Внешний отчет "Сверка данных свода начислений и начислений, зарегистрированных в учете НДФЛ" необходим для контроля корректности учета начислений аванса при начислении зарплаты.
Так как с 2023 года со всех выплаченных доходов необходимо рассчитывать и удерживать НДФЛ - теперь при расчете аванса необходимо рассчитывать НДФЛ. Т.е. с 2023 года аванс необходимо начислять только документом "Начисление за первую половину месяца".
В данный момент (3.1.23.458 или 3.1.24.308) в программе реализовано таким образом, что при расчете аванса документом "Начисление за первую половину месяца", программа регистрирует доход и сумму НДФЛ в регистрах учета НДФЛ. А вот в регистрах начислений для бухучета и для "свода начислений" начисленные при расчете аванса начисления и удержания - не регистрируются.
Образуется ситуация когда после начисления аванса в программе зарегистрирован доход для учета НДФЛ, а для отражения в бухучете (в своде) доход не зарегистрирован. Т.е. в программе появляются отклонения в данных бухучета (свода) и в данных по учету НДФЛ.
Для этапа начисления аванса - наличие такого отклонения - это нормальная ситуация.
Далее, при расчете зарплаты - программа делает движения и в регистры учета НДФЛ и в регистры для бухучета (свода).
При этом в регистры для бухучета (свода) программа делает движения на всю сумму начисленной зарплаты. А вот в регистры учета НДФЛ - программа делает движения двумя строками:
- первая запись - на полную сумму начисления со знаком плюс,
- вторая запись - на сумму, ранее учтенную при начислении аванса по этому же виду начисления, - но со знаком минус. Эта запись похожа на сторно записи, сделанной при начислении аванса. Таким образом, в программе получается, что и по регистрам бухучета (свода) и по регистрам учета НДФЛ - итого за месяц начисления будет зарегистрирована одинаковая сумма начисления.
НО! Если по виду начисления, начисленному в аванс, сумма начисления оказалась больше, чем начислено при расчете зарплаты, то программа сторнирование делает на возможную сумму в рамках "Кода дохода НДФЛ": сначала программа отсторнирует (сколько возможно) по виду начисления (из аванса), а затем в документе "Начисление зарплаты" найдет другое начисление с таким же "Кодом дохода НДФЛ" и отсторнирует по нему оставшуюся сумму (если у сотрудника есть такое начисление).
Когда по "Коду дохода НДФЛ" в аванс начислено больше, чем по этому же "Коду дохода НДФЛ" начислено в документе "Начисление зарплаты", то часть суммы аванса остается неотсторнированной. И таким образом в программе образуется проблемная ситуация - когда начисления сотрудника по своду не совпадают с доходами для учета НДФЛ.
Например, если в аванс было начислено по окладу 20 000.00, а при начислении зарплаты за месяц по окладу было начислено всего 14 545,45, то при проведении документа "Начисление зарплаты и взносов" программа в регистре по учету НДФЛ отсторнирует не все 20 000.00, которые были начислены при расчете аванса, а будет отсторнирована только сумма не больше, чем начислено по окладу итого за месяц - т.е. будет отсторнирована сумма 14 545,45.
Итого за месяц по регистру учета НДФЛ будет зарегистрировано по окладу не 14 545,45, а сумма = 20 000.00 (это начислено в аванс) + 14 545,45 (это начислено за месяц в "Начислении зарплаты и взносов") - 14 545,45 (это сторно суммы, начисленной в аванс. Должно быть отсторнировано 20 000.00, но в этом случае итого по окладу получилась бы отрицательная сумма -5 454.55 - а такой доход не может быть зарегистрирован в регистрах по учету НДФЛ. Поэтому программа сторнирует только 14 545,45).
Такая ситуация реальна, если при начислении аванса не были учтены отсутствия сотрудника. Например, сотруднику при начислении аванса начислили по окладу за все дни первой половины месяца (с 1 по 15 число месяца) - 20 000. Выплатили аванс. Затем в программу ввели отсутствие (больничный/командировку) - за дни из первой половины месяца (например, с 1 по 20 число месяца). В этом случае при начислении зарплаты за месяц, программа рассчитает сумму по окладу меньшую, чем мы начислили по окладу при начислении аванса.
Именно поэтому рекомендуют при расчете аванса тщательно регистрировать все отсутствия сотрудника! А также рекомендуют избегать ситуации, когда сумма начислений при расчете аванса получаются больше суммы начислений при расчете итогового начисления зарплаты.
Данный внешний отчет помогает выявить отклонения данных бухучета (свода) и данных в регистрах по учету НДФЛ. Ошибочные отклонения - нужно исправлять. Для поиска проблемных ситуаций используйте вариант отчета "* Только сотрудники с отклонением со сводом".
Отчет строится на данных начислений из регистров бухучета (свода) и данных начислений из регистров по учету НДФЛ. Также рассчитывается отклонение этих начислений. Данные собираются по месяцу начисления!
Данные в отчете группируются на две большие группы: "1. По своду" и "2. За сводом".
Первая группа "1. По своду" - содержит данные, которые отражаются в своде начислений - их можно проверить с отчетом "Полный свод начислений, удержаний". Эти данные при синхронизации переносятся в 1С.БП и по ним в 1С.БП формируются проводки. Именно в этой части наличие отклонений - является ошибкой. Отклонения из-за некорректного зачета аванса - отражаются в этой части отчета. Проблемными являются только начисления облагаемые НДФЛ. Отклонение по начислениям не облагаемым НДФЛ - проблему не создают.
Вторая группа "2. За сводом" - содержит начисления, которые не отражены в своде. Этих данных нет в своде. Они при синхронизации НЕ переносятся в 1С.БП и по ним в 1С.БП НЕ формируются проводки. Проводки по этим начислениям нужно в 1С.БП формировать вручную. В этой части по всем видам начислений будут зарегистрированы отклонения. Это является нормой - это так называемые "незарплатные" начисления.
Дополнительно добавлена группировка по видам начислений (простые начисления, особые начисления, прочие начисления).
Отчет содержит 5 вариантов отчета:
* Полный свод, за сводом - по сотрудникам
* Полный свод, за сводом - только начисления
* Только отклонения - свод, за сводом (с сотрудниками)
* Только сотрудники с отклонением со сводом - самый информативный отчет, содержат данные только проблемных сотрудников.
* Только сотрудники с отклонением со сводом, с за сводом
* Только начисления с отклонением
Отчет проверен на версиях ЗУП 3.1.24.308.
Отчет добавляется в конфигурацию как внешний отчет: Администрирование - Печатные формы, отчеты, обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Добавить из файла - выбираете файл с отчетом и настраиваете "Размещение" и "Быстрый доступ" для пользователей.
Принимаются замечания и предложения!
