Электронный кадровый документооборот (КЭДО): тонкости перехода и выбор платформы для автоматизации

08.07.2022      22582

Разберем особенности перехода и запуска проектов по КЭДО. Как выбрать платформу для автоматизации КЭДО, с чего начать переход на КЭДО и какую версию решения «1С:Кабинет сотрудника» для этого выбрать. 

Станет ли КЭДО обязательным

Эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот завершился в ноябре прошлого года.  Цель Минтруда – подготовить поправки в Трудовой кодекс для использования электронных документов при ведении кадрового учета. Все нововведения тестировали добровольные участники, изменения внесли в соответствующие законодательные акты, и эксперимент признали успешным.

Сейчас Трудовой кодекс позволяет работодателям самостоятельно принимать решения о необходимости введения КЭДО (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). То есть переходить на КЭДО не обязательно. Однако в экспертной среде есть прогнозы: переход на КЭДО станет обязательным с 2023 года. В этом случае изменения затронут даже небольшие организации, а внедрение КЭДО в авральных условиях будет некомфортным и для пользователей, и для специалистов, которые будут вести такой проект.

Это значит, что начать процесс перехода на КЭДО лучше сейчас: пока есть возможность самостоятельно расставлять приоритеты и нет дефицита ресурсов в данной сфере. Тем более, что переход на электронный формат имеет вполне понятные экономические обоснования. Например, позволяет сократить затраты на ведение кадрового учета.

Как выбрать платформу для автоматизации КЭДО 

Законодатели закрепили в Трудовом кодексе два варианта перехода на КЭДО:

  • с помощью федеральной государственной информационной системы «Работа в России», доступ к которой можно получить в том числе через Госуслуги
  • с помощью информационной системы работодателя, обеспечивающей как минимум аналогичные функциональные возможности.

 

Функциональные возможности портала «Работа в России». Использованы материалы Минтруда РФ.

 

Мы предполагаем, что полностью бесплатное решение для КЭДО на платформе «Работа в России» будет отличным решением для небольшого бизнеса и индивидуальных предпринимателей в случае, если КЭДО станет обязательным. Средним и крупным компаниям, заинтересованным в автоматизации рутинных процессов, придется подумать о собственной корпоративной системе КЭДО.

Для пользователей 1С перейти на электронный кадровый документооборот можно с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника», а также одного из прикладных решений, в котором поддерживается ведение кадрового учета и расчет заработной платы.

 

 

Компоненты автоматизированной системы КЭДО

Наиболее значимые обстоятельства, которые нужно будет учесть при планировании перехода : уровень электронной подписи, которой следует подписывать различные виды документов, и перечень документов, которые можно оформлять только на бумаге.

 

Вид используемой информационной системы

Вид подписи

Подписываемые документы

Информационная система работодателя

Работодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Все виды документов

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

 

Все документы, кроме:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомления об изменении условий трудовых договоров.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись в информационной системе работодателя

Документы, кроме:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • согласия на перевод;
  • заявления об увольнении;
  • отзыва заявления об увольнении;
  • уведомления об изменении условий трудового договора;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Единая цифровая платформа «Работа в России»

Работодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме.

По материалам сайта its.1c.ru

 

Что касается документов, которые остаются в бумажном формате, то законодатели закрепили это для приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве, а также для инструктажей по охране труда. Все остальное можно вести в системе КЭДО.

Как начать переход на КЭДО

Для решения задачи по переходу на КЭДО у «1С» есть сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это один из новых продуктов, который разрабатывался с помощью «1С: Элемента», и который позволяет решать все задачи, связанные с переходом на кадровый  ЭДО. В том числе создавать подписи сотрудников и обмениваться электронными документами. Оговоримся сразу, что данный продукт соответствует всем требованиям российского законодательства, развернут на мощностях дата-центра на территории России, имеет все необходимые сертификаты ФСТЭК. Далее речь пойдет именно о функциональных возможностях «Кабинета» для автоматизации КЭДО.

 

Расчетные листки

Справки

Отпуска

Отсутствия

Возможность получать и фиксировать факт получения расчетного листка

Возможность заказывать справки выдаваемые работодателем, в электронном и бумажном виде

Полный цикл документооборота: от согласования до подписания приказа и заявление, просмотр остатков

Уведомление об отсутствии всех заинтересованных сотрудников

 

Очевидно, что среди доступных функциональных возможностей сервиса есть те, которые будут востребованы нечасто. Например, запрос справок или информирование об изменении фамилии или смене паспорта. А есть такие, которые необходимо использовать периодически и достаточно часто. Например, рассылать ежемесячно расчетные листки или согласовывать документы на отпуск.

