14 июля Инфостарт провел вебинар на тему автоматизации кадрового электронного документооборота (КЭДО) на базе локальной версии сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
Актуальная тема привлекла большое количество участников – посетить мероприятие запланировали 850 человек.
Организационно не все удалось стартовать вовремя – мы просим прощения у всех, кто столкнулся с трудностями при подключении в онлайн.
Но это не помешало нашим спикерам успешно раскрыть тему локального КЭДО. По итогам голосования их выступления получили высокую оценку – 4.4 балла.
Демонстрация сервиса – для пользователей и разработчиков
Специалисты корпоративного отдела Инфостарт Наталья Кембель и Ирина Немчунович провели интерактивную демонстрацию работы с сервисом «1С:Кабинет сотрудника»:
- Наталья показала работу сервиса с точки зрения различных ролей пользователей для оформления отпуска и получения справки 2-НДФЛ;
- Ирина рассказала о технических подробностях кастомизации локальной версии сервиса «1С:Кабинет сотрудника» с помощью технологии «1С:Элемент».
Предлагаем обзорно ознакомиться с преимуществами локального «1С:Кабинета сотрудника» и изучить ответы на вопросы.
КЭДО с возможностью кастомизации
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) сокращает затраты на ведение кадрового учета и позволяет автоматизировать прием заявлений и отправку документов не только для удаленных, но и для всех сотрудников компании.
Автоматизируя кадровый электронный документооборот, вы не только экономите бюджет и трудозатраты компании, но и настраиваете оперативную коммуникацию между сотрудниками и полностью исключаете риск появления ошибок при формировании и подписании важных документов.
Все задачи кадрового документооборота можно автоматизировать в зарплатно-кадровых решениях 1С с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника», который доступен в двух вариантах:
- как облачный сервис по подписке с годовой или ежемесячной оплатой;
- в локальной версии для развертывания на сервере – также с ежегодной оплатой.
Локальная версия имеет ряд преимуществ:
- Конфиденциальность. Все данные по компании хранятся только внутри вашей локальной сети, что позволяет удовлетворить требования корпоративной политики безопасности.
- Офлайн-доступ. ЗУП и «1С:Кабинет сотрудника» производят обмен данными только внутри сети, им для этого не нужен интернет. А сотрудники в свои мобильные приложения получают только запрошенные ими данные, для их передачи в сеть не нужны сверхмощные сервера и постоянный выход в интернет.
- Главное преимущество – возможность доработки. Сервис можно по необходимости донастраивать под ваши желания – менять внешний вид, маршруты бизнес-процессов, добавлять обработку дополнительных данных и новые виды документов.
Подробнее о продукте «1С:Кабинет сотрудника на сервере компании»
И ознакомьтесь с интересной статьей про кадровый электронный документооборот, которая опубликована у нас на сайте.
Ответы на вопросы из чата
В ходе встречи мы не успели ответить на все вопросы пользователей, поэтому ответы на вопросы, полученные в чат в ходе эфира, мы собрали в этой новости.
Какая версия ЗУП использовалась на демонстрации?
На демонстрации была использована 1С:ЗУП 3.1. Использование сервиса возможно начиная со следующих версий приложений:
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ПРОФ, КОРП) 3.1.14.166 и выше, базовая 3.1.14.305 и выше;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (ПРОФ, КОРП) 3.1.14.166 и выше, базовая 3.1.14.305 и выше;
- «1С:ERP Управление предприятием» 2.4.13.46 и выше;
- «1С:Комплексная автоматизация» 2.4.13.46 и выше
Расскажите подробнее про сложность восстановления пароля для подписи
В форме входа в приложение не предусмотрено восстановление забытого пароля. Вам нужно будет направить заявку на смену пароля администратору приложения, а он в свою очередь через консоль управления сервера сформирует и направит вам временный пароль от кабинета, который необходимо изменить на новый. Все данные в кабинете сохраняются.
Кто и как выпускает ЭП для Работника? Автоматически при приеме Работника и при его согласии на КЭДО? Работник может использовать уже выданную «где-то» ЭП? Что делать, если требуется перевыпустить ЭП для Работника?
Сотрудник сам выпускает себе ЭП в Кабинете сотрудника. Когда подписи еще нет, ее можно создать по кнопке «Создать». А по кнопке «Обновить» подпись перевыпускается.
Как должен выглядеть процесс с отпуском, если он начинается не с заявления, а с графика отпусков? Начиная с согласования самого графика отпусков?
