Возможности расширения:
- Учет норм расхода топлива и смазочных материалов, зимних коэффициентов.
- Расчет нормативного расхода топлива с учетом поправочных коэффициентов.
- Учет рабочего времени водителей.
- Учет автомобильных рейсов.
- Учет и печать путевых листов.
- Учет дополнительных расходов по автотранспорту.
- Формирование заданий водителям.
Формируются печатные формы путевых листов для всех категорий транспорта.
На основании данных первичных документов формируются отчеты, позволяющие проанализировать:
- Выдачу, расход, остатки, экономию и перерасход топлива;
- Пробег, расчет тоннокилометров;
- Отработанное водителями время;
- Расход масел и смазок по автомобилям, водителям и организации в целом;
- Справочник "Автотранспорт"
- Справочник "Виды транспортных средств"
- Справочник "Маршруты/пункты назначения"
- Путевой лист
- Расчет доп.расходов по автотранспорту
- Ведомость по путевым листам
- Списание расходов по автотранспорту
1.1. Справочник "Автотранспорт"
Справочник позволяет хранить данные о транспортных средствах, состоящих на учете в организации. Данные справочника используются при формировании документов "Путевой лист".
Форма списка справочника отражает группы автотранспорта и отдельные транспортные средства. Чтобы создать новую транспортную единицу, щелкните кнопку "Создать" и заполните необходимые реквизиты формы "Транспортное средство" на закладках:
- Основная - основные реквизиты, данные о видах топлива и нормах расхода
- Паспорт транспортного средства - данные о регистрации транспортного средства
- Прицепы - данные о прицепах, числящихся в комплекте данного транспортного средства.
- Дополнительно - типовые операции по списанию расходов на автотранспорт.
Реквизиты элемента. Закладка "Основная"
- Гос.номер, VIN, Марка - реквизиты необходимо заполнить для идентификации автомобиля.
- Водитель - водитель, за которым закреплено данное транспортное средство. Ссылка на элемент справочника "Физические лица". Если необходимо, чтобы при формировании печатной формы документа "Путевой лист" заполнялись данные о водительском удостоверении, в справочнике "Физические лица" должно быть введено удостоверение личности вида "Водительское удостоверение".
- Категория - категория транспортного средства
- Склад - склад организации, с которого по умолчанию будут списываться ГСМ
- Вид ГСМ - вид топлива, используемый данным транспортным средством
- Тип ГСМ - тип используемого топлива (марка бензина и т.п.)
- Нормы расхода - нормативы расхода топлива транспортной единицей:
- л/100км - расход в литрах на 100 км пути
- л/ч - расход в литрах за час работы (заполняется для рабочей техники, для которой учет ГСМ ведется не по километражу - экскаваторов, тракторов и т.п.)
- л/погрузку - расход в литрах на погрузку (заполняется для техники, участвующей в погрузочных работах - самосвалы, краны и т.п.)
- Дополнительное топливо - заполняется в случае, если транспортное средство имеет возможность использовать альтернативное топливо (газ).
Закладка "Паспорт транспортного средства"
На данной закладке отражаются данные, содержащиеся в ПТС транспортного средства, а также данные о продаже и регистрации транспортного средства.
Закладка "Прицепы"
На данной закладке указываются прицепы, состоящие в комплекте транспортного средства. Прицеп должен быть предварительно внесен в справочник как самостоятельное транспортное средство.
Закладка "Дополнительно"
На данной закладке указываются типовые операции, которые выполняются при проведении документа "Путевой лист" для данного автомобиля. Кроме того, в нижней части закладки вводится коэффициент расчета дополнительных расходов (масел, запчастей и т.п.). Коэффициент используется для расчета дополнительных расходов при формировании документа "Расчет доп.расходов по автотранспорту".
1.2. Справочник "Виды транспортных средств"
Справочник предназначен для заполнения реквизита "Марка" в справочнике "Автотранспорт". Кроме того, в справочнике могут задаваться нормы списания вспомогательных материалов в зависимости от пробега, расхода топлива или времени работы автомобиля данной марки. Эти нормативы впоследствии могут использоваться для автоматического расчета затрат на автотранспорт в обработке "Расчет доп.расходов по автотранспорту".
В форме элемента справочника задаются:
- Имя - название марки транспортного средства.
- Тип - тип транспортного средства.
В табличной части последовательно выбираются материалы к списанию, вводятся нормы расхода по каждому материалу и выбирается параметр расчета: пробег, расход топлива либо часы работы. Значения расчетных параметров для списания доп.расходов будут взяты из документов "Путевой лист".
1.3. Справочник "Маршруты/пункты назначения"
Справочник предназначен для формирования маршрутов движения транспортных средств организации. Маршруты могут использоваться при формировании путевых листов.
Чтобы добавить в справочник новый маршрут, щелкните кнопку "Добавить" в левой части формы списка справочник, а затем задайте наименование маршрута. Затем перейдите в правую часть и щелкните кнопку "Добавить", чтобы добавить пункт назначения. В правой части справочника появится пустая строка.
