Авансы, предоплаты, кредиты: как оформлять чеки в 1С (на примере УТ 11)

 ПКО – приходный кассовый ордер

ДС – денежные средства

Чек на аванс

Аванс в контексте 54ФЗ будем воспринимать как получение денежных средств в случае, когда еще не определен состав отгружаемых товаров или оказываемых услуг. Для отражения факта принятия авансового платежа в 1С оформим ПКО без указания основания платежа:

Зафиксируем приход ДС чеком ККТ:

Здесь все предельно просто: ставку НДС и сумму 1С передает из ПКО; признак предмета расчета (тег 1212) в случае авансов указан верно - «ПЛАТЕЖ» (см. таблицу 29 приложения 2 к приказу от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@).

Регистрация предоплаты с зачетом аванса

В отличие от аванса, предоплатой будем считать приход ДС до передачи товаров или оказания услуг в случае, когда известен перечень отгружаемых товаров или оказываемых услуг. Так как документ «Реализация товаров и услуг» отражает передачу товаров клиенту, для регистрации предоплаты будем опираться на документ «Заказ клиента». Будем считать, что товар можем передать покупателю только после оплаты 50% суммы заказа.

Создадим заказ клиента, в качестве покупателя укажем контрагента, от которого получали аванс:

Выполним зачет ранее принятого аванса по кнопке «Зачет оплаты»:

В результат в 1С будет автоматически создан документ «Взаимозачет задолженности». После этого зарегистрируем предоплату от клиента: введем на основании заказа ПКО. Пусть сумма аванса и предоплаты составляет 50% заказа, в этом случае сумма предоплаты составит 3100 руб (общая сумма заказа – 8200 руб, аванс – 1000 руб):

И пробьем кассовый чек на предоплату с зачетом аванса:

,

Разберем, что за информация присутствует на чеке:

1. товарный состав: на чеке отражен ПОЛНЫЙ перечень товаров/услуг из заказа клиента;
2. в поле «ИТОГ» попадает полная стоимость заказа: да-да, не пугайтесь, так и должно быть;
3. Сумма НДС отражается также на полную стоимость заказа;
4. признак предмета расчета для предоплаты также указывается «ПЛАТЕЖ» (см. таблицу 29 приложения 2 к приказу от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@);
5. способ расчета «ПРЕДОПЛАТА» верно отражает текущую операцию;
6. самое интересное начинается в подвале, где идет расшифровка всех платежей:
7. «НАЛИЧНЫМИ»  - реально полученная оплата от клиента;
8. «АВАНС»   - зачет ранее полученного аванса;
9. «СУММА В КРЕДИТ»  - неоплаченная клиентом сумма.

Таким образом, данный чек полностью соответствует той операции, которую и хотели отразить: предоплата с зачетом ранее полученного аванса.

Передача товаров клиенту

После получения аванса и предоплаты (50% суммы заказ) мы можем передать товары клиента. Для этого введем на основании заказа документ «Реализация товаров и услуг» и пробьем чек непосредственно из документа реализации (гиперссылка «Пробить чек» в подвале документа):

Кассовый чек будет иметь следующую структуру:

Данный чек отражает факт передачи товаров клиенту, поэтому в этом случае признак предмета расчета будет уже «ТОВАР», а не «ВЫПЛАТА» (см. таблицу 29 приложения 2 к приказу от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@).

Помимо этого, поменялся и способ расчета: согласно таблице 28 приложения 2 к приказу от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ в случае частичной оплаты предмета расчета в момент его передачи с последующей оплатой в кредит указывается способ расчета «Частичный расчет и кредит». Тут тоже все верно: товар мы клиенту передали, была частичная оплата, но заказ еще полностью не оплачен.

Снова обратим внимание на подвал чека. Так как чек в 1С пробили из документа «Реализация товаров и услуг», в чеке отражается только факт передачи товаров клиенту, без принятия оплаты. Поэтому в расшифровке мы видим только две строки: аванс и кредит. Сумма расшифровок также совпадает с общей суммой заказа. Делаем вывод, что чек полностью соответствует нашей операции.

