Обзор рынка автоматизации ввода данных с документов в систему учета

        Вам подойдут эти сервисы, если Вы:

1. Бухгалтер. Обладаете авторитетом среди коллег, оказываете влияние на принятие решений в компании, в том числе по закупкам. Чувство перегруженности и хронической усталости вам знакомо, как никому другому.

2. Руководитель среднего и малого бизнеса (SMB-сегмент). Хотите сократить затраты на персонал, выполняющий функцию обработки первички.

      Вы наверняка согласитесь с тем, что бухучёт является важной составляющей любого бизнеса. Он требует особого внимания со всех сторон. Раньше дела в бухгалтерии вели в бухгалтерских книгах, позднее в ms excel, а в последнее время повышенный интерес вызывают облачные сервисы учёта данных, такие как “Мое дело”, “Контур.Бухгалтерия”, “Главбух 24/7” и др. Однако, какую бы систему вы не использовали, проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры, остаются теми же. Так давайте определим, какая проблема на данный момент стоит перед бизнесом и бухгалтерией, в частности.

Проблема: большие временные и денежные затраты на обработку и ввод первичных документов + высокая вероятность допущения ошибок при вводе.

Решение: использование сервисов для загрузки данных из первичных документов в систему учета. Процесс состоит из трех шагов: сканирование, проверка и выгрузка данных в вашу систему учета. Первое, что вы делаете, сканируете нужный документ. После чего сервис распознает его ключевые элементы, необходимые к учету, и отображает их в интерфейсе программы. Вам остается сверить распознанные данные с оригиналом, убедиться в соответствии и одобрить документ. Последний шаг - это выгрузка полученных данных в вашу систему учета.

Вводные параметры:

Учет ведется в любой бухгалтерской системе, имеем большие затраты на ввод первичных документов (торг12, счет-фактура, упд, акты, счета) в месяц.

Оборудование - наличие сканера (желательно с лотком автоподачи).

Требования к скану: от 300 dpi. 

Предлагаем Вам ознакомиться с обзором сервисов по автоматизации ввода данных из первичных документов в систему учета.

     Entera

— Облачный сервис по распознаванию и загрузке данных из первичных документов в систему бухгалтерского учета.

      Сервис автоматизирует процесс ввода первички в систему учета (1С, мое дело, главбух 24/7 и др.), а для аутсорсинговых компаний упрощает процесс получения документов от клиентов.

Результат – сокращение времени на ввод данных в 1С, увеличение прибыли и оперативный обмен скан-копиями документов с клиентами.

Распознаваемые документы: товарная накладная, счет, счет-фактура, акт выполненных работ, УПД, ТОРГ12 и др.

Скорость обработки: 30 секунд.

Точность распознавания - высокая.

        Преимущества:

• Высокая точность - благодаря интеллектуальным технологиям распознавания ABBYY и специально разработанному алгоритму поиска и извлечения необходимых данных, распознавание всех ключевых элементов из документов становится точнее и процент ошибок значительно снижается;

• Высокая скорость распознавания документов;

• Отсутствие необходимости покупать лицензию - платите только за распознанные страницы, при этом не имеет значения каким количеством учетных систем вы пользуетесь. К примеру, если вы обслуживаете несколько компаний и для каждой используется своя учетная система, вам не придется покупать отдельную лицензию для каждой компании;

• Удобный интерфейс, позволяющий работать только с необходимыми данными. В процессе работы появляются всплывающие подсказки демонстрирующие необходимую часть оригинального документа;

• Программа производит расчет всех табличных данных, и указывает на возможные ошибки при вводе;

• Автоматическая проверка всех реквизитов контрагентов;

• Точный подбор и сопоставление входящих и внутренних номенклатур, а в случае отсутствия номенклатуры система предложит создать новую;

• Возможность загрузки данных в любую систему складского и бухгалтерского учета, а открытый API позволяет интегрироваться вообще с любой необходимой системой;

• Архивация всех загруженных документов, с возможностью быстрого поиска по основным параметрам документа.

        Ограничения:

• Для работы с сервисом необходимо подключение к интернету, т.к. сервис находится на удаленном сервере;

• У вас могут возникнуть опасения насчет сохранности данных, но создатели сервиса уверяют, что используют современные технологии шифрования, такие же как при осуществлении банковских платежей.   

      EFSOL:Загрузка документов, 42clouds:Загрузка документов

—  Внешняя обработка к 1С, позволяющая быстро ввести первичные документы в 1С с помощью сканера.

      Не смущайтесь, что в заголовке упомянуты сразу два названия, это одно и то же приложение. Изначально это внешняя обработка для систем 1С, соответственно процесс происходит в интерфейсе 1С. Поддерживаются несколько основных конфигураций 1С, есть возможность работы с конфигурированными версиями, в первую очередь заточены под обслуживание своего облачного 1С сервиса. Работает с файлами в форматах xls, pdf, jpg. Распознавание происходит в облаке, используется функционал ABBYY Flexi Capture. Затем загрузка во внешнюю обработку, в которой происходит процесс верификации с возможностью корректировки, сопоставления номенклатур, автоматического создания элементов справочника.