Если в компании не у каждого сотрудника есть автоматизированное рабочее место за компьютером, задача по рассылке расчетных листков может вызывать определенные затруднения. Сервис «1С:КС» достаточно быстро и успешно справляется с этим с минимальными вложениями.  

Цена одного кабинета в сервисе составляет максимум 28 рублей в месяц. Если принять во внимание цену печати, трудозатраты на поддержку печатающих устройств и соотнести это с тем, что «1С:КС» рассылает расчетные листки на смартфоны пользователей автоматически, то преимущества такого подхода становятся очевидными.

 

Интерфейс мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника»

 

Для тех, у кого смартфонов нет, доступ может осуществляться по ссылке, со стационарного компьютера с помощью веб-доступа. В случае, если сотрудник не располагает ни смартфоном, ни собственным ПК, работодатель может установить в доступном месте специальных терминал, который позволит получить доступ к личному кабинету по логину и паролю. В некоторых случаях работодатели использовали биометрию для входа, чтобы повысить надежность системы.

 

Веб-интерфейс сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

 

Таким образом электронные расчетные листки в качестве первого этапа внедрения КЭДО могут создать все необходимые условия для перехода: пользователи привыкают к интерфейсу сервиса, они понимают, что это удобно и не требует от них никаких дополнительных усилий.

Далее можно перейти на электронные документы в части оформления отпусков. После этого подписание различных приказов в сервисе КЭДО будет восприниматься как тривиальная операция. А запрос справок и уведомления об отсутствиях сотрудники осваивают, как правило, самостоятельно, без дополнительного стимулирования.

В целом, переход на электронные кадровые документы является экономически выгодным решением для предприятия, поскольку существенно сокращает трудозатраты на оформление документов. А в перспективе позволит экономить и на хранении архивных документов тоже.

«1С:Кабинет сотрудника»: облачный сервис или локальное развертывание?

«1С:Кабинет сотрудника» доступен в двух вариантах:

  • как облачный сервис по подписке с годовой или ежемесячной оплатой
  • для развертывания локально, также в подписочной модели, но с ежегодной оплатой

 

1С:Кабинет сотрудника в облаке «1С»

Розничная цена, без НДС

1С:Кабинет сотрудника 10 на 12 месяцев

3 360

1С:Кабинет сотрудника 25 на 12 месяцев

8 400

1С:Кабинет сотрудника 50 на 12 месяцев

16 800

1С:Кабинет сотрудника 100 на 12 месяцев

33 600

 

Приобретать «1С:КС» для локального развертывания можно, если этого требует корпоративная политика безопасности. Или необходима кастомизация, добавление собственных документов и дополнительных возможностей.

 

1С:Кабинет сотрудника для локальной установки

Розничная цена, без НДС

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 1000 на 12 месяцев

276 000

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 2000 на 12 месяцев

528 000

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 5000 на 12 месяцев

1 260 000

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 10000 на 12 месяцев

2 520 000

 

Для подписчиков ИТС «1С» предоставляет возможность подключиться к сервису бесплатно на 45 дней без ограничения по количеству подключений. Сделать это можно прямо из конфигурации, в которой ведется расчет зарплаты.

Бонусы от Инфостарта

Если вы уже задумались о внедрении КЭДО – мы поможем сделать это не только качественно, но и выгодно. 

Закажите у Инфостарт внедрение кадрового электронного документооборота с помощью локальной версии 1С:Кабинет сотрудника и получите бонус на выбор: 

  • кэшбек 15% от стоимости лицензии на бонусный счет организации 
  • бесплатную настройку программы и пакет консультаций на первый период использования сервиса.

Чтобы получить консультацию по переходу на КЭДО – оставьте заявку на обратный звонок

 

Заказать консультацию


Автор:
Обозреватель


В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
В этой теме еще нет сообщений.
Оставьте свое сообщение

См. также

WhatsApp или SMS?

Новость Маркетплейс

В среднем 2/3 россиян используют мессенджер WhatsApp каждый день. В октябре 2023 года ежемесячный охват WhatsApp составил 78.4% населения России (за период октябрь 2022-2023 года этот показатель вырос на 8.8%). С развитием технологий мессенджеры стали серьезным оружием в сфере продаж. В этой статье мы рассмотрим WhatsApp с точки зрения его возможностей, осветим преимущества и недостатки в сравнении с SMS-сообщениями.