Принятие постоплаты от клиента (оплата кредита)

Товар клиенту мы передали, но за ним остался долг в размере 50% от суммы заказа. Неважно на сколько платежей мы разобьем оставшуюся сумму, чеки будут иметь одинаковую структуру: единственное отличие будет в суммах, которые будем получать по факту от клиента. Разобьем, например, оставшуюся сумму на 2 одинаковых платежа по 25% от суммы заказа. Для регистрация каждой оплаты необходимо будет ввести на основании документа реализации ПКО:

Вид кассового чека:

Для отражения постоплаты (оплата кредита) используется снова признак предмета расчета «ПЛАТЕЖ», а способ расчета – «ОПЛАТА КРЕДИТА» (таблицы 28 и 29 приложения 2 к приказу от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@).

В расшифровке платежа снова видим фактически полученную сумму ДС (строка «НАЛИЧНЫМИ»), информацию о ранее полученной оплате («АВАНС») и остаток оплаты («Сумма в кредит»).

И, наконец, при внесении последнего платежа чек будет выглядеть следующим образом:

Как видим, авансовая часть увеличилась с учетом всех ранее полученных сумм. Поскольку эта «закрывающая» оплата, строки «Сумма в кредит» больше нет.

 В случае оформления отгрузки документом «Реализация товаров и услуг» одним чеком оформить отгрузку и оплату не получится. Единственный документ, которым можно оформить сразу отгрузку и оплату – это документ «Чек ККМ». Если мы оформляем отгрузку документом реализации, то как минимум придется пробить два чека: один чек мы должны пробить для отражения факта поступления оплаты, второй чек – для отражения факта отгрузки.

Здесь есть два равнозначных алгоритма действий:

1. на основании заказа вводим документ оплаты из документа оплаты пробиваем чек (регистрируем 100% предоплату)  на основании заказа оформляем реализацию  из реализации пробиваем чек (с зачетом предоплаты)
2. на основании заказа оформляем реализацию из реализации пробиваем чек (передача товара в кредит)  на основании создаем документ поступления оплаты  пробиваем чек из документа поступления оплаты (оплата кредита).

По сути можно применять любую из этих последовательностей, отличие будет в порядке отражения оплаты: в первом случае вы регистрируете предоплату, во втором случае – постоплату.

Вариант 1. Предоплата

Рассмотрим первый вариант последовательности. Пусть товар покупателю передается сразу после оплаты. В этом случае создаем заказ клиента:

На основании заказа вводим, например, ПКО и пробиваем чек на полную сумму заказа:

В этом случае, как и ожидалось, в чеке будет фигурировать способ расчета «Предоплата 100%»:

И после этого нам останется только пробить чек по факту передачи товаров клиенту. Для этого вводим на основании заказа клиента документ реализации и пробиваем чек непосредственно из реализации:

Согласно таблице 28 приложения 2 к приказу от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ способ расчета у нас должен быть «Полный расчет», так как на момент передачи товара мы получили полную оплату. Смотрим, что у нас на чеке:

Признак предмета расчета – «Товар», так как мы отражаем факт передачи товара, способ расчета – «Полный расчет» и в расшифровке платежа видим зачет ранее полученной суммы в строке «АВАНС». Чек полностью соответствует требованиям ФНС. Таким образом, мы в 2 этапа оформили продажу: пробили чеки по факту принятия оплаты от клиента и по факту передачи товаров.

Вариант 2. Постоплата

Рассмотрим тот же самый случай, но поменяем очередность пробития чеков: сначала передадим товар клиенту, а потом примем от него полную оплату. В этом случае можно не оформлять документ «Заказ клиента». Начнем сразу с рассмотрения оформления реализации товаров (его можете ввести как отдельный документ, так и ввести его на основании заказа): оформим реализацию и пробьем из нее чек для отражения факта передачи товаров покупателю. Обратите внимание, чек можно пробивать из документов в статусе «Реализовано»:

В чеке ожидаемо видим признак предмета расчета «Товар» (так как отражаем факт передачи товара покупателю) и способ расчета «Передача в кредит», при этом мы передали товар без принятия оплаты, и вся сумма полностью попала в графу «Сумма в кредит»:

Дальнейшие расчеты оформляются документами принятия оплаты: сколько платежей внесет покупатель – столько документов введем и столько пробьем чеков. Напомню, мы сейчас рассматриваем случай, когда товар мы передаем покупателю сразу вместе с получением оплаты от него. Поэтому нам достаточно оформить на основании реализации товаров документ оплаты (например, ПКО) и пробить из него чек.

