О пользе предварительной оценки экономического эффекта от внедрения информационной системы много писать не имеет смысла. Понятно, что обоснование клиенту выгоды в рублях, пусть даже ориентировочной, существенно повышает вероятность положительного решения.
Предлагается простой, но вместе с тем убедительный способ оценки экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Метод неоднократно использовался нами на презентациях "1С:Документооборот" и доказал свою действенность.
Алгоритм расчета прозрачен:
1. Рассчитывается фонд заработной платы, исходя из количества сотрудников, средней ЗП одного сотрудника и количества рабочих дней. Учитываются страховые отчисления. Определяется средняя стоимость одной человеко-минуты.
2. Рассчитываются в денежном выражении статьи экономии:
- ускорение поиска документов;
- повышение эффективности управления (укрепление исполнительской дисциплины);
- ускорение бизнес-процессов;
- повторное использование документов (создание документов по шаблонам);
- экономия на канцелярских принадлежностях.
3. Статьи суммируются, строится диаграмма.
Исходные данные для расчета вводятся на основе материалов исследований, представленных в статьях:
1) Экономическая оценка внедрения системы электронного документооборота на промышленном предприятии (на примере ОАО "Подольский химико-металлургический завод") // Финансовый менеджмент. – 2008. – №3 (ссылка).
2) Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота // Компания Paybot LLC (ссылка на страничку, ссылка на документ).
3) Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота // Портал "PRO-Делопроизводство" (ссылка).
Расчет размещен на листе Excel, исходные данные в котором удобно изменять непосредственно на презентации, оперативно, так сказать, реагируя на замечания слушателей. Файл с расчетом можно приложить, например, к коммерческому предложению.
Преимущество метода – в его простоте. Он понятен менеджеру любого уровня и позволяет даже при заниженных значениях исходных данных продемонстрировать весьма ощутимый эффект от внедрения СЭД.
Инструмент для оценки потребности в автоматизации документооборота по методике 1С предлагается в этой статье.