сегодня в 17:30    56    dpershin    0       

0

Стартует курс по классическим методам проектного управления! Успейте записаться

Новость Обучение Руководитель проекта

28 марта на Инфостарт стартует онлайн-курс Марии Темчиной по классическому управлению ИТ-проектами. Слушатели курса изучат инструменты из PMBoK® и «1С:Технологии корпоративного внедрения», а также научатся применять их на проектах любого масштаба.

сегодня в 15:00    56    user997184    0       

1

Успейте до повышения цены: бронируйте участие по выгодным тарифам

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

С 1 апреля запланировано изменение цен на участие в конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах». Публикуем таблицу с новой стоимостью на билеты и рассказываем, что нас ждет на конференции.

сегодня в 11:00    84    AnastasiaKl    0       

1

Объявляем сбор кейсов для баттла аналитиков

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Для конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024» мы подбираем контент так, чтобы 70% приходилось на практические активности и только 30% – на теорию.

вчера в 15:00    369    user997184    0       

16

Научитесь работать в системе «1С:Аналитика» на курсе от Инфостарта

Новость Обучение

9 апреля стартует онлайн-курс по изучению возможностей и получению навыков работы в системе «1С:Аналитика». Курс подойдет пользователям 1С:Предприятие, которые уже имеют определенный опыт работы с различными прикладными решениями на платформе.

вчера в 14:00    272    AnastasiaKl    0       

15

ЭПД в «Мастер ТТН»: электронная транспортная накладная с автозаполнением реквизитов на основании реализации

Новость Маркетплейс ЭДО

В расширении «Мастер ТТН» появилось дополнение для формирования электронной транспортной накладной (ЭТрН) и отправки данных через оператора ЭПД «Калуга Астрал» по клиентскому API.

вчера в 12:09    241    Olga_Amelchenkova    0       

2

Завершение сеансов и назначение каталогов для хранения данных сервисов кластера – новое для админов в 8.3.26

Новость Зазеркалье

Официальный технологический блог «Заметки из Зазеркалья» опубликовал анонс новых возможностей технологической платформы 1С 8.3.26. На этот раз – хорошие новости для тех, кто занимается администрированием систем 1С:Предприятие.

вчера в 09:36    289    ЕленаЧерепнева    0       

1

Грандиозная распродажа на Инфостарт.Маркетплейс: с 25 марта по 7 апреля

Новость Маркетплейс

С 25 марта мы запустили распродажу на Инфостарт.Маркетплейс. Решение со скидкой до 50% можно выбрать для самых разных задач: от интеграции с маркетплейсами до инструментов разработчика. Рассказываем об условиях акции и о том, как воспользоваться специальным предложением.

26.03.2024    344    user997184    0       

4

Вышла Java 22

Новость ИТ-Новость Языки программирования

Выпущена общедоступная версия JDK 22, построенная на эталонной реализации Java SE. Готовые к использованию дистрибутивы под лицензией GPL уже доступны в рамках открытого проекта OpenJDK.

26.03.2024    307    VKuser24342747    0       

1

Станьте партнером конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах»: осталось всего 3 места!

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

До конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах» осталось всего два месяца и всего три места для того, чтобы стать партнером мероприятия. Сегодня расскажем, какие преференции и «плюшки» получают наши партнеры.

26.03.2024    279    user997184    0       

15

17 апреля стартует комплексный курс по управлению ИТ-проектами от Марии Темчиной

Новость Обучение Руководитель проекта

Директор по проектам Инфостарт Мария Темчина, приглашает на Комплексный курс по управлению ИТ-проектами «3 в 1». Вы научитесь успешно руководить масштабными проектами в любом окружении (Водопад, Agile, гибридные подходы).

25.03.2024    287    user997184    0       

0

Бесплатный вебинар по возможностям 1С-Коннект пройдет уже завтра

Новость Сервисы ИТС

26 марта, в 11:00 по МСК, приглашаем на онлайн-вебинар о новых возможностях и основном функционале сервиса «1С-Коннект». Узнайте, как настроить автоматизацию техподдержки, услуг и коммуникаций с помощью платформы.

25.03.2024    288    AnastasiaKl    0       

1

Настраиваемые заявления для 1С:Кабинета сотрудника: доступно для типовых конфигураций

Новость Сервисы ИТС

Собственные настраиваемые шаблоны документов для сервиса 1С:Кабинет сотрудника можно создавать в 1С:БП 3.0.149, ЗУП 3.1.27.170 и ERP/КА 2.5.16.84. Рассказываем, как использовать эту возможность.

22.03.2024    647    ЕленаЧерепнева    0       

15

Большое интервью про стажеров: что делать, если ты решил «войти в ИТ» и выбрал 1С

Новость Сообщество

Представьте ситуацию: вы недавно окончили технический вуз или курсы по 1С-разработке. Кажется, что пора получать профиты и зарабатывать, но куда податься без опыта? Самый очевидный вывод – стажировка.

