WMS системы – как выбрать и успешно внедрить

Что такое WMS и общие критерии выбора

Я часто слышу вопрос: «Что такое WMS-системы?» Многие люди не знакомы с темой, потому что она узкая. WMS-системы – это warehouse management system, системы, которые позволяют работать на складе в автоматическом режиме.

Как и любое IT-решение, система должна соответствовать ряду критериев. Есть функциональные требования, а также архитектурные и технические. WMS-решение должно соответствовать всем этим параметрам. Далее представлено разделение по техническим и функциональным характеристикам. Это верхнеуровневые кейсы.

Критериями оценки технических характеристик определены:

1. Технологическая архитектура

2. Инфраструктура

3. СУБД

4. Интеграция

5. Внедрение и обслуживание

6. Клиент приложения

7. Производительность

8. Информация и аналитика

9. Управление учетными запасами

10. Поддержка печати

11. Тестирование

12. Требования к ИБ

Критериями оценки функциональных характеристик определены:

1. Работа с мастер данными

2. Организационная структура

3. Управление запасами

4. Входящие процессы

5. Внутренние процессы

6. Исходящие процессы

7. Дополнительные процессы

8. Управление персоналом

9. Оперативная отчетность

Фокус на бизнес-задачах при выборе WMS

Когда вы начинаете выбирать WMS-решения, важно понимать, какая задача стоит перед бизнесом. Как и в любой автоматизации, нужно определить, какое «бутылочное горлышко» существует на складе – на вашем складе или у заказчика, если вы работаете в IT-компании. На это и нужно делать основной упор.

Например, склад работает с маркированным товаром. Или основной процесс – упаковка. Или склад занимается алкогольной продукцией со своей спецификой. Поэтому сначала нужно понять, какую задачу бизнес должен решить в первую очередь и исходя из этого нужно начинать выбор WMS-решения.

Решений на рынке много, поэтому есть из чего выбирать. Под каждую конкретную задачу можно найти подходящее решение.

Методология выбора: матрица и оценка решений

Как выстроить этот процесс? Есть критерии, в том числе глубокие. Давайте их раскроем и спроецируем на задачи бизнеса.

Можно построить Excel-таблицу, матрицу. Наша задача – для выбора решения сформировать матрицу. В ней должен быть набор пунктов, по которым мы оцениваем решение. Все понимают, что панацеи нет, и одно решение не может удовлетворять всем вашим требованиям, а значит у него могут быть как плюсы, так и минусы. Поэтому важно присвоить каждому критерию определенный вес. Если один критерий выполняется, а другой нет, более важный критерий перевешивает, и решение становится предпочтительнее. То есть можно сформировать рейтинговую систему.

Дальше нужно понимать, что делать и как определить, отвечает ли система этим требованиям. В открытом доступе много информации о системах. Многие вендоры идут навстречу, проводят демонстрации, дают тестовый функционал. Можно легко запросить демо и пройтись по чекпоинтам, которые вы определили. Я рекомендую оценить минимум 4–5 решений, чтобы выбор был осознанным. После того как вы определите критерии и протестируете демо-версии, у вас будут все данные для выбора необходимого решения WMS.

Исследование рынка WMS совместно со Сколково

Наверное, то, что я сейчас рассказал, выглядит банально, но лучшие инструменты пока не придуманы.

Плавно перейдем к следующей теме – исследованию рынка, которое мы провели совместно с фондом «Сколково». Там мы тоже не придумывали ничего нового. Мы собрали большую группу экспертов из разных компаний. Вендоры активно участвовали в исследовании. Здесь не было рекламы, практически все компании, к которым мы обратились, выразили желание участвовать без дополнительных условий.

Мы взяли большое количество тендерных запросов. Как вы знаете, крупные компании выставляют тендеры с большим числом пунктов требований к системе. Мы взяли около 50 таких запросов, проанализировали их и составили топ требований клиентов, которые встречаются чаще всего. Так мы получили понятную картину того, что нужно бизнесу.

Когда мы прошли все критерии и собрали данные, мы сделали чуть более умный Excel с веб-интерфейсом. Опросный лист по каждой системе включал примерно 250 вопросов по функциональной части и около 100 вопросов по архитектурной части. Мы задали вес каждому критерию. После этого, собрав все данные и пообщавшись с каждым вендором, мы внесли результаты исследования в веб-интерфейс и получили число, которое само по себе ни о чем не говорит. Это просто балл, который набрала компания.

Контекст импортозамещения и лидеры рынка

Важно понимать, что на российском рынке за последние два года, как и в других сферах, наблюдается сильная тенденция к импортозамещению. Наши компании здесь не отстают.

