Разберемся, какая из трех систем документооборота наиболее функциональна и удобна.
Для начала определимся с основным назначением рассматриваемых программ.
1С:Документооборот и Directum созданы для автоматизированной работы с документами (обмен данными, создание документов и т.д.), отлаживания взаимодействий между сотрудниками и бизнес-процессов в целом.
Диадок же используется только для обмена электронными документами. Создавать или редактировать их в программе невозможно. Все официальные документы подписываются автоматически электронной цифровой подписью и имеют юридическую силу.
1C:Документооборот разработан командой 1С, Directum - компанией Directum , а Диадок - СКБ Контур.
Далее, обратимся к конкретным критериям для характеристики систем.
Удобство контроля для руководителя
Программы 1С:Документооборот и Directum осуществляют интеграцию с основными почтовыми системами (т.е. все письма с email загружаются в программу, это достаточно удобно для работника, так как все необходимые сведения отображаются в одной программе), имеют специальную версию планшетного клиента, предусматривают механизм удаленной работы. Это говорит о том, что руководитель, будучи, например, в другой точке мира, с помощью планшета или телефона сможет согласовать какие-либо документы, решить важные вопросы или посмотреть, насколько загружены его сотрудники в данный момент (есть специальный календарь, где работники отображают свои задачи и стадии их выполнения).
Система Диадок также осуществляет интеграцию с основными почтовыми системами и присутствует механизм удаленной работы. Но в программе провисает специальная версия планшетного клиента, так как она еще не протестирована и не адаптирована в достаточной мере.
Интеграции с имеющимися учетными системами заказчика
1С:Документооборот оборудован готовыми модулями по обмену с распространенными в России учетными системами. Так как программа работает на платформе 1С, то она предусматривает возможность бесшовной интеграции с другими конфигурациями 1С. Это значит, что из интерфейса другой конфигурации можно будет работать с данными 1С:Документооборота, вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам, использовать 1С:Документооборот в качестве файлового хранилища или как архив документов, учитывать трудозатраты сотрудников. Также можно разработать интеграционные модули на внутреннем языке.
Программа Directum аналогично включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. В системе используется и встроенный язык программирования ISBL, который не получил широкого применения, что усложняет доработку интеграционных модулей.
У Диадока есть интеграционный модуль, который позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами прямо из 1С. Документооборот с пользователями других систем осуществляется через роуминг (является технологией обмена юридически значимыми электронными документами между операторами).
Простота внедрения системы
Система 1С:Документооборот интегрируется во все продукты 1С (с которыми работает большое число фирм), это облегчает задачу внедрения системы (если у вас уже имеется какая-то конфигурация 1С, то вы можете просто настроить бесшовную интеграцию с программой и начинать работать). Кроме того, если сотрудники компании уже взаимодействовали с системами 1С, то работать в 1С:Документообороте им намного легче, так как не нужно будет разбираться в функционале (продукты 1С похожи между собой по структуре).
Внедрение и адаптация Directum происходят легко за счет специальных интеграционных компонентов. Пользователи ECM-системы достаточно быстро обучаются и вовлекаются в рабочий процесс.
Программу Диадок внедрить также легко. Все, что нужно, это квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). Но система зависима от подключения к интернету: если сеть не будет работать, то вы не сможете получить доступ к данным. Добавления функционала не предусмотрено, система ориентирована только на обмен юридически значимых документов.
Возможность использования программного обеспечения системы для решения каких-либо дополнительных задач
Программа 1С:Документооборот имеет достаточно богатый функционал, связанный не только с документооборотом, но и такими дополнительными задачами, как управление процессами, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и т.д. Кроме того, из-за того, что программа легко интегрируется с другими программами 1С, ее функционал еще расширяется (прибавляется функционал других программ 1С после интеграции с ними).
Система Directum запрограммирована решать такие дополнительные задачи, как управление взаимодействием с клиентами, управление бизнес-процессами, автоматизация канцелярией и управление показателями эффективности (все они покупаются отдельно).
Диадок, в рамках этого параметра, выглядит менее привлекательно, потому что система не предназначена для решения дополнительных задач.
Возможность потокового ввода документов в систему, встроенные механизмы работы со сканером
1С:Документооборот и Directum предусматривают потоковый ввод документов в систему, интегрируются со сканерами.
Программа Диадок не настроена на потоковый ввод данных и работу со сканерами.
Лицензирование программ и стоимость
Для работы в 1С:Документообороте вам необходимо будет купить лицензию на платформу в зависимости от количества рабочих мест.
Рассчитаем стоимость программы для 50 рабочих мест.
Если у вас предприятие со сложной организационной структурой и сложным документооборотом (средние, крупные организаций и холдинги), а также нужно потоковое сканирование, то вам подойдет версия КОРП. Ее стоимость будет составлять порядка 312 000 рублей.
А для малых и средних коммерческих предприятий, с несложной организационной структурой и документооборотом, рекомендуется версия ПРОФ. Стоимость будет составлять 187200 рублей на 50 рабочих мест.
В комплект поставок входят и не требую дополнительной оплаты все функциональные опции (учет документов и файлов, процессов и задач, мероприятий и обращений граждан, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и т.д)
Кроме того, если вы - подписчик ИТС, то получаете возможность скачивать обновления бесплатно.
Для работы в системе Directum необходимо приобрести серверную и клиентскую лицензии.
Рассчитаем также стоимость программы для 50 рабочих мест.
Существует 2 варианта поставки: Enterprise (Число пользовательских лицензий не ограничено) и Standard (До 100 пользовательских лицензий). Directum Enterprise будет стоить 636 900 рублей, а Directum Standard - 370 300 рублей.
За отдельную цену покупаются модули, решающие дополнительные задачи. Например, если вы хотите подключить еще канцелярию, управление совещаниями и заседаниями, управление закупками и финансовый архив, то необходимо будет доплатить порядка 519 600 рублей для версии Enterprise и 322900 рублей - для Standard.
Для функционирования программы Диадок, вам необходимо приобрести квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). В Диадок можно войти с любым КЭП, неважно, каким аккредитованным удостоверяющим центром был выдан. Также подходит и тот, который вы используете для сдачи отчетности.
Говоря о стоимости, мы не будем проводить сравнение, так как цена здесь назначается по иному принципу (цена формируется за каждый отправленный документ исходя из тарифов, входящие документы являются бесплатными).
Выводы:
По проведенному анализу, можно сделать вывод, что программы 1С:Документооборот и Directum наиболее функциональны и удобны для работы с документами. Но программа Directum более затратна, так как все дополнительные модули необходимо оплачивать отдельно. Диадок значительно уступает другим рассматриваемым программам, так как ее функционал строго ограничен.