Бизнес-процессы: Процесс заключения договора с клиентом

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизировано работают с договорами. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

Лирическое отступление

- Ира, а где у нас договор с «ПрофТехСистемс»?

- Так они его не подписали еще!

- Мммм… а мы им уже товар отгрузили…

Зачем автоматизировать договора

и на что обратить внимание

Конечно, это скорее абсурдная ситуация – в жизни такое редко бывает. Вот более реальные проблемы, при бардаке с договорами:

1. Заключили договор не по шаблонному тексту
2. Подписанный договор до сих пор у контрагента, а не у нас в архиве
3. Согласование договора запнулось на каком-то шаге и про него забыли
4. Менеджеры дергают руководителя по каждому шагу согласования

И далее в этом ключе. Заключение договора с клиентом – процесс, который есть в каждой компании и важно вывести его на автоматизм чтобы экономить время и не допускать ошибки в самом начале отношений с контрагентом.

Согласование договора кажется максимально простым. Действительно, что там делать-то? Берете и скидываете клиенту подписанный скан, отправляете курьера или менеджера за оригиналом. Зачем тут заумные бизнес-процессы? Картина ломается, когда клиент говорит «а мы всегда работаем вот по такой форме» или «у вас тут есть неточность, давайте добавим пункт…». Начинаются переписки, пересылки форм, правки. Попробуем «минимизировать количество подходов».

Что обычно нам важно в согласовании договора.

Во-первых, договор должен быть по той форме, которая у нас является типовой. Тогда для нас все просто – менеджеры самостоятельно все согласование проходят, без привлечения руководителя. Если договор не по типовой форме, то уже руководитель (юрист, финансист) должен решать, подходит текст или нет

Во-вторых, если клиент прислал правки к договору, то не нужно сразу менеджеру бежать к руководству и тратить его время. Сначала делаем протокол разногласий, потом уже с «сухими фактами» идем их согласовывать.

В-третьих, подписанный договор должен храниться у нас в архиве. Не у контрагента. Не у менеджера в столе. Ну и в довесок – по каждому договору мы должны знать его состояние: согласован он, в процессе или уже подписан и в архиве

Как обычно проходит согласование

и как это автоматизировать в 1С

Когда вы отправляете контрагенту типовую форму вашего договора, то исхода может быть всего 3:

1. Форма всех устраивает, работаем по ней

Работают:

- менеджер клиента

Используемые документы

 - Типовой договор

Это типовой случай. Менеджер самостоятельно занимается подготовкой документов, руководителю относит лишь бумажный вариант на подпись

2. Контрагент предлагает свою форму

Работают:

- менеджер клиента

- руководитель / юрист

Используемые документы

 - Договор по форме контрагента

В этом случае важно, чтобы форма договора была проверена не менеджером (которому часто важен факт продажи «любой ценой»), а ответственным сотрудником. Как правило это руководитель отдела продаж, директор или юрист. В зависимости от условий договора транслируется решение на менеджера – согласуем договор, отправляем на корректировку или отказываемся работать по таким условиям

3. Контрагент предлагает корректировки к вашей форме

Работают:

- менеджер клиента

- руководитель

Используемые документы

 - Типовой договор

 - Протокол разногласий

В случае любой корректировки менеджеру следует составить протокол разногласий и предоставить его руководителю на согласование. Если руководство согласно на такие условия работы, то договор с листом отправляется контрагенту, если нет – лист корректировок пополняется новыми пунктами

Да, еще может быть вариант «Мы не будем с вами работать», но тут все и без бизнес-процесса ясно J

Заключительный этап – 4. Помещение подписанного договора в архив.

Работают:

- менеджер клиента

- секретарь

Используемые документы

 - Окончательная форма подписанного договора

Менеджер передает документ секретарю, секретарь помещает в архив. Договору проставляется признак того, что он подписан – и наконец-то по нему можно работать.

Схема такого бизнес-процесса

точнее сказать, обобщенный шаблон

Посмотрите на схему процесса. Мы постарались сделать ее такой, чтобы вам было проще адаптировать ее под ваши правила работы.

Скачать схему и шаблон регламента можно в файлах этой публикации.

Итого

как это использовать

1. Скачиваем схему и регламент процесса
2. Подгоняем события схемы под свои запросы
3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции "Процессы 3.0: Бизнес-процессы, CRM, Управление по целям". В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии - добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. "Процессы 3.0" встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Хороших процессов!