Зачем мы начали проводить это исследование и какие были предпосылки? Сейчас многие сталкиваются с необходимостью срочно внедрить систему, потому что старая ушла. Нужно понять, что представлено на рынке и что почем, может коллег появляются новые решения. Мы проверили, так ли это. В исследовании участвовало около 20 компаний, и 13 из них мы отметили как фаворитов. Эти 13 компаний предлагают WMS-решения высокого уровня, которые соответствуют современным требованиям.

Инновационный кейс: WMS на базе искусственного интеллекта

В исследовании одна компания, название я не буду приводить, показала функционал искусственного интеллекта. Если вы сталкивались с классическими решениями, знаете, что есть устройства терминалов сбора данных, с которыми сотрудник ходит по складу, сканирует, получает задачи и выполняет их. Эта компания решила задачу иначе. Вместо отдельного клиентского приложения они сделали аналог ChatGPT – Telegram есть бот ChatGPT, куда можно написать запрос и получить информацию. То есть компания создала веб-клиент для ТСД на базе искусственного интеллекта по аналогии с ChatGPT.

Сотрудник склада работает без привычного интерфейса. У него есть чат, в котором он пишет: например, «я нахожусь в третьей аллее склада», «я кладовщик без погрузчика», «я на погрузчике» или «я с рохлей». Он описывает, что у него происходит. Система анализирует сообщение, пропускает через алгоритмы и выдает ему задачи в формате диалога. Согласитесь, что любой человек умеет переписываться в мессенджере, и для выполнения таких функций не требуется сложное обучение.

Так, во-первых, убирается необходимость в отдельном сложном веб-приложении. Во-вторых, исчезает громоздкий интерфейс, которому нужно обучать сотрудника и где требуется нажимать множество кнопок, что неудобно на складе. Здесь используется простой функционал. Он выглядит несложно, но при этом решает множество задач. Интересный кейс, и такие решения уже существуют на рынке.

Почему стоит обратить внимание на такой кейс? Потому что WMS-решение внедряется на долгий срок, как и любая система. Оно будет работать у вас минимум 10–15 лет. Технологии развиваются, и важно, чтобы компания-вендор развивалась вместе с ними. Если у компании уже есть подобные решения, значит, она идет в ногу со временем, гибко подстраивается под изменяющиеся обстоятельства и остается в тренде.

Поэтому мой фаворит – компании, которые не боятся экспериментировать. Это смелый подход. Мало кто так делает. Они воспользовались возможностью и сделали это своей сильной стороной. Это первое, на что я бы обратил внимание из личной рекомендации.

Дополнительные современные функции в WMS

Если вы знакомы со складской тематикой, то знаете, что есть функции автоматизации рутинных операций, например, voice speaking. Тогда сотруднику склада может быть выдана гарнитура. По аналогии с чатом, о котором я говорил, сотрудник может голосом выполнять команды и задачи. Это удобная опция, потому что руки свободны, а на складе это важно. И многие решения стараются внедрять такие функции

Есть функции автоматизации цветовой конвейерной линии. Это актуально для крупных сборок, когда одновременно идет 50–100 заказов. Нужно собирать много позиций, и сотрудники получают жилеты определенного цвета. Работает аналог светофора: загорается цвет жилета, и сотрудники бегут собирать волнами – волновая сборка.

Не будем углубляться в детали. Есть фишки, к которым я рекомендовал бы присмотреться, чтобы выбрать решение более современное и соответствующее всем требованиям.

Выводы по выбору WMS-решения

Чтобы выбрать WMS-решение, можно взять определенные критерии, сформировать матрицу, присвоить каждому критерию ранг, прогнать решения через эту матрицу, получить результат и выбрать то, которое вам подходит. Если с этой задачей сложно справиться самостоятельно, мы провели исследование, уже выполнили эту работу, финальные результаты закрыты, и мы продаем их как отдельную услугу. Вы можете прийти к нам, и мы поможем выбрать решение.

Почему я говорил о «магическом числе»? Потому что под каждый бизнес нужно выбирать свое решение. Система может получить высокий балл, быть современной и соответствовать требованиям, но под ваши конкретные задачи может подойти другое решение, более дешевое. Исходя из критериев, можно определить своего фаворита.

Подход к внедрению WMS: MVP и типовой функционал

Допустим, мы справились и выбрали WMS-решение, оно нам подходит. Как действовать дальше и как его внедрять?

Панацеи здесь нет. Я опираюсь на свой опыт и расскажу, какие подводные камни могут возникнуть. Сейчас, из-за конъюнктуры рынка, сроки всегда сжатые. Заказчику нужно через три месяца получить функционал, который у него был, не хуже и желательно лучше, бюджет минимальный. Это сложно реализовать.

Как мы действуем и что предлагаем?