В поле "Адресат" выберите вид адресата: контрагента либо подразделение собственной фирмы, а затем повторно зайдите в это же поле и выберите конкретного адресата из справочника ("Контрагенты" или "Подразделения" соответственно).
Реквизиты "Статья затрат" и "Номенклатурная группа" заполняются, если расходы по маршруту должны постоянно относиться к определенной статье затрат и номенклатурной группе товаров.
1.4. Путевой лист
Документ выполняет целый ряд функций, связанных с использованием автотранспорта на предприятии:
- Расчет нормативов расхода топлива (основного и дополнительного) в зависимости от пробега, тоннажа и т.п.
- Учет фактических затрат ГСМ
- Учет рабочего времени водителей автотранспорта
- Формирование и печать путевых листов автомобиля
Реквизиты документа
- От - дата формирования путевого листа.
- Закрыт - дата проведения затрат по путевому листу
- Ручная корректировка затрат по норме - флаг ставится, если нормативы расхода топлива необходимо откорректировать вручную.
Организация:
- Фирма - фирма, оформляющая путевой лист
- Отдел - подразделение, на которое должны относиться затраты по ГСМ
- Водитель - водитель транспортного средства, ссылка на элемент справочника "Физические лица"
Работа автомобиля:
- Авто - транспортное средство, ссылка на элемент справочника "Автотранспорт". На основании данных справочника рассчитываются нормативы расхода для выбранного транспортного средства.
- Прицеп - возможность выбора прицепа из списка прицепов, назначенных для указанного транспортного средства в справочнике "Автотранспорт"
- Масса - масса порожнего прицепа. Масса влияет на расчет расхода топлива.
- Выезд/Возврат - дата и время выезда и возврата транспортного средства. Время возврата может быть рассчитано автоматически на основании введенных рейсов, расчет производится на основании заданного для рейса времени в пути и количества рейсов.
- Спидометр - начальные/конечные показания спидометра. Начальные показания спидометра заполняются автоматически в том случае, если ранее формировался документ "Путевой лист" для данного транспортного средства.
- Рассчитать факт по норме - при установленной отметке в табличной части документа фактический расход будет рассчитан по нормативам затрат.
- Количество смен - количество смен водителей.
- Поправочный коэффициент - возможность задавать коэффициент для расчета затрат топлива (для основного и дополнительного топлива).
Закладка "Рейсы"
На данной закладке формируется список рейсов, которые совершал автомобиль по путевому листу.
Добавление рейса производится по кнопке "Добавить". Формирование маршрута производится при помощи справочника "Маршруты/пункты назначения". Возможно формирование маршрута двумя вариантами:
- Добавлением маршрута. При этом в таблицу "Рейс (маршрут)" добавляются все пункты назначения, указанные в выбранном маршруте.
- Добавлением пунктов назначения. Можно последовательно выбирать пункты назначения по путевому листу из справочника "Маршруты/пункты назначения".
В зависимости от выбранных пунктов назначения рассчитываются пробег, время, затраты топлива по норме, а также подставляется статья затрат и номенклатурная группа затрат. Затраты по основному и дополнительному видам топлива указываются отдельно, в колонках "Затраты по норме (осн)" и "Затраты по норме (доп)" соответственно.
На расчет нормативных затрат топлива влияют тоннаж автомобиля и прицепа. Тоннаж всего рассчитывается как сумма тоннажа автомобиля и тоннажа прицепа. Если на протяжении пути происходит изменение тоннажа, необходимо установить отметку в поле "Изменение тоннажа" в строке пункта назначения, в котором произошло изменение, и указать новые значения тоннажа и прицепа.
Если на затраты топлива влияет количество погрузок или отработанные моточасы, необходимо указать также Количество погрузок и Время (моточасы). Расчет затрат производится исходя из норм, заложенных для данного транспортного средства (в справочнике "Автотранспорт").
В таблице "Со склада" необходимо выбрать склад (склады) передачи ГСМ. В качестве склада остатков выбирается автомобиль (если необходимо вести учет остатков ГСМ в разрезе транспортных средств).
При расчете топлива могут применяться зимние нормы расчета. Летние и зимние нормы расхода задаются для каждого транспортного средства в справочнике "Автотранспорт ". Необходимо также в регистре "Период действия зимних норм расхода ГСМ" задать даты начала и окончания периода. После этого зимний коэффициент будет автоматически применяться при расчете по всем путевым листам, входящим в указанный период.
Значение Расход по факту может корректироваться.
Закладка "Задание"
Данная закладка позволяет описывать задание водителя транспортного средства, как оно должно быть отражено в печатной форме путевого листа.
- В распоряжение - выбор контрагента/организации, в распоряжение которой поступает транспортное средство. Значение может вводиться также в виде текстовой строки (эта возможность удобна в том случае, если контакт разовый, и нет необходимости "засорять" справочник "Контрагенты").
- Место погрузки/отправления - выбор подразделения организации, в котором производится погрузка. Значение может вводиться также в виде текстовой строки.
- Место разгрузки - выбор контрагента/организации, в которой производится разгрузка. Значение также может вводиться также в виде текстовой строки.
- Груз - выбор товаров для погрузки из справочника "Номенклатура", либо заполнение данных о грузе в виде текстовой строки.
