Рассылка Счетов, Актов и Счет-фактур контрагентам из 1С (обычные и управляемые формы). ВИДЕООБЗОР.

Область применения

Решение поможет организовать отправку писем контрагентам со всеми необходимыми документами.
Готовое решение позволит сэкономить время и усилия на формирование ПФ для каждого документа, печати на принтере, сканировании, формировании и отправке письма. Кроме того, оно обеспечит надежную и стабильную работу. Если у вас большой документооборот и вы хотите сэкономить время на доставке документов, то эта обработка позволит вам существенно сэкономить время на подготовке писем контрагентам.

Для кого подойдёт данное решение

• Бухгалтерия и финансы: Обработка может использоваться для автоматизации процесса рассылки счетов, счетов-фактур, актов выполненных работ и других финансовых документов контрагентам. Это позволяет сократить время и ресурсы, затрачиваемые на ручную отправку документов, а также убедиться в доставке и получении документов контрагентами;
• Коммерческий отдел: Обработка может быть использована для автоматической рассылки коммерческих предложений, договоров, спецификаций и других документов клиентам. Это помогает повысить эффективность работы отдела и ускорить процесс заключения сделок;
• Юридический отдел: Обработка может использоваться для автоматической рассылки договоров, соглашений и других юридически значимых документов контрагентам. Это позволяет обеспечить своевременное получение и подписание документов, а также упрощает процесс управления юридической документацией;
• Логистика: Обработка может быть полезна для автоматической рассылки транспортных накладных, накладных на отгрузку и других документов связанных с доставкой товаров контрагентам. Это помогает сократить время на оформление и отправку документов, а также снизить вероятность ошибок в процессе доставки;
• Управление персоналом: Обработка может использоваться для автоматической рассылки приказов, заявлений, трудовых контрактов и других документов сотрудникам или кадровым агентствам. Это упрощает процесс управления персоналом и повышает эффективность работы кадровых служб.

Технические требования

• Версия обработки 1.7 (на обычных формах) совместима с конфигурациями УТ10.3, КА1.1, УПП1.3, БП 2.0; 
• Версия обработки 2.0 (на управляемых формах) совместима с конфигурацией Бухгалтерия 3.0.

Технические ограничения

Для версии 1.7 настройки хранятся в свойствах физ.лица, привязанного к текущему пользователю.

• АдресСервераSMTP;
• Логин;
• Пароль;
• ПортSMTP;
• ТребуетсяАутентификацияSMTP.

Внешние печатные формы в комплект не включены, но по запросу могут быть изготовлены с вашими печатями и подписями.
Данные печатные формы добавляются во вложение электронного письма и оправляются адресату – контрагенту на его электронный адрес. Если установить отбор по конкретному документу, то можно указать непосредственно адреса электронной почты получателя. Документы группируются по контрагентам и отправляются пакетно в выбранном формате.

Решение не проходило тестиро вание на конфигурациях, снятых с поддержки, в облачных сервисах аренды базы, ГРМ, 1С для стран СНГ.

Функциональные возможности

• Обработка осуществит рассылку любых внешних печатных форм, подключенных к следующим документам:

  • Счет на оплату;
  • Реализация товаров и услуг;
  • Счет-фактура выданный.
• Формат вложений можно выбрать из всех типовых форматов 1С:
  • PDF;
  • XLS;
  • HTML;
  • MXL.

Демонстрация решения и руководство по использованию

В форме настроек так же необходимо выбрать формат файлов вложений. Список форматов ограничен релизом платформы.
Кроме того, необходимо установить время задержки в секундах между отправками пакетов писем для исключения случайного попадания отправителя в спам-листы.

Настройки отправки писем хранятся в специальном справочнике Учетные записи электронной почты. Данный справочник идентичен во всех конфигурациях от 1С на УФ. Форма обработки представлена.
Важные отличия:

1. Отбор реализован на СКД. Пользователь может самостоятельно добавлять необходимые отборы.
2. Макеты печатных форм - это список макетов. Теперь для одного вида документов можно формировать несколько печатных форм.

 Обработку версии 1.7. в действии можно увидеть на видео, представленном ниже.

Причины скачать

• Удобный механизм доставки электронных версий документов контрагентам.
• Экономия времени на таких операциях как: 
  • формирование ПФ для каждого документа;
  • печати на принтере;
  • сканировании;
  • формировании и отправке письма.

Подсчет экономии:

• 3 листа бумаги (минимум) + печать на принтере + печать  = 2 рубля
• минут 5 (минимум) рабочего времени (формирование ПФ из каждого документа + печать на принтере + печать и роспись на каждом экземпляре + сканирование + формирование письма + отправка письма)
  Если контрагентов много, то затраты времени возрастают с арифметической прогрессией.