22.03.2024    1007    user997184    7       

16

Подводим итоги первого тура голосования и объявляем докладчиков-финалистов

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

С 27 февраля по 19 марта прошел 1 тур голосования за доклады конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах». Модераторы рассмотрели 250+ заявок: проводили собеседования с докладчиками, уточняли тезисы и оттачивали каждую, прежде чем выпустить «в эфир».

22.03.2024    783    user997184    0       

16

Обновленный курс по работе с 1С:Аналитика: старт 9 апреля

Новость Обучение Программист

На онлайн-курсе «Работа с 1С:Аналитика» мы изучим возможности системы – составной части платформы «1С:Предприятие» и получим практические навыки по работе с ней.

22.03.2024    488    AnastasiaKl    0       

2

Бесплатный вебинар: Как опубликовать решение в Базе знаний Инфостарт

Новость Сервисы ИТС

Продолжаем рассказывать о том, как работать с Базой знаний и 1С-Store. 17 апреля в 11:00 МСК приглашаем на бесплатный онлайн-вебинар от Инфостарт.Сопровождение 1С, где мы расскажем, как правильно создавать, оформлять решения или статьи.

22.03.2024    442    AnastasiaKl    2       

16

Интеграция с ГИИС ДМДК: применение УТМ скоро станет обязательным

Новость Маркетплейс Маркировка Новый релиз Обзор готовых решений

До сентября 2024 года планируется обязать участников оборота использовать УТМ при продаже ювелирных изделий в розницу. Рассказываем, как задачи по интеграции с ГИИС ДМДК с использованием УТМ реализованы в продуктах 1С.

21.03.2024    897    user1915669    0       

15

Что нового в сервисах 1С: обзор актуальных обновлений

Новость Сервисы ИТС

Возможности решений 1С, с которым работает пользователь, сейчас определяются не только платформой и конфигурацией, но еще и набором подключенных к информационной базе сервисов. Расскажем о последних обновлениях сервисов 1С.

20.03.2024    1751    ЕленаЧерепнева    1       

1

Новая редакция 1C:PM Управление проектами 5.0 и снятие с продаж 1С:УПО на обычных формах

Новость

Фирма «1С» обновила линейку решений для управления проектами – из прайс-листа была исключена устаревшая конфигурация «1С:Управление проектным офисом», а актуальное решение «1C:PM Управление проектами ПРОФ» обновлено до редакции 5.0.

20.03.2024    730    ЕленаЧерепнева    0       

1

28 марта – старт продвинутого курса по управлению ИТ-проектами

Новость Обучение Руководитель проекта

Если у вас уже есть опыт проектного управления, но не хватает знаний и компетенций, чтобы систематизировать свои навыки и руководить масштабными проектами, записывайтесь на продвинутый курс по «классическому подходу» управления.

20.03.2024    657    AnastasiaKl    0       

15

Подписывайтесь на ТГ-канал «Анализ и Управление в ИТ-проектах» и выигрывайте призы

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Инфостарт объявляет розыгрыш призов для всех подписчиков телеграм-канала конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах». Подписывайтесь на канал, участвуйте в розыгрыше и будьте в курсе всех самых актуальных новостей конференции.

19.03.2024    724    AnastasiaKl    0       

15

21 марта – бесплатный вебинар по выгрузке данных из 1С в BI-аналитику

Новость Маркетплейс

На встрече поговорим о том, как автоматизировать работу по выгрузке данных из 1С для последующего анализа в BI-системах. Поможет нам в этом специальный инструмент – «Экстрактор 1С».

18.03.2024    920    user997184    0       

1

1С-Коннект как единое окно взаимодействия для сотрудников компании: корпоративная культура в эпоху удаленки

Новость Сервисы ИТС

1С-Коннект – готовое решение для автоматизации техподдержки со встроенным корпоративным мессенджером и возможностью удаленного подключения. Рассказываем об использовании 1С-Коннект и напоминаем, что 26 марта состоится вебинар по новым возможностям.

18.03.2024    1124    vikad    0       

17

Онлайн-курс по прототипированию интерфейсов в Figma начнется уже сегодня: успейте присоединиться

Новость Обучение

Сегодня, 18 марта, стартует онлайн-обучению по прототипированию интерфейсов 1С. На курсе потренируемся работать с Figma, нарисуем современный баннер, спроектируем командную панель и потренируемся давать обратную связь по прототипам.

18.03.2024    584    user997184    0       

2