Нередко у пользователей возникает необходимость настроить согласование различных документов. При этом хотелось бы иметь возможность настройки произвольных маршрутов (шаблонов) согласования, выбирать типы согласуемых документов, проводить как последовательное, так и параллельное согласование (например, на случай временного отсутствия нужных согласующих сотрудников).
Всем этим требованиям полностью удовлетворяет типовая конфигурация 1С:Документооборот, но с ней есть очевидные сложности:
- программа сложная и тяжела для восприятия конечными пользователями,
- многие функции программы не востребованы у 99% организаций,
- непросто найти специалиста, который сможет качественно ее вам внедрить и настроить,
- конфигурация стоит денег (по состоянию на 22.05.2018 стоимость самой конфигурации начинается от 36000, а ведь еще нужно приобретать лицензии на рабочие места и серверную лицензию).
В связи с этим у многих есть необходимость иметь под рукой простую и понятную подсистему согласования, которую легко можно внедрить и которая не потребует регулярного обслуживания специалистом.
В этой статье речь пойдет именно о такой системе.
Настройки согласования объектов в 1С
После внедрения данного модуля в вашу конфигурацию необходимо первым делом дать доступ к нему всем пользователям, которые будут участвовать в процедурах согласования. Для этого создадим отдельную группу доступа и добавим туда всех пользователей.
При создании группы доступа создадим также новый профиль:
В профиль добавим роль Согласование (использование):
Выбираем профиль в нашей группе, добавляем пользователей, записываем и закрываем:
Для настроек согласования можно выбрать один из двух вариантов:
- настраивать будут пользователи, включенные в группу Администраторы,
- для настройки согласования создать новую группу, к ней создать профиль с ролью Согласование (настройка) и добавить в эту группу тех пользователей, которые будут отвечать за настройку согласования.
Если доступны настройки согласования, то добавляется новый пункт Согласование в разделе Администрирование:
Первым делом нам необходимо создать роли исполнителей, которые будут принимать участие в согласовании:
Если кнопка Создать неактивна, необходимо включить возможность работы с задачами. Для Бухгалтерии предприятия нужно установить галку в разделе Администрирование -> Органайзер -> Мои задачи:
Для УТ11, КА, ERP нужно установить галку в разделе НСИ и Администрирование -> Органайзер -> Бизнес-процессы и задачи:
При создании новой роли указываем только наименование, записываем элемент справочника и сразу же настраиваем соответствие пользователей для данной роли (у каких пользователей будет эта роль):
Настройка соответствия пользователей конкретной роли задается следующим образом:
Одна роль может быть у нескольких пользователей:
Создадим еще несколько ролей и настроим для каждой роли список пользователей.
Теперь нужно создать шаблоны согласования. Для примера, настроим в программе согласование документов Заказ клиента. Открываем список шаблонов и добавляем новую строку.
Указываем наименование и тип согласуемого объекта - документ или справочник.
После выбора типа автоматически заполняется список доступных видов объекта, выбираем нужный.
Далее выбираем вариант доступности объекта после согласования:
- доступен,
- недоступен,
- доступен только для полных прав.
Следующее действие - выбор типа уведомления, которое будет отправляться инициатору по результату согласования., вот возможные варианты:
- Задача на рабочий стол (не актуально для УНФ),
- Электронное письмо,
- SMS - сообщение,
- Телеграм.
Функционал задач в УНФ недоступен.
Настройка и использование отправки уведомлений в телеграм описаны в новом релизе ниже.
Далее необходимо указать учетную запись электронной почты, которую модуль будет использовать при отправке уведомлений по почте.
Для каждого шаблона необходимо настроить список согласующих - маршрут. Для этого жмем Указать исполнителей.
В открывшейся форме нужно заполнить табличную часть, в каждой строке указать:
- номер этапа (начинается с 1),
- роль согласующего пользователя,
- тип уведомления, которое будет отправлено пользователю (уведомление о необходимости согласовать объект),
- период действия (если какие-то этапы имеют временные ограничения),
- установив галку Расширенные права, мы дадим право пользователям выбранной роли согласовывать (или отменять согласование) заказ клиента на любом этапе (а не только, когда до этого пользователя дойдет очередь).
Возможно как последовательное, так и параллельное согласование (в последнем случае для параллельных этапов указывается одинаковый номер).
Если текущий шаблон необходимо применять не ко всем объектам выбранного вида, а по какому-то условию, есть возможность наложить фильтр.
