Чтобы отразить в учете договоренность с клиентом или поставщиком о поставке определенного перечня товара, сроки оплаты и ее порядок, необходимо создать документ Заказ клиента (Заказ поставщика).
И первые функциональные опции (далее ФО), которые, надо включить при создании документов - Заказ поставщика и Заказ клиента:
НСИ и администрирование – блок Настройка НСИ и разделов - Закупки – группа Заказы поставщикам – ФО Заказы поставщикам
Функциональные опции при создании документа заказ поставщика
НСИ и администрирование – блок Настройка НСИ и разделов - Продажи – группа Оптовые продажи – ФО Заказы клиентов
Создание документа Заказ клиента
Если говорить о документе Заказ клиента, в первую очередь определите цель использования данного типа документа:
- «Заказ как счет» (срок исполнения заказа не контролируется, он используется для печати счетов на оплату и как объект взаиморасчетов);
- «Заказ только со склада» / «Заказ со склада и под заказ».
А вот эти настройки предполагают за собой возможность контролировать исполнение работ по заказу до его закрытия:
Выбор цели использования документа Заказ клиента
Однако, тут нужно понимать: используя такие механизмы, необходимо ответственно контролировать все этапы для актуальности учета данных в базе - от создания нового заказа до его закрытия. Поэтому если вы планируете использовать максимальные возможности программы, резервируя товары под заказ и осуществляя обеспечение товара по нему, стоит провести предварительные настройки, установив контроль закрытия заказов.
Процесс закрытия заказа
С момента согласования документа Заказ клиента он будет считаться закрытым, когда все обязательства по нему будут выполнены: отгрузка оформлена (документ не содержит строки с товаром, который отгружен не в полном объеме), а вся сумма оплаты получена от клиента.
Если отгрузка и/или оплата при закрытии заказа не контролируются, то заказ закрывается автоматически при выполнении всех обязательств (полной оплаты, отгрузки и отмены всех непоставленных строк). Статус Закрыт в документе Заказ клиента недоступен.
Для контроля требуется включить ряд функциональных опций:
НСИ и администрирование – блок Настройка НСИ и разделов - Продажи – группа Оптовые продажи – ФО Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок- устанавливается запрет отказа закрытия заказа клиента по товарам, которые отгружены не полностью.
НСИ и администрирование – блок Настройка НСИ и разделов - Продажи – группа Оптовые продажи – ФО Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок - устанавливается запрет отказа закрытия заказа клиента, который оплачен не полностью. Только для заказов с порядком расчетов «По заказам».
Функциональные опции для закрытия заказов
Если какие-то товары по заказу не были отгружены клиенту и не включена функциональная опция Причины отмены заказов клиентов, то для этих строк на вкладке Товары устанавливается признак Отменено.
Отражение отмены заказа клиентом
Можно расширить возможности для анализа заказов клиентов и причин отмены заказов, включив соответствующую функциональную опцию:
НСИ и администрирование – блок Настройка НСИ и разделов - Продажи – группа Оптовые продажи – ФО Причины отмены заказов клиентов (см.скрины выше)
Это позволит вести список причин отмены заказов и сформировать данные для анализа в одноименном отчете.
Причины отмены заказов клиентов
Заполнение Причины отмен заказов клиентов
Если Ваша организация занимается реализацией весового товара и использует механизм допустимого отклонения приемки и отгрузки мерного товара, программа позволяет упредить ошибку расхождения заказанного и отгруженного товара при закрытии заказа. Для перевода с ручной корректировки строк на автоматическую корректировку достаточно включить функциональную опцию:
НСИ и администрирование – блок Настройка НСИ и разделов - Номенклатура – группа Единицы измерения – ФО Использовать автоматическое закрытие строк заказов мерных товаров
Переход с ручной корректировки на автоматическую корректировку
Закрытие заказа выполняется несколькими вариантами:
- из формы документа Заказ клиента;
- из формы документа Реализация товаров и услуг;
- из формы журнала документов Заказ клиентов.
Неважно, пакетно ли вы будете закрывать заказы или единично: если включенные контроли прошли проверку, документу присвоится статус Закрыт, в противном случае откроется Помощник закрытия заказов.
Помощник предложит Скорректировать строки мерных товаров, в случае расхождения с накладными в пределах допустимых норм:
Помощник закрытия заказа – корректировка строки мерных данных
А также отменить неотработанные строки с указанием причины:
Отмена неработающих строк при закрытии заказа
После корректировок строк программа выполнит (при включенных функциональных опциях) контроль, все ли товары отгружены по заказу и оплачены. При проходе контроля документу присвоится статус Закрыт, иначе программа выдаст информативное окно со списком причин, по которым ей не удалось обработать заказ.
Результат закрытия заказа
Аналогичный Помощник закрытия заказа имеется также и у документа Заказ поставщику при настройке аналогичных ФО в разделе НСИ и администрирование – раздел Закупки.