Закладка "Дополнительно"
На закладке "Дополнительно" устанавливаются типовые операции, которые совершает документ при проведении, аналитика затрат на транспортные расходы, склады остатков ГСМ для автоматического формирования движений по перемещению и списанию, а также можно ввести комментарий по документу:
После проведения документа "Путевой лист" производятся движения по регистрам: "Автотранспорт (путевые листы)", "Списанные товары", "Учет партий ТМЦ".
Данные по путевым листам можно проанализировать в отчете "Ведомость по путевым листам", собрав его по регистру "Автотранспорт".
1.5. Расчет доп.расходов по автотранспорту
Система предусматривает учет расходов вспомогательных материалов в разрезе транспортных средств.
Для расчета списания необходимы:
- Нормативы расхода вспомогательных материалов (масел, запчастей и т.п.). Нормативы задаются по каждой марке транспортных средств, при помощи справочника "Виды транспортных средств".
- Данные путевых листов автомобилей - используются для расчета количества списания по заданным для марки параметрам. Расчет может производиться исходя из пробега, расхода топлива или времени работы транспортного средства.
Расчет может производиться за произвольный период (ежемесячно, еженедельно, ежеквартально и т.д.).
Для расчета списания и формирования требования-накладной на списание необходимо:
1.Выбрать марку транспортного средства. Если марка не выбрана, расчет будет произведен по всем маркам (для которых заданы нормы расхода материалов).
2.Выбрать склад (либо транспортное средство как склад), с которого будут списываться материалы.
3.По кнопке "Заполнить" заполнить табличную часть обработки:
В табличной части документа используются следующие показатели:
- Количество - количественное выражение параметра для расчета. Например, на рисунке выше - это километры пробега.
- Количество списания - рассчитанное по нормам количество материалов, которое необходимо списать.
- Кол-во необходимо списать - количество материалов, которое попадет в требование-накладную. По умолчанию это количество равно рассчитанному по норме, но при необходимости его можно откорректировать (например, округлить).
4.Если списание должно вестись с учетом аналогов материалов, заполняйте по кнопке "Заполнить (Используя аналоги)". В этом случае для материала в справочнике " Номенклатура" должны быть заданы аналоги.
5.Выбрать Статью затрат, Организацию, Номенклатурную группу и Подразделение, на которые будут отнесены расходы по списанным материалам.
6.Сформировать документ "Требование-накладная" по кнопке "Сформировать документ списания".
После этого обработку можно повторить для остальных марок автотранспорта.
Требования-накладные, сформированные в результате обработок, необходимо будет провести.
1.6. Ведомость по путевым листам
Для анализа данных по путевым листам предназначен отчет "Ведомость по путевым листам".
Порядок формирования отчета
Вызовите форму отчета.
Выберите следующие параметры:
- Период - период вхождения данных в отчет.
- При необходимости изменить стандартные настройки вызовите форму настройки по кнопке "Настройки".
Добавьте необходимые группировки в структуру отчета. Поле группировок добавляется переносом из списка доступных полей (слева), либо при помощи кнопки "Добавить поле". Кнопки-стрелки служат для расстановки приоритета группировки.
В блоке "Показатели" отметьте нужные колонки флагами.
При необходимости настройте отбор по любому доступному полю в блоке "Отбор".
По кнопке "Сформировать" отчет с заданными параметрами будет сформирован.
1.7. Списание расходов по автотранспорту
Списание расходов, относимых на автотранспорт, производится документом "Требование-накладная".
Порядок формирования документа
В шапке документа необходимо заполнить обязательные реквизиты:
- Фирма - фирма, по которой будет производиться списание ТМЦ.
- Склад - склад, с которого будут списываться материальные ценности.
- Отдел - подразделение, на которое будут отнесены затраты. Подразделение может заполняться либо для документа в целом - в шапке документа, либо по каждой позиции в отдельности - в табличной части.
Реквизиты табличной части
- Номенклатура - списываемые ГСМ.
- Количество
- Статья затрат - статья затрат, на которую будет отнесена стоимость списанных материалов. В одном документе "Требование-накладная" можно отразить списание товаров на любую из статей затрат различного вида, указав по каждой позиции номенклатуры свою статью затрат.
- Автомобиль - необходимо выбрать транспортное средство из справочника "Автотранспорт".
- Номенклатурная группа - возможность вести дополнительную аналитику затрат. Затраты будут отнесены на указанную номенклатурную группу товаров для дальнейшего распределения по ней косвенных расходов.
- Стоимость УУ, Стоимость БУ, Стоимость НУ - заполняются при необходимости оформления списания товара по заданной стоимости. Если поля не заполнены, значение стоимости определяется на основании учетных данных системы (данных по регистру "Учет партий ТМЦ") на время проведения документа. В обычном случае стоимость списания заполняться не должна.
- Типовая операция - для проведения расходов по бухгалтерскому и налоговому учету.
- Не принимается УСН - при установке флага расходы не будут приняты для целей учета по УСН.
Требования:
- Платформа 8.3.18
- Конфигурация INFOSTART ERP community edition