При переходе по кнопке открывается стандартная форма отборов, в которой можно настроить фильтр по ЛЮБОМУ реквизиту исходного объекта (в т.ч. дополнительному реквизиту). Для примера, ограничим список заказов только документами по выбранным подразделениям.
Для сохранения шаблонов нажимаем одноименную кнопку.
Согласование заказов клиента в УТ 11
Теперь создадим и заполним заказ клиента. Провести его не удастся - только записать (перед проведением заказы теперь необходимо согласовывать). В командной панели документа появилась кнопка Согласование.
По кнопке открывается лист согласования с таблицей согласующих ролей и пользователей. Для начала необходимо запустить процесс согласования (запуск доступен только менеджеру заказа).
После этого в таблице появляется первый этап.
Для согласующего пользователя на первом этапе выбран тип уведомления Задача. Откроем сеанс под нужным пользователем и видим задачу на рабочем столе:
Из формы задачи можно сразу перейти к заказу клиента.
На время согласования редактирование заказа становится недоступным. Открываем лист согласования.
С помощью управляющих кнопок в нижней части формы исполнитель может или согласовать этап, или отменить согласование. При необходимости можно ввести комментарий.
После согласования текущий этап закрашивается зеленым цветом (если была отмена согласования, то красным), и создается новый этап.
Согласующим второго этапа настроено уведомление на почту.
На последнем этапе настроено параллельное согласование - свою визу поставить может или финансовый директор, или сотрудники экономического отдела.
После согласования последнего этапа все строки окрашиваются зеленым, заказ становится согласованным и автоматически проводится.
Согласно введенным настройкам, инициатору согласования уведомление должно прийти по смс.
В случае если автоматическое проведение не выполнится по каким-то причинам (не заполнен реквизит, нет остатка и т.п.), провести документ сможет инициатор.
Согласование справочников в 1С
Теперь покажу еще один вариант использования модуля - согласование справочников. Для примера возьмем справочник Партнеры.
Создадим для данного справочника шаблон согласования
Возьмем любой непроведенный заказ и попробуем провести:
Попытка закончится неудачно и в сообщении будет сказано, что помимо согласования самого заказа нам теперь необходимо согласовать его партнера (это согласование аналогично согласованию заказа).
Т.е. используя данный модуль, вы сможете согласовывать не только произвольные документы, но и справочники (при этом проверка согласованности элементов справочников будет проводиться при проведении документов, в которых объекты будут фигурировать).
Для корректной работы расширения необходимо отключить безопасный режим.
Отмена согласования этапа приводит к общей отмене согласования заказа (в т.ч. согласованных предыдущих этапов). В дальнейшем инициатор может снова запустить процесс согласования, при этом вся история согласования сохраняется.
Если выбраны уведомления на почту или по СМС, убедитесь что в карточках согласующих пользователей указан мобильный телефон и адрес почты.
Присутствует возможность согласования объектов непосредственно из формы задачи.
Появилась возможность отправлять сообщения пользователям в телеграм-бот.
В настройках шаблона согласования нужно указать токен чата. Для согласующих ролей указать тип уведомления - Телеграм. В карточке пользователей - исполнителей роли нужно создать и заполнить доп.реквизит Идентификатор чата с типом Строка (доп.реквизит должен называться именно так!).
Идентификтор чата - это цифровой код, который присваивается каждому аккаунту при регистрации. Т.е. у каждого пользователя свой уникальный идентификатор.
Пользователь, для роли которого назначен тип отправки уведомления Телеграм, получит в чат такое сообщение:
После согласования объекта, согласно настройкам в нашем примере, инициатор согласования (напомним, что это менеджер заказа) получит сообщение в чат:
Для отражения состояния объектов добавили отчет, который показывает на каком этапе согласования находятся объекты, какие пользователи согласовали объект (или не согласовали) и комментарии, добавленные пользователем на этапе согласования.
Отчет расположен в разделе НСИ и администрирование - Согласование объектов - Объекты на согласовании:
В расширенном варианте настроек отчета можно добавить фильтры:
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Управление торговлей, редакция 11, релизы 11.5.22.67
- Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, релизы 3.0.176.38
- Управление нашей фирмой, редакция 3.0, релизы 3.0.11.169
- 1С:Комплексная автоматизация 2, релизы 2.5.22.67
- Розница, редакция 3.0, релизы 3.0.11.169
- 1С:ERP Управление предприятием 2, релизы 2.5.22.67