Распознаваемые документы: С/Ф, торг12, упд, паспорт рф, акт, счет по форме 1С.

Скорость обработки: от 30 секунд до 2 минут на страницу.

Точность распознавания - высокая.

        Преимущества:

• Работа в интерфейсе 1С, кому-то может показаться более удобным не перескакивать из одного приложения в другое;

• Есть расширение для браузера chrome и windows для загрузки документов на сервер распознавания;

• Хороший уровень качества распознавания, но используется решение ABBYY Flexi Capture, которое работает с шаблонами документов и иногда дает сбой;

• Удобная система обновления программы, т.е. Вам не нужно беспокоиться об обновлении, т.к. внешняя обработка при каждом запуске проверяет наличие обновлений и сама скачивает новое приложение Вам на компьютер, правда неизвестно, что еще она может Вам скачать;

• Сопоставление номенклатур на хорошем уровне, предлагаются наиболее подходящие варианты.

        Ограничения:

• Кроме оплаты распознавания каждой страницы, как в предыдущем сервисе entera.pro, дополнительно необходимо приобретать лицензию на каждое рабочее место сроком на один год, не дешевое удовольствие для небольших компаний;

• Если документ плохо распознался, нет ручного режима ввода, остается только снова послать документ на распознавание и надеяться на лучший результат;

• В архиве хранится черно-белая версия документа, далеко не всегда этого достаточно для предоставления клиенту;

• Интерфейс 1С накладывает множество ограничений, цветовая индикация ошибок плохо понятна, не понятны значки в системе, потребуется время чтобы разобраться со всеми тонкостями системы;

• Отсутствующие элементы справочника создаются автоматически, без подтверждения пользователя, что может повлечь за собой создание аналогов в системе;

• При загрузке изображения больше 600 dpi и больше формата А4 списывают более одной страницы со счета, завязка на размер документа 22,5 Мб;

• Открытие скана оригинального документа через внешнее приложение, очень не удобно проверять распознанные данные и вносить корректировки в двух разных окнах.  

      Gendalf

—  Программа, которая автоматически вводит накладные, счета-фактуры и УПД в в базу 1С за вас.

      Внешняя обработка со встроенным модулем распознавания собственной разработки (как уверяют менеджеры), все происходит локально, на вашем компьютере. Подгружаются документы со сканера или из папки, далее сопоставление и верификация вручную.

Распознаваемые документы: ТОРГ12, С/Ф, УПД, Акт, возможны небольшие корректировки по форме, самостоятельно.

Скорость обработки: от 15 секунд до 2 минут страница, зависит от мощности компьютера.

Точность распознавания - средняя.

        Преимущества:

• Оплата только за ежегодное использование, на каждое рабочее место приобретается отдельная лицензия, без ограничения по количеству страниц;

• Работает оффлайн, не требует подключения к интернету, но и требования к рабочему компьютеру очень сильно возрастают, т.к. движок распознавания устанавливается на компьютер пользователя;

• Хорошо построена проверка табличных данных, система быстро и точно производит расчет и указывает на ошибки;

• Проводят бесплатную демонстрацию. В случае, если вы находитесь в Ростове-на-Дону, специалисты приедут к вам в офис и лично покажут, как работает  программа.

        Ограничения:

• Невысокое качество распознавания, самописный движок очень сильно уступает в качестве распознавания решениям от ABBYY, часто возникают непонятные символы, которые необходимо удалять вручную, что очень тормозит процесс;

• Низкая скорость загрузки ввиду того, что движок расположен на том же компьютере что и учетная система 1С;

• Периодические вылеты программы, по тем же причинам, видимо при обработке большого количества документов оперативная память компьютера просто не справляется.

      FILLIN: Загрузка документов  

—  Это программа для автоматизированного ввода первичных документов в базу 1С при помощи сканера.

      Внешняя обработка со встроенным модулем распознавания, все происходит локально. Подгружаются документы со сканера или из папки, распознаются встроенным модулем собственной разработки, далее сопоставление и верификация вручную. Работают на доработанном Tesseract - бесплатный движок от google. Качество распознавания гораздо хуже чем abbyy.

Распознаваемые документы: ТОРГ12, С/Ф, УПД, Акт, возможны небольшие корректировки по форме, самостоятельно, бесплатно предоставляют модуль fillin дизайнер - редактор шаблонов, говорит что можно сделать практически любой шаблон.

Скорость обработки: 30-40 секунд, зависит от мощности вашего компьютера.

Точность распознавания - зависит от качества скана.

        Преимущества:

• Работает оффлайн, позволяет вести работу, даже когда нет подключения к интернету;

• Внешняя обработка не меняет конфигурацию и запускается прямо из 1С;

        Ограничения:

• Длительная установка программы, самостоятельно не устанавливается;

• Сервис работает с некоторыми сбоями, поэтому для тех, кто хочет обрабатывать большие объемы документов, этот сервис скорее всего не подходит;

• Медленная скорость обработки документов, качество распознавания значительно хуже, чем у аналогичных сервисов.