Пока в сервисе не реализован функционал с использованием графика отпусков. Фирма «1С» планирует внедрить процесс формирования графиков отпусков. Надеемся, что данный процесс будет уже в связке с уведомлением сотрудника и заявлением на отпуск.
Электронные подписи хранятся на сервере?
Электронная подпись сотрудника хранится в сервисе и доступна только владельцу ЭП.
Возможна только простая система согласования или можно построить сложный маршрут по согласованию?
В локальной версии версии «1С:Кабинета сотрудника» доступна доработка сервиса, в том числе и по маршрутам подписываемых документов.
Как обстоят дела с интернационализацией?
Сервис выпущен только в русском интерфейсе. Фирма «1С» понимает всю важность внедрения других языков, но пока это в разработке.
Можно ли подписывать в сервисе все типовые приказы? То есть можем ли мы применять «Кабинет сотрудника Кадровый ЭДО» как полностью безбумажный документооборот с сотрудником?
В КЭДО можно перевести все документы, исключения составляют:
- трудовые книжки;
- сведения о трудовой деятельности работников, формируемые в электронном виде;
- акт о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
- приказ (распоряжение) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником) (журнала регистрации вводного инструктажа, журнала регистрации целевого инструктажа, журнала регистрации инструктажа на рабочем месте).
Возможны ли доработки? Например, можно ли показывать график отпусков заинтересованным лицам?
Да, можно настроить, причем разграничить отображение информации по различным сотрудникам в зависимости от их прав.
Есть ли версия для мобильных устройств?
Приложение для мобильных устройств доступно для скачивания в Google Play или App Store. Приложение поддерживается на операционных системах Android 5.0 и выше, iOS 11 и выше.
В AppGallery в ближайшее время это тоже будет сделано.
Обратите внимание, что мобильное приложение для устройств Windows Mobile не поддерживается. Но работа с личным кабинетом через браузер возможна и с таких устройств.
При приеме на работу кандидата, которого еще нет в системе, отправка приказа ему на почту, и подписание личной ЭП возможна?
Если вы принимаете на работу сотрудника, необходимо завести его как сотрудника в 1С, создать ему кабинет и опубликовать его данные. После этого сразу же можно отправлять приказ на ознакомление в кабинет.
Можно ли знакомить сотрудников через личный кабинет с локальными актами организации?
Да. Через подпись в «Кабинете сотрудника» сотрудник подтвердит, что ознакомился. После того, как сотрудник нажмет кнопку «Подписать ЭП», сотруднику отдела кадров уйдет об этом оповещение.
Можно ли из кабинета сотрудника посмотреть на печатную форму приказа?
Для каждого документа доступно две печатных формы: первая печатная форма с постфиксом «для печати» будет без штампов подписей, вторая будет содержать визуализацию штампов.
Есть ли возможность добавлять/убавлять типы отпусков/справок? Будет ли сервис работать для доработанных документов (приказов)?
Доработка функциональности сервиса возможна, в том числе и по видам подписываемых документов.
Что делать, если в 1С-Кабинет неверно подгружаются руководители, да и вообще структура некорректно отображается?
Это говорит о том, что в 1С нужно проверить введенные данные.
Можно ли добавить нескольких согласующих при создании заявления на отпуск?
Доработка функционала сервиса возможна, в том числе и по маршрутам подписываемых документов.
Есть примеры такие: у сотрудника кабинет установлен, а в структуре в Кабинете он не находится. Как быть?
Чтобы у сотрудника была возможность зайти в кабинет, он должен быть создан для этого сотрудника лицом, которое назначено ответственным. После этого необходимо направить приглашение сотруднику, в котором будут указаны данные для входа в кабинет. Если в кабинете отсутствуют данные, то необходимо проверить в правилах публикации, публикуются ли данные для этого сотрудника.
Происходит обмен документами через Кабинет сотрудника. Сотрудник получает документ на ознакомление в своем Кабинете, нажимает кнопку «Подписать ЭП», и сотруднику отдела кадров уходит оповещение об этом. Как отправить произвольный документ в ЛК для ознакомления сотрудникам?
Отправка документов произвольной формы отправляется из раздела Документы кадрового ЭДО. Необходимо выбрать документ, сотрудника или сотрудников, которым необходимо ознакомиться с документом, выбрать лицо, подписывающее документ, и отправить на ознакомление. На сегодняшний день возможна отправка документов следующих форматов *.pdf, *.jpeg, *.png, *.tiff. Также можно вывести список электронных подписей или сохранить документ с подписями архивным файлом.
