(7) да уже все перерыл. Добавлял Допреквизит к контрагентам, там сразу видно. А здесь уже все вкладки поразворачивал и не могу найти...
10. Diversus 2314 16.07.15 15:50 Сейчас в теме
(9) max61, во вложении gif с выбором доп. сведения.
И надо добавлять не доп. реквизит, а доп. сведение.
Прикрепленные файлы:
11. max61 20.07.15 23:15 Сейчас в теме
(10) в редакции 3.0 ясно, а как в редакции 2.0 сделать?
12. Diversus 2314 21.07.15 09:39 Сейчас в теме
(11) max61, все абсолютно тоже самое.
Те же типовые операции, тот же план счетов, все тоже.
14. max61 23.07.15 21:15 Сейчас в теме
(12) спасибо, получилось ) в 2.0 надо было установку делать не для документа РТУ, а в целом для документов. И оборотка видит допреквизит только если ее открыть заново, а я переформировывал ее )
8. Чарик 2 16.07.15 13:42 Сейчас в теме
2-й способ был давно опробирован и удачно работает.
13. mulla1979 9 22.07.15 16:48 Сейчас в теме
В общем- то интересное решение
15. Cool_vsi 19.07.16 10:20 Сейчас в теме
А есть уже готовое решение для бухгалтерии 2.0 ?
16. itriot11 95 11.04.17 17:25 Сейчас в теме
Все понятно: есть сальдно дебетовое - значит, нам должны прислать наши экземпляры, есть сальдо кредитовое - значит, контрагент прислал нам, мы ему должны отправить его экземпляр, нет сальдо - значит, документами обменялись.

Коллега обратила внимание на ситуацию, когда нет сальдо, то это так же может значить, что документами не обменивались вообще. Отслеживание таких случаев, думаю, входит в рамки темы публикации.
17. Diversus 2314 11.04.17 17:37 Сейчас в теме
(16) Спасибо за замечание. Предполагается, что если мы отправляем что-то, то необходимо произвести отражение в программе.
Контроль именно возврата документов нас интересует, а не того отправили мы или нет.
18. snogl 11.11.18 07:53 Сейчас в теме
Есть минус этих решений - бывает что документ долго возвращается, и приходится ставить отметки уже в закрытом периода...
19. AnryMc 849 04.01.21 06:48 Сейчас в теме
(18)
бывает что документ долго возвращается, и приходится ставить отметки уже в закрытом периода...


Счёт забалансовый. Запрет редактирования контролирует документ - можно исключить операцию, но я делал внешнюю обработку которая "засовывала" операцию в закрытый период в режиме "загрузка"... (со всякими контролями и ограничениями, что бы никуда больше...)
Оставьте свое сообщение