С 1 марта 2023 года действует новый порядок оформления путевых листов: электронные вытесняют бумажные. В этой памятке расскажем, как работать с документами по новым правилам.
Что такое электронный путевой лист
Электронный путевой лист — цифровой аналог традиционных бумажных путевых листов, выдаваемых водителям общественного, коммерческого и служебного транспорта.
Путевой лист служит не только для контроля за передвижением автомобилей и перемещением грузов, но и является основанием, в частности, для начисления заработной платы водителям и для списания горюче-смазочных материалов (ГСМ).
Законодательная база
С 1 марта 2023 года путевой лист можно оформлять в виде электронного документа, но обязанности такой нет. Оформлять путевые листы по-прежнему можно и на бумаге.
Новый порядок оформления путевых листов регламентирует приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390 (зарегистрирован в Минюсте 29.11.2022 № 71192).
Помимо этого, разработаны форма и XML-формат электронного путевого листа. Они утверждены Приказом ФНС от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@.
Появление новых требований к путевому листу связано с принятыми поправками в Устав автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ в редакции Федерального закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ). Эти изменения устанавливают требования к реквизитам путевого листа и позволяют формировать его как в бумажном, так и в электронном виде.
Новые реквизиты
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Вводится классификация видов перевозки
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
При заполнении путевого листа потребуется указать и вид сообщения
- городское;
- пригородное;
- междугородное.
Регистрация результатов контроля
С 1 марта журнал регистрации путевых листов вести не нужно, так как номер путевого листа перестанет быть обязательным реквизитом.
Обязательным станет ведение журнала регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств. В него ответственное за техническое состояние должностное лицо вносит отметки «выезд на линию разрешен» либо «выезд на линию не разрешен». Отметки ставят в зависимости от результатов предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства.
Как обмениваться электронными путевыми листами
Электронные путевые листы должны направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств должно получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или – при соблюдении некоторых условий – неквалифицированную электронную подпись. Этой подписью он будет заверять дату и время выходы в рейс, техническое состояние транспортного средства и другие сведения ЭПЛ.
УКЭП или неквалифицированную электронную подпись должен иметь и медицинский работник, проводящий предрейсовый осмотр. Такой подписью медработник подтверждает отсутствие признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья водителей, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