Так как товары мы уже передали, признак предмета расчета в чеке будет «Платеж», а способ расчета – «Оплата кредита»; оплату принимаем мы на полную сумму, поэтому в расшифровке вся сумма будет в строке «Наличными»:

 Рассмотрим ситуацию, когда клиент должен внести предоплату по заказу до отгрузки, а остальную часть будет выплачивать несколькими платежами. Помним, что для пробития чека на предоплату нам необходимо оформить заказ клиента и на основании заказа один или несколько документов поступления оплаты, из которых пробить чеки. Для общности разберем пример, когда предоплата вносится двумя платежами: первый платеж будет по эквайрингу, второй – наличными.

Итак, оформим заказ клиента на сумму 11 000 рублей.

Согласно графика оплат покупатель должен внести оплату в размере 50% от суммы заказа. Разобьем эту сумму на 2 платежа: 4000 руб – по эквайрингу, 1500 руб – наличными.

Оформляем эквайринговую операцию и пробиваем из нее чек для отражения факта принятия оплаты:

С чеком все предельно просто: способ расчета – «Предоплата», признак предмета расчета в случае предоплаты – «Платеж»:

Так как оформляли чек из документа эквайринговой операции, сумма фактически полученных денежных средств отражается в строке «Безналичными». Неоплаченная сумма заказа, ожидаемо, фигурирует в строке «Сумма в кредит».

Зарегистрируем оплату наличными от клиента. Для этого на основании заказа введем приходный кассовый ордер на сумму 1500 руб и пробьем из него кассовый чек:

При пробитии чека 1С корректно «увидела» безналичную оплату и передала информацию о ней в чек:

В итоге в чеке мы видим, что общая сумма заказа составляет 11 000 рублей, из которых:

1. 1500 руб мы получили наличными сейчас и на которые пробили чек
2. 4000 руб были ранее уже оплачены, и они зачлись в качестве предоплаты
3. 5500 руб фигурирует в качестве задолженности клиента по заказу.

Теперь условия договора соблюдены, и мы можем оформить отгрузку клиенту. Создаем на основании заказа документ реализации товаров и пробиваем из него чек для отражения факта передачи товаров:

Так как мы передаем товар клиенту, предмет расчета в чеке будет «ТОВАР», а признак способа расчета – «Частичный расчет и кредит», так как заказ был оплачен не полностью. В расшифровке расчетов будет только 2 суммы: сумма зачета авансов/предоплат и сумма последующих оплат:

Теперь нам осталось принять от клиента неоплаченную часть суммы. Поскольку отгрузка уже была оформлена, способ расчета в чеках всегда будет «ОПЛАТА КРЕДИТА», а предмет расчета – «Платеж». Создадим на основании реализации документ «Эквайринговая операция» на сумму 2000 руб и пробьем чек:

Способ расчета – «Оплата кредита», предмет расчета – «Платеж», так как оплата поступила после передачи товаров; от клиента получили 2000 руб по безналу (строка «Безналичными»), зачлась ранее оплаченная сумма 5500 руб («АВАНС») и за клиентом остался долг 3500 руб («Сумма в кредит»).

И, наконец, зарегистрируем последнюю оплату – 3500 руб наличными. На основании реализации вводим ПКО и пытаемся пробить чек:

И вот тут надо быть внимательными: почему-то 1С при пробитии второй и последующей постоплаты не засчитывает ранее введенные! Возможно, это только в последнем релизе, но не факт. Что делать в этом случае? Придется вручную редактировать поле «Предоплата»: в этом поле необходимо ввести сумму всех ранее полученных оплат. Почему мы оплату кредита должны вносить в предоплату? Открываем все то же приложение 2 к приказу от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@: среди наименований расчета есть вариант «Сумма по чеку (БСО) предоплатой (зачетом аванса и (или) предыдущих платежей)», тег 1215. Зачетов оплат кредитов отдельно там нет, поэтому включаем эту сумму в поле «Предоплата».

