Задача компании состояла в том, чтобы достигнуть определенного уровня рентабельности реализуемых проектов в области маркетинга. Возложить часть работ по контролю за проектами и продвижение проектов на маркетологов.
Второстепенная задачами состояла в том, чтобы достигнуть:
- прозрачности данных;
- понимания какой проект имеет проблемы в управлении;
- найти узкие места проекта/ов.
В статье попытался описать 1ю часть реализации и комплексного подхода по модификации информационной системы под компанию.
Для достижения прозрачности данных в справочнике «Проекты» доработаны интерфейсы диалоговых форм и спроектированы новые объекты конфигурации. Немного тяжело, но множество данных на виду.
Рис. 1. Список проектов
Форма списка (см. рис. 1) содержит дополнительную информацию:
- Тип проекта;
- Плановые суммы проектов;
- Суммы плановых затрат;
- Плановую рентабельность;
- Заказчика/Клиента;
- Просрочку закрытия проекта в днях.
Рис. 2. Карточка проекта
Форма элементов справочника (см. рис. 2), далее карточка проекта, преобразилась и имеет продвинутый интерфейс, позволяющий увидеть:
- сумму по проекту, бюджет проекта, сумму доходов, оперативную сумму затрат, остаток бюджета;
- оценивать рентабельность проекта по различным показателям: рентабельность общая, рентабельность продаж, рентабельность оперативная;
- процент выполнения проекта;
- просрочку закрытия проекта в днях.
Бюджет проекта рассчитывается исходя из плановой суммы проекта, рентабельности, налогов и хозяйственных расходов. Фактические затраты на проект учитывают рассчитываемую себестоимость проекта по окончании месяца. Операцией распределяются косвенные затраты в периоде расчета. Рентабельность фактическая считается с учетом прямых и распределенных косвенных затрат.
Рис. 3. Закладки карточки проекта
На отдельных закладках карточки проекта (см. рис. 3) собраны данные по:
- оплатам по проекту, документы поступления денежных средств по безналу;
- выставленные документы по проекту, выставленные акты заказчику;
- договорам ГПХ;
- авансовым отчетам;
- денежным документам;
- заявкам на расход денежных средств;
- выплатам из кассы;
- заказам клиента;
- спискам сотрудников, участвующих в команде по проекту; список автоматически строится из списка по этапам проектов.
Проекты функционально разделены, в компании введена кодировка проектов с привязкой к ответственным менеджерам/сотрудникам. Благодаря спроектированным ролям исправлять данные по проекту могут только ответственные за этот проект менеджеры/сотрудники.
Рис. 4. Список этапов
Рис. 5. Карточка этапа
С целью разделения проекта на этапы, введен новый справочник «Этапы проектов» (см. рис. 4). Все этапы привязаны к проектам. На форме этапов (см. рис. 5) отражается детальная информация о:
- сумме этапа, бюджете этапа, сумме доходов, оперативной сумме затрат, остатке бюджета;
- оценка рентабельности проекта по различным показателям: рентабельность общая, рентабельность продаж, рентабельность оперативная.
Рентабельность проекта и суммы фактических затрат собираются аналогично и по формулам карточки проекта.
На отдельных закладках карточки этапа (см. рис. 6) собираются данные по:
- оплатам на этапе проекта, документы поступления денежных средств по безналу;
- выставленные клиенту документы на этапе проекта;
- договорам ГПХ, задействованных на этапе;
- авансовым отчетам на этапе;
- денежным документам на этапе;
- выплатам из кассы;
- заявкам на расход денежных средств, проходящих на этапе проекта;
- заказам клиента, из которых сформирован этап;
- список сотрудников, участвующих в команде по этапу.
Рис. 6. Закладки карточки этапа
Менеджеры изменяют команду проекта (см. рис. 7), выбирая сотрудников из доступного списка. Команда указывается на каждом этапе проекта и может динамически меняться во времени. В карточке отражаются плановые и фактические часы, затраченные каждым сотрудником на этапе проекта. Система не даст удалить сотрудников из карточки этапа, если по сотруднику были внесены затратные часы. Дополнительно в диалог выводится информация о затратах на сотрудника, пересчитанных из затраченных часов по табелю по проектам.
Рис. 7. Команда на этапе
Чтобы в системе достоверно отражались расходы по оплате труда сотрудников, спроектирован документ «Табель по проектам» (см. рис. 8). В этом табеле сотрудники ежедневно вносят затраченное время на этапах проектов. Это необходимо для правильного расчета потраченного бюджета проекта, в текущий момент.
Рис. 8. Табель по проектам
При закрытии месяца проводится регламентная операция по распределению затрат на себестоимость проектов. Суммы косвенных затрат распределяются по производственным проектам пропорционально прямым затратам по проектам.
Для контроля и анализа введенных часов по проектам спроектированы и реализованы следующие отчеты:
- Анализ заполнения табеля по проектам (см. рис. 9), который показывает заполнение табеля сотрудниками по дням.
Рис. 9. Анализ заполнения табеля по проектам
- Анализ затраченного времени по сотрудникам (см. рис. 10), с помощью которого определяется количество времени, потраченного на проектах помесячно.
Рис. 10. Анализ затраченного времени по сотрудникам
- Анализ трудозатрат на проектах (см. рис. 11), с помощью которого определяется емкость потраченного времени на проектах.
Рис. 11. Анализ трудозатрат на проектах
- Аналитика Cash Flow проектов (см. рис. 12). Отчет показывает суммы по проектам: выставленные, полученные, в работе. Отчет является одним из главных инструментов по анализу прихода денежных средств компании.
Рис. 12. Аналитика Cash Flow проектов
- Себестоимость проектов по фактическим оплатам (см. рис. 13). Отчет показывает затраты на себестоимость проектов.
Рис. 13. Себестоимость проектов по фактическим оплатам
Автоматизация помогает быстро и эффективно оценивать сложившуюся ситуацию в компании на действующих проектах. Реагировать и принимать эффективные шаги/мероприятия по оздоровлению экономической эффективности как отдельно взятых проектов, так и комплексно воздействовать на ситуацию.
2я часть проекта модификации конфигурации КА 2.4 в продолжении.
Статья на личном портале https://vep.bitrix24.site/biznes32/
