Почему важно ускорять онбординг новых сотрудников? Чем быстрее новичок пройдет адаптацию, тем скорее HR закроет запрос бизнеса, а сотрудник приступит к выполнению своих задач. Однако скорость – не единственный фактор. Нельзя забывать и о качестве адаптации.
В этом материале мы разберем эффективные инструменты и дадим советы, как реализовать оба запроса.
Что такое онбординг и почему его важно проводить: выгоды для работодателя, HR и нового сотрудника
Онбординг – это системный процесс знакомства и погружения сотрудника в свою рабочую роль, культуру и процессы компании. Качественно выстроенный онбординг ускоряет вхождение новичка в должность, проясняет ожидания работодателя и влияет на достижение сотрудником нужных результатов.
Для HR онбординг – это управляемость, прозрачность и экономия времени: чек-листы, единые стандарты, предсказуемые сроки адаптации, метрики эффективности. Для нового сотрудника – понятные цели, доступ к ресурсам и ясные правила взаимодействия, что снижает стресс и ускоряет адаптацию.
Инструменты онбординга: база знаний, e-learning, готовые программы, менторство
База знаний и «маршрут новичка». Это единый ресурс, где собрана структура компании, правила работы, инструкции «куда и за чем обращаться» и подборка материалов на первую неделю. Когда у сотрудника есть понятный источник информации, HR и руководитель избавляются от множества однотипных вопросов в чатах или по почте.
«В первый день подключаем новичка к процессу адаптации: идешь по шагам и проходишь весь онбординг – от подписания документов по приему через КЭДО до финальных тестов: «курс нового сотрудника» и проверка навыков работы в нашей BPM. По пути – короткие обучающие видео: как устроена компания, роли отделов, наше ДНК, регламенты и взаимодействие. Итог – готовность к самостоятельной работе почти с первого дня».
Руководитель HR-отдела
Е-learning контент. Запишите вводные модули по корпоративным правилам, информационной безопасности и комплаенсу, которые можно изучать в онлайн-режиме и отслеживать прохождение.
Готовые программы по направлениям. Составьте программы обучения для новых сотрудников каждого отдела (для продаж, разработки, бэк-офиса и т.д.). Фиксированный маршрут адаптации помогает сделать онбординг структурированным и избавляет HR от необходимости придумывать процесс заново для каждого новичка.
Менторство и наставничество. Назначение наставника – коллегу, который поможет быстрее развернуть контакты, адаптироваться к культуре и ответить на вопросы.
Обратная связь от руководителя, коллег. Советы и комментарии опытных сотрудников позволяют быстрее освоить рабочие задачи и избегать типичных ошибок, которые могли бы замедлить адаптацию.
Как ускорить онбординг: ИИ, КЭДО и индивидуальная программа обучения
«Единое окно» кадровых процедур. Один из самых долгих этапов в онбординге – это процесс подписания и обмена кадровыми документами. Ускорить его и оформить все за один день можно с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Как это выглядит в жизни: HR формирует пакет, отправляет на подпись, видит статусы, а данные из электронных заявлений автоматически попадают в учетную систему – без повторного набора и риска опечаток. Сотрудник знакомится и подписывает в веб/моб-приложении «Кабинета».
Бесплатный вебинар
О внедрении и работе с КЭДО
23 сентября 2025г. в 11:00 МСК
Узнаете:
- Как сократить 159 дней в году на обработке документов.
- Этапы внедрения КЭДО.
- С какими сложностями можно столкнуться и как их решить.
Используйте искусственный интеллект. Сценарии применении ИИ могут быть различными. Например, если к базе знаний подключить ИИ-бота, он сможет оперативно отвечать на вопросы новичков, используя информацию из регламентов, инструкций и внутренних документов. Это ускоряет получение ответов и освобождает HR от необходимости отвечать на однотипные запросы.
Еще один вариант – ИИ анализирует должность, опыт и навыки нового сотрудника и формирует индивидуальный план первых дней и недель.
«В нашей корпоративной BPM-системе встроен ИИ-помощник. Им активно пользуются и новички, и опытные коллеги: он отвечает на вопросы по бизнес-процессам, регламентам и документам, подсказывает, как выстроить взаимодействие и где искать нужную информацию. В любой момент можно спросить, например, как получить справку о зарплате или оформить отпуск через КЭДО».
Руководитель HR-отдела
Индивидуальный план обучения. Обучение должно соответствовать конкретной должности и уровню подготовки сотрудника. Не перегружайте новичка всем сразу — лучше разбить на короткие задачи, проводить еженедельные 1:1 с руководителем и наставником, а также устанавливать понятные контрольные точки («к чему сотрудник должен быть готов через 2, 4 и 8 недель»). Такой подход ускоряет онбординг: новичок быстрее осваивает ключевые навыки, а менеджеру проще контролировать процесс и быть уверенным, что ничего не упущено.
5 ключевых советов для эффективного онбординга
1. Внедрите КЭДО и закрепите роли.
- Оформите локальный акт по кадровому электронному документообороту, зафиксируйте процессы и ответственных. Это ускоряет юридическую часть адаптации.
На вебинаре провели демонстрацию 1С:Кабинет сотрудника: рассказали, как сделать онбординг и другие HR-процессы эффективнее с помощью КЭДО
2. Разделите онбординг на три направления.
- Юридическое (договоры, согласия), функциональное (доступы, оборудование), культурное (встречи, наставник). Такой подход снижает нагрузку на HR и помогает новичку быстрее включиться.
3. Используйте e-learning и индивидуальный план обучения.
- Онлайн-курсы по корпоративным правилам и охране труда, адаптированные под должность и уровень подготовки.
- Разбейте обучение на короткие задачи с контрольными точками на 2, 4 и 8 недель.
4. Назначьте наставника и собирайте обратную связь.
- Наставник помогает освоиться с культурой и процессами.
- Еженедельные встречи с руководителем и наставником ускоряют адаптацию и помогают корректировать обучение.
5. Подключите ИИ-ассистента.
- Бот отвечает на типовые вопросы новичков (ДМС, учет рабочего времени, командировки и т.д.), ускоряя получение информации и экономя время HR.
В 2025-м быстрый и качественный онбординг – не мечта, а рабочая практика: бумагу заменяет КЭДО, обучение идет онлайн, а ИИ снимает рутину. Новичок получает понятный маршрут и поддержку наставника, HR видит статусы и экономит часы.
Подключайте эти инструменты – и получайте устойчивый, управляемый онбординг.