Итак, у нас была оплата до отгрузки 5500 руб плюс 2000 руб, которые клиент оплатил безналом после отгрузки; итого в поле «Предоплата» вводим значение 7500 и пробиваем чек:

В итоге мы зафиксировали приход наличными 3500 руб и зачли ранее принятые платежи в размере 7500 руб. Заказ теперь отгружен и полностью оплачен!

 Данный пример будет частным случаем предыдущего: пусть покупатель до отгрузки оплачивает 30% суммы заказа наличными, а остальные 70% - по эквайрингу после отгрузки одним платежом.

Для регистрации предоплаты оформляем заказ клиента и на основании него вводим ПКО на 30% от суммы заказа:

Способ расчета указан верно – «Предоплата», предмет расчета для предоплаты – «Платеж», в поле «ИТОГО» полная сумма заказа, а фактически полученную сумму смотрим в строке «Наличными».

Далее оформляем реализацию на основании заказа и пробиваем чек на отгрузку непосредственно из документа реализации:

Так как пробиваем чек на отгрузку, предмет расчета будет «Товар». Способ расчета в случае частичной предоплаты при передаче товара – «Частичный расчет и кредит». Поскольку данная операция не отражает движение ДС, среди расчетов мы не увидим строк «Наличными» или «Безналичными/Электронными»: в случае частичной предоплаты будут зачет ранее принятых платежей и остальная сумма в кредит:

Постоплату будем регистрировать документом «Эквайринговая операция», который введем на основании реализации:

Здесь все предельно просто: полученную от клиента сумму видим в строке «Безналичными», а зачет полученной ранее предоплаты - в строке «Аванс». В итоге, мы зарегистрировали предоплату, зачли ее в чеке на передачу товаров и пробили чек на получение постоплаты с зачетом ранее полученных сумм.

Оформим заказ клиента на сумму 16 094,90 руб. Пусть клиент в качестве предоплаты хочет внести 30 000 руб, чтобы оставшаяся сумма зачлась ему в качестве аванса при последующих заказах. На основании заказа введем ПКО на сумму 30 000 руб и пробьем чек:

В этом случае в чеке помимо самих товаров будет строка «Оплата от…» на сумму разницы между оплатой и суммой заказа. При этом в строках с товаром будет способ расчета «Предоплата», а в строке «Оплата от…» - «Аванс». Все верно: 16 094,90 – это 100% предоплата за заказ, остальная часть – это аванс, который будем использовать в других заказах.

 Замечание. По факту у нас имеет место 100% предоплата, поэтому в строках с товаром, вообще говоря, должен стоять способ расчета «Предоплата 100%», а не просто «Предоплата». К сожалению, повлиять на этот момент без внесения изменений в логику конфигурации мы не сможем. Как отнесется к этому ФНС – это вопрос к ФНС, с точки зрения приказа от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ способ расчета указан неверно (см. таблицу 28 приложения 2).

Отгрузим текущий заказ с зачетом 100% предоплаты. Оформим реализацию товаров и пробьем из нее чек на отгрузку:

В качестве предоплаты 1С предлагает зачесть всю сумму вместе с авансовой частью. Нам полностью вся сумма не нужна, так как ее будем использовать в других заказах, поэтому исправим сумму предоплаты на сумму заказа и пробьем чек:

Так как мы пробиваем чек на отгрузку, предмет расчета будет «Товар». В качестве способа расчета указан «Полный расчет», так как товар был уже полностью оплачен.

Оформим еще один заказ от этого клиента на сумму 6555 руб и воспользуемся кнопкой «Зачет оплаты»:

Зачтем доступный аванс в данном заказе. Так как чек на получение аванса мы уже пробивали и остаток аванса превышает сумму заказа, новых чеков на отражение получения оплаты нам не придется. Убедимся, что аванс успешно зачелся в заказе:

Осталось только оформить на основании заказа реализацию и пробить чек на отгрузку товаров (редактировать поле «Предоплата» не придется, так как мы зачли сумму равную сумме заказа):

Кассовый чек будет по структуре схож с чеком, который мы пробивали на отгрузку ранее в этом же примере:

Помним, что по клиенту у нас остался еще неиспользованный аванс. Оформим теперь заказ, сумма которого будет превышать сумму авансового остатка. По кнопке «Зачет оплаты» выполним зачет остатка аванса:

