Основой для данного материала является небольшое внедрение, где заказчик пришел к нам с уже действующим учетом в бухгалтерской программе 1С:БП и пониманием, что пора расти.
Известно, что вести торговый учет в 1С:БП можно, но лучше это делать в специализированной торговой программе. Почему? В первую очередь потому, что в основном это программа для бухгалтера, а не для менеджера или руководителя, везде используется бухгалтерская терминология, многим не знакомая. Например, чтобы узнать остатки товара надо открыть отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 41 и тому подобные прелести.
Во-вторых, в 1С:БП нет самого обычного для торговых программ функционала, например расчета цен продажи по формуле на основании закупочных цен, или возможности напечатать прайс, или выполнить резервирование складских остатков под клиента, или возможности напечатать ценники. И еще много чего не хватает менеджеру по продажам или закупкам в бухгалтерской программе.
Когда в компании небольшой список поставщиков и покупателей, а еще все операции вносит и контролирует бухгалтер, то использование 1С:БП еще реально. Но когда бизнес растет, увеличивается количество операций, появляются менеджеры, которым надо работать с учетной системой, и, конечно, не знающие, что такое бухгалтерский учет, то эффективность решения ограничиваться бухгалтерской программой для учета становится очень низкой.
Выбор торговой программы
Наиболее часто в таких случаях выбирают из двух программ: 1С:УТ11 или 1С:УНФ, иногда 1С:КА, в нашем случае выбор пал на 1С:УНФ. Сыграло то, что в 1С:УНФ есть производство и расчёт зарплаты, чего нет в 1С:УТ11.
Особенности переноса остатков из 1:БП в 1С:УНФ штатными средствами.
Чтобы минимизировать затраты на перенос данных, ставим себе сверхзадачу выполнить его без привлечения программиста!
Первое от чего отказываемся вместе с заказчиком, так это от желания увидеть в 1С:УНФ всю первичку, которую набили за несколько лет в 1С:БП, поскольку штатной синхронизацией документы товародвижения из 1С:БП в сторону 1С:УНФ не ходят, только наоборот! Формулируем первую часть задачи: осуществить перенос основных справочников и начальных остатков товаров и взаиморасчетов с контрагентами, остальное не требуется.
Итак, перенос мы решили осуществить так:
- Настроить штатную синхронизацию между «старой» 1С:БП и новой чистой 1С:УНФ. С ее помощью загрузить в 1С:УНФ справочники: номенклатура, контрагенты, склады, сотрудники
- Сохранить в Excel оборотно - сальдовые ведомости по счетам учета товаров и взаиморасчетов (счета 41.01, 62.01, 62.01, 60.01, 60.02) и загрузить эти данные с помощью штатного механизма «Загрузка данных из Excel», который находится внутри помощника ввода начальных остатков и создает документы «Ввод начальных остатков».
Такие отчеты мы выгружали из 1:БП в Excel
Помощник ввода начальных остатков с механизмом «Загрузка данных из Excel» в 1:УНФ
Сопоставленные данные остатков в форме «Помощник ввода начальных остатков» перед созданием документов начальных остатков.
Итак, с помощью вышеперечисленных действий и инструментов мы осуществили перенос из 1С:БП в 1С:УНФ основных справочников и начальных остатков с помощью только штатных средств!
Конечно, далее надо выполнить внимательную сверку перенесенных данных, для этого в обеих базах формируются соответствующие друг другу отчеты и фиксируется их идентичность. Или объясняются причины, почему они не совпадают. Одна из таких причин, к примеру – мы не переносили ошибочные отрицательные складские остатки номенклатуры, которые почему то были в 1С:БП. Чтобы было проще и все шло один в один, можно рекомендовать попросить бухгалтера перед переносом поработать с конечными остатками по нужным счетам и исключить отрицательные остатки. Еще для начала учета в 1С:УНФ, помимо разных настроек, надо внести остатки по другим разделам учета, например денежных средств, которые мы не стали переносить автоматически, хотя это возможно по той же технологии, но проще набить руками.
Результирующие документы ввода остатков
Синхронизация 1С:УНФ с 1С:БП.
После переноса начальных остатков, донастраивается штатная синхронизация между 1С:УНФ и 1С:БП (первоначально мы ее настроили для передачи только справочников), которая будет работать в регулярном режиме и передавать документы из 1С:УНФ в 1С:БП начиная с даты, следующей за датой переноса остатков. В нашей практике мы стараемся не использовать режим двустороннего обмена (хлебнули с ним немало), почти всегда - односторонний обмен, чего и вам желаю.
Автор: Калашникова Ю.С.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт