Конечно, очень странно, что фирма 1С в типовых конфигурациях БП 2.0/3.0 не предусмотрела возможность контролировать получения оригиналов документов. В версии БП 3.0.41 вроде как появилась робкая попытка, да и то только по покупкам, но я все равно напишу эту статью. Так как неизвестно, когда сделают и для продаж, да и тема актуальная и если покупателям выдается еще что-то отличное от типового функционала, например, всякие акты сверок, или какие-нибудь реестры, то и типовая реализация не подойдет.
Мы тоже столкнулись с необходимостью контролировать получение отправленных оригиналов. Проблемы в том, что комплекты документов для контрагентов могут отличаться (где-то услуги, где-то продажа ПО), также контрагент может первым прислать проект договора, согласованный, подписанный со своей стороны, потом мы высылаем им их подписанный экземпляр, а потом начинаем работу по договору. Появилась проблемы:
- есть акт, нет договора
- есть договор, нет акта
- нет ничего
- есть дубли и вариант контрагента, который он высылал и наш вариант, который мы отправили им
- ...
Наверняка, не мы одни с таким столкнулись ;) Но мы ушли от темы. Итак,
Задача: В типовой конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0 вести учет получения/отправки оригиналов первичных документов с возможностью дальнейшего контроля кому, когда и что отправили. Была возможность контролировать, кто нам не выслал документы обратно и какие. Важное условие: конфигурация должна остаться типовой (ведь по условию задачи мы простые бухгалтеры ;) ибо делать дописки там, где можно обойтись типовым функционалом - моветон).
Есть несколько вариантов решения, рассмотрим их по порядку:
Решение 1.
Многие сразу скажут: берем и пишем в комментарий реализации, что отправили/получили. Если приходит письмо от контрагента, находим документ основание и исправляем комментарий.
Тут все просто, но это - не наш метод ;) Мы с таким подходом ничего не сможем отследить при более или менее большом документообороте.
Решение 2.
Неискушенный программист сразу скажет: "Чего проще-то? Надо использовать дополнительные реквизиты/сведения." И будет абсолютно прав.
1С позволяет почти к любому справочнику или документу добавлять дополнительные реквизиты и/или сведения.
Заходим в "Администрирование > Общие настройки" далее включаем дополнительные сведения.
Заполняем дополнительные сведения для документа "Реализация (акт, накладная)", ведь мы хотим контролировать возврат документов по проданным товарам/услугам.
Каждый из доп. сведений имеет тип "Дополнительное значение", где мы списком перечислим все возможные варианты. Например, реквизит "Статус" указывает, все ли мы получили или нет, в таком случае его значения могут быть следующими: "Документы отправлены частично", "Документы получены частично", "Отправлены все документы", "Получены все документы". Принимая одно из этих значений, которые выбираются из списка, можно судить о том, что с оригиналами.
В документе это выглядит так:
Ну а теперь самое главное - как отследить, что было возвращено, а что нет?
Воспользуемся типовым отчетом "Оборотно-сальдовая ведомость по счету". Счет укажем 62.
В настройках отчета в группировках укажем:
В отборах:
Тут вся "фишка" в том, что в отборе можно выбрать не только сам документ расчетов, но и дополнительные реквизит/сведение, которые мы указали в самом документе. Выберем вид сравнения как "не равно", а значение выберем из списка "Получены все документы"
Программа поймет, что нужны лишь движения по документам, где в доп. сведений стоит Статус не равный "Получены все документы", и выведет нам.
Вот результат:
Видно, какие документы и по каким организациям выведены, а значит, мы можем их затребовать снова.
PS: В примере указаны только три доп. сведения, в вашей базе эти сведения, их типы и их количество могут кардинально отличаться. Все зависит от того, какие цели вы преследуете.
Решение 3.
Второй способ по-своему хорош и прост, но он все-таки не справится, если нас вдруг контрагент спросит, а когда вы отправили мне документы? Конечно, можно добавить еще кучу доп. сведений с датами, но если отправок документов было несколько (допустим, сначала договор, а потом акты), то будет проблема.
Предлагаю еще один способ: настоящий - бухгалтерский ;)
Добавим свой забалансовый счет в режиме предприятия Главное > Настройки > План счетов. И заполним его вот так:
Счет нужен именно забалансовый и с количественным учетом. Счет активно-пассивный (мало ли, может контрагент пришлет что-то первым). В качестве субконто мы укажем Контрагенты, Договоры и третьим субконто добавим свое, назвав "Вид первичного документа", в котором тип значения укажем "Субконто". В последнем субконто будем хранить, что отправляем: акт оказания услуг, ТОРГ-12, договор и т.п.
Теперь про то, как будем вести учет.
При каждой отправке и получении бумажного письма идем в Операции > Операции введенные вручную. Создаем новую операцию и заполняем ее:
Количество равно единице, т.к. мы ведем учет наших экземпляров.
Пойдем дальше. Мы хотим быстро заполнять документы и заносить сразу отправленные комплект документов, а не по отдельности каждый из документов. Для этого воспользуемся типовыми операциями и заведем типовую операцию, которая позволит, например, сразу отправить акт об оказании услуг и договор. Операции > Типовые операции и создадим новый элемент. Заполним его вот так:
В списке параметров оставим только два параметра: Контрагент и Договор.
А теперь попробуем создать не просто операцию, введенную вручную, а типовую операцию, введенную вручную. Выберем из списка наш шаблон, заполним контрагента и договор, нажмем кнопку "Заполнить" и получим полностью заполненную по типовому шаблону операцию, в которой отправляем Договор и Акт оказания услуг!
Ну и напоследок, как выглядит оборотно-сальдовая по счету КОД:
Все понятно: есть сальдно дебетовое - значит, нам должны прислать наши экземпляры, есть сальдо кредитовое - значит, контрагент прислал нам, мы ему должны отправить его экземпляр, нет сальдо - значит, документами обменялись.
Великолепно! То, что мы хотели!
Замечания
1) Вместо субконто: Контрагенты и Договоры можно указать одно субконто "Документы реализации", тогда всего субконто будет два, и мы сможем вести учет в разрезе документов отгрузки и видов первичных документов.
2) Можно пойти дальше и сделать счет КОД группой и запретить его выбор в проводках, добавить для него два субсчета, скажем, КОД.Р и КОД.П на которых будет вестись учет по реализации и по покупкам. Сформировали счет по КОД.Р видим все по реализации. Сформировали по КОД.П - видим все по поступлениям, кто нам чего не прислал. А если сформируем по счету КОД в целом, то увидим всех должников, которые не прислали нам оригиналы документов.
3) Кто-то меня может упрекнуть в том, что добавление своего счета - это не по фен-шую, но я не соглашусь. Забалансовый счет НИГДЕ, НИ НА ЧТО не повлияет, а нам очень сильно поможет.
Общее P.S.: Все вышеизложенное вроде бы простые и тривиальные вещи, но если кто не знал о чем-то из сказанного, буду рад, что помог. Есть еще предложения, как это лучше организовать? Прошу к обсуждению.
Всем удачи.
Сайт: http://softonit.ru