Мы внедряем MVP, то есть поэтапное внедрение. Сначала запускаем типовой функционал. Здесь есть плюсы и минусы. Плюсов больше:

1. Быстрый старт. Систему можно запустить за два-три месяца.

2. Минимальные затраты времени на описание процессов, потому что вариаций немного. Есть типовой функционал, и мы настраиваем его под задачи, которые он поддерживает.

3. Экономия бюджета. Нет необходимости тратить время на доработки, ресурсы не уходят на непонятные разработки.

Есть минусы: клиент не получит работу «как было». У него возникнет негатив и недовольство.

Первый момент, на который я обращаю внимание: у клиента много архаичных процессов. Мы сталкиваемся с ситуацией, когда клиент просит функционал: «Сделайте вот так». Когда начинаешь выяснять, зачем это нужно, он не может объяснить. «У нас так было, мы так работаем, сделайте то же самое». Это архаичные процессы, которые по разным причинам клиент пытается включить в свои требования.

Согласитесь, со стороны на свою компанию и свои процессы смотреть сложно. Поэтому мы, как консультанты, должны выполнить эту задачу: посмотреть на процессы клиента со стороны и подсказать ему правильное решение.

Дальше мы можем действовать так. Типовой функционал мы внедрили за два-три месяца. Как происходит дальнейшее развитие проекта? В ходе работы мы стараемся не забегать вперед и не создавать слишком сложные требования. Мы смотрим на практику. Мы запускаем систему и работаем вместе с клиентом. На складе присутствуют сотрудники, мы формируем рабочие группы, в которых совместно анализируем, как система ложится на процессы, и выявляем разрывы. Это позволяет наиболее точно составить описание задачи, которая перед нами стоит.

Реальный кейс: внедрение в условиях сжатых сроков

В прошлом году у нас был сложный запуск. Это была крупная компания – дистрибутор бытовой техники. У компании большое количество отгрузок в торговые сети. В торговых сетях у каждой есть свои жесткие требования по упаковке, включая, например, вид этикетки. Они могут не принять товар, если требования не выполнены: например, этикетка напечатана не так или паллет выше допустимого. Помимо этого, клиент работает с маркетплейсами: например, с Ozon. Как видите, много направлений отгрузок, и у каждого свой процесс.

Упаковка товара на складе является самым узким местом. Важно не только собрать заказ, важно его упаковать и промаркировать так, чтобы торговая сеть или маркетплейс это принял.

К сожалению, в той системе, которую мы внедряли, функционал автоматизированного рабочего места упаковки был скудный. Клиент изначально пришел с требованием «делайте как было». Мы понимали, что сделать это не можем. Сроки горели. Это был конец года, примерно ноябрь, период «Черной пятницы» – отгрузки, пополнения торговых сетей, все стараются пополнить стоки перед Новым годом.

Какое решение мы приняли? Мы взяли порелизный подход, но не в формате длинных спринтов на два-три месяца. И применили его в рамках одного рабочего дня. Не было возможности полноценного тестирования и аналитики. Мы приехали на склад и не стали общаться с бизнес-заказчиком. Взяли кладовщиков, которые выполняют эту операцию, и пошли работать вместе с ними. Мы сканировали, взвешивали, клеили этикетку, смотрели, как человек ходит, двигается, какие действия выполняет, где узкие места. Мы говорили: «Давай добавим здесь кнопку, так будет удобнее». Сразу делали, реализовывали, проверяли на продуктивной среде, обновляли систему. Напомню, упаковка – ключевой процесс. Если что-то сломалось, например поставили не ту запятую в коде, все останавливается.

Мы получили много хейта, но за две недели такой совместной работы мы сделали уникальное решение. У меня большой опыт, но такого рабочего места упаковки я не видел. Все было продумано и выстроено так, что человек почти не смотрел на экран и не нажимал кнопки. Он выполнял действия так, как требовал процесс.

Особенности взаимодействия с аутсорс-оператором

Была еще одна сложность. Клиент-заказчик, которому принадлежит товар, и складской оператор – разные компании. Складские услуги отданы на аутсорс. Договор у нас с заказчиком, а финальный функционал принимает логистический оператор. Он требует все, что считает нужным, и если ему что-то не делают, он начинает предъявлять бизнес-заказчику: «Система не работает, мы будем повышать тарификацию услуг». Получался элемент шантажа. Работая вместе и выполняя операции на складе, мы смогли найти общий язык.

Финальные рекомендации по внедрению WMS

Как я уже говорил, я запустил много складов. Мы используем поэтапный, порелизный подход, стараемся максимально внедрить типовой функционал, а необходимые доработки делаем в симбиозе с исполнителями, чтобы понять реальные проблемы и реальные потребности. Мы передаем свой опыт. Это помогает экономить деньги и уходить от архаичности процессов.

*************

Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Анализ & Управление в ИТ-проектах.