А если сотрудник не зашел в свой личный кабинет и не подписал ЭП , получается работодатель не ознакомил вовремя сотрудника, хотя и отправил в личный кабинет например приказ?
Данная ситуация аналогична уведомлению работника о подписании печатного приказа и его неявке. У сотрудника будет уведомление о поступившем документе. Дальше все зависит от уровня его ответственности. Все сотрудники должны ответственно подойти к подписанию документов ЭП, так как там фиксируется дата и время подписания.
Есть некоторые проблемы. Как их можно решить? 1. Уволенные не удаляются из ЛК/не освобождают лицензию 2. В ЛК нет отборов по подразделениям/организациям.
1) Снять с публикации данного сотрудника вручную в разделе Изменить настройку публикации, а ответственному лицу необходимо проверить количество дней публикации данных уволенных сотрудников и изменить их, если необходимо.
2) Поиск реализован в строке поиска по совпадениям введенных данных. Функционал отбора необходимо дорабатывать.
Если в ЗУП хранятся в PDF документы уже подписанные ручкой (сканы). Можно ли их выгружать на подпись сотруднику? На данный момент вижу только что можно сформировать на печать один из документов системы и уже передавать на подпись. А у нас есть ВНД, должностные инструкции, положения о подразделении и т.д.
Отсканированные документы Вы можете отправить из раздела Документы кадрового ЭДО и они будут храниться в разделе Документы в кабинете у сотрудника. Необходимо выбрать документ, сотрудника или сотрудников, которым необходимо ознакомиться с документом, выбрать лицо, подписывающее документ, и отправить на ознакомление. На сегодняшний день возможна отправка документов следующих форматов *.pdf, *.jpeg, *.png, *.tiff. Также можно вывести список электронных подписей или сохранить документ с подписями архивным файлом.
Какова минимальная версия платформы для использования локальной версии?
Версия технологической платформы 1С:Предприятие 8 не ниже 8.3.14.1976.
Второй этап – внедрение и настройка – за дополнительную плату?
Если привлекаете подрядчика – то по договоренности. Мы настройки сервиса дарим в подарок при покупке лицензии у нас.
Скажите, пожалуйста, с какими криптопровайдерами работает ЛК, где про это можно прочитать? Какие минимальные версий конфигураций требуются для работы с ним?
В руководстве администратора указаны все компоненты, необходимые для функционирования сервиса, а также ссылки на их дистрибутивы для скачивания, в том числе и модули криптографии. Для формирования УНЭП сотрудников в кабинете сотрудника на сервере должны быть установлено КриптоПро JCP. Для подписания должностными лицами со стороны работодателя: на каждый компьютер пользователя должна быть установлена программа КриптоПро CSP или ViPNet CSP. Настройка подписания на сервере позволяет не устанавливать программу электронной подписи на компьютер пользователя для проверки цифровой подписи и сертификатов. Лицензирование программ не имеет каких-либо дополнений при использовании 1С:Кабинета сотрудника.
Использование сервиса возможно начиная со следующих версий приложений:
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ПРОФ, КОРП) 3.1.14.166 и выше, базовая 3.1.14.305 и выше;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (ПРОФ, КОРП) 3.1.14.166 и выше, базовая 3.1.14.305 и выше;
- «1С:ERP Управление предприятием» 2.4.13.46 и выше;
- «1С:Комплексная автоматизация» 2.4.13.46 и выше
Как освобождаются лицензии? Если 10000 лицензий равно в «1С:Кабинете сотрудника» 10000 сотрудникам , то что будет при увольнении?
При увольнении убирается сотрудник из публикуемых и освобождается лицензия.
Приглашаем всех посмотреть запись вебинара
Если вам не удалось присутствовать на вебинаре или вы хотите пересмотреть вебинар снова, мы опубликовали его в записи.
А чтобы держать вас в курсе последних новостей в мире конфигураций 1С мы создали телеграм-канал. Присоединяйтесь!
Бонусы от Инфостарта
Если вы приняли решение автоматизировать кадровый электронный документооборот на сервере вашей организации, у вас есть возможность получить следующие бонусы от нашей компании на выбор:
- Кешбэк в размере 15% от стоимости лицензии на бонусный счет организации
- Бесплатную настройку программы и пакет консультаций на первый период использования сервиса
Звоните нам по телефону +7 800 555-52-56, доб. 304.
Оставляйте заявку на обратный звонок
Если вы не получили ответа на свой вопрос, задайте его в комментариях к новости.
