Массовая подготовка и отправка актов сверки контрагентам по e‑mail прямо из 1С УТ11/БП3/КА2/ERP/УХ/ERPУХ/УНФ1.6/УНФ3/Розница3

Представляем вашему вниманию полностью автоматизированный инструмент рассылки актов сверки по электронной почте — внешнюю обработку для 1С УТ11/БП3/КА2/ERP/УХ/ERPУХ/УНФ1.6/УНФ3/Розница3, которая сама подбирает контрагентов с оборотами и остатками по , формирует документы «Акт сверки взаиморасчетов», сохраняет их в PDF и рассылает контрагентам на e-mail прямо из 1С, одновременно актуализируя адреса электронной почты в карточках контрагентов.

Краткие функциональные возможности

• Автоматический подбор контрагентов по остаткам и оборотам: обработка анализирует регистр бухгалтерии «Хозрасчетный» за выбранный период, отбирает контрагентов с ненулевыми оборотами/остатками и заполняет табличную часть списком для сверки, при необходимости фильтруя по счетам учета.

• Формирование актов сверки «в один клик»: по отмеченным контрагентам автоматически создаются документы «Акт сверки взаиморасчетов» с заполнением дат периода, организации, валюты, списка счетов учета и табличных частей по данным регистра, без ручного подбора оборотов.

• Массовая рассылка актов на e-mail в формате PDF: для каждого сформированного акта создается печатная форма, конвертируется в PDF в памяти и прикрепляется к письму, которое отправляется через системную учетную запись электронной почты 1С, без сохранения временных файлов и ручного формирования писем.

• Автоопределение и заполнение e-mail контрагентов: обработка подтягивает адреса из контактной информации, записывает их в табличную часть, позволяет редактировать e-mail прямо в списке, а при изменении автоматически записывает или обновляет контактную информацию в карточке контрагента.

• Удобная работа с периодом и счетами: автоматически подставляет период с начала года по конец текущего месяца, позволяет менять стандартный период через диалог, задавать набор счетов учета для отбора и гибко управлять условиями по оборотам и остаткам.

• Контроль заполненности данных: встроенные проверки не позволят запустить формирование и рассылку без выбранной организации, корректного периода, списка счетов и списка контрагентов, помогая избежать технических ошибок пользователей.

Табличные флажки и управление рассылкой

• Таблица контрагентов:

  • Флажок «Пометка» по строке — включает/исключает контрагента из процесса формирования актов и последующей рассылки; отдельные команды «Установить флажки» и «Снять флажки» позволяют массово выделять или очищать список.

  • Поле e-mail — можно редактировать прямо в табличной части; при изменении адрес автоматически записывается в контактную информацию контрагента (вид «EmailКонтрагенты») с уведомлением пользователя об успешном обновлении.

• Таблица документов актов:

  • Флажок «Пометка» по документу — управляет, какие из уже сформированных актов будут включены в массовую отправку писем.

  • Поле «Почта» — e-mail, по которому будет отправлен данный конкретный акт; может отличаться от контактного e-mail контрагента, что удобно для точечного изменения адреса получателя.

• Управляющие команды формы:

  • «Заполнить» — подбирает контрагентов по заданным условиям (организация, период, счета, отбор по остаткам/оборотам) и формирует табличную часть с возможностью массовой установки флажков.

  • «Сформировать» — создает документы «Акт сверки взаиморасчетов» по отмеченным контрагентам, заполняет их данными оборотов и остатков и добавляет в табличную часть документов, привязывая к каждому e-mail.

  • «На почту» — запускает массовую отправку писем: по всем отмеченным строкам таблицы документов формируются письма с темой «Акт сверки взаиморасчетов», текстом письма и вложением PDF-акта.

  • «Настройка отправки» — открывает форму системной учетной записи электронной почты 1С для настройки SMTP-параметров, пароля, сервера и других параметров без выхода из обработки.

Настройки почты для различных почтовых серверов

Для кого предназначена обработка

• Бухгалтерам по расчетам с контрагентами, которые регулярно готовят и рассылают акты сверки и хотят избавиться от ручного формирования документов, сохранения в файлы и ввода писем в почтовом клиенте.

• Главным бухгалтерам и финансовым директорам, контролирующим своевременность и полноту сверок взаиморасчетов с контрагентами и заинтересованным в автоматизации рассылки актов без закупки сторонних сервисов.

• Внедренцам и администраторам 1С, которым нужен внешний, легко подключаемый инструмент массового формирования и рассылки актов сверки, не требующий изменения типовой конфигурации и интегрирующийся со стандартной почтой 1С.

Обработка помогает

• Быстро подготовить акты сверки по всем нужным контрагентам на основе регистра «Хозрасчетный» за выбранный период, сразу в формате документов 1С и PDF-файлов, готовых к отправке.

• Существенно сократить ручную работу: вместо многократного формирования актов, сохранения в файлы, прикрепления к письмам и проверки e-mail-адресов все действия выполняются централизованно в одном окне обработки.

• Повысить актуальность контактных данных: любые изменения e-mail в табличной части автоматически синхронизируются с карточкой контрагента, что снижает количество «битых» адресов и возвратов писем.

Ручные операции становятся лишними

• Ручное создание и заполнение актов сверки по каждому контрагенту с отдельным выводом на печать или сохранением в файл.

• Самостоятельный поиск e-mail-адресов в карточках контрагентов или сторонних списках и ручной ввод адресов в почтовом клиенте при отправке актов.

• Многократное переключение между 1С и почтовой программой: формирование акта, экспорт, поиск адреса, создание письма, прикрепление файла и контроль статуса отправки.

Инновационность обработки

• Использует остатки и обороты с гибкими условиями отбора по счетам, оборотам и остаткам, что позволяет формировать акт сверки только по контрагентам с реальной активностью и задолженностью.

• Интегрируется со стандартным механизмом контактной информации 1С: поддерживает отдельный вид «EmailКонтрагенты» и автоматически создает/обновляет записи при изменении адреса на форме.

• Работает как внешняя обработка, подключаемая через механизм дополнительных отчетов и обработок, сохраняя целостность типовой конфигурации и возможность обновления без конфликтов.

Как работает обработка – кратко

• При открытии формы автоматически устанавливаются организация по умолчанию и период с начала года по конец текущего месяца; при необходимости пользователь может сменить период через стандартный диалог выбора периода.

• После нажатия «Заполнить» система анализирует регистр «Хозрасчетный», подбирает контрагентов с подходящими оборотами и остатками, подтягивает их e-mail и заполняет табличную часть с флажками для выбора.

• При нажатии «Сформировать» создаются документы «Акт сверки взаиморасчетов» по отмеченным контрагентам, печатные формы конвертируются в PDF, а таблица документов заполняется ссылками на документы и адресами для рассылки.

• Команда «На почту» отправляет письма по всем отмеченным документам через системную учетную запись электронной почты 1С, с типовым текстом письма и вложением PDF-акта.

Что вы получаете?

• Быстрый и надежный инструмент автоматизации массовой подготовки и рассылки актов сверки контрагентам прямо из 1С, без сторонних сервисов и сложных интеграций.

• Минимум ручных действий при максимальном контроле: вы управляете периодом, отбором контрагентов, адресами и составом отправляемых актов через удобные флажки и команды формы.

• Существенную экономию времени бухгалтерии и снижение риска ошибок при работе с взаиморасчетами, регулярными сверками и поддержанием актуальной клиентской базы e-mail-адресов.