Покупатель проверенный, поэтому оформим ему отгрузку с частичной оплатой. Помним, что при передаче товаров мы пробиваем чек из документа реализации. Так как мы делаем отгрузку товаров с частичной оплатой, предмет расчета в чеке будет «Товар», а «Способ расчета» - «Частичный расчет и кредит»:

В моем случае из-за скидок чек пробиваться не хотел, не помог даже форматно-логический контроль, поэтому в чеке выполнил зачет предоплаты на 10 копеек меньше. Теперь самое главное не забыть эти 10 копеек при пробитии чека на постоплату!

Оформим на основании реализации ПКО на оставшуюся сумму и выведем предпросмотр чека:

По умолчанию 10 копеек 1С предлагает зачесть в кредит. Это нас не устраивает: наша цель – пробить чек на 5760 руб. Единственный способ – это отредактировать сам документ ПКО и снова открыть окно предпросмотра чека при открытии:

Теперь суммы «условно» верные. Пробиваем чек:

Осталось теперь исправить сумму в ПКО, чтобы эти 10 копеек не повисли в качестве нашего долга перед клиентом в 1С:

 Замечание. Опять-таки, если следовать всем требованиям закона, из этих чеков можно сделать вывод, что клиент нам за заказ переплатил 10 копеек, так как мы ему зачли предоплату на 10 копеек меньше и из-за этого «закрывающим» ПКО мы пробили на 10 копеек больше. По факту он эти 10 копеек не платил нам и никакого долга нет. Что можно сделать в этом случае? Для красоты, конечно, можно с покупателя взять эти 10 копеек и «повесить» их в качестве аванса в 1С, не исправляя сумму закрывающего ПКО. Второй вариант, наверное, самый правильный – в заказе клиента выполнить зачет оплаты изначально на 10 копеек меньше, и, соответственно, при получении постоплаты с покупателя требовать на 10 копеек больше. А затем уже разбираться с возникшей задолженностью. Так что будьте осторожнее со скидками и округлениями!

Зачет ранее принятых платежей в случае принятия постоплаты несколькими платежами

При пробитии чека на вторую и последующую постоплату УТ версии 11.4.7.114 не зачитывает ранее принятые постоплаты в строке «Предоплата». Однако, в строке расчетов мы должны выводить информацию об авансах и всех ранее принятых платежах. В этой ситуации выход один: в форме предпросмотра чека вручную отредактировать поле «Предоплата», в которое включить все ранее принятые платежи (авансы, предоплаты и постоплаты).

Пробитие чека на предоплату, которая превышает сумму заказа

Пусть клиент при внесении предоплаты за заказ хочет внести сумму, которая превышает сумму заказа. В этом случае УТ в чеке помимо списка товаров/услуг корректно добавляет строку на отражение аванса с наименованием «Оплата от…». Однако, в строках с товарами в качестве способа расчета при этом УТ подставляет «Предоплата» вместо «Предоплата 100%». В этом случае, если хотите полностью соответствовать закону, необходимо разбить данный платеж на 2 чека: сумма одного чека будет равна сумме заказа, и чек должен пробиваться из документа, привязанного к заказу клиента; оставшуюся сумму необходимо пробивать из документа принятия оплаты, который не будет привязан к заказу (как пробивали аванс в примере 1).

 Аванс: оформляются документами принятия оплаты без указания основания; для зачета аванса необходимо оформить взаимозачет задолженности по заказу/договору клиента

Предоплата: оформляется документами принятия оплаты, введенными на основании заказа клиента до оформления документа реализации

  Передача товаров клиенту: пробивается чек из реализации товаров

Постоплата (оплата кредита): чек пробивается из документа принятия оплаты, оформленному на основании документа реализации

ВНИМАНИЕ! Не путайте способы расчета с, собственно, расчетами, которые указываются в расшифровке под итоговой суммой: способы расчета могут принимать значения как «Аванс», так и «Предоплата», а расчет в случае зачета как авансов, так и предоплат всегда будет один – «Сумма по чеку (БСО) предоплатой (зачетом аванса и (или) предыдущих платежей)», в рассмотренных примерах просто «АВАНС»